Was ist ein Kanban Board? Definition und Geschichte

Was ist Kanban?

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Gehen wir ein bisschen zurück und schauen uns Kanban als solches an. Es handelt sich dabei um eine Art Workflow-Management, mit dem du alles, was in einem Projekt, einem Unternehmen, einem Team oder sonst wo passiert, im Auge behalten kannst. Es soll dafür sorgen, dass du effizienter arbeitest und die Arbeit, die erledigt werden muss, im Blick hast. Diese Art von Workflowsystem stammt ursprünglich aus der Produktion und hat sich zu einer fortschrittlichen Organisations- und Nachverfolgungsmethode entwickelt, mit der du dich und dein Team auf dem Laufenden halten kannst.

Kanban für dich selbst nutzen

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Wenn du Kanban einsetzen willst, brauchst du eine Möglichkeit, all diese Projekte zu verfolgen und sie zu betrachten. Hier kommt die Kanban-Tafel ins Spiel. Auf dieser Tafel kannst du die verschiedenen Aufgaben, die du zu erledigen hast, oder die verschiedenen Projekte, an denen du arbeitest, aufzeichnen. Natürlich musst du wissen, wie du ein Kanban-System oder speziell eine Kanban-Tafel erstellst, mit der du genau das tun kannst. Wenn du deine Tafel richtig gestaltest, hast du bessere Chancen auf Erfolg.

Was ist ein Kanban Board?

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Eine Kanban-Tafel ist genau das, wonach sie klingt. Es ist eine Tafel oder ein Ort, an dem du alle deine verschiedenen Aufgaben oder alles, was du im Auge behalten willst, aufschreiben und so organisieren kannst, wie du es willst. Ganz einfach ausgedrückt, ist dies ein Ort, an dem du deine Ideen aufbewahren kannst, so wie du Post-It-Zettel an deine Wand klebst. Aber du machst das alles auf deinem Computer und musst nicht alles aufschreiben.

Die Geschichte von Kanban

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Woher kommt Kanban eigentlich? Ursprünglich stammt die Idee von Toyota. Ja, der Autokonzern. Sie entwickelten es als Teil ihrer "Just-in-Time"-Strategie für die Produktion in der Fertigungswelt. Es war in den späten 1940er Jahren und sie nutzten es als Pull-System, bei dem die Produktion nur dann abgeschlossen wird, wenn die Kundennachfrage es erfordert. Das heißt, sie bauten die Fahrzeuge nur dann, wenn eine Nachfrage bestand, anstatt sie in großer Stückzahl vorzuhalten und den Markt zu überschwemmen. So entstand eine Art schlanker Fertigungsprozess, der dazu beitrug, die Verschwendung zu minimieren und die Produktivität zu maximieren.

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Im Laufe der Zeit suchten auch andere Märkte nach besseren Möglichkeiten, ihre Vertriebsabläufe zu verbessern. Sie suchten nach Wegen, um ihre Effizienzmodelle zu verbessern, und begannen, Kanban für sich selbst zu entdecken. Kanban wurde in der IT, der Softwareentwicklung, der Forschung und Entwicklung und in anderen Bereichen der Geschäftswelt eingesetzt. Es war ein Erfolg und hat sich in den letzten 80 Jahren zu dem System und dem Board-Prozess entwickelt, den wir bis heute häufig verwenden. Aber es begann viel einfacher als das.
Als es anfing, gab es eigentlich nur drei Spalten für die Tafeln. Diese waren "beantragt", "in Bearbeitung" und "erledigt". Auch wenn diese Spalten mit der heutigen Gestaltung der Kanban-Tafeln erweitert und verändert werden können, können sie die Produktivität auf jeden Fall verbessern und ein einzigartiges, einfaches System für fast jede Branche schaffen, das zeigt, wo die Probleme auftreten und alle Beteiligten in Echtzeit auf dem Laufenden hält. Es war David J. Anderson, der es 2007 in ein System verwandelte, das du wahrscheinlich schon in Erwägung gezogen hast, und damit begann, die Prinzipien, nach denen es funktioniert, und die Praktiken, die für seinen Erfolg am wichtigsten sind, umzusetzen.

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Zu diesen Prinzipien gehören:

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- Beginne mit dem, was du jetzt tust
- Stimme zu, schrittweise, evolutionäre Veränderungen zu verfolgen
- Respektiere den aktuellen Prozess, die Rollen und Verantwortlichkeiten
- Ermutige zu Führungsaktivitäten auf allen Ebenen

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Zu den Praktiken gehören:

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- Visualisiere den Arbeitsablauf
- Begrenze die laufende Arbeit
- Verwalte den Fluss
- Mache Prozessrichtlinien explizit
- Feedbackschleifen
- Verbessere kollaborativ

Eine Kanban-Tafel erstellen

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Wenn es darum geht, eine Kanban-Tafel zu erstellen, gibt es insgesamt vier wichtige Komponenten. Dazu gehören Karten, Spalten, Grenzen für den Arbeitsfortschritt und Swimlanes. Wenn du mit jeder dieser vier Komponenten arbeitest, kannst du das Beste aus einer Kanban-Tafel herausholen.
Karten - Hier schreibst du alle deine Aufgaben auf. Jede Aufgabe bekommt eine eigene Karte, so dass du sie leicht verschieben und verwalten kannst, was zu tun ist. Du kannst alles auf eine Karte schreiben, was du willst, und du kannst sie so einfach oder komplex gestalten, wie du willst. Das Wichtigste ist, dass du nur eine einzige Aufgabe auf jede deiner Karten schreibst.
Spalten - Traditionell sind das die Spalten "beantragt", "in Arbeit" und "erledigt", aber sie können eigentlich alles sein, was du willst. Du kannst sogar zusätzliche Spalten erstellen oder weniger Spalten haben. Das Wichtigste ist, dass jede Spalte in der Regel eine Phase darstellt, die deine Aufgabe durchlaufen muss, bis sie abgeschlossen ist. Du entscheidest, welche Phasen des Workflows du durchläufst.
Work-in-Progress Limits - Das ist die maximale Anzahl von Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer Kategorie vorhanden sein können. Du möchtest vielleicht nur eine bestimmte Anzahl von "beantragten" Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt. In diesem Fall würdest du ein Limit für den Arbeitsfortschritt festlegen und die Anzahl der Aufgaben in dieser Spalte begrenzen. Wenn zusätzliche Aufgaben hinzukommen, muss etwas in eine andere Phase verschoben werden.
Swimlanes - Das sind die horizontalen Linien, die sich durch dein Diagramm ziehen. Du kannst in jeder deiner Spalten zusätzliche Kategorien für Aufgaben einfügen, die schneller erledigt werden müssen oder die langsamer erledigt werden können. Du wählst die verschiedenen "Bahnen" aus und legst deine Karten dann in eine der Bahnen innerhalb der Spalte, zu der sie gehören.

Wie Kanban-Boards dir helfen können

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Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie diese Art von Tafeln die Arbeitsweise deines Unternehmens und die Zusammenarbeit deines Teams verbessern können. Deshalb willst du sie ja auch selbst ausprobieren, oder? Aber warum solltest du diese Tafeln nutzen? Was werden sie für dich tun? Und sind sie die Mühe wert, die du in ihre Zusammenstellung steckst? Schauen wir uns doch mal an, was du erreichen kannst, wenn du sie richtig einsetzt.

1. Visualisiere die Arbeit

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Mit einer Kanban-Tafel kannst du dir die verschiedenen Aufgaben, die erledigt werden müssen, viel leichter vorstellen. Du kannst jede Aufgabe als separate Karte sehen, was bedeutet, dass du die Anzahl der Aufgaben kennst. Außerdem weißt du anhand der Spalten, in die sie eingeteilt sind, in welche Kategorie die einzelnen Aufgaben fallen. All das macht es für dich einfacher zu verstehen, woran dein Team arbeitet.

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2. Erkenne Schwachstellen in deinem Prozess

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Wenn du die Kanban-Tafel über einen gewissen Zeitraum verwendest, wirst du ein besseres Verständnis dafür bekommen, wie dein Prozess derzeit funktioniert und wo du möglicherweise in Rückstand gerätst. Du wirst in der Lage sein, jeden Schritt des aktuellen Prozesses genauer unter die Lupe zu nehmen, und wenn du immer wieder dasselbe Problem siehst, kannst du sofort Maßnahmen ergreifen. Das könnte dir die Augen für Dinge öffnen, die du vorher nicht sehen konntest oder die du vorher nicht als Probleme erkannt hast.

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3. Unfertige Arbeit begrenzen und Fokus erhöhen

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Wenn du ein Limit für deine laufende Arbeit festlegst, kannst du sie leichter im Auge behalten. Auch wenn du denkst, dass du jetzt ein Limit hast, bedeutet das Einrichten eines Limits auf deiner Kanban-Tafel, dass alles, was über das Aufgabenlimit hinausgeht, abgelehnt wird. So kann sich dein Team besser auf die Aufgaben konzentrieren, die es hat, ohne von zusätzlichen Aufgaben erdrückt zu werden oder sich mit zu vielen Dingen zu beschäftigen.

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4. Reduziere die Notwendigkeit von Treffen

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Besprechungen, bei denen nur über die Dinge gesprochen wird, die erledigt werden müssen, oder bei denen man sich über die Aufgaben informiert, an denen alle arbeiten, sind nicht mehr nötig. Wenn jeder Zugriff auf die Kanban-Tafel hat, können sie ganz einfach sehen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wer daran arbeitet und vieles mehr. Sie können auch nachsehen, welche Aufgaben sie haben und was sie zu einem bestimmten Zeitpunkt tun sollten. All das bedeutet, dass du weniger Meetings abhalten musst, was wiederum bedeutet, dass du deine Zeit effizienter nutzen kannst. Du kannst dich auf die Arbeit konzentrieren und nicht auf die Besprechungen.

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5. Erkenne Blockaden auf deinem Weg

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Wenn dich etwas daran hindert, eine Aufgabe zu erledigen, kannst du es blockieren, anstatt es zuzulassen, dass es deinen Prozess blockiert. Wenn du also darauf wartest, dass ein Teil deines Projekts von einem Kunden genehmigt wird, und dieser Teil in deinem Arbeitsvorrat liegt, kannst du diese Aufgabe blockieren, damit sie nicht einen deiner freien Plätze für den Arbeitsvorrat einnimmt. So kannst du eine weitere Aufgabe hinzufügen und dich weiter durch alle Aufgaben arbeiten, die du für das gesamte Projekt brauchst (oder auch für andere Projekte, die du auf deinem Board verfolgst).

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6. Metriken und Berichte auswerten, um sich weiter zu verbessern

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Schließlich kannst du mit einer Kanban-Tafel deine Kennzahlen und Berichte zu verschiedenen Aufgaben auswerten und verfolgen. So kannst du sehen, wie gut dein Team bei den verschiedenen Aufgaben abschneidet, und du kannst sicherstellen, dass jedes deiner Projekte rechtzeitig abgeschlossen wird. Du kannst verschiedene Kennzahlen einrichten und alle deine Berichte im Auge behalten, um zu sehen, wo du noch arbeiten musst oder was du anders machen könntest.

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Brauchst du ein Kanban Board?

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Wenn du in irgendeiner Art von Unternehmen arbeitest, kannst du mit einer Kanban-Tafel eine Menge guter Dinge tun. Egal, wie gut du schon arbeitest oder wie gut du denkst, dass du arbeitest, es gibt Möglichkeiten, Änderungen und Verbesserungen vorzunehmen, wenn du alles genauer verfolgen kannst. Mit einer Kanban-Tafel kannst du alle deine Aufgaben übersichtlich darstellen und weißt immer, wo deine Aufgaben und Projekte auf dem Weg zur Fertigstellung stehen.
Dein Ziel ist es, in deinem Unternehmen so erfolgreich und effizient wie möglich zu sein. Mit einer Kanban-Tafel kannst du das auf jeden Fall. Und mit der weiteren Entwicklung wirst du noch mehr Möglichkeiten finden, sie zu nutzen. Und nicht nur das: Du kannst sie auch immer weiter an deine Bedürfnisse anpassen. Mit Gantt-Diagrammen, deinem Unternehmen und deinem Team kannst du eine perfekte Synthese aus der Verfolgung von Aufgaben schaffen, die sicherstellt, dass du auf dem Weg zu einem besseren Unternehmen bist, selbst wenn du bereits auf hohem Niveau arbeitest. Es braucht nur ein bisschen Übung, um den Dreh rauszukriegen.