Alles, was du über das Kick-off Meeting wissen musst

Hier musst du also zuerst mit dem Kunden kommunizieren und dann mit deinen Teammitgliedern und dem Team des Kunden. Zu diesem Zweck musst du das allererste Treffen mit den Projektbeteiligten anberaumen, das als Kick-off-Meeting bezeichnet wird.

Das Kick-Off-Meeting findet statt, bevor das Projekt offiziell in die Tat umgesetzt wird. In diesem Treffen legen die Teammitglieder ihr Projektleitbild fest, schulden ihre Rollen und planen ihre Wochen, um dir den Fortschritt mitzuteilen. 

Kick-off Meeting mit dem Kunden und seinem Team

Ein Kick-Off-Meeting mit deinen Teammitgliedern über das Projekt ist wichtig, aber zuerst solltest du dich mit deinem Kunden treffen und ihm bestätigen, was er tatsächlich von diesem Projekt will und erwartet und auch den strategischen Plan, den du vorher geplant hast, festlegen. Du musst dich also zuerst mit dem Kunden treffen und dann mit seinen Teammitgliedern.

Treffen nur mit dem Kunden.

Als Erstes solltest du ein Vorgespräch mit deinem Kunden vereinbaren, um seine Erwartungen an das Projekt zu erfahren und zu klären, wie er das Projekt ausrichten möchte. Das wird dir helfen, während der Projektlaufzeit ein Gleichgewicht und gute Geschäftsbeziehungen zu bewahren. Vergiss aber nicht, dass an diesem ersten Treffen nur du und dein Kunde teilnehmen sollten, damit die Sache kristallklar bleibt und es einfacher ist, die endgültige Entscheidung zu fällen.

Treffen mit dem Kunden und seinem Team.

Danach solltest du ein zweites Treffen mit deinem Kunden und seinen Teammitgliedern ansetzen, um ihnen die wichtigsten Details mitzuteilen und sie zu informieren. Tu dies, nachdem du den Projektplan mit deinem Kunden fertiggestellt hast, um Ablehnungen, Vorschläge und Forderungen zu vermeiden, die Anweisungen der Teammitglieder des Kunden zu befolgen. 

Wie wollt ihr das Kick-off-Meeting gestalten?

Dann ist das Wichtigste, dass du dir über die Frage Gedanken machst, wie du ein Kick-off-Meeting mit deinem Kunden und deinen Teammitgliedern ansetzen kannst. Hier musst du dich genau konzentrieren, um den richtigen Weg zu deinem Projektziel zu finden und es erfolgreich zu machen. Es gibt also einige Schritte, um ein Kick-Off-Meeting zu organisieren. 

Einladen deiner Teammitglieder zum Kick-off-Meeting 

Um ein Kick-off-Meeting mit den Mitgliedern deines Projektteams zu organisieren, solltest du sie entweder telefonisch, per offizieller E-Mail oder per SMS einladen. Es hängt von dir ab, über welchen Kommunikationsweg du dein Team einladen möchtest. Füge ein paar attraktive Zeilen hinzu, um die Energie deiner Teammitglieder zu steigern, damit sie sich auf das Kick-off-Meeting freuen und dir ihre besten Ideen für die Entwicklung eines Projektplans mitteilen.

Nach einem Kick-Off-Meeting mit deinem Tee kannst du den Plan mit dem Team des Kunden teilen, um es darauf aufmerksam zu machen.

Lege die Tagesordnung des Treffens fest

Die Tagesordnung des Treffens sollte so klar sein, als ob sie schrittweise auf ein Blatt Papier geschrieben wäre, damit keine Zeit und Quellen verschwendet werden. Wenn du die Tagesordnung im Voraus festlegst, hast du mehr Zeit, das Thema zu besprechen, als wenn du die Tagesordnung gar nicht festlegst und ein Kick-off-Meeting durchführst. Du solltest die Tagesordnung des Meetings, das du mit deinem Kunden oder Team abhalten willst, vollständig im Griff haben. 

Um die Tagesordnung des Treffens übersichtlich und weniger zeitaufwändig zu gestalten, kannst du Word-Dokumente oder Grafiken erstellen, um die Punkte zu verdeutlichen, die du besprechen möchtest. 

Mission Statement oder Vision des Projekts festlegen

Kannst du deine Ziele erreichen, ohne sie zu planen, Mut zu haben, dich ständig zu motivieren und dich nicht ablenken zu lassen? Nein, das ist nicht möglich, mein Lieber. 

Jeder braucht ein klares Motiv für seine Arbeit und muss ein einfaches, kurzes und inspirierendes Leitbild festlegen, das du mehrmals am Tag lesen kannst und das dir hilft, dich an deine Ziele für das Projekt zu erinnern. Das ganze Team, das an dem Projekt arbeitet, und auch die Stakeholder sollten ein Projektleitbild haben. Du kannst auch den Stakeholder nach dem Leitbild für sein Projekt fragen, wenn er eines hat. 

Kläre die Verwirrung deiner Teammitglieder

Ein Kick-off-Meeting sollte auch eine offene Diskussion mit dem Team oder den Stakeholdern beinhalten, um Missverständnisse in der Zukunft zu vermeiden und eine langfristige Geschäftsbeziehung aufzubauen. Dabei musst du die Vorschläge der anderen wertschätzen, um eine starke Bindung und den besten Plan für das Projekt zu entwickeln.

Mach einen detaillierten Plan mit deinen Teammitgliedern. 

Ein Kick-Off-Meeting sollte auch die Entwicklung eines Plans beinhalten, der eine wichtige Rolle bei der Fertigstellung des Projekts spielt, da er dir und deinem Team einen Fahrplan liefert, der euch zum Ziel eures Projekts führt. Es ist unmöglich, die Ziele zu erreichen, ohne organisiert und geplant zu sein. Erstelle also einen Plan mit den Schritten, die du und dein/e Teamkollege/in bei der Durchführung des Projekts durchführen werden. 

Es sollte eine Gesamt-To-do-Liste für alle Teammitglieder geben, und auch eine individuelle Liste ist ein Pluspunkt. Du kannst deine Teammitglieder bitten, Gantt-Diagramme zu erstellen, sowohl für das Team als auch für jeden Einzelnen, um sicherzustellen, dass die jeweiligen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden, und um die Schwachstellen und Lücken zu erkennen, mit denen du und dein Team konfrontiert sind. 

Verteile die Rollen an alle Teammitglieder

Du hast verschiedene Teammitglieder mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Kenntnissen, also teile jedem Mitglied seine Arbeit entsprechend seiner Fähigkeiten zu, indem du die Details individuell festlegst. 

Du kannst Gruppen von Arbeitnehmern bilden und sie in verschiedenen Zeitfenstern zusammenrufen, um ihre Rolle bei der Projektfertigstellung zu besprechen. Für eine gute Zusammenarbeit solltest du einen effektiven Rollenplan unter deinen Teammitgliedern aufstellen, um eine gute Zusammenarbeit und Konsistenz bei der Erledigung der einzelnen Aufgaben zu gewährleisten. 

Ein System einrichten, um den Fortschritt zu verfolgen

Du hast geplant, dein Team angeleitet und nach den gewünschten Ergebnissen gesucht, aber es scheint schwierig zu sein, die gewünschten Ergebnisse zu hundert Prozent zu erreichen. Während des Projektverlaufs können Probleme auftreten, die nicht zu vernachlässigen sind.

 Du solltest ein System zur Fortschrittsverfolgung für das Projekt entwickeln. Ein Gantt-Diagramm hilft nicht nur bei der Erledigung der Aufgaben, sondern zeigt auch die Häufigkeit der Erledigung einer bestimmten Aufgabe pro Woche an. Lege die Häufigkeit der einzelnen Aufgaben pro Woche fest und behalte sie im Auge, um Defizite oder Probleme im Projekt zu erkennen. 

Entwickle einen Plan für das Risikomanagement 

Vergiss nicht, die Risiken des Projekts abzuschätzen und rechtzeitig Pläne zu entwickeln, um mit den Katastrophen fertig zu werden. Wenn du an einem Industrieprojekt arbeitest, solltest du diesen Schritt ganz oben auf die Liste deiner Kick-off-Meetings setzen. Stelle ein erfahrenes und qualifiziertes Risikomanagementteam zusammen, das sich mit der Risikobewertung und dem Risikomanagement beschäftigt, bevor es zu großen Problemen kommt.

Bewahre die Aufzeichnungen des Kick-off Meetings in Soft- und Harddokumenten auf 

Wenn du ein Kick-Off-Meeting für ein Projekt organisierst und eine Reihe von Schritten befolgst, um es erfolgreich zu machen, solltest du jeden Schritt, den du während des Kick-Off-Meetings durchführst, aufzeichnen, damit du bei Bedarf einen Rückblick darauf werfen kannst. 

Die Bedeutung des Kick-off Meetings für ein Projekt

Das Kick-Off-Meeting ist nicht nur eine Formalität, sondern ein maßgeschneidertes System, das aus einer oder mehreren Vorarbeiten besteht, um deine Zweifel über deine Aufgaben zu klären und viele andere Dinge wie 

Stellt die Teammitglieder einander vor

Ein Projektmanager oder ein Unternehmen stellt Mitarbeiter ein, die mit unterschiedlichen Fähigkeiten für die jeweilige Aufgabe ausgestattet sind. Die Teammitglieder kennen sich vor dem Kickoff-Meeting noch nicht. Man kann also sagen, dass es die Teammitglieder einander vorstellt.

Schafft Zusammenarbeit 

Wenn die Teammitglieder einander mit ihren speziellen Fähigkeiten und ihrer beruflichen Ausbildung kennen, wissen sie besser, mit wem sie eng zusammenarbeiten werden und müssen sich besser abstimmen, um die Zusammenarbeit und die Perfektion ihrer Aufgaben zu verbessern, was zu großen Projekterfolgen führt.  

Ein besseres Verständnis für die Vision des Unternehmens oder Projekts

Während des Kick-off-Meetings teilt der Projektmanager die Vision des Unternehmens oder des Projekts nach der Bestätigung durch die Stakeholder mit seinem Team und teilt ihnen mit, wie sie schrittweise und konsequent an der Erreichung dieser Vision arbeiten sollen. 

Entwickelt die Führungsqualitäten eines Projektmanagers 

Während er ein Kick-off-Meeting organisiert, arbeitet der Projektmanager mit mehreren Personen zusammen, bringt sie zusammen, schätzt ihre Arbeit und Identität und führt sie auf den richtigen Weg zum Erfolg des Projekts. Er entwickelt seine Führungsqualitäten, indem er jeden als respektabel und fähig betrachtet. Sein Team wird es lieben, ihm zu folgen, um reibungslos und ehrlich zu arbeiten. 

Fazit

Das Kick-off-Meeting spielt eine wichtige Rolle für den erfolgreichen Abschluss von Projekten, indem es eine starke Bindung und ein besseres Verständnis schafft, alle Bemühungen an einem Ort bündelt und Strategien entwickelt, die den Erfolg des Projekts sicherstellen.