Was ist ein Meilenstein?
Ein Meilenstein ist ein bestimmter Zeitraum in deinem Projektmanagementplan, in dem du dich zurücklehnst und Bilanz ziehst, wo du bist und was du erreicht hast. So kannst du sehen, wie weit du gekommen bist und wie weit du noch gehen musst, um das Endziel deines Projekts zu erreichen. Deshalb ist es so wichtig, dass du diese Meilensteine festlegst und sie sorgfältig überwachst. Du solltest sogar mehrere Meilensteine über dein Projekt verteilt haben, damit du weißt, ob du auf dem richtigen Weg bist, um die von deinem Kunden gesetzte Frist einzuhalten.
In der Regel brauchst du mehr Meilensteine für größere Projekte. Wenn du ein kleines Projekt hast, für das du eine Woche oder weniger brauchst, kannst du einen oder zwei Meilensteine festlegen. Oder du hast vielleicht gar keine. Wenn du aber ein Projekt hast, für das du mehrere Monate brauchst, dann brauchst du unbedingt Meilensteine. Du musst sicherstellen können, dass du den Termin einhältst. Und wenn du frühzeitig merkst, dass du vom Weg abkommst, ist das eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass du dort einsteigen kannst, wo du sein musst.
Warum du Meilensteine brauchst
Das Wichtigste ist, dass deine Kunden von dir erwarten, dass du deinen Termin einhältst. Sie erwarten, dass du die Aufgabe innerhalb des vereinbarten Zeitraums erledigst. Meilensteine stellen sicher, dass du auf dem richtigen Weg bist, genau das zu tun. Mit Meilensteinen kannst du sicherstellen, dass du weißt, ob du ein Viertel des Projekts abgeschlossen hast, wenn ein Viertel deiner Zeit verstrichen ist. Du kannst wissen, ob du die Hälfte des Projekts abgeschlossen hast, wenn die Hälfte deiner Zeit um ist. Und so weiter.
Du willst auf eine bestimmte Kennzahl schauen können, um zu wissen, was du tust und um zu wissen, dass es richtig ist. Wenn du die Frist für einen Meilenstein erreichst und feststellst, dass du nicht alles erreicht hast, was du hättest erreichen sollen, weißt du, dass du dich ein wenig steigern musst, um bis zum nächsten Meilenstein auf Kurs zu kommen. Wenn der nächste Meilenstein ansteht, kannst du das Gleiche tun. Du kannst sehen, ob du auf dem richtigen Weg bist, hinter dem Zeitplan liegst oder ihm voraus bist. So weißt du, was du bis zum nächsten und übernächsten Meilenstein erreichen musst, bis du deine endgültige Deadline erreichst.
Wenn du keine Meilensteine hättest, gäbe es nur ein Startdatum und eine Frist. Das bedeutet, dass du während der Arbeit an deinem Projekt nicht wüsstest, ob du es rechtzeitig abschließen würdest. Zumindest wüsstest du nicht, wie du vorankommst, bis der Abgabetermin vor der Tür steht und du plötzlich feststellst, dass du noch eine Menge Arbeit vor dir hast. In diesem Fall würdest du dich verzweifelt bemühen, das Gantt bis zum Abgabetermin fertig zu stellen, und du würdest es vielleicht nicht schaffen oder du würdest nicht die Qualität der Arbeit leisten, von der du weißt, dass du sie hättest leisten können.
Mit Meilensteinen musst du dich am Ende nicht mehr so überwältigt fühlen. Du kannst den Meilenstein erreichen und eine schnelle und gründliche Bestandsaufnahme machen, wo du bist und wo du hinmusst. Dann kannst du dir einen Plan machen, wie du weiter vorgehen willst. Wenn du bereits auf dem richtigen Weg bist oder dem Zeitplan voraus bist, kannst du so weitermachen wie bisher. Wenn du jedoch in Rückstand gerätst, weißt du, dass du das Tempo erhöhen musst und kannst die notwendigen Aufgaben auf die restliche Zeit verteilen.
Dein ganzes Team wird wissen, wie das Projekt läuft, wenn du auch Meilensteine festgelegt hast. Wie oft kommt jemand aus dem Team auf dich zu und fragt, ob alles im Zeitplan ist? Oder fragt, ob es noch etwas zu tun gibt? Dein Team will wissen, dass es alles richtig macht und dass (zumindest) sein Teil pünktlich erledigt wird. Mit Meilensteinen kannst du das einfacher machen.
Mit den Meilensteinen weiß jeder, der Zugriff auf das Projekt hat, wo ihr die Bestandsaufnahme machen wollt. Sie können auch genau festlegen, was bis zu diesem Zeitpunkt erledigt werden muss. Auf diese Weise weiß jeder, der bis zu diesem Zeitpunkt am Projekt gearbeitet hat, welche Frist er für diese speziellen Aufgaben einzuhalten hat. Und nicht nur das: Sie wissen auch, wie sie sich die Zeit zwischen dem Erhalt einer Aufgabe und dem nahenden Abgabetermin des Meilensteins einteilen können. Das sollte ihnen helfen, die Dinge schneller und effizienter zu erledigen.
Aufgaben vs. Meilensteine
Im Allgemeinen besteht ein Meilenstein aus Aufgaben, die erledigt werden müssen. Wenn du also dein Projekt bereits erstellt und alle Aufgaben festgelegt hast, ist es an der Zeit, genauer hinzuschauen und zu entscheiden, wo du Meilensteine einfügen kannst. Ein Meilenstein ist nichts, was du tun musst. Es ist nicht so wie "einen Bericht schreiben" oder "den Papierkram abheften". Stattdessen teilt dir dein Meilenstein mit, dass du die festgelegten Aufgaben bereits erfüllt hast und das gesamte Projekt innerhalb der mit dem Kunden vereinbarten Frist abschließen wirst. Aber eigentlich liegt es ganz bei dir.
Eine Aufgabe ist eine bestimmte Sache, die im Rahmen des Projekts erledigt werden muss, aber in der Regel sind es kleine Dinge. Das sind einzelne Schritte auf dem Weg zum Ziel. Aber der Meilenstein ist das Podest, das du nach jeder Etage erreichst. Dort wirfst du einen Blick zurück und stellst sicher, dass du jeden einzelnen dieser Schritte erledigt hast. Du stellst sicher, dass du keinen übersprungen hast und dass du bereit bist, zur nächsten Etage zu gehen. Ohne Meilensteine weißt du nicht, ob du so weit gekommen bist, wie du es brauchst, aber der Meilenstein bedeutet nicht, dass du einen Schritt weiter bist. Der Meilenstein ist einfach nur ein Punkt, an dem du diese Notiz machst.
Bei den Meilensteinen gibt es allerdings eine Ausnahme. In manchen Fällen legt dein Kunde Meilensteine fest. Er gibt dir vielleicht einen bestimmten Zeitrahmen vor, in dem du einige Aufgaben erledigen und ihm einen Bericht vorlegen sollst. Vielleicht verlangt er regelmäßig Aktualisierungen oder bittet dich, verschiedene Teile des Projekts zu unterschiedlichen Zeitpunkten vorzulegen. In diesen Fällen ist ein Meilenstein gleichzeitig eine Aufgabe. Du musst alle Informationen für den Kunden zusammenstellen und dafür sorgen, dass sie ihm zum vereinbarten Zeitpunkt übergeben werden.
Wenn du die Genehmigung für eine bestimmte Aufgabe einholen musst, bevor du weitermachen kannst, ist das ebenfalls ein guter Zeitpunkt für einen Meilenstein. Da du bereits eine Genehmigung brauchst, um weiterzumachen, musst du diese wichtige Aufgabe (oder eine Reihe von Aufgaben) abschließen, um die Genehmigung zu erhalten. Dies ist ein natürlicher Meilenstein, der bei jedem größeren Projekt vorkommen kann. Du könntest diese Art von Meilenstein mit dem Kunden oder mit einem Chef oder sogar mit Aktionären haben. Wem du Bericht erstatten oder von wem du die Genehmigung einholen musst, hängt vom Projekt ab, aber wenn du von jemandem eine Genehmigung brauchst, hast du einen Meilenstein erreicht.
Einen kohärenten Plan erstellen
Du brauchst eine schlüssige Strategie und einen Plan für dein Projekt als Ganzes. Nur so kannst du die Meilensteine setzen, die dein Projekt braucht. Stelle also sicher, dass du die Grundlagen des Projekts kennst. Bevor du ein Projekt annimmst, solltest du bereits das Startdatum und die Frist kennen. Du solltest auch das erwartete Ergebnis des Projekts kennen und wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen.
Wenn du ein Angebot für ein Projekt abgeben musstest, hast du sogar noch mehr Informationen, denn alle Aufgaben und sogar die Personen, die für diese Aufgaben verantwortlich sind, sollten in der Vereinbarung oder dem Vertrag für dich festgelegt sein. Wenn das nicht der Fall ist, musst du dir das Endergebnis ansehen und einen detaillierten Überblick über jede Aufgabe erstellen, die erledigt werden muss, und darüber, wer dafür verantwortlich sein wird. Du musst mit jedem dieser Teammitglieder zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass sie die Verantwortung für diese Aufgaben übernehmen und sich dem Projekt widmen können.
Du musst auch alle wichtigen Termine und Zeiten während des Projekts herausfinden. Findet in der Mitte des Projekts eine Aktionärsversammlung statt? Müssen sie auf den neuesten Stand gebracht werden? Möchte sich der Kunde in bestimmten Abständen treffen, um Dinge zu besprechen? Diese Zeiten und Daten müssen in deinen Projektzeitplan aufgenommen werden. Das sind deine Meilensteine. Wenn du sie sofort einfügst, bist du viel besser dran, als wenn du sie erst einfügst, nachdem du bereits alles andere zu deinem Projekt umrissen und versucht hast, deine anderen Termine festzulegen.
Was wird der Kunde/Boss/Aktionär zu diesem Zeitpunkt brauchen? Welche Informationen müssen sie wissen? Welche Aufgaben müssen erledigt sein? Das wird dir helfen, alles zu planen, was innerhalb des Projekts getan werden muss, damit dein ganzes Team auf dem richtigen Weg ist. Diese Zeitabschnitte mit Meilensteinen unterteilen die zu erledigende Arbeit in die Aufgaben, die vor, während und nach jedem dieser Abschnitte erledigt werden müssen. Das hilft dir, dich vorzubereiten und den Überblick zu behalten.
Hast du zu viele oder zu wenige Meilensteine?
Zu wenige Meilensteine zu haben, könnte ein Problem sein, denn wenn du nicht regelmäßig nachsiehst, könntest du weit hinter deinem Zeitplan zurückbleiben. Wenn das passiert, wirst du es schwer haben, den Rückstand aufzuholen. Und je länger du nicht merkst, dass du aus dem Zeitplan gerätst, desto schwieriger wird es für dich, den Rückstand aufzuholen. Es könnte sein, dass du Termine verpasst oder deinen Kunden anrufen musst, um um eine Verlängerung zu bitten. Und das sieht nicht gut für dein Unternehmen aus.
Andererseits können zu viele Meilensteine auch überwältigend sein. Wenn du dich zu sehr darauf konzentrierst, deine Meilensteine zu erreichen, und nicht so sehr darauf, die Aufgaben tatsächlich zu erledigen, wirst du abgelenkt werden. Was du brauchst, sind ein paar Meilensteine in wichtigen Phasen des Prozesses. Diese werden dir helfen, das zu erreichen, was du brauchst. Zu viele Meilensteine verwässern alles und machen es für dein Team schwieriger, bei der Sache zu bleiben.
Am Ende
Insgesamt gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, wie Meilensteine einen großen Unterschied für dein Projekt machen können. Wenn du sie noch nicht festgelegt hast, solltest du unbedingt darüber nachdenken. Wenn du sie bereits festgelegt hast, musst du sicherstellen, dass du genügend Zeit einplanst, um sie zu überprüfen. Sind deine Meilensteine an der richtigen Stelle im Projektprozess? Solltest du mehr oder weniger Meilensteine innerhalb des Projekts haben? Bist du auf dem richtigen Weg, die gesetzten Meilensteine zu erreichen? All diese Dinge sind wichtig und helfen dir, herauszufinden, ob deine Kunden mit dem Ergebnis zufrieden sein werden ... oder nicht.
