Für eine Organisation oder ein Unternehmen ist es sehr wichtig, die Dinge effektiv zu erledigen. Eine Möglichkeit, Effizienz zu erreichen, ist die Erledigung aller Aufgaben, aber das ist für die höheren Angestellten nicht ganz einfach. Deshalb teilen sie die großen Aufgaben in kleine Aufgaben auf und verteilen sie auf Abteilungen und Mitarbeiter.
Wenn diese Aufgaben aufgeteilt werden, brauchen sie eine angemessene Beschreibung, die der Person hilft, die Anforderungen der Aufgabe zu verstehen. Diese Beschreibung der Aufgabe wird als Aktionspunkt der Aufgabe bezeichnet.
Ein Aktionspunkt ist kein einfacher Begriff, da er eine Menge Informationen über die Aufgabe enthalten kann. Hier werden wir besprechen, was ein Aktionspunkt ist und was alles dazu gehört.
Die 3 wichtigsten W's der Aktionspunkte:
Immer wenn wir über einen Aktionspunkt sprechen, gibt es drei W's, die dabei berücksichtigt werden. Das sind das Wer, das Was und das Wann. Alle 3 werden im Folgenden ausführlich erläutert.
Wer?
Wie der Begriff schon sagt, ist dies die Person, die mit der Aufgabe betraut wird. Der Aktionspunkt für diese Aufgabe macht deutlich, dass die Aufgabe genau dieser Person zugewiesen ist.
Was?
Dies ist ein sehr wichtiger Teil des Aktionsplans. Denn hier wird beschrieben, was die Person für die Aufgabe tun muss. Sie muss nicht nur klar sein, sondern auch kurz und prägnant, damit keine Unklarheiten entstehen.
Wann?
Das ist die Zeit, die für die Fertigstellung der Aufgabe zur Verfügung steht. Manchmal wird sie auch als Deadline für das Projekt bezeichnet. Es ist vorzuziehen, diesen Termin nur in unvollständiger Zeit und im Datumsformat zu erwähnen, anstatt ihn beiläufig zu erwähnen.
Tipps, wie du diese W's der Aktionspunkte in deinem Berufsleben umsetzen kannst:
Auch wenn es so aussieht, als wäre ein Aktionsplan sehr einfach zu erstellen, ist es nicht so einfach. Das liegt daran, dass jede unsichere Information dazu führt, dass die Person, die sich mit der Aufgabe befassen muss, mit vielen Schwierigkeiten konfrontiert wird.
Hier haben wir also einige Tipps, wie du die Aktionspunkte für jede Aufgabe verbessern kannst. Das ist nicht nur für die übergeordneten Behörden hilfreich, sondern auch für die Mitarbeiter, die mit den Aufgaben betraut werden.
Stelle die Dinge klar, indem du eine kurze, aber deutliche Beschreibung gibst:
Wenn du eine Aufgabe formulierst, musst du die Dinge klar und kurz halten. Es ist aber keine gute Praxis, den Aktionspunkt gleichzeitig kurz und unklar zu formulieren. Das führt zu Problemen beim Verständnis der Aufgabe. Nehmen wir zum Beispiel das Beispiel einer Verkaufskasse für ein Büro und die Aufgabe besteht darin, einen Bericht über die Verkäufe der laufenden Woche zu erstellen.
Wenn du deine Aktion als "Verkaufsliste" bezeichnest und sie einem beliebigen Mitarbeiter zuweist, weiß er oder sie nicht, was er oder sie zu tun hat. Um die Dinge klarer zu machen, kannst du die Aufgabe so formulieren, dass du die Kasse überprüfst oder einen Bericht über die Kasse erstellst. So wird viel klarer, welche Aufgabe erledigt werden muss.
Es ist sehr hilfreich, wenn du deinen Aktionspunkt immer mit einem Verb beginnst:
Meistens stellen sich die Leute die Frage, was ein Aktionspunkt ist und wie man ihn effizient gestaltet. Hier erfährst du, wie du deinen Aktionspunkt effizient gestalten kannst. Da ein Aktionspunkt nicht aus einem oder zwei Wörtern bestehen darf, weil dies zu vielen Unklarheiten führen würde, ist es eine gute Praxis, den Aktionspunkt in Form eines Satzes zu formulieren.
Am besten ist es, den Namen mit einem Verb zu beginnen, denn das hat mehrere Vorteile. Einige der Vorteile sind unten aufgeführt.
- Das hilft dabei, den Aktionspunkt auf den Punkt zu bringen.
- Das wird zum besseren Verständnis beitragen.
- So werden die Anweisungen von Anfang an klarer.
Wenn wir dasselbe Beispiel aus dem vorherigen Fall nehmen, können wir sehen, dass ein Aktionspunkt wie "einen Verkaufsbericht erstellen" der Person sagt, womit sie sich bei dieser Aufgabe beschäftigen muss.
Gestalte deinen Aktionspunkt wie eine Anleitung:
Eine gute Möglichkeit, deine Aktionspunkte effektiv zu gestalten, ist, sie wie Anweisungen zu formulieren. So wird klar, was verlangt wird, und manchmal helfen die Beschreibungen auch beim besseren Verständnis.
Wenn du deine Aktionspunkte wie Anweisungen gestaltest, lassen sich die riesigen Aufgaben nicht nur leichter aufteilen, sondern auch die Mitarbeiter können den Umfang des gesamten Projekts leichter verstehen, weil sie wissen, welche Teile in den Projekten zusammenhängen und wie sie die Effizienz ihrer Aufgabe steigern können.
Abgesehen von der Überschrift können die Beschreibungen auch in Form von Anweisungen erstellt werden. Für die Beschäftigten ist es äußerst hilfreich, wenn sie verstehen, womit sie sich beschäftigen müssen, denn die Beschreibung ist bereits sehr hilfreich.
Wenn du diese hilfreiche Beschreibung in eine Anleitung umwandelst, wird es dir leichter fallen, das Problem zu verstehen, mit dem du dich auseinandersetzen musst.
Vergiss nie, Fälligkeitsdaten für alle Aktionspunkte hinzuzufügen:
Abgesehen von allen anderen Kräften, die einen Menschen dazu bringen, seine Aufgaben zu erledigen, sind Fälligkeitsdaten und Fristen die effektivsten. Das liegt daran, dass eine Deadline ein Zeitlimit für die Projekte und Aufgaben setzt. Wann immer du eine Maßnahme ergreifst und sie einem Mitarbeiter oder einer bestimmten Aufgabe zuweist, solltest du die Frist beachten.
Diese Frist hilft nicht nur dem Arbeitnehmer bei einem besseren Zeitmanagement, sondern auch den Arbeitgebern bei der Einhaltung der endgültigen Fristen für das gesamte Projekt.
Ein großer Fehler bei der Erstellung der Aktionspunkte ist, dass die Leute normalerweise Fristen in Form von Tagen festlegen, z.B. "5 Tage oder 2 Wochen". Das bringt viele Probleme mit sich. Einige davon sind unten aufgeführt.
- Das ist keine sehr formale Art, eine Frist zu setzen, und hat daher keinen guten Einfluss auf die Person, die die Aufgabe zugewiesen bekommt.
- Du wirst Probleme mit der Zeit haben, denn es wird kein richtiger Abgabetermin genannt.
- Menschen mit unterschiedlichen Zeitzonen können viele Probleme haben.
Die beste Lösung für all diese Probleme ist es, eine richtige Frist zu setzen, die all diese Informationen enthält.
- Zeit mit AM und PM.
- Die Standortregion der Zeit.
- Tag, Datum, Monat und Jahr.
Wenn du all diese Punkte in die Frist mit einbeziehst, ist die Frist vollständig und es gibt keine Unklarheiten mehr über die Frist.
Weisen Sie den Mitarbeitern ihre Aufgaben auf intelligente Weise zu:
Wenn du weißt, was ein Aktionspunkt ist und die Aktionspunkte für eine bestimmte Aufgabe erstellst, musst du wissen, welcher Mitarbeiter am besten für diese Aufgabe geeignet ist. Es ist keine gute Praxis, buchhaltungsbezogene Aufgaben einer Person aus einer anderen Abteilung zu übertragen.
Das liegt daran, dass der Mangel an Informationen und Fähigkeiten zu einem Mangel an Leistung und Produktivität führt. Deshalb darfst du die Aufgaben nur den Beschäftigten zuweisen, die einer bestimmten Abteilung angehören.
Aktionspunkte in Form von Schritten sind äußerst hilfreich:
Wenn es mehr als eine Aufgabe gibt, muss es auch mehr als einen Aktionspunkt geben. Am besten gehst du mit dieser Situation um, indem du die Informationen Schritt für Schritt bereitstellst. Das wird sehr hilfreich sein, und dieser Aktionspunkt wird als Leitfaden für die Lösung der komplexesten Aufgaben dienen.
Gib kurze, aber aussagekräftige Details zu jedem Aktionspunkt an:
Es gibt Zeiten, in denen du einen Mitarbeiter nicht nur mit einer Aufgabe betraust. In diesem Fall muss sich ein Mitarbeiter mit vielen Aufgaben befassen und für jede Aufgabe muss ein Aktionspunkt erstellt werden. Wenn du wissen willst, was ein Action Item ist und wie du es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber hilfreich machen kannst, ist dies die beste Lösung für dich.
Da der Aktionspunkt dazu dient, den Beschäftigten mitzuteilen, was sie zu tun haben, muss dies sehr deutlich gemacht werden. Zu diesem Zweck muss der Aktionspunkt eine angemessene Beschreibung für jede Aufgabe enthalten. Im Folgenden sind einige Eigenschaften der Beschreibung aufgeführt.
- Er muss kurz und prägnant sein.
- Die Beschreibung der Aufgabe muss einfach zu verstehen sein.
- Keine der wichtigen Informationen darf übersehen werden.
Wenn du eine Beschreibung für den Aktionspunkt erstellst, wird es für den Mitarbeiter sehr einfach, die Anforderungen der Aufgabe zu verstehen, und auf diese Weise wird der Aktionspunkt für den Mitarbeiter sehr hilfreich sein.
Fazit:
Manchmal müssen komplexe und schwierige Aufgaben in kleinere Abschnitte unterteilt werden. Wenn du nach der Antwort auf die Frage suchst, was ein Action Item ist, lautet die Antwort, dass es sich dabei um eine Reihe von Anweisungen handelt, die dabei helfen, diese kleinen Teile der komplexen Aufgabe verschiedenen Mitarbeitern zuzuweisen. Das macht es jedem Mitarbeiter leicht, die ihm zugewiesene Aufgabe und ihre Anforderungen zu verstehen.
