¿Cómo estimar proyectos? La guía completa

Un gestor de proyectos es responsable de hacer la estimación correcta antes de establecer una inversión económica enorme. Hacer una estimación de un proyecto no siempre es fácil y preciso, pero es necesario para hacer frente a los gastos, programar las tareas y contratar a un equipo cualificado.

Si no se hacen estimaciones, no es posible planificar mejor el proyecto y no se sabe si los recursos de que se dispone son suficientes para llevarlo a cabo o no. Esta situación puede llevarle a abandonar el proyecto, con lo que sus esfuerzos, inversión y recursos se echan a perder.

Una guía completa sobre cómo estimar proyectos

Compartimos algunos consejos importantes para estimar los proyectos que le ayudarán antes de iniciar un proyecto empresarial. Así pues, empecemos a entender cómo estimar proyectos.

Los componentes básicos de la estimación de proyectos son:

• Estimación del presupuesto
• Estimación de recursos
• Estimación del esfuerzo
  

1. Estimación descendente

Las estimaciones descendentes las realiza el director del proyecto junto con el resto de la alta dirección, que incluye al director financiero, al propietario y al jurado experimentado de la empresa. Las estimaciones descendentes se basan en experiencias pasadas y en la especificación de las tareas necesarias para poner en marcha un proyecto.

• Se puede decir que la estimación descendente es un enfoque para establecer los objetivos y la declaración de misión de un proyecto y, a continuación, seleccionar a los miembros del equipo en consecuencia para alcanzar estos objetivos.
• Esta estimación requiere la división del trabajo en trozos para hacerlo más preciso y claro para los miembros del equipo. Tras fijar un objetivo, las tareas se amplían aún más en pequeños trozos.

Teniendo en cuenta las experiencias anteriores sobre el mismo proyecto, se definen y categorizan los pasos necesarios para los miembros del equipo, mostrándoles una imagen clara y amplia. El gestor de proyectos facilita la identificación de las principales tareas que el equipo debe perfeccionar.

Un gestor de proyectos hace una estimación aproximada del calendario, el coste y el presupuesto, que no es exacta en absoluto pero proporciona una orientación inicial para gestionar el proyecto. Este esbozo inicial sobre el presupuesto puede ser una ventaja para satisfacer al cliente sobre el presupuesto y la duración estimados. Pero no es más que una estimación basada en predicciones sin conocer los detalles y caer en la tramitación.

2. Estimación ascendente

La estimación ascendente parece igual que la descendente, ya que también se basa en experiencias de proyectos anteriores, pero es más exacta y precisa que la descendente. Este tipo de estimación hace que el gestor del proyecto tenga más confianza en el coste estimado y el plazo de finalización del proyecto.

• Hay muy pocas posibilidades de variar el coste y la duración estimados. La estimación inicial es más detallada, ya que se realiza tras un largo estudio del proyecto y de los objetivos fijados antes de iniciarlo.
• El director del proyecto define cada tarea a los miembros del equipo de forma individual dispersándolos de los grupos como se hace en la estimación descendente.

La estimación ascendente da la razón al presupuesto, el calendario y el uso de recursos. Por lo tanto, se puede decir que este presupuesto es útil para establecer diferencias claras entre el coste previsto y el real, la duración y la cantidad de recursos utilizados.

Si sigue la técnica de estimación ascendente, necesitará mucho tiempo para elaborar un plan. Para realizar una estimación precisa se necesitan más recursos, como transporte para realizar una visita sobre el terreno y estudiar en detalle el emplazamiento.

Para lo cual estimará el número de peones a realizar contratando; decidirá el uso o recursos y sí, el plazo exacto para satisfacer al cliente.

Estimación correspondiente:

Este tipo de estimación se basa en comparar el mismo tipo de proyecto anterior con un proyecto reciente. Esta estimación sirve de ayuda cuando no se dispone de información suficiente sobre el coste del proyecto y el tiempo necesario para llevarlo a cabo.

Cuando el cliente no le comunica suficientes detalles o no sabe más sobre el proyecto y le pide que calcule el coste de los gastos para completar el proyecto y los recursos que necesitan los miembros del equipo para alcanzar el objetivo fijado.

Los principales elementos para establecer una estimación correspondiente son:

• Se compara la información de proyectos pasados y recientes
• Supongamos que el coste del proyecto anterior fue de un millón y se estima que el coste de este proyecto también será el mismo
• Del mismo modo, se compara y estima la duración del tiempo
• Se considera y compara un proyecto de la misma naturaleza para hacer una buena estimación
• Se prefieren las tareas realizadas durante la última finalización del proyecto para obtener resultados fructíferos

Este tipo de estimación parece una estimación descendente y no siempre es exacta. Puede ser una ventaja si ya se ha enfrentado antes a la misma naturaleza del proyecto.

3. Estimación analítica

Es más precisa que otras técnicas, ya que analiza los autocálculos para hacer una estimación más precisa de su proyecto. La estimación analítica es más precisa, ya que permite calcular con mayor exactitud el plazo y el coste del proyecto.

Hay que recopilar información básica sobre el proyecto reciente y compararla con el anterior para averiguar las similitudes. Después, establece las estrategias para trabajar en él. Podrás definir unidades para alcanzar el objetivo.

Al estimar el tiempo, que va a dedicar para cada actividad necesita ser enmarcado a cabo y luego tomar la unidad con usted como su mano de obra. Las unidades pueden ser las herramientas, la maquinaria, el software o los trabajadores. Ten muy clara la cifra que vas a dedicar a la finalización del proyecto.

Después de eso, alinea las tareas pendientes del proyecto anterior y haz un cálculo claro sobre el coste y el plazo para que puedas estimarlo con precisión para un proyecto reciente.

No depende de los datos anteriores recopilados, sino también de la demanda reciente del proyecto y de la necesidad de establecer una estimación orientada a los resultados que desarrolle la confianza entre usted y su cliente o jefe.

Esta era una explicación adecuada a la pregunta de cómo estimar proyectos.

Algunos pasos importantes para que los principiantes realicen una estimación con éxito:

También puedes tomar algunas medidas de gestión para trabajar con un estilo único y eficaz, como las siguientes técnicas

• Estudiar a fondo el perfil de los miembros de su equipo

Cuando vaya a trabajar en equipo como un líder y gestionar el tiempo para saber sobre el historial de trabajo de los miembros de su equipo. Te ayudará a encontrar una persona adecuada para realizar una tarea específica.

Puede dirigir a su equipo para que realice sus tareas pidiéndoles que organicen su tiempo en función de su tarea. Esto le ayudará a mantener a su equipo en el buen camino y a analizar en qué punto falla su proyecto y cuál es el motivo. Después, podrá solucionarlo de forma eficaz.

• Haga un estudio sobre el estilo de trabajo de la empresa

Cada empresa trabaja con un estilo diferente. Algunas empresas lanzan proyectos a pequeña escala debido a su situación financiera y otras trabajan en proyectos caros y a gran escala porque pueden asumir sus gastos.

Será mejor conocer la historia de la empresa, cómo trabajan y qué planificaron en el pasado. Le ayudará a hacer una buena estimación del coste y el plazo del proyecto.

• Divida las tareas de su proyecto en pequeños trozos

Tras mantener una buena comunicación con su cliente y conocer los objetivos de los proyectos, sabrá mejor qué tarea tiene que realizar para satisfacer la demanda de su cliente que espera de este proyecto.

Hay que dividir las tareas en subtareas para poder trabajar en detalle con el equipo discutiendo la función y el rendimiento. Cuando las tareas se dividen y subdividen resulta muy claro para una persona entender el objetivo que hay detrás.

Después, podrá saber cuántos trabajadores necesita para realizar estas tareas específicas, qué tipo de herramientas y materiales necesita para hacer el trabajo correctamente. Definiendo estas cosas podrás estimar el coste y el tiempo de realización del proyecto.

• Haga una estimación precisa elaborando un diagrama de Gantt del equipo

La gestión más eficaz exige programar bien las tareas para gestionarlas a tiempo. Para ello, elabore un diagrama de Gantt del equipo. Te será útil para calcular en cuántos días o meses se completará tu proyecto y cuántos gastos debes prever hasta su finalización.

Conclusión:

Se han introducido oficialmente diferentes tecnologías de estimación de proyectos que pueden ser una ventaja para los principiantes a la hora de estimar un proyecto pequeño. La experiencia previa desempeña un papel importante a la hora de abordar el mismo proyecto, pero no hay por qué preocuparse si eres nuevo.

Puede seguir los pasos descritos al final del artículo para realizar una buena estimación de su proyecto y dejar satisfecho a su cliente o jefe. Sabrás cómo estimar proyectos siguiendo las pautas anteriores.