Getting Things Done: El arte de la productividad sin estrés por David Allen
Aprenda los valores del sistema de productividad descrito en las obras de David Allen, Getting Things Done. Aprenda a Capturar, Aclarar, Organizar, Reflexionar y Comprometerse para mejorar hacia una vida sin estrés.
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity de David Allen ha cambiado las visiones de la población sobre la productividad y la gestión de proyectos. El libro presenta un marco eficaz destinado a aumentar la conciencia de las personas y los equipos sobre su trabajo, su enfoque consciente hacia él y su nivel de compromiso con las tareas.
Introducir los métodos GTD en el trabajo o en tu vida diaria es una excelente manera de mejorar la organización, reducir el estrés y relajarse. Ya sea que se trate de la gestión de proyectos que involucren diagramas de Gantt o de la revisión de tareas diarias, capturaremos herramientas y estrategias eficaces para Getting Things Done.
El flujo de trabajo de Getting Things Done
El flujo de trabajo consta de cinco etapas clave: Capturar, Clarificar, Organizar, Reflexionar y Ejecutar. Cada una de ellas es esencial en los procesos de formación de un sistema que conducirá a la productividad y ayudará a evitar situaciones estresantes.
Capturar
La primera etapa del flujo de trabajo de GTD es Capturar. Esto implica recopilar todas las tareas, ideas y compromisos en un sistema de confianza. El objetivo es sacar todo de tu cabeza y ponerlo en un sistema externo confiable, liberando tu mente de la carga de recordar cada detalle.
Esto se puede hacer utilizando diversas herramientas como cuadernos, aplicaciones, diagramas de Gantt o organizadores digitales. Al capturarlo todo en un solo lugar, puedes asegurarte de que ninguna tarea o idea se pierda, lo que te permite concentrarte en la tarea en cuestión con la mente despejada.
Clarificar
Una vez que hayas capturado todo, el siguiente paso es Clarificar. Esta etapa consiste en procesar cada elemento que has recopilado para determinar qué significa y qué acción se requiere. Durante este proceso, te haces preguntas como: "¿Es esto accionable?" y "¿Cuál es el siguiente paso?".
Si un elemento es accionable, defines la siguiente acción requerida para avanzar. Si no lo es, decides si desecharlo, incubarlo para consideración futura o archivarlo como material de referencia. Clarificar te ayuda a obtener una comprensión clara de tus tareas y de cómo abordarlas de manera efectiva.
Organizar
Después de clarificar tus tareas, el siguiente paso es Organizar. Esta etapa consiste en categorizar y priorizar tus tareas en función de su contexto, urgencia e importancia. Puedes usar listas, carpetas o herramientas digitales para organizar tus tareas en categorías como Próximas acciones, Proyectos, En espera y Algún día/Tal vez.
Al organizar tus tareas, creas un sistema estructurado que te permite acceder y gestionar rápidamente tus tareas en función del contexto actual y el tiempo disponible. Esta organización te ayuda a mantenerte enfocado y garantiza que siempre estés trabajando en las tareas más importantes.
Reflexionar
La etapa de Reflexionar es crucial para mantener la eficacia de GTD tanto en el futuro como en el momento actual. Esto implica una revisión periódica de tus tareas y proyectos y la entrada correcta de datos en el sistema para aumentar la confiabilidad de la retroalimentación. Se sugiere realizar revisiones semanales donde hagas ajustes a tus listas dependiendo de tus resultados y conocimientos adicionales.
Descrito afectuosamente como el acto de revisar, te permite gestionar tu trabajo, evaluar problemas y modificar tus planes si es necesario. Esto hace que siempre permanezcas enfocado y sepas que estás progresando, mientras que al mismo tiempo, siempre te aseguras de revisar el plan que has establecido.
Ejecutar
La última de las fases de GTD es Ejecutar. Aquí es donde trabajas de acuerdo con la lista de tareas que has compuesto y analizado anteriormente. Por lo tanto, si estás bien organizado y priorizas tus actividades, podrás comenzar a trabajar en tus tareas y no tener dudas de que te estás enfocando en las cosas más importantes en el momento adecuado.
Se centra en la etapa de hacer; es una etapa de "cómo hacer". Siguiendo las etapas anteriores, uno puede recorrer las tareas de manera eficiente y, por lo tanto, completarlas con eficacia y satisfacción personal.
Herramientas y técnicas clave
David Allen ha ideado muchos componentes y principios de GTD, pero los principales incluyen las siguientes herramientas y técnicas. Por lo tanto, cada una de ellas es fundamental para planificar las tareas de tal manera que nada se pase por alto.
Bandeja de entrada
La Bandeja de entrada es el punto de entrada donde se procesa toda la información, tareas, ideas y compromisos antes de ser clasificados y colocados en un lugar apropiado. Es un lugar donde acumulas todo lo que requiere tu atención; actúa como un repositorio. La Bandeja de entrada puede ser una bandeja en tu escritorio, un centro de mensajes computarizado o, de manera más práctica, un cuaderno.
El concepto aquí es tener un área particular donde uno pueda transferir inmediatamente cualquier cosa recibida a una pila. En el caso de la Bandeja de entrada, su vaciado y procesamiento regular aseguran que las nuevas tareas o ideas se gestionen bien sin abrumar a la persona interesada.
Próximas acciones
Las Próximas acciones son los detalles prácticos de cómo vas a realizar tus tareas. Una vez que sabes lo que hay que hacer, descompones cada tarea en su siguiente acción manejable. Ayuda a evitar situaciones en las que las tareas sean demasiado confusas o la cantidad de trabajo sea demasiado grande para realizarla.
La próxima acción elimina la procrastinación al enfatizar la acción física más cercana que debe tomarse y, por lo tanto, alentar a la persona a comenzar y continuar trabajando. Las Próximas acciones se pueden categorizar según el contexto, por ejemplo, en el trabajo, en casa y en la computadora, entre otros. Es fácil ver lo que uno debe hacer dependiendo de la posición actual y las herramientas disponibles.
Lista de proyectos
Esta es simplemente una lista que consiste en todos sus proyectos activos, por lo tanto conocida como la Lista de Proyectos. GTD explica un proyecto como cualquier entregable que probablemente necesite múltiples pasos de acción antes de que se termine. La Lista de Proyectos evita que olvide cualquier tarea que requiera múltiples pasos y preserva una visión general de los objetivos generales.
Cada proyecto debe cumplir con su objetivo de gestión de proyectos, y debe haber un conjunto de Próximas Acciones conectadas a la tarea en cuestión. Al revisar la Lista de Proyectos de vez en cuando, se asegura de estar alineado y puede avanzar en la mayoría de sus proyectos cruciales de manera constante.
Contextos
Los Contextos son la parte de la tarea que se organiza en relación con dónde o cómo se puede llevar a cabo una tarea en particular. Puede recuperar rápida y eficientemente cualquier tarea pertinente para su situación actual basándose en los Contextos y realizar las tareas pertinentes en la misma zona.
Los Contextos comunes son
- Teléfono cuando necesite hacer una llamada
- Computadora cuando deba escribir algo
- Recados para cosas que uno debe hacer fuera de la casa y la oficina.
Ayuda en la optimización del tiempo y el esfuerzo utilizados simplemente dirigiendo sus esfuerzos al trabajo que se ajusta al contexto dado.
Lista de Algún día/Tal vez
La Lista de Algún día/Tal vez es un lugar en el que puede anotar aquellas ideas, tareas o proyectos que no son lo suficientemente desafiantes o importantes para justificar su implementación en el momento actual, pero que vale la pena realizar algún día. Al usar esta lista, se pueden captar prospectos para desarrollos comerciales sin estar necesariamente presionado a tomar medidas inmediatas.
Revisar la lista de Algún día/Tal vez de vez en cuando le permite recordar las ideas que están en espera y considerar cuándo desea llevarlas a la lista activa. También brinda una sensación de seguridad de que sus sueños futuros están escritos y sellados en un lugar seguro.
Beneficios de aplicar las enseñanzas de Getting Things Done
El uso de los conocimientos de Getting Things Done ofrece muchas ventajas, incluyendo un mejor enfoque, reducción del estrés y aumento de la productividad. Registrar todas las tareas y compromisos en un solo lugar despeja su mente del agotador pensamiento sobre lo que hay que hacer o dónde necesita estar.
Esto conduce a una mayor productividad, ya que hay menos distracciones, lo que le permite concentrarse en lo que está haciendo. El enfoque sistemático para desglosar y definir las actividades minimiza la tensión y la confusión al hacer que las tareas sean más comprensibles. Definir claramente lo que hay que hacer y tener un plan reduce el estrés por las tareas y los plazos olvidados.
Además, GTD mejora la productividad al dividir el trabajo en próximas acciones manejables y garantizar la consistencia. El mantenimiento reflexivo y planificado del sistema garantiza que sus prioridades se alineen con sus objetivos, permitiéndole hacer más con menos tiempo y complicaciones.
Conclusión
El libro Getting Thing Done enseña una técnica que puede alterar notablemente la forma en que se manejan las tareas y los proyectos. Su metodología CCORE garantiza que sus tareas se logren con menos esfuerzo. La metodología GTD en lo que respecta a la organización es muy flexible, y puede implementarse en muchas áreas de la vida, desde simples listas de tareas pendientes hasta herramientas de gestión de proyectos como diagramas de Gantt.
Esperando una productividad sin estrés, dele la bienvenida al sistema GTD y logre más de lo que hay en usted.