Para cualquier organización o empresa, es muy importante ocuparse de las cosas con eficacia. Una forma de lograr la eficacia es completar todas las tareas, pero hacer estas tareas no es muy fácil para los empleados de nivel superior. Por eso dividen las enormes tareas en pequeñas tareas y las distribuyen entre departamentos y empleados.
Al dividirse estas tareas, necesitan una descripción adecuada que ayude a la persona a comprender los requisitos de la tarea. Esa descripción de la tarea se conoce como elemento de acción de la tarea.
Un elemento de acción no es un término sencillo, ya que puede contener mucha información sobre la tarea y aquí hablaremos de qué es un elemento de acción y de todo lo relacionado con él.
Las 3 W principales del elemento de acción:
Siempre que hablamos del elemento de acción, hay tres W que se tienen en cuenta en él. Éstas son Quién, Qué y Cuándo. Las 3 se tratan en detalle a continuación.
¿A quién?
Como el término indica, se trata de la persona que se ocupará de la tarea. El elemento de acción para esta tarea dejará claro que la tarea específica está asignada a esa persona concreta.
¿Cómo?
Esta es una parte muy importante del elemento de acción. Esto se debe a que es la descripción que indicará a la persona lo que debe realizar para la tarea. No sólo tiene que ser clara, sino también breve y directa, para que no queden ambigüedades.
¿Cuándo?
Es el tiempo que se concede para completar la tarea. A veces se denomina plazo del proyecto. Es preferible que este plazo sólo se mencione en formato de fecha y hora incompleta en lugar de mencionar formatos casuales.
Consejos para poner en práctica estas W de acción en tu vida profesional:
Aunque un elemento de acción parece algo muy sencillo de hacer, no lo es tanto. Esto se debe a que cualquier presencia de información incierta significará que la persona que tenga que ocuparse de la tarea tendrá que enfrentarse a muchas dificultades.
Por lo tanto, aquí tenemos algunos consejos para mejorar el elemento de acción de cualquier tarea. Esto no sólo será útil para las autoridades superiores, sino también para los empleados a los que se asignen las tareas.
Aclara las cosas con una descripción breve pero clara:
Cuando crees un elemento de acción, debes ser claro y breve. Pero no es una buena práctica hacer el elemento de acción corto y poco claro al mismo tiempo. Esto creará problemas de comprensión del elemento de acción. Por ejemplo, si tomamos el ejemplo de un registro de ventas de una oficina y la tarea consiste en crear un informe de las ventas de la semana en curso.
Si haces que tu elemento de acción sea "Registro de ventas" y se lo asignas a cualquier empleado, éste no sabrá lo que tiene que hacer. Para dejar las cosas claras, puedes hacer que sea como revisar el registro de ventas o hacer un informe del registro de ventas. Esto aclarará mucho la tarea que hay que realizar.
Empezar siempre tu acción con un verbo te ayudará mucho:
La mayoría de las veces la gente se pregunta qué es un elemento de acción y cómo hacerlo eficaz. He aquí cómo puedes hacer que tu elemento de acción sea eficaz. Como un elemento de acción no puede constar de una o dos palabras, ya que esto provocaría muchas ambigüedades, es una buena práctica redactar tu elemento de acción en forma de frase.
La mejor práctica es empezar el nombre con un verbo, ya que tendrá varias ventajas. A continuación se enumeran algunas de ellas.
- Te ayudará a mantener el punto de acción.
- Ayudará a comprenderlo mejor.
- Así las instrucciones serán más claras desde el principio.
Si tomamos el mismo ejemplo del caso anterior, podemos ver que hacer que el elemento de acción sea "hacer un informe de ventas" le dirá a la persona de qué tiene que ocuparse en esta tarea.
Haz que tus acciones parezcan instrucciones:
Una buena forma de hacer que tu elemento de acción sea eficaz es que lo conviertas en instrucciones. Así quedará muy claro lo que se necesita y, a veces, las descripciones también ayudarán a comprenderlo mejor.
Cuando hagas que tus elementos de acción parezcan instrucciones, las enormes tareas serán más fáciles no sólo de dividir, sino que a los empleados también les resultará muy fácil comprender el alcance de todo el proyecto, porque sabrán cuáles son las partes que se correlacionan en los proyectos y cómo pueden aumentar la eficacia de su tarea.
Aparte del título, las descripciones también pueden hacerse como un conjunto de instrucciones. Será de gran ayuda para que los empleados comprendan de qué deben ocuparse, porque la descripción ya les será muy útil.
Convertir esta útil descripción en un conjunto de instrucciones te ayudará a comprender mejor cómo elegir el problema que tienes que resolver.
No olvides nunca añadir fechas de vencimiento para todas las acciones:
Aparte de todas las demás fuerzas que impulsan a una persona a completar las tareas, las fechas de vencimiento y los plazos son las más eficaces. Esto se debe a que un plazo proporciona un límite de tiempo para los proyectos y las tareas. Siempre que crees un elemento de acción y se lo asignes a un empleado o a una tarea concreta, hay que tener en cuenta el plazo.
Este plazo no sólo ayudará al trabajador a gestionar mejor el tiempo, sino que también ayudará a los empresarios a hacer frente a los plazos finales del proyecto completo.
Un gran error en esta parte de hacer los elementos de acción es que la gente suele hacer los plazos en forma de días como "5 días o 2 semanas". Esto tiene muchos problemas. Algunos de ellos se enumeran a continuación.
- No es una forma muy formal de asignar un plazo, por lo que no tendrá muy buena repercusión en la persona a la que se asigne la tarea.
- Tendrás problemas relacionados con el tiempo, ya que no se menciona ningún plazo adecuado.
- Las personas con zonas horarias diferentes pueden tener muchos problemas.
La mejor solución a todos estos problemas es hacer un plazo adecuado que tenga todas estas partes de información.
- Hora con AM y PM.
- La región de ubicación del tiempo.
- Día, Fecha, Mes y Año.
Con todo esto añadido en el plazo, éste será completo y no quedarán ambigüedades sobre el plazo.
Asigna a las personas sus tareas de forma inteligente:
Una cosa al saber qué es un elemento de acción y hacer los elementos de acción para cualquier tarea específica es saber qué empleado será el mejor para esta tarea. No es una buena práctica asignar una tarea relacionada con las cuentas a una persona de otro departamento.
Esto se debe a que la falta de información y habilidades provocará una falta de rendimiento y productividad. Por eso sólo debes asignar las tareas a los empleados relacionados con un departamento concreto.
Los elementos de acción en forma de pasos serán extremadamente útiles:
Si hay más de una tarea, debe haber más de un elemento de acción, y la mejor forma de abordar esta situación es que proporciones la información paso a paso. Esto será muy útil, y este elemento de acción servirá de guía para resolver las tareas más complejas.
Proporciona detalles breves pero descriptivos sobre cada acción:
Hay ocasiones en las que no asignas a un empleado una sola tarea, en este caso, un empleado tiene que ocuparse de muchas tareas y para cada tarea, hay que hacer un elemento de acción. Si estás buscando qué es un elemento de acción y cómo puedes hacer que sea útil para los empleados y también para los empresarios, ésta será la mejor solución para ti.
Como el elemento de acción se utiliza para indicar a los empleados lo que deben hacer, debe quedar muy claro. Para ello, el elemento de acción debe contener una descripción adecuada para cada tarea. A continuación se indican algunas propiedades de la descripción.
- Debe ser breve y directo.
- La descripción de la tarea debe ser fácil de entender.
- No debe faltar ninguna información importante.
Cuando crees una descripción para el elemento de acción, será muy fácil para el empleado comprender los requisitos de la tarea y, de este modo, el elemento de acción será muy útil para el empleado.
Conclusión:
A veces es necesario dividir las tareas complejas y difíciles en trozos más pequeños. Si buscas la respuesta a qué es un elemento de acción, la respuesta es que es un conjunto de instrucciones que ayuda a asignar estos pequeños trozos de esa tarea compleja a distintos empleados. Facilita que cada empleado comprenda la tarea que tiene asignada y sus requisitos.
