¿Qué es un hito?
Un hito es un periodo específico de tu plan de gestión de proyectos en el que te sientas y haces balance de dónde estás y qué has conseguido. Te permite ver lo lejos que has llegado y lo lejos que te queda por llegar para alcanzar el objetivo final de tu proyecto. Por eso es tan importante que establezcas estos hitos y los supervises cuidadosamente. De hecho, deberías tener varios hitos repartidos por todo el proyecto para saber si vas por buen camino para cumplir el plazo que ha fijado tu cliente.
Por lo general, querrás más hitos para los proyectos de mayor envergadura. Si tienes un proyecto pequeño que te llevará una semana o menos completar, puede que tengas un hito o quizá dos. O puede que no tengas ninguno. Pero si tienes un proyecto que te llevará varios meses completar, es absolutamente necesario que tengas hitos. Necesitas tener una forma de asegurarte de que vas a cumplir el plazo. Y descubrir pronto que te has desviado del camino va a ser una de las mejores formas de asegurarte de que puedes saltar a donde tienes que estar.
Por qué necesitas hitos
Lo más importante es que tus clientes esperan que cumplas los plazos. Esperan que completes la tarea en el plazo que dijiste que lo harías. Los hitos garantizan que vas por buen camino para hacer exactamente eso. Al tener hitos puedes asegurarte de que sabes si has completado una cuarta parte del proyecto para cuando se cumpla una cuarta parte de tu tiempo. Puedes saber si has completado la mitad del proyecto para cuando haya transcurrido la mitad de tu tiempo. Y así sucesivamente.
Quieres poder mirar una métrica concreta para saber lo que estás haciendo y saber que es correcto. Si llegas a la fecha límite de un hito y te das cuenta de que no has conseguido todo lo que deberías, sabrás que tienes que esforzarte un poco para estar en el buen camino para el siguiente hito. Luego, cuando llegue el siguiente hito puedes hacer lo mismo. Puedes ver si vas por buen camino, si vas retrasado o si vas adelantado. De ese modo, sabrás lo que tienes que conseguir para cuando llegues al siguiente hito y al siguiente hasta que llegues a tu plazo final.
Si no tuvieras hitos, sólo tendrías una fecha de inicio y una fecha límite. Y eso significa que no sabrías, mientras trabajas en tu proyecto, si vas a terminar a tiempo. Al menos, no sabrías cómo lo estás haciendo hasta que el plazo estuviera a la vuelta de la esquina y de repente te dieras cuenta de que tienes una tonelada de trabajo adicional que hacer. En ese caso, te encontrarías luchando para intentar terminar el gantt antes de la fecha límite y puede que no lo consiguieras o que no hicieras el trabajo de la calidad que sabes que podrías haber hecho.
Con los hitos, no tienes que sentirte tan abrumado al final. Puedes alcanzar el hito y hacer un inventario rápido y exhaustivo de dónde estás y dónde necesitas estar. Luego, puedes elaborar un plan para lo que vas a hacer en adelante. Si ya vas por buen camino o vas por delante de lo previsto, puedes seguir haciendo lo que estás haciendo. Sin embargo, si te estás quedando atrás, sabrás que tienes que acelerar el ritmo y podrás repartir las tareas que necesites durante el resto del tiempo.
Todo tu equipo también sabrá cómo va el proyecto cuando hayas establecido hitos. ¿Con qué frecuencia se te acerca alguien del equipo para preguntarte si las cosas van según lo previsto? ¿O pregunta si hay algo más que tienen que hacer? Tu equipo quiere saber que lo están haciendo todo bien y que su parte (al menos) se va a hacer a tiempo. Con los hitos, puedes hacer que eso sea más fácil.
Los hitos permitirán que todos los que tengan acceso al proyecto sepan dónde vas a hacer ese inventario. También podrían establecer exactamente lo que hay que hacer para ese momento. De ese modo, todos los que hayan estado trabajando en el proyecto hasta ese momento sabrán cuál es su plazo para esas tareas concretas. Y no sólo eso, sino que sabrán cómo llevar el ritmo desde que reciben una tarea hasta que se acerca la fecha límite del hito. Esto debería ayudarles a hacer las cosas con mayor rapidez y eficacia.
Tareas vs. Hitos
En general, un hito está formado por tareas que deben completarse. Así que, si ya has creado tu proyecto y ya has dispuesto todas tus tareas, es hora de echar un vistazo más de cerca para decidir dónde puedes añadir hitos. Un hito no es algo que tengas que hacer. No es como "escribir un informe" o "archivar el papeleo". En lugar de eso, tu hito te haría saber que ya has realizado esas tareas establecidas y que vas a completar todo el proyecto en el plazo que tú y el cliente habéis acordado. Pero, en realidad, dependen totalmente de ti.
Una tarea es algo concreto que hay que hacer dentro del proyecto, pero suelen ser cosas pequeñas. Son pasos individuales en el camino. Pero el hito es el rellano al que llegas después de cada piso. Ahí es donde echas la vista atrás y te aseguras de que has cubierto cada uno de esos pasos. Te asegurarás de que no te has saltado ninguno y de que estás preparado para pasar al siguiente piso. Sin hitos, no vas a saber si has llegado todo lo lejos que necesitas, pero el hito no significa en realidad que estés un paso más cerca. El hito es simplemente un punto en el que te das cuenta.
Ahora bien, hay una excepción con los hitos. En algunos casos, tu cliente establecerá hitos. Puede que te den un plazo determinado para que completes algunas de las tareas y les entregues un informe. Pueden pedirte actualizaciones periódicas o pedirte que entregues distintas partes del proyecto en distintos momentos. En estos casos, un hito se duplicará como tarea. Tendrás que reunir toda la información para el cliente y asegurarte de que se le entrega en el momento acordado.
Si necesitas obtener la aprobación para una tarea concreta antes de poder seguir adelante, también es un buen momento para tener un hito. Como ya necesitas obtener la aprobación para seguir adelante, vas a tener que completar esa tarea principal (o serie de tareas) para obtener la aprobación. Éste es un hito natural que puede darse cuando se trata de cualquier proyecto importante. Puede que tengas este tipo de hito con el cliente o con un jefe o incluso con los accionistas. A quién tienes que informar o de quién tienes que obtener la aprobación variará en función del proyecto, pero si necesitas que alguien dé su autorización, tienes un hito.
Crea un plan cohesionado
Vas a necesitar crear una estrategia cohesionada y un plan para tu proyecto en su conjunto. Sólo así podrás crear los hitos que realmente necesita tu proyecto. Por tanto, asegúrate de que conoces los aspectos básicos del proyecto. Antes de aceptar un proyecto, ya deberías conocer la fecha de inicio y el plazo. También deberías conocer el resultado esperado del proyecto y qué tipo de tareas deben completarse.
Si has tenido que presentar una oferta para un proyecto, vas a tener aún más información, porque todas las tareas e incluso las personas responsables de esas tareas deberían estar establecidas para ti en el acuerdo o contrato. Si no es así, es el momento de que te fijes en el producto final y crees un esquema detallado de cada tarea que hay que realizar y de quién va a ser responsable de ella. Querrás trabajar con cada uno de esos miembros del equipo para asegurarte de que pueden asumir la responsabilidad de esas tareas y dedicarse al proyecto.
También querrás averiguar las fechas y horas clave a lo largo del proyecto. ¿Tienes una junta de accionistas en mitad del proyecto? ¿Tendrán que ponerse al día? ¿El cliente quiere reunirse a intervalos determinados para discutir cosas? Estas horas y fechas deben añadirse al calendario de tu proyecto. Son tus hitos. Y si los añades inmediatamente, te irá mucho mejor que si intentas añadirlos después de haber esbozado todo lo demás sobre tu proyecto y haber intentado establecer los demás plazos.
¿Qué necesitará el cliente/jefe/accionistas en ese momento? ¿Qué información necesitarán saber? ¿Qué tareas deben haberse completado? Esto te ayudará a programar todo lo que hay que hacer dentro del proyecto para que todo tu equipo vaya por el buen camino. Estos periodos de tiempo en los que tienes hitos dividirán de forma natural el trabajo que hay que hacer en lo que hay que completar antes, durante y después de cada uno de esos periodos. Te ayuda a prepararte y a estar al tanto de todo.
¿Tienes demasiados o pocos hitos?
Tener muy pocos hitos puede ser un problema, porque si no los compruebas periódicamente puedes acabar muy retrasado con respecto a tu programa. Si eso ocurre, te encontrarás luchando por volver a ponerte al día. Y cuanto más tiempo pases sin darte cuenta de tu retraso, más difícil te resultará ponerte al día a tiempo. Podrías incumplir plazos o tener que llamar a tu cliente para pedirle una prórroga. Y eso no será bueno para tu empresa.
Por otra parte, tener demasiados hitos puede ser abrumador. Si te concentras demasiado en conseguir tus hitos y no tanto en completar realmente las tareas, te distraerás. Lo que necesitas son unos pocos hitos en etapas importantes del proceso. Ésos te ayudarán a conseguir lo que necesitas. Demasiados hitos lo diluyen todo y dificultan que tu equipo se mantenga en la tarea como debería.
Al final
En general, hay varias formas en que los hitos van a suponer una gran diferencia para tu proyecto. Si aún no los has fijado, es absolutamente necesario que empieces a pensar en ellos. Si ya los has fijado, asegúrate de programarlos con tiempo suficiente para revisarlos. ¿Están tus hitos donde deben estar en el proceso del proyecto? ¿Deberías tener más o menos hitos dentro del proyecto? ¿Vas por buen camino para alcanzar el hito que te has fijado? Todas estas cosas son importantes y te ayudarán a averiguar si tus clientes estarán contentos con el resultado... o no.
