Quieres poder hacer un seguimiento de todo lo que ocurre en tu empresa y una de las mejores formas de hacerlo es tener un tablero o gráfico de algún tipo que te ayude. Aunque los diagramas de Gantt son una de las opciones más populares, otra forma estupenda es el tablero Kanban. Pero, ¿qué es exactamente Kanban y cómo puedes utilizarlo para mejorar el seguimiento de tus proyectos? Bueno, vamos a echar un vistazo más de cerca a eso exactamente.
Retrocedamos un poco para ver Kanban por sí mismo. En realidad es un tipo de gestión del flujo de trabajo en el que puedes hacer un seguimiento de todo lo que ocurre en un proyecto, empresa, equipo o cualquier otra cosa que desees. Está pensado para que seas más eficiente y puedas ver el trabajo que hay que hacer. En lugar de una lista tradicional de tareas pendientes, este tipo de sistema de flujo de trabajo surgió de la fabricación y ha empezado a convertirse en un método más avanzado de organización y seguimiento para mantenerte a ti y al resto de tu equipo al día.
Utilizar Kanban por ti mismo
Ahora bien, si vas a utilizar Kanban, necesitas una forma de hacer un seguimiento de todos esos proyectos y de consultarlos. Ahí es donde entra en juego el tablero Kanban. Este tipo de tablero te permite dibujar cada una de las diferentes tareas que tienes que realizar o cada uno de los diferentes proyectos en los que estás trabajando. Pero, por supuesto, necesitarás saber cómo crear un sistema Kanban, o específicamente un tablero Kanban que te ayude a hacer exactamente eso. Tener tu tablero correctamente diseñado va a mejorar tus posibilidades de éxito, así que vamos a verlo más de cerca.
¿Qué es una tabla Kanban?
Un tablero Kanban es exactamente lo que parece. Es un tablero o lugar único donde puedes escribir todas tus diferentes tareas o todo aquello de lo que quieras hacer un seguimiento y organizarlo como quieras. En términos sencillos, es un lugar donde puedes almacenar tus ideas, como si pegaras notas Post-It en la pared. Pero todo se hará en tu ordenador en lugar de tener que escribirlo todo.
Historia de Kanban
Entonces, ¿de dónde surgió realmente Kanban? Originalmente, la idea partió de Toyota. Sí, la empresa automovilística. La crearon como parte de su estrategia de producción "justo a tiempo" en el mundo de la fabricación. Fue a finales de los años 40 y lo utilizaron como un sistema pull en el que la producción se completaba sólo cuando la demanda del cliente lo requería. En efecto, fabricaban los vehículos sólo cuando había demanda, en lugar de tener muchos disponibles y sobreabastecer el mercado. Creó una especie de proceso de fabricación ajustada y ayudó a minimizar los residuos y maximizar la productividad.
Con el tiempo, los de otros mercados empezaron a buscar mejores formas de mejorar sus procesos de distribución. Empezaron a buscar formas de mejorar sus modelos de eficiencia y empezaron a fijarse en Kanban para ellos mismos. Empezó a aplicarse a la informática, el desarrollo de software, la I+D y otras áreas del mundo comercial. Fue un éxito y siguió evolucionando y creciendo a lo largo de los últimos 80 años hasta convertirse en el tipo de sistema y proceso de tablero que utilizamos a menudo en la actualidad. Pero empezó siendo mucho más básico que eso. De hecho, cuando se puso en marcha sólo había tres columnas para las juntas. Eran "solicitado", "en curso" y "realizado". Aunque estas columnas pueden ampliarse y cambiarse con la forma en que se diseñan ahora los tableros Kanban, pueden mejorar absolutamente la productividad y crear un sistema singularmente sencillo para casi cualquier sector, mostrando dónde se producen los problemas y proporcionando actualizaciones en tiempo real a todos los implicados. Fue David J. Anderson, en 2007, quien lo convirtió en el tipo de sistema que probablemente hayas considerado utilizar y comenzó a aplicar los principios que lo hacen funcionar y las prácticas más importantes para su éxito.
Estos principios incluyen:
- Empieza con lo que haces ahora - Acuerda perseguir un cambio incremental y evolutivo - Respeta el proceso, las funciones y las responsabilidades actuales - Fomenta los actos de liderazgo a todos los niveles
Las prácticas incluyen:
- Visualizar el flujo de trabajo - Limitar el trabajo en curso - Gestionar el flujo - Explicitar las políticas del proceso - Circuitos de retroalimentación - Mejorar en colaboración
Crear un tablero Kanban
Cuando se trata de crear realmente un tablero Kanban, hay un total de cuatro componentes importantes. Entre ellos están las tarjetas, las columnas, los límites de trabajo en curso y los swimlanes. Trabajando con cada uno de estos cuatro componentes puedes sacar el máximo partido a un tablero Kanban. Tarjetas - Aquí es donde vas a escribir cada una de tus tareas. Cada tarea tiene su propia tarjeta para que puedas moverla fácilmente y gestionar fácilmente lo que hay que hacer. Puedes poner lo que quieras en una tarjeta y puedes hacerlas tan simples o complejas como quieras. Lo más importante es que pongas una sola tarea en cada tarjeta. Columnas - Tradicionalmente serían "solicitadas, en curso y realizadas", pero en realidad pueden ser lo que quieras. Incluso puedes crear columnas adicionales o tener menos columnas. Lo más importante es que, por lo general, cada columna representará una etapa por la que debe pasar tu tarea hasta completarse. Tú decides las etapas del flujo de trabajo. Límites del trabajo en curso: es el número máximo de tareas que puede haber en una categoría en un momento dado. Puede que sólo quieras un número determinado de tareas "solicitadas" en un momento dado. Entonces establecerías un límite de tareas en curso y restringirías el número de tareas en esa columna. Si hubiera que añadir tareas adicionales, habría que moverlas a otra etapa. Swimlanes - Son las líneas horizontales que atraviesan tu gráfico. Puedes poner categorías adicionales dentro de cada una de tus columnas para las tareas que necesitan hacerse más rápidamente o las que pueden ralentizarse. Puedes elegir los distintos "carriles" y luego colocar tus cartas en uno de los carriles dentro de la columna a la que pertenecen.
Cómo pueden ayudarte los tableros Kanban
Este tipo de tableros pueden mejorar de muchas maneras el funcionamiento de tu empresa y el trabajo en equipo. Al fin y al cabo, por eso quieres comprobarlo por ti mismo, ¿no? Entonces, ¿por qué deberías utilizar estos tableros? ¿Qué van a hacer realmente por ti? ¿Valdrá la pena el esfuerzo que vas a dedicar a montarlas? Echemos un vistazo a lo que vas a conseguir poniéndolos en práctica correctamente.
1. Visualiza el trabajo
Con un tablero Kanban, te va a resultar mucho más fácil visualizar todas las diferentes tareas que hay que hacer. Puedes ver cada una de ellas como tarjetas separadas, lo que significa que vas a saber el número de tareas. También sabrás de qué categoría es cada una de esas tareas en función de las columnas en las que estén organizadas. Todo esto te va a facilitar la comprensión de en qué está trabajando tu equipo.
2. Detecta los puntos débiles de tu proceso
Utilizando el tablero Kanban durante un periodo de tiempo vas a comprender mejor cómo funciona actualmente tu proceso y dónde puedes estar quedándote atrás. Podrás observar más de cerca cada paso del proceso actual y, si ves habitualmente el mismo problema, podrás actuar inmediatamente. Esto podría abrirte los ojos a cosas que antes no eras capaz de ver o no reconocías como problemas.
3. Limitar el trabajo en curso y aumentar la concentración
Poner un límite a tu trabajo en curso te facilita su seguimiento. Aunque ahora creas que tienes un límite, instalar un límite en tu tablero Kanban significa que rechazará todo lo que supere ese límite de tareas. Esto permite a tu equipo centrarse más claramente en las tareas que sí tienen, sin agobiarse con tareas adicionales ni verse sobrecargado con demasiadas cosas que hacer.
4. Reducir la necesidad de reuniones
Tener reuniones sólo para hablar de las cosas que hay que hacer o ponerse al día de las tareas en las que todo el mundo está trabajando no va a ser necesario. Si todos tienen acceso al tablero Kanban, pueden ver fácilmente qué tareas hay que hacer, quién está trabajando en ellas, etc. También pueden consultar cuáles son sus tareas y qué deberían estar haciendo en cada momento. Todo esto significa que puedes tener menos reuniones, lo que significa que vas a hacer un uso más eficiente de tu tiempo. Podrás centrarte en el trabajo en lugar de en las reuniones.
5. Reconocer los bloqueos en tu progreso
Cuando algo se interpone en tu camino para completar una tarea, puedes bloquearla en lugar de dejar que atasque tu proceso. Así, si estás esperando a que un cliente apruebe una parte de un proyecto y está en tu trabajo en curso, puedes bloquear esa tarea para que no ocupe uno de tus huecos disponibles para el trabajo en curso. Podrás añadir otra tarea y seguir trabajando en todo lo que necesites para el proyecto completo (o incluso para otros proyectos que estén en tu tablón).
6. Evalúa las métricas y los informes para seguir mejorando
Por último, un tablero Kanban te permitirá evaluar y hacer un seguimiento de tus métricas e informes sobre las distintas tareas. Podrás ver el rendimiento de tu equipo en diferentes tareas y también podrás asegurarte de que cada uno de tus proyectos se está completando a tiempo. Puedes configurar varias métricas diferentes para realizar un seguimiento y puedes vigilar todos tus informes para ver en qué aspectos aún necesitas trabajar o qué cosas podrían hacerse de forma diferente.
¿Necesitas una tabla Kanban?
Si trabajas en cualquier tipo de empresa puedes hacer un montón de cosas buenas con un tablero Kanban. No importa lo bien que lo estés haciendo o creas que ya lo estás haciendo, hay formas de seguir haciendo cambios y mejoras si eres capaz de hacer un seguimiento más preciso de todo. Con un tablero Kanban, puedes distribuir cada una de tus tareas de forma organizada y siempre sabrás en qué punto global se encuentra cada una de tus tareas y proyectos en su camino hacia la finalización. Tu objetivo es tener el mayor éxito y ser lo más eficiente posible en tu negocio. Con un tablero Kanban, puedes conseguirlo. Y a medida que sigan evolucionando, encontrarás aún más formas de utilizarlos. No sólo eso, sino que puedes seguir personalizándolos para ti a medida que avanzas. Con los diagramas de Gantt, tu negocio y tu equipo, puedes crear una síntesis perfecta de seguimiento de tareas que te asegurará que estás en camino de mejorar tu negocio, incluso si ya estás rindiendo a un alto nivel. Sólo hace falta un poco de práctica para cogerle el truco.
