Cuando un gestor de proyectos está a punto de iniciar un proyecto, necesita una pauta adecuada y una vía racionalizada que seguir para que el proyecto tenga éxito mediante el desarrollo de la colaboración con el cliente, el equipo del cliente y su propio equipo. No es posible alcanzar el objetivo del proyecto sin negociar y comunicarse adecuadamente con las personas respectivas.
Por lo tanto, aquí es necesario iniciar la comunicación con el cliente en primer lugar y, a continuación, con los miembros de su equipo y el equipo del cliente. Para ello, es necesario fijar la primera reunión con las personas implicadas en el proyecto, que se denominará reunión inicial del proyecto.
El kick-off Meeting se establece antes de ejecutar el proyecto oficialmente prácticamente. En esta reunión, los miembros del equipo establecen la misión del proyecto, definen sus funciones y programan sus semanas para compartir los avances con usted.
Reunión inicial con el cliente y su equipo
Celebrar una reunión inicial con los miembros de tu equipo sobre el proyecto es importante, pero antes debes reunirte con tu cliente y confirmar lo que realmente quiere y espera de este proyecto, así como fijar el plan estratégico que has planificado antes. Así pues, primero hay que reunirse con el cliente y luego con sus compañeros de equipo.
Reunión sólo con el cliente.
En primer lugar, programa una reunión previa al trabajo con tu cliente para conocer sus expectativas de este proyecto y cómo quiere que se alinee. Te ayudará a mantener el equilibrio y las buenas relaciones comerciales durante el tiempo de trabajo del proyecto. Pero tenga en cuenta que la primera reunión debe incluir sólo a usted y a su cliente para mantener las cosas claras y más sencillas de declarar como decisión final.
Reunión con el cliente y su equipo.
Después de eso, debes programar una segunda reunión con tu cliente y su compañero de equipo para compartir detalles en bruto sólo para informarles. Hazlo después de finalizar el plan del proyecto con tu cliente para evitar rechazos, sugerencias y exigencias de seguir las instrucciones de los miembros del equipo del cliente.
¿Cómo organizará la reunión inicial?
A continuación, lo más importante es reflexionar sobre la pregunta que todos nos hacemos: ¿cómo organizar una reunión inicial con el cliente y los miembros del equipo? Aquí hay que centrarse a fondo para trazar el camino correcto hacia el destino del proyecto y que éste tenga éxito. Por lo tanto, hay algunos pasos para establecer una reunión inicial.
Invite a los miembros de su equipo a una reunión inicial
Para organizar una reunión inicial con los miembros de su equipo de proyecto, debe invitarlos adecuadamente, ya sea mediante llamadas, correos electrónicos oficiales o mensajes de texto. Depende del modo de comunicación que desee utilizar para invitar a su equipo. Añada algunas líneas atractivas para aumentar la energía de los miembros de su equipo, para que esperen con impaciencia la reunión inicial y le comuniquen sus mejores ideas para desarrollar un plan de proyecto.
Después de celebrar una reunión inicial con tu té, ya puedes compartir el plan con el equipo del cliente para que lo conozcan.
Fijar el orden del día de la reunión
El orden del día de la reunión debe ser muy claro, como si estuviera escrito en un papel paso a paso, para evitar la pérdida de tiempo y recursos. Si tiene un orden del día preestablecido, dispondrá de más tiempo para debatir el tema, en lugar de no tenerlo establecido y celebrar una reunión inicial. Debes tener pleno dominio sobre el orden del día de la reunión que vas a compartir con tu cliente o equipo.
Para que el orden del día de la reunión sea claro y lleve menos tiempo, puedes hacer documentos de Word o visuales para dejar claros los puntos que quieres compartir y debatir.
Establecer la misión o visión del proyecto
¿Puedes conseguir tus objetivos sin planificarlos, tener valor, mantenerte motivado todo el tiempo sin distracciones? No, no es posible, querido.
Todo el mundo necesita un motivo claro para trabajar y debe establecer una declaración de misión que sea sencilla, breve e inspiradora, que pueda leer muchas veces al día y le ayude a recordar sus objetivos para el proyecto. Debería haber una declaración de misión del proyecto para todo el equipo que trabaja en él y también para las partes interesadas. También puedes pedir a la parte interesada la declaración de misión de su proyecto, si la tiene.
Despeje toda la confusión de los miembros de su equipo
Una reunión inicial también debe incluir un debate abierto con el equipo o las partes interesadas para evitar cualquier malentendido en el futuro y disfrutar de una relación comercial a largo plazo. En ella hay que fomentar la valoración de las sugerencias de los demás para desarrollar un vínculo sólido y el mejor plan para el proyecto.
Elabore un plan detallado con los miembros de su equipo.
Una reunión de lanzamiento también debe incluir el desarrollo del plan que desempeñará un papel vital en la finalización del proyecto, ya que puede proporcionarle a usted y a su equipo una hoja de ruta que les conduzca al destino de su proyecto. Es imposible alcanzar los objetivos sin estar organizado y planificado. Por lo tanto, elabore un plan de los pasos que usted y sus compañeros de equipo van a dar para llevar a cabo el proyecto.
Debe haber una lista general de tareas pendientes de todos los miembros del equipo, y una lista individual también será un punto a favor. Puedes pedir ayuda a tus compañeros de equipo para elaborar diagramas de Gantt, tanto para el equipo como para cada uno de ellos, a fin de garantizar que las respectivas tareas se completen a tiempo y hacer un seguimiento de las deficiencias y lagunas a las que os estéis enfrentando tú y tu equipo.
Asignar las funciones a todos los miembros del equipo
Tienes diferentes miembros en el equipo con diferentes habilidades y conocimientos, así que asigna a cada miembro su trabajo según su conjunto de habilidades especificando los detalles individualmente.
Puedes hacer grupos de trabajadores y convocarlos en diferentes franjas horarias para discutir su papel en la finalización del proyecto. Para trabajar en plena colaboración, debes elaborar un plan de funciones eficaz entre los miembros de tu equipo para que haya una buena colaboración y coherencia en la realización de cada tarea.
Establecer un sistema de seguimiento de los progresos
Ha planificado, ha guiado a su equipo y busca los resultados deseados, pero parece difícil obtener el cien por cien de los resultados deseados. Pueden surgir problemas durante el desarrollo del proyecto que no se pueden descuidar.
Debe desarrollar un sistema de seguimiento del progreso del proyecto. El diagrama de Gantt no sólo ayudará a completar las tareas, sino que también indicará la frecuencia con la que se completan tareas específicas por semana. Decide la frecuencia de cada tarea por semana y lleva un seguimiento de la misma para identificar las carencias o problemas del proyecto.
Desarrollar un plan de gestión de riesgos
No olvides evaluar los riesgos del proyecto y elaborar planes para hacer frente a las catástrofes antes de tiempo. Si estás trabajando en un proyecto industrial, debes mantener este paso como prioritario en tu lista de reuniones iniciales. Forme un equipo de gestión de riesgos experimentado y cualificado para trabajar en la evaluación y gestión de riesgos antes de enfrentarse a grandes problemas.
Mantener el registro de la reunión inicial en documentos físicos y no físicos.
Cuando organice una reunión de lanzamiento para un proyecto y siga una serie de pasos para que tenga éxito, conserve el registro de cada paso que realice durante la reunión de lanzamiento para poder consultarlo retrospectivamente cuando sea necesario.
Importancia de la reunión de lanzamiento de un proyecto
La reunión inicial no es una mera formalidad, sino un sistema personalizado que consiste en o muchos pasos previos al trabajo para aclarar tus dudas sobre tus tareas y muchas otras cosas como
Presenta a los compañeros de equipo
Un director de proyecto o una empresa contrata a empleados dotados de diferentes conjuntos de habilidades especializadas para la tarea especificada. Los miembros del equipo no se conocen entre sí antes de la reunión inicial. Por lo tanto, se puede decir que presenta a los compañeros de equipo entre sí.
Crea colaboración
Cuando los compañeros de equipo se conocen entre sí, junto con las especialidades del conjunto de habilidades y la formación profesional, saben mejor con quién van a trabajar estrechamente y necesitan coordinarse más para crear colaboración y perfección en sus tareas que conduzcan a grandes logros del proyecto.
Una mejor comprensión de la visión de la empresa o del proyecto
Durante la reunión inicial, el gestor del proyecto comparte con su equipo la visión de la empresa o del proyecto tras la confirmación de las partes interesadas y les hace saber cómo trabajar de forma gradual y coherente para alcanzar esta visión.
Desarrolla la capacidad de liderazgo de un gestor de proyectos
Mientras organiza una reunión de lanzamiento, el director de proyecto está trabajando con múltiples personas, creando sinergias entre ellas, mostrando valor a su trabajo e identidad, y conduciéndolas a la hoja de ruta correcta para el éxito del proyecto. Está desarrollando su capacidad de liderazgo al considerar a todo el mundo respetable y hábil. A su equipo le encantará seguirle para trabajar sin problemas y con honestidad.
Conclusión
La reunión de lanzamiento desempeña múltiples funciones importantes en la finalización con éxito de los proyectos, ya que crea un vínculo sólido, permite una mejor comprensión, reúne todos los esfuerzos en un mismo lugar y desarrolla estrategias que garantizan el éxito del proyecto.
