Cómo planificar un proyecto: 10 pasos para escribir un plan de proyecto increíble

¿Qué es un Plan de Proyecto?

Antes de avanzar demasiado, veamos un poco más de cerca qué es un plan de proyecto. Tu plan de proyecto es el proceso paso a paso que planeas seguir para llegar desde donde estás ahora mismo hasta un objetivo final y una fecha límite (que tu cliente te dará). Tu plan te ayuda a determinar todo lo que necesitas hacer para alcanzar ese objetivo y ayuda al resto de las personas de tu equipo (porque definitivamente no puedes hacerlo solo) a determinar lo que ellos también necesitan hacer. Cuanto más trabajes con ellos para crear tu plan, mejor será.
Cuando inicias un plan de proyecto, vas a establecer diferentes tareas y subtareas que deben lograrse para que tu equipo llegue a donde necesita ir. El plan es un proceso. Es como cuando te preparas para un viaje e imprimes las direcciones (o las descargas en tu teléfono). Esas direcciones te dan todo lo que necesitas saber para llegar del punto A (donde estás ahora) al punto B (donde quieres terminar). Es lo mismo cuando intentas lograr una tarea dentro de tu negocio.

Por qué necesitas un Plan de Proyecto

Pero incluso si sabes qué es un plan de proyecto, ¿por qué es importante? ¿Qué vas a obtener al tener un plan de proyecto? La verdad es que vas a obtener muchas cosas. La más importante es que vas a tener una mejor oportunidad de éxito. Al escribir lo que quieres lograr y establecer los pasos necesarios para llegar allí, estás consolidando todo el proceso aún más en tu cerebro y haces que sea más probable que trabajes en cada uno de esos pasos para llegar del punto A al punto B. Ese es el aspecto más importante.
También vas a facilitar el proceso para ti mismo. Cuando escribes cada uno de los pasos de los que tú y el resto del equipo son responsables, es más fácil para todos verificar y ver qué queda por hacer, qué ya se ha hecho y más. Puedes ver tu progreso o dónde te estás quedando atrás. También puedes asegurarte de que estás en el cronograma correcto o qué necesitas hacer para mejorarlo. El plan de proyecto asegura que todos en el equipo estén en la misma sintonía, lo cual es una parte crucial del proceso.
Finalmente, un plan de proyecto va a asegurar que tu cliente reciba lo que espera. Con un plan, te mantienes al tanto de las tareas y asignaciones. Estás completando los hitos a tiempo y entregando a tu cliente los entregables que ha solicitado. Todo eso va a facilitar que mantengas a tu cliente feliz y eso hará que sea más fácil para tu negocio mantenerse en funcionamiento y continuar brindando un servicio excelente a todos tus clientes. Cuanto mejor planifiques, mejor estarás, y eso es lo que tus clientes y cualquier cliente potencial están buscando.

Pasos para tu Plan de Proyecto

Hay varios pasos importantes que debes seguir para asegurarte de que tu plan de proyecto esté en el camino correcto. Vamos a echar un vistazo a los diez pasos más importantes y lo que implica asegurar que tu plan vaya por buen camino. De esa manera, puedes asegurarte de que tu equipo esté ejecutando todos tus proyectos correctamente y que tus clientes estén contentos con los resultados. Y diez pasos para crear ese plan no parecen muchos, ¿verdad? Podrías terminar en poco tiempo.

Veamos los pasos para crear un plan de proyecto increíble.

1. Conoce el alcance de tu plan

El alcance de tu plan es exactamente lo que esperas lograr. ¿Cuál es el objetivo final que necesitas alcanzar? Es probable que esto lo defina tu jefe, líder de equipo o cliente. Pero si no sabes a qué intentas llegar, no llegarás allí. Y tu plan debe ser capaz de explicar a todos exactamente qué esperas lograr y cómo vas a llegar allí. Así que, comienza con un objetivo. A partir de ahí, podrás empezar a crear cada uno de los pasos necesarios para alcanzar ese objetivo.
Cuando se trata de establecer el alcance del plan y prepararse para trazar todo, debes asegurarte de tener una buena idea de lo que está sucediendo en tu proyecto. Debes conocer algunos de los detalles de lo que hay que hacer y lo que implicará cada uno de los diferentes aspectos del proyecto. Pero descubrirás aún más de eso a medida que continúes trabajando en los siguientes pasos de este proceso. Después de todo, vamos a hablar de todo lo necesario para que ese plan sea un éxito.

2. Investiga

A continuación, necesitas investigar. No asumas que se te dirá todo lo que necesitas saber desde el principio. No asumas que tu jefe, líder de equipo o cliente incluso lo sabe todo desde el principio. Pero debes asegurarte de tener todos los hechos antes de avanzar demasiado en el proceso de planificación. Eso comenzará con lo que llamamos el paso dos, así como el paso tres. Por ahora, concéntrate en investigar y descubrir todo lo que puedas de la información que ya se ha proporcionado.
Ten en cuenta que mucha de la información que necesitas estará en el papeleo y la documentación que te entregue quien te asigne este proyecto. Eso no significa que esa persona haya leído toda la documentación, pero el papeleo te ayudará a crear una base un poco más sólida para construir el proyecto y llevarte al paso tres (al que llegaremos en un momento). Al examinar la información que tienes, encontrarás cosas como los objetivos que deben cumplirse, las metas o expectativas, e incluso quién formará parte de tu equipo. O al menos, deberías encontrar algo de esta información.

3. Haz preguntas difíciles

No tengas miedo de hacer preguntas. Y no tengas miedo de profundizar y hacer preguntas realmente difíciles. Cualquier información que necesites para completar el proyecto debe proporcionarse desde el principio. Si no es así, asegúrate de preguntar a quien sea necesario hasta que encuentres las respuestas. Después de todo, no vas a poder completar el proyecto a menos que sepas todo lo que hay que saber sobre ese proyecto.
Pregunta quién va a ser responsable de cada aspecto del proyecto. Averigua quién necesita saber sobre los diferentes pasos que das. Pregúntale a tu jefe quién tiene que dar el visto bueno en varias partes del proceso. Averigua cómo vas a recibir comentarios o cómo vas a lidiar con los problemas. Asegúrate de saber cuándo debe completarse el proyecto y quién debe recibirlo. Infórmate sobre cuándo no puedes ponerte en contacto con alguien o qué tipo de problemas podrían surgir a lo largo del proceso. Querrás saber tanto como sea posible al entrar en este proyecto porque te hará tener más éxito en general.

4. Comienza con un esquema

A continuación, empieza a crear un esquema. No querrás profundizar demasiado en este proyecto demasiado rápido y eso significa no crear un plan demasiado detallado demasiado pronto. En su lugar, crea un esquema que presente cosas como la fecha límite final y los hitos del camino (si ya han sido establecidos por tu cliente o jefe). Debes asegurarte de tener un marco de trabajo que puedas presentar al equipo y con el que puedas seguir trabajando a medida que avanzas.
Tu esquema presentará el proceso para obtener la aprobación (de cualquier persona que necesite otorgarla). También debe mostrar qué debe completarse y cuándo para alcanzar los diferentes hitos, plazos y más. También es posible que desees esbozar un poco de la información que ya conoces sobre los recursos y los entregables, así como cualquier cosa en la que bases tus decisiones y el diseño. No es necesario que esté totalmente desarrollado, pero debes incluir cualquier información de la que ya estés seguro. No es necesario que seas demasiado específico sobre el orden de las tareas, pero puedes presentar una lista de las tareas que ya sabes que deben realizarse, por ejemplo.

5. Involucra al equipo

A continuación, empieza a hablar con el equipo que va a ser responsable de este proyecto. ¿Quiénes forman parte del equipo o han sido asignados para ayudarte con alguna de las tareas? Trabaja con ellos y con el esquema que ya has creado para proponer cualquier tarea adicional que deba completarse o para determinar los recursos y suministros que necesitarás o cuánto tiempo llevará cada una de las tareas. Aquí es donde te pondrás en contacto para obtener aún más información y hacer aún más de esas preguntas difíciles.
Aquí también es donde empezarás a dar forma al esquema que acabas de crear. Junto a cada una de tus tareas, puedes empezar a anotar algunas notas sobre el cronograma, los recursos y quién es el responsable. Puedes añadir el resto de las tareas que se te indiquen a medida que avances. También obtendrás más apoyo y comentarios para tus ideas siguiendo este camino. Tu equipo podrá ayudarte mientras creas tu esquema y en el siguiente paso cuando empieces a redactar todo junto.

6. Crea un borrador

A continuación, elabora un borrador de todo tu proyecto. Aquí es donde tomas el esquema que creaste en el paso cuatro junto con los comentarios y la información adicional que obtuviste en el paso cinco y lo utilizas para crear un borrador más detallado. Ponlo todo sobre papel con cada tarea en orden y cada asignación marcada. Incluye tanta información como puedas y asegúrate de estar plenamente convencido de que el proyecto que has creado es preciso o, al menos, tan preciso como puede serlo sin la aportación y el apoyo final de tu equipo.
Esta parte del proceso puede llevar un tiempo, pero asegúrate de hacer todo lo posible para resolverlo. Debes asegurarte de que el borrador que tienes esté diseñado de una manera que puedas entender y que te ayude a concentrarte mejor en lo que hay que lograr. Si lo tienes todo planeado, será más fácil introducirlo en el sistema de gestión de proyectos que elijas (del que hablaremos en el paso siete). Podrás verlo todo y, como ya está organizado, es muy fácil de configurar.

7. Configúralo con Instagantt

Aquí es donde vas a utilizar tu herramienta de gestión de proyectos. Instagantt te permite introducir todas las diferentes tareas y subtareas que desees. Puedes crear plazos, hitos, dependencias y mucho más. También puedes asignar cada una de tus tareas a diferentes personas de tu equipo. Todo esto es sencillo de lograr y luego puedes compartir esa información con el resto del equipo para que puedan proporcionar comentarios, supervisar sus tareas y realizar un seguimiento de todo lo que sucede en cuanto a los plazos o incluso comunicarse con el resto del equipo.
También tienes la opción de ver todas tus tareas a través de una configuración de diagrama de Gantt o una configuración de tablero Kanban. De cualquier manera, vas a tener un método sencillo para rastrear todo y estar al tanto de tu proyecto. Además, puedes vincular este sistema a varios de tus otros sistemas y programas para que solo tengas que introducir la información una vez para verla en cada una de tus plataformas. Eso hará que te resulte mucho más fácil estar al tanto de todo y mantener informados a todos los que necesiten estarlo sobre lo que está sucediendo.

8. Finaliza tu diseño

Aquí es donde vas a finalizar la disposición y el diseño de tus gráficos o tableros. Sea cual sea el sistema que hayas decidido utilizar para organizar tu proyecto y todas las tareas asociadas a él, querrás asegurarte de revisarlo detenida y completamente. Debes asegurarte de volver a comprobar todo lo que has introducido en el sistema y de que sea fácil para cualquier persona leer y entender qué se supone que debe ocurrir en ese punto. Esto te facilitará la obtención del resultado deseado.
Ahora bien, ten en cuenta que esta no será la última vez que ajustes tu gráfico o tu plan de proyecto. Todavía te quedan un par de pasos más. En este punto, sin embargo, deberías tener una idea bastante clara de lo que requerirá el plan y de cómo vas a llevarlo a cabo. El plan que veas en tu perfil de Instagantt debería parecerse mucho a lo que esperas y debería parecer una versión finalizada de tu plan. Deberías sentir que puedes alcanzar tu objetivo basándote en esa versión del plan.

9. Obtén feedback del equipo

Una vez que pienses que has terminado y que puedes pasar a la ejecución del plan, es hora de pedir feedback una vez más. Ahora bien, eso no significa que esta sea la última vez que vayas a pedir a tu equipo que te ayude a mejorar el plan. Pero esta es la última vez antes de empezar a trabajar en el plan. Por lo tanto, ponte en contacto con el equipo y asegúrate de que tengan acceso al gráfico de Instagantt que has creado. Después, pídeles que lo revisen y vean qué opinan del alcance general, los hitos y sus tareas en él.
Quieres saber si creen que este plan es realista y si es representativo de lo que pueden hacer. Si lo es, estupendo, puedes pasar al siguiente paso. Si no lo es, entonces querrás trabajar con esos miembros del equipo y con cualquier feedback que puedan proporcionarte para averiguar qué es lo que hay que cambiar. De ese modo, podrás hacer avanzar tu proyecto y asegurarte de que va a ser un éxito. Pedir feedback es un paso crucial en el proceso de conseguir que tu equipo se involucre y de alcanzar tus objetivos.

10. No dejes de planificar

El último paso de tu plan de proyecto es continuo. Nunca habrás terminado. Tu plan de proyecto puede tener un aspecto estupendo y todos los implicados pueden pensar que va a ser un éxito rotundo. Puede que hayas hecho toda la investigación, hecho todas las preguntas, utilizado todo el feedback y creado un plan que te parezca perfecto a ti, a tu equipo, a tu jefe, al cliente y a todos los demás a los que se lo enseñes. Pero esto es la vida real. Y nada es perfecto en realidad.
Lo que esto significa es que tu plan va a tener que cambiar. Ya sean cosas pequeñas o grandes, habrá algunas cosas en el plan del proyecto que simplemente no estén bien o que se desvíen de su curso de una forma u otra. Alguien se enfermará y no completará su tarea, o uno de los suministros que esperabas utilizar será retirado repentinamente del mercado y tendrás que buscar un sustituto. Puede que tengas un acontecimiento inesperado que detenga la producción durante un tiempo o un cliente que no responda durante un periodo prolongado. Sea lo que sea, van a surgir imprevistos que afecten al plan. Así que prepárate siempre para hacer cambios y seguir mejorando por el camino.

En última instancia, querrás asegurarte de que tu plan de proyecto esté escrito de forma que todos los miembros de tu equipo puedan entenderlo y ejecutarlo. Y lo que es más importante, querrás asegurarte de que esté diseñado para realizar el trabajo de la forma más rápida y eficaz posible sin sacrificar la precisión en el proceso. ¿Cómo se hace eso? Pues tendrás que seguir los pasos que hemos indicado anteriormente y asegurarte de tener Instagantt a tu disposición para empezar. La planificación de proyectos puede ser muy sencilla si cuentas con el sistema adecuado para ayudarte.