Resumen de ¡Tráguese ese sapo! por Brian Tracy
Domine el arte de la priorización y la productividad mientras los métodos de Brian Tracy le ayudan a abordar sus tareas más importantes primero y a agilizar la gestión de sus proyectos con diagramas de Gantt.
El libro de Brian Tracy ¡Tráguese ese sapo! explica que debe comenzar su día encargándose de su tarea más importante y difícil. Con 21 estrategias útiles, Tracy explica cómo vencer la procrastinación y ser más eficiente.
Este enfoque es muy útil en proyectos donde los diagramas de Gantt ayudan a organizar tareas, mostrar sus relaciones y unir a los equipos. Integrar sus estrategias en los pasos planificados del proyecto puede ayudar a los equipos a prestar más atención, visualizar metas y ver mejoras en los resultados.
1. Asegúrese de tener metas y objetivos claros
Tracy señala que debe tener mucha claridad sobre sus objetivos antes de comenzar. Aconseja que las metas deben escribirse de manera que puedan medirse.
Cómo se relacionan los diagramas de Gantt y la gestión de proyectos.
El objetivo del proyecto es ahora su principal entregable. En el diagrama de Gantt, divida este objetivo en tareas e hitos que se puedan cumplir. Un entregable claro ayuda a que cada tarea se centre en un objetivo específico. Si los equipos pueden ver cada hito, pueden seguir su progreso y evitar el trabajo innecesario.
2. Planifique su día con antelación
Planificar bien convierte los objetivos poco claros en cronogramas organizados. Tracy sugiere comenzar el día decidiendo cuáles son sus tareas más importantes.
Poniendo en práctica los diagramas de Gantt
El plan diario debe basarse en la línea de tiempo de Gantt. Una reunión matutina rápida permite a los equipos ver lo que está planificado para el día. Los sapos pueden marcarse con una etiqueta especial para ayudar a los miembros del equipo a entender qué tareas son las más importantes. Ayuda a asegurar que las tareas diarias estén alineadas con los objetivos principales del proyecto.
3. Use la regla 80/20 al trabajar en proyectos.
El Principio de Pareto sostiene que el 20% de lo que hace generará el 80% de sus resultados. Tracy sugiere que debemos identificar qué tareas son las más importantes.
Evalúe lo que muestra su diagrama de Gantt y observe los momentos en que su equipo avanza más rápido, por ejemplo, creando las especificaciones de diseño, formalizando los contratos e incluyendo partes principales del sistema. Use diferentes etiquetas o colores para marcar las tareas más importantes. Cuando se concentra en estas tareas, su proyecto avanza en las áreas más importantes.
4. Piense en los posibles resultados.
Tracy explica que si sigue retrasando las tareas importantes, los resultados serán peores. Si entiende esto, podrá superar la procrastinación.
El uso de diagramas de Gantt es una forma útil de gestionar proyectos. Incluya indicadores de riesgo y de sensibilidad en la planificación de hitos importantes. Explique cómo los retrasos resultarán en cosas como productos tardíos, más gastos o problemas con los recursos. Cuando el proyecto es fácil de visualizar, se anima al equipo a manejar primero las tareas más difíciles y a mantener la responsabilidad durante todo el proyecto.
5. Intente usar la procrastinación creativa.
Tracy aconseja que debe ignorar deliberadamente las tareas que tienen poco impacto. Centre sus esfuerzos en lo que es importante.
Utilizando la herramienta conocida como diagrama de Gantt:
Revise la línea de tiempo de su proyecto e identifique las subtareas que no son necesarias de mantener o que pueden delegarse a otra persona. Si es posible, realice las tareas de baja prioridad durante los momentos en que tenga menos cosas que hacer. Ayuda al equipo a concentrarse en las actividades que son importantes para el éxito del proyecto.
6. Aplique el método ABCDE al trabajar en las tareas del proyecto.
Tracy propone el etiquetado ABCDE:
- Representa tareas críticas
- B significa tareas importantes
- C significa tareas que simplemente sería bueno cumplir
- D pueden delegarse
- E son tareas que pueden eliminarse.
Reserve trabajo al que añada una etiqueta roja para mostrar una alta importancia. Los interesados pueden identificar rápidamente lo que debe abordarse de inmediato. Las tareas marcadas con una D deben asignarse a los miembros adecuados del equipo para que las actividades importantes no se bloqueen.
7. Preste atención a las tareas más importantes (los sapos).
Es importante abordar su tarea más importante a primera hora de la mañana. Evite las distracciones. Asegúrese de reservar las primeras horas de la mañana para sus tareas más importantes. Defienda estos espacios de ser ocupados por reuniones u otras distracciones. El diagrama de Gantt resalta los períodos en los que puede concentrarse en su trabajo. Después de las reuniones diarias (stand-ups), intente dedicar entre 60 y 90 minutos a sus tareas más importantes.
8. Asegúrese de estar preparado antes de comenzar
Tracy señala: La forma en que organiza su negocio importa mucho. Si su escritorio está desordenado, probablemente su mente también lo esté. Reúna los requisitos, las especificaciones de diseño y las ideas del equipo antes de comenzar a trabajar en una tarea. Antes de cualquier actividad importante, añada subtareas de "preparación" a su diagrama de Gantt.
Como comienzo, asegúrese de que haya tiempo antes de programar para revisar su arquitectura y organizar su entorno de codificación. Esto ayuda a evitar trabajo extra y mantiene el proceso fluyendo sin problemas.
9. Trabaje en sus metas solo un minuto a la vez
Divida las tareas grandes en partes más pequeñas que sean más fáciles de manejar. Los pequeños pasos hacia adelante en solo 5 minutos siguen siendo importantes. Divida los paquetes de trabajo grandes en tareas más pequeñas que se sucedan una tras otra en su diagrama de Gantt. Trabajar en tareas más pequeñas le ayuda a ser visible, reduce las dificultades y le permite progresar de forma constante.
Si su tarea parece demasiado grande, divídala en el siguiente paso pequeño para seguir adelante y evitar posponerla.
10. Aplique la Regla de los Cinco al escribir.
Elija cinco tareas importantes en las que deba centrarse cada día. Marque cinco tareas importantes en la vista semanal. Trátelas como sus tareas semanales que deben realizarse. Una vez que termine la primera, comience con la segunda. Ver el progreso en los diagramas de Gantt anima al equipo y les ayuda a trabajar juntos durante todo el proyecto.
11. Reserve períodos largos para concentrarse en sus tareas principales (Avance de roca)
Tracy cree que trabajar durante periodos largos sin interrupciones es importante. Asigna al menos 90 minutos de tiempo ininterrumpido cuando trabajes en tareas difíciles como diseñar sistemas informáticos, revisar código o realizar análisis de datos.
Los espacios de “Rock Breakthrough” deben marcarse claramente en tu diagrama de Gantt y programarse para cuando tengas más energía. Esto garantiza que la organización esté trabajando en las tareas más importantes.
12. Mejora tus habilidades más importantes
Es importante seguir mejorando todo el tiempo. Tracy sugiere que el aprendizaje puede ayudarte a avanzar más rápido.
Incorporar el desarrollo de habilidades al proceso
Incluye actividades de capacitación o certificación en el diagrama de Gantt. Por ejemplo, dales a los miembros de tu equipo tiempo para trabajar en la mejora de sus herramientas o técnicas. Esto conduce a una finalización de tareas más rápida y mejor.
13. Haz uso de la tecnología para mantener tu trabajo organizado.
Deja que la tecnología te ayude con tus tareas principales, pero no permitas que te distraiga. Elige plataformas de Gantt que permitan el trabajo en equipo, te recuerden las tareas y se conecten con aplicaciones de comunicación. Utiliza la automatización para las tareas que deben realizarse con regularidad, de modo que puedas concentrarte en las tareas principales. Utiliza las notificaciones de Gantt solo para eventos importantes.
14. Date recompensas por tus esfuerzos
Tracy señala que dar recompensas por terminar tareas puede ser muy valioso. Siempre que se alcancen hitos importantes del proyecto, asegúrate de celebrarlos con el equipo o dales pequeñas recompensas. Añade bloques de flujo de trabajo de “Reward Time” al diagrama para que tu equipo tenga algo que esperar. Cuando se reconoce el esfuerzo, hace que las personas se sientan mejor y las ayuda a mantenerse concentradas.
15. Imagina los resultados que quieres lograr.
Visualízate teniendo éxito. Observar tu progreso te ayuda a mantenerte motivado. Ten en mente el objetivo final en cada paso. Al revisar un proyecto, utiliza elementos visuales junto con el diagrama para que el propósito sea más claro. Cuando los equipos se dan cuenta de cómo sus esfuerzos actuales les ayudan a lograr el éxito futuro, se vuelven más fuertes.
16. Asegúrate de enfocarte en tu salud y niveles de energía.
Tracy cree que la buena salud ayuda a las personas a concentrarse y a hacer más cosas. Asegúrate de añadir descansos de “Energize” a la programación de Gantt, como estirarse, beber agua o caminar. Realiza las tareas importantes cuando tengas más energía. No planifiques tus tareas más importantes justo después de las reuniones o cuando estés cansado.
Conclusión
Haz tu tarea más grande primero. Brian Tracy ofrece consejos de oro para vencer finalmente la procrastinación y ser productivo. Aplicar las estrategias de una metodología eficaz en los proyectos junto con los diagramas de Gantt permite a las personas y a los equipos entregar un trabajo mejor, más rápido y más fácil de entender.
Organizar el trabajo como tareas con diferente importancia, ahorrar tiempo para el trabajo de enfoque y elogiar los logros ayuda a convertir el trabajo desordenado en un cronograma ordenado. Cuando te sientas atascado por tu proyecto, recuerda: ¿cuál es la rana de hoy?, y comprueba si está en tu diagrama general con todas las tareas. Ayuda mucho si comienzas temprano con tu proyecto.