Una guía completa sobre la metodología Getting Things Done

Cuando pensamos demasiado y no hacemos nada para terminar las cosas a tiempo, esto afecta seriamente nuestra paz mental. Cuando planeamos en nuestra cabeza, no lo ponemos en práctica y dejamos que el tiempo vuele, solo nos trae estrés sobre los hombros. Por lo tanto, existe una gran necesidad de gestionar las cosas adecuadamente y ponerlas en acción. 

Una guía completa sobre la metodología Getting Things Done

David Allen, un veterano y famoso consultor de productividad, propuso estas ideas para gestionar las tareas de manera efectiva a través de un sistema de gestión de tareas que consiste en pasos muy sencillos. Introdujo la metodología Getting Things Done para convertir las ideas en trabajo práctico y lograr que las cosas realmente se hagan. 

La metodología Getting Things Done ayuda a identificar los pasos efectivos y dejar atrás lo innecesario, haciendo que las cosas sean más adecuadas y organizándolas según su importancia y limitación de tiempo, permitiendo además su revisión. 

Pasos de la metodología Getting Things Done 

Así que, aquí tienes la guía completa para aquellos que son nuevos y quieren aprender una forma sencilla pero eficaz de hacer las cosas de manera adecuada. Seguimos una secuencia de pasos para poner en práctica la lucha de la mente, las ideas y la información, enlistando las cosas, eliminando el desorden y organizándolas. 

Capturar: Retener las cosas

Sabemos que nuestro cerebro está lo suficientemente desarrollado para pensar ideas creativas que faciliten nuestras tareas y obtengan resultados fructíferos. Las cosas en las que piensa nuestro cerebro son sin duda innovadoras, pero no se pueden almacenar en el cerebro. 

Necesitamos almacenarlas en forma de palabras, símbolos o números. Por lo tanto, el primer paso y más importante es escribir las cosas en las que tu cerebro está pensando para planificar el logro de cualquier objetivo. Depende de ti qué fuente utilizarás para capturar lo que quieres hacer, ya sea lápiz y papel, una aplicación o una simple grabadora de voz.

Dado que nuestro cerebro puede pensar en millones de ideas pero no puede almacenarlas, o incluso si asistes a un taller o capacitación, no puedes recordarlo todo, necesitas enlistar los pasos importantes o hilos de información en lugar de amontonarlos en tu mente. 

Cuando dejas montones de información o ideas en tu mente, te distraen de tu objetivo y te hacen perder el tiempo. Pero cuando las escribes en tu lista de tareas pendientes en papel o en una aplicación móvil siguiendo la metodología Getting Things Done, favoreces la tranquilidad con una mente y un sueño apacibles. 

Aclarar las cosas que necesitas conservar o eliminar 

Una vez que hayas escrito toda la información, ideas y las cosas que necesitas hacer en un papel o una aplicación, debes aclarar las cosas seleccionando primero lo importante y urgente, y dejando lo demás para la próxima vez. No todo lo que has escrito en el papel es útil o acorde a las exigencias del tiempo.

 Sería de ayuda que decidieras ahora qué es más necesario y quién debería hacerlo. Antes de empezar a trabajar, según la metodología Getting Things Done, debes tener muy clara la naturaleza de las tareas. 

Revisa tu bandeja de entrada, donde sueles poner tus tareas, y ten claras las tareas que ya has realizado y a las que no necesitas dedicar más atención ni tiempo. Elimina esas tareas de tu lista y hazla más clara para evitar acumulaciones innecesarias. 

Clasifica tus tareas organizándolas 

Según la metodología Getting Things Done, debes buscar el cronograma después de decidir la naturaleza e importancia de las tareas. Para ello, tu correo electrónico o cualquier otra aplicación de tu dispositivo será adecuada para recordarte la fecha y hora de cada tarea siguiente. Aquí debes plantearte algunas preguntas y encontrar la mejor manera de lidiar con muchas tareas y organizarlas. 

Haz una cola de las tareas que realizarás.

Piensa qué tareas son más relevantes y requieren tu atención urgente 

• Retira de tu lista las tareas que puedas hacer más tarde y márcalas en tu recordatorio estableciendo la fecha prevista para comenzarlas. 
• Tira a la papelera las cosas que consideres que ya están hechas y que ya no necesitas.
• No olvides involucrar a tu equipo. Selecciona las tareas que creas que cualquier otro miembro de tu equipo pueda realizar. Esto liberará la carga de tus nervios. 
• Observa la naturaleza de las tareas y determina si son importantes y si debes seguir adelante con ellas.

Observa si las tareas que vas a realizar toman unos pocos minutos o más tiempo. Si el tiempo de finalización de la tarea no supera los dos minutos, hazla inmediatamente, pero si toma más tiempo, déjala para después y concéntrate en la tarea más importante e inmediata. 

Realiza revisiones frecuentes de tu trabajo. 

Una vez que hayas pasado por la lista de cosas, eliminado el desorden y organizado las tareas para completar un proyecto, debes hacer un seguimiento. Todo lo que figura en la lista no es obvio ni requiere atención constante. Por eso, es necesario revisar la lista de tareas unos días después para incluir o excluir tareas según los requisitos del proyecto. 

Revisa la lista semanalmente y excluye las cosas que consideres que ya se han hecho lo suficiente y que no necesitan más tiempo ni eficiencia de tu equipo. De lo contrario, actuarán como desorden y harán que dejes muchas tareas importantes sin atender.

Hay otro factor al añadir algo nuevo para promover la efectividad de tu proyecto que estarás descuidando si no revisas la lista de tareas cada semana. Encontrarás los cabos sueltos y los tratarás según la necesidad. Por lo tanto, este paso de la metodología Getting Things Done te ayudará a localizar las cosas que has hecho y a dejar la lista vacía para las nuevas tareas de la semana para avanzar hacia tu objetivo. 

Ejecuta los pasos para alcanzar tu objetivo

Cuando hayas pasado por todos los pasos de crear una lista de tareas pendientes y luego procesarla, tendrás la opinión de que disfrutas mucho de tu trabajo en lugar de agotarte por la sobrecarga de tareas. Cuando desarrollas el hábito de ser organizado y proceder con las cosas en secuencia, y de desechar lo innecesario a tiempo, estás labrando nuevos caminos de innovación. El hábito de gestionar los asuntos liberará tu mente de preocupaciones y de sentirte abrumado, algo que seguramente afectará tu eficiencia. 

¿Cómo te ayuda la metodología Getting Things Done a trabajar adecuadamente?

La metodología Getting Things Done ha desempeñado un papel fundamental al dividir el proyecto o meta en pequeñas tareas y permitir que se completen a tiempo. Aquí hay algunos puntos positivos para animar a los principiantes a realizar un seguimiento de su proyecto y permitir que se termine a tiempo sin agotarse ni desperdiciar energía en una mente abrumada. 

• Estarás libre de obstáculos que afecten tu tranquilidad. 

Cuando observas la metodología Getting Things Done para completar tu proyecto, te deshaces de los obstáculos que pueden arruinar la paz mental. Cuando tienes cosas en la mente, en lugar de escribirlas en papel o en la lista de tareas pendientes, estás perdiendo el tiempo sin hacer nada y comprometiendo tu paz interior. Pero si sigues la metodología Getting Things Done, no te abrumarás y disfrutarás de un sueño tranquilo en lugar de estar dándole vueltas a diferentes ideas todo el tiempo en tu mente. 

• Estarás organizado. 

Todo a tu alrededor estará organizado, ya sea en tu lugar de trabajo o en tu vida personal. Cuando hayas planeado todo, te hayas deshecho de lo innecesario y hayas aclarado cada aspecto, actuarás como una persona proactiva y podrás evitar los obstáculos fácilmente. 

• Ahorrarás tu valioso tiempo. 

Pensar demasiado y no hacer nada solo consume tu tiempo. Por lo tanto, mantener las cosas en la mente es perjudicial para la salud de tu mente. Traza las cosas en una aplicación o en papel y márcalas cuando las hayas terminado por completo. 

• Desarrollarás mejores relaciones. 

Cuando organizas las cosas, seguramente sabrás quién puede manejar mejor las tareas específicas. Entregarás las tareas a la persona que tenga la habilidad relevante y lograrás que se hagan a tiempo. Esto te ayudará a desarrollar una mejor relación en el lugar de trabajo. 

Conclusión 

La metodología Getting Things Done es siempre un camino para realizar el trayecto hacia la finalización exitosa de tu proyecto, ya que te mantiene actualizado y al tanto de cada tarea propia y de los miembros de tu equipo.