Haz tiempo: Cómo enfocarte en lo que importa cada día

En Make Time, los autores Jake Knapp y John Zeratsky explican cómo enfocarse mejor cada día. Se aleja de la medición de la productividad y comienza a mostrar la importancia de las acciones dirigidas. Crear un “Highlight” cada día anima a las personas a concentrarse en lo más importante.

A pesar de ser personales, funcionan muy bien en el contexto de los proyectos. Si se utilizan diagramas de Gantt, los equipos logran una mejor comprensión y organizan su trabajo de acuerdo con el plan de gestión.

El resumen se centra en el método de cuatro partes, Highlight, Laser, Energize, Reflect, y describe cómo puede utilizarse junto con la gestión de proyectos y los diagramas de Gantt para potenciar la concentración, mantener la responsabilidad y lograr mejores resultados.

1. Highlight: Definir tu piedra angular diaria

Cada día, el “Highlight” debe ser tu prioridad principal, ya que es la tarea en la que necesitas enfocarte. Tales ocasiones pueden ser una reunión con un cliente, combinar código informático o probar un sitio web con usuarios. Lo primero que debes hacer por la mañana es elegir tu objetivo.

La importancia de esto.

Si no tienes un Highlight, tu día no está planificado. Ocurren tantas reuniones que las actividades estratégicas importantes podrían no completarse. Lo principal en lo que enfocarse en la gestión de proyectos es el Highlight porque tendrá el mayor impacto.

Puesta en funcionamiento de los diagramas de Gantt

Los bloques de Highlight deben incluirse cada día en tu diagrama de Gantt. Préstales atención especial como tareas prioritarias. Los bloques son útiles como límites cuando están programados. Dicen: no hay nada que vaya a quitarme el enfoque en esta tarea hoy.

Uso para equipos en el lugar de trabajo

Asegúrate de que cada standup comience con un Highlight de cada persona. Esto promueve el entendimiento entre todos. Hace posible el uso correcto de los diagramas de Gantt y herramientas similares.

2. Laser: Recuperar el rumbo

Trabajar en un tema de forma completamente ininterrumpida se denomina "laser”. Knapp y Zeratsky sugieren que las personas eviten que sus teléfonos envíen notificaciones, para que no se distraigan con ellas.

Establecer una concentración sólida

Elige periodos de 60–90 minutos para trabajar sin distracciones. Cierra los sitios web innecesarios y apaga las conexiones a internet de tus dispositivos.

Técnica del queso suizo para responder a las interrupciones

Si no es posible reservar bloques largos, realiza tu trabajo en breves ráfagas de tiempo a medida que surjan.

Incorporar el uso de diagramas de Gantt

Coloca una barra para cada bloque Laser en tu línea de tiempo de Gantt. Dale un marcador único o intenta usar un color brillante. Esto le permite al equipo saber que no deben interrumpirte. Asegura que el trabajo profundo se incluya en la planificación de cualquier proyecto.

Límites del equipo

Promueve formas de colaborar en diferentes momentos. Intenta utilizar herramientas compartidas en línea o comentarios. Ayuda a usar el tiempo de manera eficiente y a mantener organizadas las entradas del diagrama de Gantt.

3. Energize: Priorizar el bienestar

Energizar tu cuerpo y tu mente es a lo que se refiere “Energize”. Mencionan que tener periodos de descanso, beber agua, moverse y tomar descansos son las formas principales de mantener la energía a largo plazo.

Cómo mantener el enfoque

El trabajo por proyectos a menudo requiere que uses tu fuerza mental de manera constante. Toma pequeños descansos de vez en cuando para recuperarte.

Haz tiempo para incluir comida saludable y ejercicios diarios.

Toma descansos para caminar, beber agua o estirar el cuerpo. Inserta una nota cada vez que veas información útil en una sección grande y destacada.

Descanso estructurado

Los eventos de negocios en forma de Energize pueden incorporarse a tu diagrama de Gantt. Son tareas importantes planificadas, en lugar de realizarse accidentalmente. De esta manera, el enfoque y la creatividad se mantienen vivos durante todo el proyecto.

4. Reflect: Medir, Aprender, Iterar

Al final del día, reflexionar sobre lo sucedido mejora nuestra comprensión. Sugieren preguntar al equipo: ¿Qué produjo buenos resultados? ¿Qué no? ¿Qué aspectos del caso necesito modificar?

El poder de la reflexión

Reflexionar sobre tu experiencia te ayuda a mejorar la gestión de tus proyectos. A través de la autoevaluación, los equipos pueden identificar sucesos que los retrasan y fragmentos de información que se pierden.

Agregar información a los diagramas de Gantt

Trata las reuniones semanales de reflexión como eventos importantes y regulares. Cuando se complete el sprint o el progreso mensual, tómate un tiempo para revisar tu plan y realizar los cambios necesarios en la línea de tiempo de Gantt.

Cumplir con la demanda

Toma la información que aprendas de los datos y agrégala al gráfico. Ajusta los plazos, subraya las relaciones entre ciertas tareas y detalla el rango de cada trabajo. Al hacerlo, tu diagrama de Gantt será flexible en lugar de permanecer fijo.

5. Métodos de trabajo en equipo para empresas

Los autores dan ejemplos de tácticas que acompañan al enfoque MT. Ayudan a concentrarse mejor cuando las cosas son difíciles.

Programación de base cero

Asegúrate de planificar tu tiempo cada semana y no dependas solo de los hábitos. Mientras trabajas en un proyecto, crea un nuevo diagrama de Gantt desde cero para cada fase.

Haz que tu día sea especial

Dale a cada día un tema a seguir, por ejemplo, Lunes de Reuniones y Martes de Datos. Agrupa las tareas en tu diagrama de Gantt por sus temas para ayudarte a visualizar el plan.

La lista de distracciones

En lugar de seguir cada impulso, mantén una lista de ideas que no sean urgentes. Gestiona tu aprendizaje durante la reflexión regular. Esto asegura que el Tiempo Laser se mantenga libre de distracciones y desorden.

Procesamiento por lotes

Organiza las tareas de revisión de comentarios, informes y documentación juntas en la misma parte de tu día. Configura los diferentes lotes en el diagrama de Gantt para minimizar el cambio entre tareas.

6. Asegurar que se reserve el tiempo adecuado en la gestión de proyectos.

Make Time puede ayudarle a usted y a su equipo a permanecer más enfocados, ser más responsables y terminar todo lo que debe hacerse.

Paso 1: Mapear los Momentos Destacados con los Hitos

Céntrese en los momentos destacados de cada semana a medida que avanza. Todos contribuyen a mejoras significativas en el proyecto, ya sea marcando un logro del cliente, celebrando una reunión de revisión o realizando una demostración del software.

Paso 2: Proteger los Bloques Láser en el Gantt

Asegúrese de registrar el tiempo de trabajo profundo en los calendarios del equipo y resaltarlo dentro del diagrama de Gantt. 

Paso 3: Añadir Actividades de Energización Rutinarias

Dedique tiempo para que las personas se estiren, se tomen un descanso y consulten el bienestar de sus colegas. Esto promueve la sostenibilidad y la eficiencia al manejar proyectos desafiantes.

Paso 4: Reflexionar e Iterar

En cada revisión, tómese un tiempo para considerar qué ha ido bien y dónde se bloqueó el progreso. Haga que el cronograma del próximo período sea más detallado para apoyar la concentración en lo que sigue. A medida que las personas mejoran y aprenden, los diagramas de Gantt pueden actualizarse en consecuencia.

7. En este caso se utilizaron Make Time y Gantt para lanzar una nueva función.

Imagine a un grupo introduciendo una nueva actualización de una aplicación en cuatro semanas.

• Semana 1: Configurar las especificaciones de la función. Bloquee su tiempo matutino para escribir especificaciones y no olvide energizarse durante el descanso.
• Semana 2: Implementación de ingeniería central y pruebas unitarias. Defienda sus bloques láser, verifique los patrones de energía y realice ajustes cuando se establezcan sus dependencias.
• Semana 3: Se presta atención a las pruebas y a la reparación de errores. Haga coincidir sus bloques Láser y sus descansos de Energía con las prioridades del diagrama de Gantt.
• Semana 4: Finalización de la documentación y realización de una demostración para las partes interesadas importantes. La reflexión del fin de semana ayuda a formar la estrategia para el próximo lanzamiento.

El horario le protege del agotamiento, le hace más productivo y garantiza que la carga de trabajo se ajuste a las limitaciones humanas.

8. Mejoras Obtenidas al Combinar Make Time y Herramientas de Proyectos

Existen múltiples beneficios para diferentes tipos de usuarios, entre ellos:

• Para Individuos: Enfoque mejorado, menos distracciones y un mejor uso de su energía.
• Para Equipos: Conversaciones más tranquilas, menos interrupciones mutuas y reglas más claras a seguir.
• Para Proyectos: Mejores cronogramas, resultados mejorados y mejoras más oportunas.

9. Desafíos y Formas de Superarlos

A continuación se presenta una lista de algunos desafíos explicados en el libro y cómo superarlos:

Desafío: Interrupciones

Puede utilizar los bloques Láser y actualizar los estados de trabajo fuera de banda; limite sus mensajes cuando se espere que esté trabajando en sus tareas.

Desafío: Resistencia del Equipo

La resistencia del equipo es uno de los principales desafíos. Ayude a los involucrados a aprender sobre las técnicas de Make Time. Elija un equipo piloto y permita que los demás sepan cómo alcanzaron el éxito.

Desafío: Horarios Desalineados

Programe sesiones Láser en conjunto; reserve las colaboraciones solo para los períodos en los que cada persona esté trabajando profundamente.

10. Apoyar la Mentalidad a Largo Plazo

Ser constante es muy importante. Continúe incluyendo estos hábitos en la forma en que su equipo gestiona los proyectos. Tener un diagrama de Gantt significa que también puede usarlo para organizar sus tareas diarias. Si hay problemas, vuelva al marco de trabajo MT.

Conclusión

Make Time proporciona una agradable sensación de simplicidad. Nos permite organizar nuestros días con intención y energía. Si utiliza diagramas de Gantt y pautas de gestión de proyectos, este sistema ayuda a las personas y a los grupos a lograr más, sentirse bien y disfrutar de un progreso continuo.

Utilice la estrategia de cuatro pasos. Los diagramas como Gantt facilitan la revisión de sus planes desde el principio hasta el final de cada día. Cambie el estar ocupado por tener un propósito. Descubrirá que sus proyectos avanzan más rápido, adquieren un propósito claro y ofrecen resultados más significativos.