Résumé de Eat That Frog ! par Brian Tracy
Maîtrisez l'art de la priorisation et de la productivité grâce aux méthodes de Brian Tracy qui vous aident à vous attaquer d'abord à vos tâches les plus importantes et à rationaliser votre gestion de projet avec les diagrammes de Gantt.
Le livre de Brian Tracy « Avalez le crapaud ! » explique que vous devriez commencer votre journée en traitant votre tâche la plus importante et la plus difficile. Avec 21 stratégies utiles, Tracy explique comment vaincre la procrastination et devenir plus efficace.
Cette approche est particulièrement utile dans les projets où les diagrammes de Gantt aident à organiser les tâches, à montrer leurs relations et à rassembler les équipes. L'intégration de leurs stratégies dans les étapes planifiées d'un projet peut aider les équipes à être plus attentives, à visualiser les objectifs et à constater une amélioration des résultats.
1. Assurez-vous d'avoir des buts et des objectifs clairs
Tracy souligne que vous devez être très clair sur vos objectifs avant de commencer. Il conseille de mettre les objectifs par écrit de manière à ce qu'ils puissent être mesurés.
La relation entre les diagrammes de Gantt et la gestion de projet.
L'objectif du projet est désormais son livrable principal. Dans le diagramme de Gantt, divisez cet objectif en tâches et en jalons réalisables. Un livrable clair permet à chaque tâche d'être axée sur un objectif spécifique. Si les équipes peuvent voir chaque jalon, elles peuvent suivre leur progression et éviter le travail inutile.
2. Planifiez votre journée à l'avance
Une bonne planification transforme des objectifs vagues en calendriers organisés. Tracy suggère de commencer votre journée en décidant de vos tâches les plus importantes.
Mettre les diagrammes de Gantt en pratique
Le plan quotidien doit être basé sur le calendrier de Gantt. Une courte réunion matinale permet aux équipes de voir ce qui est prévu pour la journée. Les crapauds peuvent être marqués d'une étiquette spéciale pour aider les membres de l'équipe à comprendre quelles tâches sont les plus importantes. Cela permet de s'assurer que les tâches quotidiennes sont en phase avec les objectifs principaux du projet.
3. Utilisez la règle des 80/20 lorsque vous travaillez sur des projets.
Le principe de Pareto soutient que 20 % de ce que vous faites produira 80 % de vos résultats. Tracy suggère que nous devrions identifier les tâches les plus importantes.
Évaluez ce que montre votre diagramme de Gantt et notez les moments où votre équipe progresse le plus rapidement, par exemple lors de la création des spécifications de conception, de la formalisation des contrats ou de l'intégration des parties majeures du système. Utilisez différentes étiquettes ou couleurs pour marquer les tâches les plus importantes. En vous concentrant sur ces tâches, votre projet avance dans les domaines les plus cruciaux.
4. Réfléchissez aux résultats possibles.
Tracy explique que si vous continuez à retarder les tâches importantes, les conséquences seront pires. Si vous comprenez cela, vous pouvez surmonter la procrastination.
L'utilisation de diagrammes de Gantt est un moyen utile de gérer les projets. Incluez des indicateurs de risque et des indices de sensibilité dans la planification des jalons importants. Expliquez comment les retards entraîneront des conséquences telles que des livraisons tardives, des dépenses supplémentaires ou des problèmes de ressources. Lorsque le projet est facile à visualiser, l'équipe est encouragée à traiter les tâches les plus difficiles en premier et à rester responsable tout au long du projet.
5. Essayez d'utiliser la procrastination créative.
Tracy conseille d'ignorer délibérément les tâches qui ont peu d'impact. Concentrez vos efforts sur ce qui est important.
Utilisation de l'outil connu sous le nom de diagramme de Gantt :
Examinez le calendrier de votre projet et identifiez les sous-tâches qui ne sont pas nécessaires ou qui peuvent être confiées à quelqu'un d'autre. Si possible, effectuez les tâches peu prioritaires pendant les périodes où vous avez moins de choses à faire. Cela aide l'équipe à se concentrer sur les activités essentielles à la réussite du projet.
6. Appliquez la méthode ABCDE lors de l'exécution des tâches du projet.
Tracy propose l'étiquetage ABCDE :
- Représente les tâches critiques
- B signifie les tâches importantes
- C signifie les tâches qu'il serait simplement agréable d'accomplir
- D peut être délégué
- E sont les tâches qui peuvent être éliminées.
Mettez de côté le travail auquel vous ajoutez une étiquette rouge pour indiquer une importance élevée. Les parties prenantes peuvent rapidement identifier ce qui doit être traité immédiatement. Les tâches marquées D doivent être confiées aux bons membres de l'équipe afin que les activités importantes ne soient pas bloquées.
7. Portez attention aux tâches les plus importantes (les crapauds).
Il est important de s'attaquer à votre tâche la plus importante dès le matin. Évitez les distractions. Veillez à réserver les premières heures de la matinée à vos tâches les plus importantes. Protégez ces créneaux pour qu'ils ne soient pas accaparés par des réunions ou d'autres distractions. Le diagramme de Gantt met en évidence les périodes où vous pouvez vous concentrer sur votre travail. Après les réunions quotidiennes (stand-ups), essayez de passer 60 à 90 minutes sur vos tâches les plus importantes.
8. Assurez-vous d'être prêt avant de commencer
Tracy souligne que la façon dont vous organisez votre environnement de travail compte beaucoup. Si votre bureau est en désordre, votre esprit l'est probablement aussi. Rassemblez les exigences, les spécifications de conception et les informations de l'équipe avant de commencer à travailler sur une tâche. Avant toute activité majeure, ajoutez des sous-tâches de « préparation » à votre diagramme de Gantt.
Pour commencer, assurez-vous d'avoir du temps avant le codage pour réviser votre architecture et organiser votre environnement de développement. Cela permet d'éviter du travail supplémentaire et de maintenir la fluidité du processus.
9. Travaillez sur vos objectifs une minute à la fois
Divisez les grandes tâches en parties plus petites et plus faciles à gérer. Faire de petits pas en seulement 5 minutes reste important. Décomposez les lots de travaux importants en tâches plus petites qui se succèdent dans votre diagramme de Gantt. Travailler sur des tâches plus petites vous rend plus visible, réduit les difficultés et vous permet de progresser régulièrement.
Si votre tâche semble trop lourde, décomposez-la en une prochaine petite étape pour continuer à avancer et éviter de la remettre à plus tard.
10. Appliquez la règle de cinq lorsque vous écrivez.
Choisissez cinq tâches importantes sur lesquelles vous devez vous concentrer chaque jour. Marquez cinq tâches importantes dans la vue hebdomadaire. Considérez-les comme vos tâches hebdomadaires à accomplir. Une fois la première terminée, commencez la deuxième. Visualiser la progression sur les diagrammes de Gantt encourage l'équipe et l'aide à collaborer tout au long du projet.
11. Réservez de longues périodes pour vous concentrer sur vos tâches principales (Percée majeure)
Tracy pense que travailler pendant de longues périodes sans interruption est important. Allouez au moins 90 minutes de temps ininterrompu lorsque vous travaillez sur des tâches difficiles telles que la conception de systèmes informatiques, la révision de code ou l'analyse de données.
Les créneaux « Rock Breakthrough » doivent être clairement marqués dans votre diagramme de Gantt et planifiés pour le moment où vous avez le plus d'énergie. Cela garantit que l'organisation travaille sur les tâches les plus importantes.
12. Améliorez vos compétences les plus importantes
Il est important de continuer à s'améliorer tout le temps. Tracy suggère que l'apprentissage peut vous aider à avancer plus rapidement.
Ajouter le développement des compétences au processus
Incluez des activités de formation ou de certification dans le diagramme de Gantt. Par exemple, donnez aux membres de votre équipe le temps de travailler sur l'amélioration de leurs outils ou de leurs techniques. Cela conduit à une exécution plus rapide et meilleure des tâches.
13. Utilisez la technologie pour organiser votre travail.
Laissez la technologie vous aider dans vos tâches principales, mais ne la laissez pas détourner votre attention. Choisissez des plateformes de Gantt qui permettent le travail d'équipe, vous rappellent les tâches et se connectent aux applications de communication. Utilisez l'automatisation pour les tâches régulières afin de vous concentrer sur les tâches principales. Utilisez les notifications Gantt uniquement pour les événements importants.
14. Récompensez-vous pour vos efforts
Tracy souligne que récompenser l'achèvement des tâches peut être très précieux. Chaque fois que des étapes importantes du projet sont franchies, assurez-vous de les célébrer avec l'équipe ou de leur offrir de petites récompenses. Ajoutez des blocs de flux de travail « Temps de récompense » au diagramme pour que votre équipe ait quelque chose à attendre avec impatience. Lorsque l'effort est reconnu, cela permet aux gens de se sentir mieux et les aide à rester concentrés.
15. Imaginez les résultats que vous souhaitez atteindre.
Imaginez-vous en train de réussir. Visualiser vos progrès vous aide à rester motivé. Gardez l'objectif final à l'esprit à chaque étape. Lors de l'examen d'un projet, utilisez des visuels en complément du diagramme pour clarifier l'objectif. Lorsque les équipes réalisent comment leurs efforts actuels les aident à réussir à l'avenir, elles deviennent plus fortes.
16. Assurez-vous de vous concentrer sur votre santé et votre niveau d'énergie.
Tracy pense qu'une bonne santé aide les gens à se concentrer et à être plus productifs. Assurez-vous d'ajouter des pauses « Énergie » au planning de Gantt, comme s'étirer, boire de l'eau ou marcher. Effectuez les tâches importantes lorsque vous avez le plus d'énergie. Ne planifiez pas vos tâches les plus importantes juste après des réunions ou lorsque vous êtes fatigué.
Conclusion
Faites votre tâche la plus importante en premier. Brian Tracy fournit des conseils précieux pour finir par vaincre la procrastination et être productif. L'application des stratégies d'une méthodologie efficace dans les projets, associée aux diagrammes de Gantt, permet aux personnes et aux équipes de livrer un travail meilleur, plus rapide et plus facile à comprendre.
Organiser le travail sous forme de tâches d'importance variable, réserver du temps pour le travail de concentration et féliciter les accomplissements aide à transformer un travail désordonné en un calendrier ordonné. Lorsque vous vous sentez accablé par votre projet, demandez-vous : quel est le crapaud d'aujourd'hui, et voyez s'il figure sur votre diagramme de synthèse avec toutes les tâches. Commencer votre projet tôt aide beaucoup.