Make Time : Comment se concentrer sur l'essentiel chaque jour

Dans Make Time, les auteurs Jake Knapp et John Zeratsky expliquent comment mieux se concentrer chaque jour. Il s'éloigne de la mesure de la productivité et commence à montrer l'importance des actions ciblées. Créer un « Highlight » chaque jour encourage les gens à se concentrer sur ce qui est le plus important.

Bien qu'ils soient personnels, ils fonctionnent très bien dans le contexte de projets. Si des diagrammes de Gantt sont utilisés, les équipes ont une meilleure compréhension et organisent leur travail selon le plan de gestion.

Le résumé se concentre sur la méthode en quatre parties, Highlight, Laser, Energize, Reflect, et décrit comment elle peut être utilisée conjointement avec la gestion de projet et les diagrammes de Gantt pour stimuler la concentration, maintenir la responsabilité et obtenir de meilleurs résultats.

1. Highlight : Définir votre clé de voûte quotidienne

Chaque jour, le « Highlight » devrait être votre priorité principale, car c'est la tâche sur laquelle vous devez vous concentrer. De telles occasions peuvent être une réunion client, la fusion de code informatique ou le test d'un site Web avec des utilisateurs. La première chose à faire le matin est de choisir votre objectif.

Son importance.

Si vous n'avez pas de Highlight, votre journée n'est pas planifiée. Tant de réunions ont lieu que des activités stratégiques importantes pourraient ne pas être achevées. L'élément principal sur lequel se concentrer en gestion de projet est le Highlight car il aura l'impact le plus important.

Mettre en œuvre les diagrammes de Gantt

Les blocs de Highlight devraient être inclus chaque jour sur votre diagramme de Gantt. Accordez-leur une attention particulière en tant que tâches prioritaires. Les blocs sont utiles comme limites lorsqu'ils sont programmés. Ils disent : rien ne détournera ma concentration sur cette tâche aujourd'hui.

Utilisation pour les équipes au travail

Assurez-vous que chaque standup commence par un Highlight de chaque personne. Cela favorise la compréhension entre tous. L'utilisation des diagrammes de Gantt et d'outils similaires de la bonne manière est rendue possible.

2. Laser : Vous remettre sur les rails

Travailler sur un sujet de manière totalement ininterrompue est appelé « laser ». Knapp et Zeratsky suggèrent aux gens d'empêcher leur téléphone d'envoyer des notifications, afin de ne pas être distraits par elles.

Établir une forte concentration

Choisissez des périodes de 60 à 90 minutes pour travailler sans aucune distraction. Fermez les sites Web inutiles et désactivez les connexions Internet de vos appareils.

Méthode du fromage suisse pour répondre aux interruptions

S'il n'est pas possible de réserver de longs blocs, effectuez votre travail par petites rafales de temps au fur et à mesure qu'elles se présentent.

Incorporer l'utilisation des diagrammes de Gantt

Placez une barre pour chaque bloc Laser sur votre chronologie de Gantt. Donnez à l'élément un marqueur unique ou essayez d'utiliser une couleur vive. Cela permet à l'équipe de savoir qu'elle ne doit pas vous interrompre. Cela garantit que le travail en profondeur est inclus dans la planification de tout projet.

Limites d'équipe

Favorisez les modes de collaboration asynchrones. Essayez d'utiliser des outils en ligne partagés ou des commentaires. Cela aide à utiliser le temps efficacement et à maintenir l'organisation des entrées du diagramme de Gantt.

3. Energize : Prioriser le bien-être

Dynamiser votre corps et votre esprit est ce à quoi « Energize » fait référence. Ils mentionnent que le fait d'avoir des périodes de repos, de boire de l'eau, de bouger et de faire des pauses sont les principaux moyens de soutenir l'énergie à long terme.

Comment rester concentré

Le travail de projet vous oblige souvent à utiliser votre force mentale de manière constante. Faites de petites pauses de temps en temps pour récupérer.

Prenez le temps d'inclure une alimentation saine et des exercices quotidiens.

Faites des pauses pour marcher, boire de l'eau ou vous étirer. Insérez une note chaque fois que vous voyez des informations utiles dans une grande section en surbrillance.

Repos structuré

Les événements professionnels sous forme d'Energize peuvent être incorporés dans votre diagramme de Gantt. Ce sont des tâches importantes planifiées, plutôt que d'être effectuées accidentellement. De cette façon, la concentration et la créativité restent vivantes pendant toute la durée du projet.

4. Reflect : Mesurer, Apprendre, Itérer

À la fin de la journée, réfléchir à ce qui s'est passé améliore notre compréhension. Ils suggèrent de demander à l'équipe : Qu'est-ce qui a produit de bons résultats ? Qu'est-ce qui n'en a pas produit ? Quels aspects du cas dois-je modifier ?

Le pouvoir de la réflexion

Réfléchir à votre expérience vous aide à améliorer la façon dont vous gérez les projets. Grâce à l'auto-évaluation, les équipes peuvent repérer les événements qui les ralentissent et les bribes d'informations qui manquent.

Ajouter des informations aux diagrammes de Gantt

Traitez les réunions de réflexion hebdomadaires comme des événements importants et réguliers. Lorsque le sprint ou la progression mensuelle est terminé, prenez le temps de revoir votre plan et d'apporter les modifications nécessaires à la chronologie de Gantt.

Répondre à la demande

Prenez les informations que vous apprenez des données et ajoutez-les au graphique. Ajustez les délais, soulignez les relations entre certaines tâches et détaillez le rang de chaque travail. Ce faisant, votre diagramme de Gantt est flexible au lieu de rester fixe.

5. Méthodes de travail d'équipe pour l'entreprise

Les auteurs donnent des exemples de tactiques qui accompagnent l'approche MT. Elles aident à mieux se concentrer lorsque les choses sont difficiles.

Planification à base zéro

Assurez-vous de planifier votre temps chaque semaine et ne dépendez pas uniquement de vos habitudes. Tout en travaillant sur un projet, créez un nouveau diagramme de Gantt à partir de zéro pour chaque phase.

Rendez votre journée spéciale

Donnez à chaque jour un thème à suivre, par exemple, Lundi Réunion et Mardi Données. Regroupez les tâches dans votre diagramme de Gantt par leurs thèmes pour vous aider à visualiser le plan.

La liste des distractions

Au lieu de suivre chaque impulsion, gardez une liste d'idées qui ne sont pas urgentes. Gérez votre apprentissage lors de réflexions régulières. Cela garantit que le Laser Time reste à l'abri des distractions et du désordre.

Traitement par lots

Organisez ensemble les tâches de révision des commentaires, de rapport et de documentation dans la même partie de votre journée. Configurez les différents lots dans le diagramme de Gantt pour minimiser le passage d'une tâche à l'autre.

6. S'assurer qu'un temps adéquat est réservé à la gestion de projet.

Make Time peut vous aider, vous et votre équipe, à rester plus concentrés, plus responsables et à terminer tout ce qui doit être fait.

Étape 1 : Associez vos temps forts aux jalons

Concentrez-vous sur les temps forts de chaque semaine au fur et à mesure que vous avancez. Tout le monde contribue aux améliorations significatives du projet, qu'il s'agisse de marquer une réussite client, de tenir une réunion de révision ou de faire une démonstration du logiciel.

Étape 2 : Protégez les créneaux Laser dans le Gantt

Assurez-vous d'inscrire les périodes de travail profond (deep work) dans les calendriers d'équipe et de les mettre en évidence dans le diagramme de Gantt. 

Étape 3 : Ajoutez des activités de routine pour regagner de l'énergie

Prenez du temps pour permettre aux gens de s'étirer, de faire une pause et de s'assurer du bien-être de leurs collègues. Cela favorise la durabilité et l'efficacité dans la gestion de projets complexes.

Étape 4 : Réfléchir et itérer

À chaque révision, prenez le temps d'examiner ce qui s'est bien passé et où les progrès ont été bloqués. Détaillez davantage le calendrier de la période suivante pour favoriser la concentration sur les étapes à venir. À mesure que les personnes s'améliorent et apprennent, les diagrammes de Gantt peuvent être mis à jour en conséquence.

7. Make Time et Gantt ont été utilisés dans ce cas pour lancer une nouvelle fonctionnalité.

Imaginez un groupe introduisant une nouvelle mise à jour d'application en quatre semaines.

• Semaine 1 : Établissez les spécifications de la fonctionnalité. Bloquez votre matinée pour la rédaction des spécifications et n'oubliez pas de regagner de l'énergie pendant la pause.
• Semaine 2. Mise en œuvre de l'ingénierie de base et des tests unitaires. Défendez vos créneaux Laser, vérifiez vos cycles d'énergie et ajustez-vous en fonction de vos dépendances.
• Semaine 3 : L'attention est portée sur les tests et la correction des bogues. Faites correspondre vos blocs Laser et vos pauses d'énergie avec les priorités du diagramme de Gantt.
• Semaine 4 : Finalisation de la documentation et démonstration devant les parties prenantes importantes. La réflexion du week-end aide à élaborer la stratégie pour la prochaine version.

Le planning vous protège de l'épuisement professionnel, vous rend plus productif et garantit que la charge de travail correspond aux limites humaines.

8. Améliorations obtenues en combinant Make Time et les outils de projet

Il existe de multiples avantages pour différents types d'utilisateurs, notamment :

• Pour les particuliers : Une meilleure concentration, moins de distractions et une meilleure utilisation de votre énergie.
• Pour les équipes : Des discussions plus calmes, moins de personnes qui se coupent la parole et des règles plus claires à suivre.
• Pour les projets : De meilleurs calendriers, des résultats améliorés et des optimisations plus rapides.

9. Défis et moyens de les surmonter

Voici une liste de certains défis expliqués dans le livre et la manière de les surmonter :

Défi : Les interruptions

Vous pouvez utiliser des blocs Laser et mettre à jour les statuts de travail en dehors des flux habituels ; limitez vos messages lorsque vous êtes censé travailler sur des tâches.

Défi : La résistance de l'équipe

La résistance de l'équipe est l'un des principaux défis. Aidez les personnes concernées à découvrir les techniques de Make Time. Choisissez une équipe pilote et faites savoir comment elle a réussi.

Défi : Des calendriers mal alignés

Planifiez des sessions Laser ensemble ; réservez les collaborations uniquement aux périodes où chaque personne travaille en profondeur.

10. Soutenir l'état d'esprit sur le long terme

La cohérence est très importante. Continuez à intégrer ces habitudes dans la manière dont votre équipe gère les projets. Le fait de disposer d'un diagramme de Gantt signifie que vous pouvez également l'utiliser pour organiser vos tâches quotidiennes. En cas de problème, revenez au cadre de travail MT.

Conclusion

Make Time offre un agréable sentiment de simplicité. Il nous permet d'organiser nos journées avec intention et énergie. Si vous utilisez des diagrammes de Gantt et des directives de gestion de projet, ce système aide les individus et les groupes à accomplir davantage, à se sentir bien et à apprécier des progrès continus.

Utilisez la stratégie en quatre étapes. Les diagrammes tels que Gantt facilitent la révision de vos plans du début à la fin de chaque journée. Remplacez l'agitation par un but précis. Vous constaterez que vos projets avancent plus vite, qu'ils ont un objectif clair et qu'ils fournissent des résultats plus significatifs.