Beaucoup appellent 2023 l'année du télétravail. Dans ce contexte, il est essentiel que vous disposiez des bons outils de collaboration à distance. Nous avons pris la liberté de lister 15 des meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour collaborer à distance.
Nous aurions pu faire une liste de 30 à 50 outils, mais nous savons que vous n'avez pas le temps de lire un article de 5 000 mots. Bien que la sélection ne soit pas aussi vaste qu'un tour d'horizon de 50 outils, nous sommes convaincus que les solutions présentées ici seront d'une grande utilité pour nos lecteurs.
Les outils de la liste sont une compilation d'outils que nous utilisons personnellement ainsi que quelques suggestions de nos lecteurs. Si vous pensez que nous en avons oublié, n'hésitez pas à nous envoyer un tweet et à partager certains de vos outils en ligne préférés avec le hashtag #RemoteCollab.
Sans plus attendre, entrons dans le vif du sujet !
1. Monday.com
Monday.com est l'une des meilleures solutions de gestion de projet actuellement sur le marché. Bien qu'elle soit plus récente que certaines plateformes historiques, elle est rapidement devenue une favorite pour ceux qui travaillent à distance en raison de son riche ensemble de fonctionnalités et de sa polyvalence globale.
Il convient de noter que Monday n'est pas le logiciel de gestion de projet le moins cher, mais ce qu'il lui manque en accessibilité, il le compense en fonctionnalités. Si votre équipe n'est pas trop grande, les tarifs devraient rester abordables. Une équipe de cinq personnes paiera 49 $/mois pour le forfait de base.
2. ProofHub
Malgré le fait que Monday.com soit sans doute le meilleur outil de gestion de projet en termes de fonctionnalités, certaines entreprises sont trop grandes pour se permettre de tels prix. C'est là qu'une solution comme ProofHub serait idéale.
ProofHub facture un abonnement forfaitaire pour toute l'équipe. Une fois que vous l'avez payé, vous pouvez ajouter autant d'utilisateurs que vous le souhaitez. Le forfait essentiel vous coûtera 50 $/mois tandis que le forfait de contrôle ultime vous reviendra au double, soit 99 $/mois.
Conseil : vous pouvez obtenir une réduction de 10 % sur le prix mensuel si vous choisissez la facturation annuelle de ProofHub.
3. Instagantt
Tout le monde n'a pas besoin d'une suite de gestion de projet complète. En fait, une surcharge de fonctionnalités peut même rendre la courbe d'apprentissage plus raide pour de nombreux utilisateurs. Si vous recherchez une solution de diagramme de Gantt conviviale, alors Instagantt est le logiciel qu'il vous faut.Il comprend des fonctionnalités essentielles de diagramme de Gantt telles que les chronologies, les sous-tâches et le suivi des versions.
Instagantt (créateur de diagrammes de Gantt) vous permet même d'ajouter des clients au diagramme en lecture seule afin qu'ils puissent suivre l'avancement sans modifier accidentellement des informations importantes.
4. Trello
Bien sûr, aucune liste de collaboration à distance ne serait complète sans Trello — le roi des tableaux Kanban. Trello est l'un des moyens les plus simples de collaborer et de suivre qui fait quoi dans un projet spécifique. Les équipes qui n'ont pas besoin de fioritures ont tendance à privilégier son style minimaliste.
L'une des raisons pour lesquelles Trello est si populaire est qu'il est gratuit et n'impose pas de limitations strictes aux utilisateurs non payants. En fait, ceux qui utilisent le forfait gratuit pourront créer autant de tableaux qu'ils le souhaitent sans s'engager dans un abonnement payant.
5. Chanty
Chanty est un choix populaire pour ceux qui veulent une solution de chat d'équipe à la fois simple et intuitive. Une fonctionnalité astucieuse que vous trouverez en discutant est la possibilité de transformer n'importe quel message en tâche et de l'attribuer à une personne du groupe.
Les développeurs ont également tendance à privilégier la plateforme car elle prend en charge les extraits de code. Cela permet de gagner beaucoup de temps car les développeurs utilisant l'outil pourront partager leurs derniers scripts directement via le chat d'équipe sans avoir à les télécharger au préalable sur une plateforme tierce.
6. Todoist
Todoist est un autre excellent outil qui met l'accent sur la simplicité et la convivialité. Ce que nous préférons chez Todoist, c'est le fait que vous pouvez l'utiliser sur pratiquement n'importe quelle plateforme. Votre compte se synchronise automatiquement sur tous les appareils, permettant une utilisation sans souci quel que soit le support sur lequel vous vous trouvez.
Personnellement, nous utilisons l'extension Chrome et le widget Android. Le fait que Todoist ne soit jamais à plus de quelques clics ou pressions le rend très pratique à utiliser. Le forfait business ne coûte que 5 $/mois par utilisateur et vous permet d'ajouter jusqu'à 50 personnes à un seul projet.
7. Zoom
Depuis que le télétravail est devenu la nouvelle norme, Zoom a connu une explosion de la croissance de ses utilisateurs. Cela ne veut pas dire qu'il n'était pas populaire avant ce changement sociétal, car il est un leader du secteur de la visioconférence depuis des années.
Le forfait gratuit de Zoom est assez généreux envers les utilisateurs qui ne souhaitent pas passer à la version supérieure — la seule restriction principale étant une limite de temps de 40 minutes sur les réunions de groupe. Les réunions individuelles n'ont cependant aucune limite de temps, quel que soit le forfait que vous utilisez.
Conseil : le forfait entreprise de Zoom ne coûte que 1 $/mois par hôte si vous avez 1 999 hôtes ou plus.
8. Nextiva
En parlant de communication en ligne, faisons un détour par l'espace VoIP. Collaborer revient en fait à pouvoir rester en contact avec ses collègues — mais cela peut s'avérer délicat en travaillant à distance.
Pour seulement 22 $/mois, vous pouvez utiliser l'application mobile Nextiva pour passer des appels illimités vers n'importe qui aux États-Unis et au Canada. Vous pouvez également organiser des conférences téléphoniques audio qui vous aideront à gérer des projets de groupe depuis le confort de votre foyer.
9. HelpCrunch
La collaboration est bien plus facile quand tout se trouve sur une seule plateforme. C'est pourquoi nous recommandons HelpCrunch pour les équipes à distance qui souhaitent communiquer avec leurs clients sur toutes les plateformes. Cela vous évite de devoir jongler entre une demi-douzaine d'applications différentes juste pour répondre aux tickets.
Les prix commencent à 15 $/mois pour chaque membre d'équipe que vous ajoutez. Cela dit, nous vous recommandons d'opter pour le forfait premium à 25 $/mois, car il vous permet d'ajouter votre propre image de marque personnalisée à la plateforme. Les équipes de 20 utilisateurs ou plus peuvent choisir l'option entreprise.
10. G Suite
Si l'on parle de fonctionnalités pures dans le contexte de la collaboration à distance, rien ne bat G Suite. Que vous utilisiez Docs, Sheets ou Forms, il sera nettement plus pratique de collaborer avec les membres de votre équipe si G Suite est au centre des opérations.
Vous pouvez même utiliser G Suite pour configurer des adresses e-mail d'entreprise qui se terminent par votre domaine Web. Cela renforcera votre crédibilité lorsque vous enverrez des e-mails à des prospects. À seulement 6 $/mois par utilisateur, G Suite est une véritable aubaine.
11. Better Proposals
Obtenir des signatures numériques juridiquement contraignantes n'est pas une tâche facile, et sans elles, les clients pourraient vous abandonner une fois le travail terminé. Heureusement, Better Proposals offre une solution robuste et abordable pour les entreprises de toutes tailles.
Il existe trois forfaits, mais nous recommandons le niveau premium car il ne coûte que 49 $/mois. Ceux qui bénéficient du forfait premium peuvent ajouter jusqu'à trois utilisateurs et envoyer 50 propositions par mois à leurs clients. Ceux qui envoient des propositions en masse pourraient envisager le forfait entreprise.
Conseil : ceux qui utilisent le forfait premium peuvent ajouter des intégrations de gestion de projet à Better Proposals.
12. Airfocus
Les feuilles de route peuvent vous aider à faire passer votre collaboration à distance au niveau supérieur. Airfocus vous permet de créer des feuilles de route dans les styles Kanban et chronologique. Il facilite également le partage et vous permet même de choisir les zones du tableau que vous souhaitez que le destinataire voie.
Vous pouvez ajouter un nombre illimité de lecteurs à vos feuilles de route, c'est pourquoi cette solution est idéale pour les entreprises disposant d'une large base de clients. Les prix commencent à 29 $/mois, mais vous pouvez également contacter l'équipe commerciale d'Airfocus si vous souhaitez explorer leurs options pour entreprises.
Conseil : installez l'extension Chrome Airfocus pour ajouter des éléments en quelques clics seulement.
13. Toggl
Le suivi du temps a tendance à être plus difficile lorsque vous n'êtes pas physiquement au bureau. Heureusement, des logiciels comme Toggl éliminent cet obstacle afin que vous puissiez collaborer de manière transparente avec vos collègues tout en gardant une trace de vos heures facturables.
Vous pouvez créer un minuteur différent pour chaque projet afin de savoir combien chaque client vous doit et sur quels projets vous avez passé le plus de temps. Nous vous conseillons de créer un minuteur supplémentaire pour suivre le temps que vous consacrez à l'exercice physique, car le sport peut prévenir les maladies cardiaques et pulmonaires.
Conseil : l'adoption du forfait premium facilitera la configuration car Toggl vous enverra un consultant.
14. GitLab
GitLab se targue d'être une plateforme DevOps tout-en-un qui offre pratiquement toutes les fonctionnalités dont les développeurs ont besoin. Ceux qui utilisent un abonnement gratuit bénéficieront d'une allocation mensuelle de 2 000 minutes de pipeline CI par groupe, ce qui est suffisant pour la plupart des équipes.
Si vous ne recherchez qu'un tableau de suivi des problèmes de projet solide, vous n'aurez pas vraiment besoin de passer au forfait supérieur. Cependant, ceux qui recherchent des fonctionnalités étendues telles que les feuilles de route, les approbations de fusion, les graphiques de pipeline et l'analyse de conteneurs devraient envisager une mise à niveau.
15. Mailtrap
Le dernier outil que nous avons sur cette liste est Mailtrap. Qu'est-ce que Mailtrap exactement, vous demandez-vous ? C'est un faux serveur de test SMTP qui vous permet de mettre vos e-mails à l'essai avant de les envoyer à de vrais clients.
Il utilise également son algorithme pour classer vos e-mails et leur attribuer un score de spam. Un score de spam plus bas signifie que vos e-mails sont moins susceptibles d'être interceptés par les filtres anti-spam. Si votre e-mail a un score de spam élevé, Mailtrap vous conseillera sur la manière de l'améliorer. Enfin, il propose un forfait gratuit à vie.
Conclusion
Comme vous pouvez le voir, il existe une grande variété d'outils de collaboration à distance parmi lesquels vous pouvez choisir. Le télétravail est plus facile que jamais grâce aux efforts vaillants de la communauté logicielle. Nous espérons que cette liste vous a été utile d'une manière ou d'une autre.
Il existe encore d'innombrables outils de collaboration que nous n'avons pas encore abordés, alors n'hésitez pas à nous faire savoir si vous aimeriez voir une suite à cet article. Si vous finissez par utiliser l'un des outils de cette liste, n'oubliez pas de partager l'article avec un ami ou deux et de rendre la pareille.
Collaborer sera bien plus efficace pour tout le monde une fois qu'ils auront les bonnes solutions pour le travail. C'est tout pour l'instant, mais nous espérons que vous vivrez une excellente expérience en travaillant à distance et que vous utiliserez votre nouveau temps libre de manière productive — sans oublier saine.