Tudo o que você precisa saber sobre a Matriz de Gerenciamento de Tempo

Todos nós realizamos algumas tarefas em nossa vida profissional e pessoal. Em nossa vida pessoal, não temos de prestar contas a ninguém, mas na vida profissional, temos de prestar contas à nossa organização ou ao nosso chefe. Precisamos pensar de forma prática e nos organizar para cumprir nossas tarefas.

Quando discutimos os projetos, seguimos uma linha do tempo durante a qual temos de concluir determinada tarefa ou trabalho. O gerente de projeto deve conhecer a matriz de gerenciamento de tempo. Ao adotar uma matriz de gerenciamento de tempo, ele pode não apenas fazer seu trabalho no prazo, mas também adotar o hábito de ser organizado.

Matriz de gerenciamento de tempo: Uma maneira de gerenciar tarefas sem problemas

Muitas empresas de sucesso estão seguindo os sete hábitos de Stephen Covey e adotando a matriz de gerenciamento de tempo para obter uma fórmula de sucesso. O gerenciamento do tempo não se trata apenas de anotar a hora de início e de término. Trata-se de decidir o tempo e usá-lo de forma produtiva para concluir as tarefas em seu tempo.

 A matriz de gerenciamento de tempo o ajuda a organizar as tarefas, categorizá-las e executá-las de acordo com sua importância e urgência. Se você iniciar um projeto, não o divida em pequenos pedaços e comece a trabalhar com a matéria-prima. Você não conseguirá concluí-lo da maneira correta.

Observamos a natureza, que mostra que tudo é organizado e programado, e nada sai do caminho. Você não acha que também precisamos de alguns truques para nos organizarmos e lidarmos proativamente com qualquer situação se tivermos trabalho urgente?

Precisamos categorizar as coisas e continuar trabalhando nelas que exigem sua atenção continuamente e fazer as coisas urgentes na hora certa. Os quatro quadrantes a seguir o ajudarão a organizar as tarefas, especialmente em sua vida profissional, e deixarão claro que você deve escolher a tarefa certa primeiro.

Quadrante 1: Colocar em primeiro lugar

O primeiro quadrante trata de tarefas urgentes e importantes. Temos diferentes categorias de tarefas que precisamos realizar em tempo hábil e que também são importantes. Essas tarefas precisam de nossa rápida atenção. Caso contrário, poderemos ter graves prejuízos.

Por exemplo, se você estivesse conduzindo calmamente uma reunião importante em seu escritório e de repente ouvisse um som alarmante de fogo. O que você preferiria fazer? Continuaria a reunião ou pediria para procurar os extintores para controlar o incêndio? É hora de você decidir o que é importante e urgente.

Essa emergência requer mais atenção, e você precisa trabalhar nela em comparação com a reunião. Você pode adiar sua reunião para outra, mas não pode deixar que o fogo chegue até você antes de se espalhar.

Quadrante 2: Agendamento de grandes rochas

No segundo quadrante, você colocará as tarefas e atividades importantes que geralmente fazem parte das metas de longo prazo. Essas tarefas precisam do seu planejamento de longo prazo para que você possa atingir sua meta ao final de um determinado período.

Por exemplo, se estiver trabalhando em um projeto e um projeto longo geralmente não tem data e dia definidos, você pode decidir um prazo como um ano ou seis meses. Você planejará esse projeto adequadamente usando gráficos de Gantt mensais e outra lista de tarefas diárias. Não é necessário seguir um prazo exato, mas algum tempo fixo. Posso incluir a manutenção de sua saúde, caminhadas, exercícios físicos, manutenção de relacionamentos, etc.

Quadrante 3: Distrações que buscam atenção

No terceiro quadrante, coloque as tarefas que são urgentes, mas não importantes. Precisamos fazer coisas que não são importantes, mas urgentes, então as colocamos no quadrante 3. Por exemplo, pagar contas de serviços públicos, precisamos arranjar tempo para atender a uma ligação do escritório quando estamos com a família depois do expediente. Você precisa definir suas tarefas urgentes, mas não importantes.

Quadrante 4: Eliminar o desperdício

Se falarmos do quadrante 4, ele se refere a coisas que normalmente são uma perda de tempo, mas que ainda assim fazemos. Essas coisas fazem parte de nossa vida, como usar a mídia social no telefone, assistir à TV ou jogar. Não podemos subtraí-las totalmente, mas colocá-las no quadrante 4 e tentar passar o menor tempo possível nesse quadrante. Portanto, você pode chamar esse quadrante de lixeira de suas tarefas.

Maneiras de gerenciar a matriz de gerenciamento de tempo

Quando você conhece uma matriz de gerenciamento de tempo, deve saber como usá-la de forma eficaz. Portanto, apresentamos a seguir algumas dicas para usar ou gerenciar a matriz de gerenciamento de tempo.

- Inclua as tarefas com prazos

Antes de usar a matriz de gerenciamento de tempo, você deve ter muito claro o prazo para as tarefas atribuídas. Primeiro, você deve elaborar uma lista de tarefas que realizará ao longo do mês, todos os dias ou após uma pausa. Não se esqueça de escrever o prazo na frente de cada tarefa. Isso permite que você saiba qual tarefa tem um prazo próximo e também é importante. Isso também aprimorará sua habilidade de planejamento.

- Identifique suas grandes pedras.

A próxima etapa do uso da matriz de gerenciamento de tempo é organizar as coisas de modo que você possa extrair coisas ou tarefas importantes. Suponha que coloquemos aleatoriamente pedras de todos os tamanhos no pote. Podemos deixar o máximo de espaço para elas?

Nunca, o lugar seria baixo para elas. Se separarmos as pedras em pedras grandes e pequenas, nós as colocaremos no pote, começando pelas pedras grandes. Você verá mais espaço no pote, e todas as pedras estarão devidamente organizadas sem nenhum problema. Da mesma forma, se colocarmos nossas tarefas na categoria certa, classificando-as como pedras grandes e pequenas, poderemos realizá-las facilmente.

- Seja consciente

Ao trabalhar em um projeto, você deve estar atento e ser responsável. Se observar as coisas profundamente e classificá-las com sabedoria, você as realizará em perfeita ordem, sem falhas.

- Aprenda a dizer não para as coisas menos importantes

Temos muitas coisas para fazer ao nosso redor, que podem ser profissionais, pessoais ou relacionadas a relacionamentos. Às vezes, estamos cheios de rotinas agitadas e ainda desperdiçamos nossa energia em coisas menos importantes ou que não fazem parte de nosso trabalho. Sim, é bom fazer um favor aos outros, mas quando você não estiver disponível, diga não, em vez de trabalhar em coisas que não pode fazer ou que não estão sob seu controle. Não seria um grande problema dizer não a coisas menos importantes. Isso poupará sua energia e seu tempo.

- Continue verificando sua pontuação toda semana.

Definimos nossas metas com alguns prazos. Você acha que conseguirá atingi-las se não as acompanhar? Não, isso não é possível, pois você não sabe se está seguindo a direção certa ou não. Você precisa manter um controle e equilibrar a pontuação que definiu para uma semana ou um mês.

Suponha que você queira perder peso de cerca de 5 kg em dois meses. Você desenvolverá um plano de ação com relação a quantos copos de água beberá diariamente, quanto tempo passará caminhando e evitará comer junk food.

Todos os dias, você precisa acompanhar seu desempenho analisando seu plano de ação, quer você o tenha seguido hoje ou não.

- Identificar as áreas carentes.

Agora, procure a próxima etapa produtiva: identificar o que falta por trás de sua meta. Você pode identificá-las observando o placar de sua meta e sendo firme. Isso lhe mostrará quantas vezes você evitou seu plano e quanto mais concentração precisa.

Quais são as vantagens de usar uma matriz de gerenciamento de tempo?

A matriz de gerenciamento de tempo é como uma varinha mágica, pois pode transformar seus dias e seu desempenho se você permanecer firme. Você deve aprender e se concentrar na matriz de gerenciamento de tempo de acordo com suas tarefas e encontrar as melhores soluções. A seguir, apresentamos algumas vantagens da matriz de gerenciamento de tempo.

- Ajuda você a ser organizado

Quando você está seguindo essa bela ferramenta, você se torna organizado. Você analisa profundamente as coisas que precisa fazer e tem a mente para classificá-las de acordo. Assim, você não se confundirá com o lugar certo das coisas.

- Informar a você o que é mais importante.

Como aprendemos sobre os quatro quadrantes para a categorização das tarefas, podemos organizá-las melhor no quadrante relevante, conhecendo sua importância e urgência.

- Desenvolver habilidades de planejamento

Agora, você sabe quais são seus deveres e responsabilidades e como irá cumpri-los. Você planejará suas semanas para o trabalho no escritório, para a família e os amigos e para si mesmo. Você desenvolverá habilidades de planejamento em breve e isso aumentará as chances de sua produtividade.

Observações finais:

Uma matriz de gerenciamento de tempo é uma metodologia de planejamento de suas tarefas de acordo com a importância e o prazo para que você possa realizá-las no momento certo. Quatro quadrantes o ajudarão a categorizar as tarefas e a desenvolver habilidades de planejamento para uma vida profissional e pessoal feliz e satisfatória.