Você quer ser capaz de acompanhar tudo o que está acontecendo na sua empresa e uma das melhores maneiras de fazer isso é ter um quadro ou gráfico de algum tipo para ajudar. Embora os gráficos de Gantt sejam uma das escolhas mais populares, outra ótima opção é o quadro Kanban. Mas o que é exatamente o Kanban e como você pode usá-lo para melhorar o acompanhamento do seu projeto? Bem, vamos dar uma olhada mais de perto exatamente nisso.
Vamos voltar um pouco atrás para dar uma olhada no Kanban por si só. Na verdade, é um tipo de gerenciamento de fluxo de trabalho em que é possível acompanhar tudo o que está acontecendo em um projeto, negócio, equipe ou qualquer outra coisa que você queira. O objetivo é garantir que você seja mais eficiente e que possa ver o trabalho que precisa ser feito. Em vez de uma lista de tarefas tradicional, esse tipo de sistema de fluxo de trabalho veio da manufatura e começou a se transformar em um método mais avançado de organização e rastreamento para manter você e o restante da sua equipe em dia com as tarefas.
Usando o Kanban para si mesmo
Agora, se você for usar o Kanban, precisará de uma maneira de rastrear todos esses projetos e examiná-los. É aí que entra o quadro Kanban. Esse tipo de quadro permite que você desenhe cada uma das diferentes tarefas que precisa realizar ou cada um dos diferentes projetos em que está trabalhando. Mas, é claro, você precisará saber como criar um sistema Kanban ou, especificamente, um quadro Kanban que o ajudará a fazer exatamente isso. Ter um quadro projetado adequadamente aumentará suas chances de sucesso, portanto, vamos dar uma olhada mais de perto.
O que é um quadro Kanban?
Um quadro Kanban é exatamente o que parece. É um quadro ou um único local onde você pode escrever todas as suas diferentes tarefas ou tudo o que quiser acompanhar e organizar da maneira que desejar. Em termos mais simples, é um local onde você pode armazenar suas ideias, como se estivesse colando notas Post-It na parede. Mas tudo isso será feito no computador, em vez de você ter que escrever tudo.
A história do Kanban
Então, de onde surgiu o Kanban? Originalmente, a ideia começou com a Toyota. Sim, a empresa automobilística. Eles o criaram como parte de sua estratégia "just in time" para a produção no mundo da manufatura. Foi no final da década de 1940 e eles o usaram como um sistema de puxar, no qual a produção é concluída somente quando a demanda do cliente assim o exige. Na verdade, eles construíam os veículos somente quando havia uma demanda por eles, em vez de ter um grande número deles disponíveis e abastecer demais o mercado. Isso criou uma espécie de processo de manufatura enxuta e ajudou a minimizar o desperdício e maximizar a produtividade.
Com o passar do tempo, os mercados de outros países começaram a procurar maneiras melhores de aprimorar seus processos de distribuição. Começaram a procurar maneiras de melhorar seus modelos de eficiência e começaram a olhar para o Kanban por conta própria. Ele começou a ser aplicado em TI, desenvolvimento de software, P&D e outras áreas do mundo comercial. Foi um sucesso e continuou a evoluir e crescer nos últimos 80 anos para se tornar o tipo de sistema e processo de diretoria que usamos com frequência até hoje. Mas o início foi muito mais básico do que isso. De fato, quando foi iniciado, havia apenas três colunas para as diretorias. Eram elas: "solicitado", "em andamento" e "concluído". Embora essas colunas possam ser expandidas e alteradas com a forma como os quadros Kanban são projetados atualmente, elas podem melhorar a produtividade e criar um sistema simples e exclusivo para praticamente qualquer setor, mostrando onde os problemas ocorrem e fornecendo atualizações em tempo real para todos os envolvidos. Foi David J. Anderson, em 2007, quem o transformou no tipo de sistema que você provavelmente já pensou em usar e começou a implementar os princípios que o fazem funcionar e as práticas mais importantes para seu sucesso.
Esses princípios incluem:
- Comece com o que você faz agora - Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas - Respeite o processo, as funções e as responsabilidades atuais - Incentive atos de liderança em todos os níveis
As práticas incluem:
- Visualize o fluxo de trabalho - Limite o trabalho em andamento - Gerencie o fluxo - Torne as políticas de processo explícitas - Loops de feedback - Melhore de forma colaborativa
Criação de um quadro Kanban
Quando se trata de realmente criar um quadro Kanban, há um total de quatro componentes importantes. Eles incluem cartões, colunas, limites de trabalho em andamento e raias. Trabalhando com cada um desses quatro componentes, você pode tirar o máximo proveito de um quadro Kanban. Cartões - É aqui que você escreverá cada uma de suas tarefas. Cada tarefa tem seu próprio cartão para que você possa movê-lo facilmente e gerenciar o que precisa ser feito. Você pode colocar o que quiser em um cartão e pode torná-lo tão simples ou tão complexo quanto desejar. O mais importante é que você coloque apenas uma única tarefa em cada um de seus cartões. Colunas - Tradicionalmente, elas seriam "solicitadas, em andamento e concluídas", mas podem ser qualquer coisa que você queira. Você pode até criar colunas adicionais ou ter menos colunas. O mais importante é que cada coluna geralmente representa um estágio pelo qual sua tarefa deve passar até ser concluída. Você decide os estágios do fluxo de trabalho. Limites de trabalho em andamento - Esse é o número máximo de tarefas que podem estar presentes em qualquer categoria em um determinado momento. Você pode querer apenas um número definido de tarefas "solicitadas" em um determinado momento. Assim, você definiria um limite de trabalho em andamento e restringiria o número de tarefas nessa coluna. Se houver tarefas adicionais que precisem ser adicionadas, algo precisará ser movido para outro estágio. Swimlanes (raias) - São as linhas horizontais que atravessam o gráfico. Você pode colocar categorias adicionais em cada uma das colunas para tarefas que precisam ser feitas mais rapidamente ou que podem ser desaceleradas. Você pode escolher as diferentes "raias" e, em seguida, colocar seus cartões em uma das raias da coluna a que pertencem.
Como os quadros Kanban podem ajudá-lo
Há várias maneiras diferentes pelas quais esses tipos de quadros podem melhorar o funcionamento da sua empresa e a maneira como a sua equipe trabalha em conjunto. Afinal, é por isso que você quer dar uma olhada neles, certo? Então, por que você deveria usar esses quadros? O que eles realmente farão por você? E será que elas valem o esforço que você fará para montá-las? Bem, vamos dar uma olhada no que você conseguirá ao colocá-los em prática da maneira correta.
1. Visualize o trabalho
Com um quadro Kanban, você terá muito mais facilidade para visualizar todas as diferentes tarefas que precisam ser realizadas. Você pode ver cada uma delas como cartões separados, o que significa que você saberá o número de tarefas. Você também saberá a categoria de cada uma dessas tarefas com base nas colunas em que elas estão organizadas. Tudo isso facilitará a compreensão do que a sua equipe está fazendo.
2. Identifique os pontos fracos em seu processo
Ao usar o quadro Kanban por um período de tempo, você terá uma melhor compreensão de como seu processo funciona atualmente e onde pode estar ficando para trás. Você poderá examinar mais de perto cada etapa do processo atual e, se vir o mesmo problema com frequência, poderá agir imediatamente. Isso pode abrir seus olhos para coisas que você não era capaz de ver antes ou que não reconhecia como problemas.
3. Limitar o trabalho em andamento e aumentar o foco
Colocar um limite no seu trabalho em andamento facilita o acompanhamento. Mesmo que você ache que tem um limite agora, instalar um limite no seu quadro Kanban significa que ele rejeitará qualquer coisa que ultrapasse esse limite de tarefa. Isso permite que a sua equipe se concentre com mais clareza nas tarefas que tem, sem ser sobrecarregada por tarefas extras ou por um excesso de coisas para fazer.
4. Reduzir a necessidade de reuniões
Não será necessário fazer reuniões apenas para falar sobre as coisas que precisam ser feitas ou para se atualizar sobre as tarefas em que todos estão trabalhando. Se todos tiverem acesso ao quadro Kanban, poderão ver facilmente quais tarefas precisam ser feitas, quem está trabalhando nelas e muito mais. Também podem verificar quais são suas tarefas e o que deveriam estar fazendo em um determinado momento. Tudo isso significa que você pode ter menos reuniões, o que significa que você terá um uso mais eficiente do seu tempo. Você poderá se concentrar no trabalho em vez de nas reuniões.
5. Reconheça os bloqueios em seu progresso
Quando algo atrapalha sua capacidade de concluir uma tarefa, você pode bloqueá-la em vez de deixá-la obstruir seu processo. Portanto, se estiver esperando que um cliente aprove uma parte de um projeto e ela estiver no seu trabalho em andamento, você pode bloquear essa tarefa para que ela não ocupe um dos seus espaços disponíveis para o trabalho em andamento. Você poderá adicionar outra tarefa e continuar trabalhando em tudo o que precisa para o projeto completo (ou mesmo para outros projetos monitorados no seu quadro).
6. Avalie as métricas e os relatórios para continuar melhorando
Finalmente, um quadro Kanban permitirá que você avalie e acompanhe suas métricas e relatórios sobre diferentes tarefas. Você poderá ver o desempenho da sua equipe em diferentes tarefas e também poderá certificar-se de que cada um dos seus projetos está sendo concluído em tempo hábil. Você pode configurar várias métricas diferentes para acompanhar e pode ficar de olho em todos os seus relatórios para ver onde ainda precisa trabalhar ou o que poderia ser feito de forma diferente.
Você precisa de um quadro Kanban?
Se você trabalha em qualquer tipo de negócio, pode fazer muitas coisas boas com um quadro Kanban. Não importa o quão bem você já está fazendo ou acha que já está fazendo, há maneiras de continuar fazendo mudanças e melhorias se você puder acompanhar tudo com mais precisão. Com um quadro Kanban, você pode dispor cada uma de suas tarefas de forma organizada e sempre saberá em que pé estão cada uma de suas tarefas e projetos no caminho para a conclusão. Sua meta é ser o mais bem-sucedido e eficiente possível em seus negócios. Com um quadro Kanban, você pode fazer isso com certeza. E à medida que eles continuam a evoluir, você encontrará ainda mais maneiras de usá-los. Além disso, você pode continuar a personalizá-los à medida que avança. Com os gráficos de Gantt, sua empresa e sua equipe podem criar uma síntese perfeita de tarefas de acompanhamento que garantirão que você esteja no caminho certo para melhorar seus negócios, mesmo que já tenha um desempenho de alto nível. Só é preciso um pouco de prática para pegar o jeito da coisa.
