O que é um marco?
Um marco é um período específico do seu plano de gerenciamento de projetos em que você se senta e faz um balanço de onde está e do que já realizou. Ele permite que você veja o quanto já avançou e o quanto ainda precisa avançar para atingir a meta final do seu projeto. É por isso que é tão importante estabelecer esses marcos e monitorá-los cuidadosamente. Na verdade, você deve ter vários marcos espalhados pelo seu projeto para que possa saber se está no caminho certo para cumprir o prazo estabelecido pelo cliente.
Em geral, você vai querer mais marcos para projetos maiores. Se você tiver um projeto pequeno que levará uma semana ou menos para ser concluído, poderá ter um marco ou talvez dois. Ou talvez não tenha nenhum. Mas se você tem um projeto que levará vários meses para ser concluído, é absolutamente necessário ter marcos. Você precisa ter uma maneira de garantir que cumprirá o prazo. E descobrir antecipadamente que você está fora do caminho certo será uma das melhores maneiras de garantir que você possa chegar onde precisa.
Por que você precisa de marcos
O mais importante é que seus clientes esperam que você cumpra o prazo. Eles esperam que você conclua a tarefa dentro do período de tempo que você disse que faria. Os marcos garantem que você esteja no caminho certo para fazer exatamente isso. Com os marcos, você pode ter certeza de que saberá se concluiu um quarto do projeto quando um quarto do seu tempo estiver concluído. Você pode saber se concluiu metade do projeto quando metade do seu tempo estiver esgotado. E assim por diante.
Você quer poder analisar uma métrica específica para saber o que está fazendo e para saber se está certo. Se você chegar ao prazo final de um marco e perceber que não alcançou tudo o que deveria, saberá que precisa acelerar um pouco para estar no caminho certo até o próximo marco. Então, quando o próximo marco chegar, você poderá fazer a mesma coisa. Você pode ver se está no caminho certo, atrasado ou adiantado. Dessa forma, você sabe o que precisa alcançar quando atingir o próximo marco e o seguinte até chegar ao prazo final.
Se você não tivesse marcos, teria apenas uma data de início e um prazo. E isso significa que você não saberia, enquanto estivesse trabalhando no projeto, se iria terminar no prazo. Pelo menos, você não saberia como estava se saindo até que o prazo estivesse chegando e, de repente, você percebesse que tinha muito trabalho adicional a fazer. Nesse caso, você se veria lutando para tentar concluir o gantt até o prazo final e talvez não conseguisse ou talvez não fizesse o trabalho com a qualidade que você sabe que poderia ter feito.
Com os marcos, você não precisa se sentir tão sobrecarregado no final. Você pode atingir o marco e fazer um inventário rápido e completo de onde está e onde precisa estar. Em seguida, pode fazer um plano do que fará daqui para frente. Se já estiver no caminho certo ou adiantado, pode continuar fazendo o que está fazendo. No entanto, se estiver ficando para trás, saberá que precisa acelerar o ritmo e poderá distribuir as tarefas necessárias pelo resto do tempo.
Toda a sua equipe saberá como está o andamento do projeto se você também tiver definido marcos. Com que frequência alguém da equipe vem até você e pergunta se as coisas estão dentro do cronograma? Ou pergunta se há algo mais que precisa ser feito? Sua equipe quer saber que está fazendo tudo certo e que a parte dela (pelo menos) será concluída no prazo. Com os marcos, você pode tornar isso mais fácil.
Os marcos permitirão que todos com acesso ao projeto saibam onde você fará esse inventário. Eles também podem definir exatamente o que precisa ser feito até aquele momento. Dessa forma, todos que estiverem trabalhando no projeto até aquele momento saberão o prazo para essas tarefas específicas. Além disso, eles saberão como se comportar desde o momento em que recebem uma tarefa até a aproximação do prazo final do marco. Isso deve ajudá-los a realizar as tarefas com mais rapidez e eficiência.
Tarefas vs. marcos
Em geral, um marco é composto de tarefas que precisam ser concluídas. Portanto, se você já criou seu projeto e já definiu todas as suas tarefas, é hora de dar uma olhada mais de perto para decidir onde pode adicionar marcos. Um marco não é algo que você precisa fazer. Não é como "escrever um relatório" ou "arquivar a papelada". Em vez disso, o marco informa que você já realizou as tarefas definidas e que concluirá o projeto completo dentro do prazo acordado entre você e o cliente. Mas, na verdade, eles dependem inteiramente de você.
Uma tarefa é uma coisa específica que precisa ser feita dentro do projeto, mas geralmente são itens pequenos. São etapas individuais ao longo do caminho. Mas o marco é o patamar que você alcança após cada andar. É aí que você dá uma olhada para trás e se certifica de que cobriu cada uma dessas etapas. Você se certificará de que não pulou nenhuma e de que está pronto para passar para o próximo andar. Sem marcos, você não saberá se chegou tão longe quanto precisa, mas o marco não significa realmente que você está um passo mais próximo. O marco é simplesmente um ponto em que você toma conhecimento.
Agora, há uma exceção a isso com relação aos marcos. Em alguns casos, seu cliente estabelecerá marcos. Ele pode lhe dar um prazo definido para concluir algumas das tarefas e apresentar um relatório. Ele pode solicitar atualizações periódicas ou pedir que você envie diferentes partes do projeto em momentos diferentes. Nesses casos, um marco funcionará como uma tarefa. Você precisará reunir todas as informações para o cliente e certificar-se de que elas sejam entregues a ele na hora marcada.
Se você precisar obter aprovação para uma tarefa específica antes de poder prosseguir, esse também é um bom momento para ter um marco. Como você já precisa obter aprovação para seguir em frente, precisará concluir essa tarefa principal (ou série de tarefas) para obter a aprovação. Esse é um marco natural que pode ocorrer quando se trata de qualquer projeto importante. Você pode ter esse tipo de marco com o cliente, com um chefe ou até mesmo com acionistas. A quem você deve se reportar ou de quem deve obter a aprovação varia de acordo com o projeto, mas se precisar da autorização de alguém, você já tem um marco.
Criar um plano coeso
Você precisará criar uma estratégia coesa e um plano para o seu projeto como um todo. Essa é a única maneira de criar os marcos de que seu projeto realmente precisa. Portanto, certifique-se de que você conhece os fundamentos do projeto. Antes de aceitar um projeto, você já deve saber a data de início e o prazo final. Você também deve saber o resultado esperado do projeto e que tipo de tarefas precisam ser concluídas.
Se você teve de apresentar uma proposta para um projeto, terá ainda mais informações, pois todas as tarefas e até mesmo as pessoas responsáveis por essas tarefas devem estar definidas para você no acordo ou contrato. Se não estiverem, este é o momento em que você precisa examinar o produto final e criar um esboço detalhado de cada tarefa que precisa ser realizada e quem será responsável por ela. Você deverá trabalhar com cada um dos membros da equipe para garantir que eles possam assumir a responsabilidade por essas tarefas e se dedicar ao projeto.
Você também deverá definir as principais datas e horários ao longo do projeto. Você terá uma reunião de acionistas no meio do projeto? Eles precisarão ser atualizados? O cliente quer se reunir em intervalos definidos para discutir assuntos? Esses horários e datas precisam ser adicionados ao cronograma do seu projeto. Esses são seus marcos. E se você adicioná-los imediatamente, será muito melhor do que se tentar adicioná-los depois de já ter delineado tudo o mais sobre o projeto e tentado definir os outros prazos.
O que o cliente/chefe/acionistas precisará nesse momento? Que informações eles precisarão saber? Quais tarefas precisam ter sido concluídas? Isso o ajudará a programar tudo o que precisa ser feito no projeto para que toda a sua equipe esteja no caminho certo. Esses períodos de tempo em que você tem marcos naturalmente dividirão o trabalho que precisa ser feito no que precisa ser concluído antes, durante e depois de cada um desses períodos. Isso ajuda você a se preparar e a ficar por dentro de tudo.
Você tem muitos ou poucos marcos?
Ter muito poucos marcos pode ser um problema, pois se você não fizer o controle periodicamente, poderá acabar ficando muito atrasado em relação ao cronograma. Se isso acontecer, você se verá lutando para recuperar o atraso. E quanto mais tempo passar sem perceber que está fora do cronograma, mais difícil será recuperar o atraso a tempo. Você pode acabar perdendo prazos ou tendo que ligar para o seu cliente para pedir uma prorrogação. E isso não será bom para a sua empresa.
Por outro lado, o excesso de marcos pode ser esmagador. Se você se concentrar demais em atingir os marcos e não tanto em realmente concluir as tarefas, acabará se distraindo. O que você precisa é de alguns marcos em estágios importantes do processo. São eles que o ajudarão a alcançar o que você precisa. O excesso de marcos dilui tudo e torna mais difícil para a sua equipe manter-se na tarefa como deveria.
No final
De modo geral, há várias maneiras pelas quais os marcos farão uma enorme diferença em seu projeto. Se você ainda não os definiu, é absolutamente necessário começar a pensar neles. Se já os definiu, certifique-se de que está programando tempo suficiente para revisá-los. Seus marcos estão onde precisam estar no processo do projeto? Você deveria ter mais ou menos marcos dentro do projeto? Você está no caminho certo para atingir o marco que definiu? Todos esses aspectos são importantes e o ajudarão a descobrir se seus clientes ficarão satisfeitos com o resultado... ou não.
