Meistere die Kunst der Prioritätensetzung und Produktivität. Brian Tracys Methoden helfen dir, deine wichtigsten Aufgaben zuerst anzugehen und dein Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen zu rationalisieren.
In Brian Tracys Buch Eat That Frog! erklärt, dass du deinen Tag damit beginnen solltest, deine wichtigste und schwierigste Aufgabe zu erledigen. Mit 21 nützlichen Strategien erklärt Tracy, wie du die Prokrastination besiegen und effizienter werden kannst.
Dieser Ansatz ist in Projekten am nützlichsten, in denen Gantt-Diagramme helfen, Aufgaben zu organisieren, ihre Beziehungen aufzuzeigen und Teams zusammenzubringen. Ihre Strategien in die geplanten Projektschritte einzubringen, kann den Teams helfen, aufmerksamer zu sein, Ziele zu visualisieren und Verbesserungen der Ergebnisse zu sehen.
1. Stelle sicher, dass du klare Ziele und Vorgaben hast
Tracy weist darauf hin, dass du dir über deine Ziele im Klaren sein solltest, bevor du anfängst. Er rät dazu, die Ziele so aufzuschreiben, dass sie messbar sind.
Wie Gantt-Diagramme und Projektmanagement zusammenhängen.
Das Ziel des Projekts ist jetzt das wichtigste Ergebnis. Im Gantt-Diagramm unterteilst du dieses Ziel in Aufgaben und Meilensteine, die erreicht werden können. Eine klare Zielvorgabe hilft dabei, dass jede Aufgabe auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet ist. Wenn die Teams jeden Meilenstein sehen können, können sie ihren Fortschritt verfolgen und unnötige Arbeit vermeiden.
2. Plane deinen Tag im Voraus
Eine gute Planung verwandelt unklare Ziele in organisierte Zeitpläne. Tracy schlägt vor, den Tag mit einer Entscheidung über deine wichtigsten Aufgaben zu beginnen.
Gantt-Diagramme in die Praxis umsetzen
Der Tagesplan sollte auf der Gantt-Zeitleiste basieren. In einer kurzen Morgenbesprechung können die Teams sehen, was für den Tag geplant ist. Die Frösche können mit einer speziellen Markierung versehen werden, damit die Teammitglieder wissen, welche Aufgaben am wichtigsten sind. So kann sichergestellt werden, dass die täglichen Aufgaben mit den Hauptzielen des Projekts übereinstimmen.
3. Wende bei der Arbeit an Projekten die 80/20-Regel an.
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 20% dessen, was du tust, zu 80% deiner Ergebnisse führt. Tracy schlägt vor, dass wir herausfinden sollten, welche Aufgaben am wichtigsten sind.
Beurteile, was dein Gantt-Diagramm zeigt, und notiere die Momente, in denen dein Team am schnellsten vorankommt, z. B. bei der Erstellung der Entwurfsspezifikationen, der Formalisierung der Verträge und der Einbeziehung wichtiger Teile des Systems. Verwende verschiedene Beschriftungen oder Farben, um die wichtigsten Aufgaben zu markieren. Wenn du dich auf diese Aufgaben konzentrierst, kommt dein Projekt in den wichtigsten Bereichen voran.
4. Denke über die möglichen Ergebnisse nach.
Tracy erklärt, dass die Ergebnisse schlechter sind, wenn du wichtige Aufgaben immer wieder aufschiebst. Wenn du das verstehst, kannst du die Prokrastination überwinden.
Die Verwendung von Gantt-Diagrammen ist eine nützliche Methode, um Projekte zu verwalten. Beziehe Risikofaktoren und Sensitivitätsindikatoren in die Planung wichtiger Meilensteine ein. Erkläre, welche Folgen Verzögerungen haben, z. B. verspätete Produkte, höhere Kosten oder Probleme mit Ressourcen. Wenn das Projekt überschaubar ist, wird das Team ermutigt, die schwierigsten Aufgaben zuerst zu erledigen und während des gesamten Projekts verantwortlich zu bleiben.
5. Versuche, kreative Prokrastination zu nutzen.
Tracy rät, dass du die Aufgaben, die wenig Einfluss haben, absichtlich ignorieren solltest. Konzentriere deine Bemühungen auf das, was wichtig ist.
Das Gantt-Diagramm ist ein Hilfsmittel:
Sieh dir deinen Projektzeitplan an und identifiziere Teilaufgaben, die du nicht behalten musst oder die du an jemand anderen abgeben kannst. Wenn möglich, erledige Aufgaben mit niedriger Priorität zu Zeiten, in denen du weniger zu tun hast. Das hilft dem Team, sich auf die Aktivitäten zu konzentrieren, die für den Erfolg des Projekts wichtig sind.
6. Wende die ABCDE-Methode bei der Bearbeitung von Projektaufgaben an.
Tracy hat die ABCDE-Beschriftung entwickelt:
Stände für kritische Aufgaben
B bedeutet wichtige Aufgaben
C bedeutet Aufgaben, die einfach schön zu erledigen sind
D kann delegiert werden
E sind Aufgaben, die eliminiert werden können.
Lege Arbeit beiseite, die du mit einem roten Tag kennzeichnest, um zu zeigen, wie wichtig sie ist. So können die Stakeholder schnell erkennen, was sofort erledigt werden muss. Mit D gekennzeichnete Aufgaben sollten den richtigen Teammitgliedern zugeteilt werden, damit wichtige Aktivitäten nicht blockiert werden.
7. Achte auf die wichtigsten Aufgaben (die Frösche).
Es ist wichtig, dass du deine wichtigste Aufgabe gleich am Morgen in Angriff nimmst. Vermeide Ablenkungen. Achte darauf, dass du dir die frühen Morgenstunden für deine wichtigsten Aufgaben freihältst. Sorge dafür, dass diese Zeiträume nicht von Meetings oder anderen Ablenkungen eingenommen werden. Das Gantt-Diagramm hebt Zeiten hervor, in denen du dich auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Versuche, nach den täglichen Besprechungen 60-90 Minuten auf deine wichtigsten Aufgaben zu verwenden.
8. Stelle sicher, dass du bereit bist, bevor du anfängst
Tracy weist darauf hin: Die Art und Weise, wie du dein Geschäft einrichtest, spielt eine große Rolle. Wenn dein Schreibtisch unordentlich ist, ist es dein Kopf wahrscheinlich auch. Sammle die Anforderungen, Entwurfsspezifikationen und Erkenntnisse des Teams, bevor du mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnst. Füge deinem Gantt-Diagramm vor jeder größeren Aktivität "vorbereitende" Teilaufgaben hinzu.
Als Erstes solltest du dir vor der Programmierung Zeit nehmen, um deine Architektur zu überprüfen und deine Programmierumgebung einzurichten. Das hilft, zusätzliche Arbeit zu vermeiden und den Prozess reibungslos zu gestalten.
9. Arbeite jeweils nur eine Minute lang an deinen Zielen
Teile große Aufgaben in kleinere Teile auf, die leichter zu bewältigen sind. Kleine Schritte vorwärts in nur 5 Minuten sind immer noch wichtig. Zerlege große Arbeitspakete in kleinere Aufgaben, die in deinem Gantt-Diagramm nacheinander folgen. Die Arbeit an kleineren Aufgaben hilft dir, gesehen zu werden, verringert Schwierigkeiten und lässt dich stetig vorankommen.
Wenn dir deine Aufgabe zu groß erscheint, kannst du sie in den nächsten kleinen Schritt unterteilen, um weiterzumachen und sie nicht aufzuschieben.
10. Wende die Fünferregel an, wenn du schreibst.
Wähle fünf wichtige Aufgaben aus, auf die du dich jeden Tag konzentrieren solltest. Markiere fünf wichtige Aufgaben in der Wochenansicht. Diese betrachtest du als deine wöchentlichen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sobald du die erste erledigt hast, fängst du mit der zweiten an. Den Fortschritt auf Gantt-Diagrammen zu sehen, ermutigt das Team und hilft ihm, während des Projekts zusammenzuarbeiten.
11. Lege lange Zeiträume fest, um dich auf deine Hauptaufgaben zu konzentrieren (Rock Breakthrough)
Tracy glaubt, dass es wichtig ist, lange Zeit ohne Unterbrechungen zu arbeiten. Wenn du an schwierigen Aufgaben wie der Entwicklung von Computersystemen, der Überprüfung von Code oder der Datenanalyse arbeitest, solltest du mindestens 90 Minuten ohne Unterbrechung einplanen.
Die "Rock Breakthrough"-Zeiten sollten in deinem Gantt-Diagramm deutlich markiert und für die Zeit eingeplant werden, in der du die meiste Energie hast. So wird sichergestellt, dass die Organisation an den wichtigsten Aufgaben arbeitet.
12. Verbessere deine wichtigsten Fertigkeiten
Es ist wichtig, sich ständig zu verbessern. Tracy meint, dass du durch Lernen schneller vorankommen kannst.
Die Entwicklung von Fähigkeiten in den Prozess integrieren
Nimm Schulungs- oder Zertifizierungsaktivitäten in das Gantt-Diagramm auf. Gib deinen Teammitgliedern zum Beispiel Zeit, um ihre Werkzeuge oder Techniken zu verbessern. Das führt zu einer schnelleren und besseren Erledigung der Aufgaben.
13. Nutze die Technologie, um deine Arbeit zu organisieren.
Lass dir von der Technologie bei deinen Hauptaufgaben helfen, aber lass sie nicht deine Aufmerksamkeit wegnehmen. Wähle Gantt-Plattformen, die Teamarbeit ermöglichen, dich an Aufgaben erinnern und mit Kommunikations-Apps verbunden sind. Nutze die Automatisierung für Aufgaben, die regelmäßig erledigt werden müssen, damit du dich auf die Hauptaufgaben konzentrieren kannst. Verwende Gantt-Benachrichtigungen nur für wichtige Ereignisse.
14. Belohne dich selbst für deine Bemühungen
Tracy weist darauf hin, dass Belohnungen für den Abschluss von Aufgaben sehr wertvoll sein können. Immer wenn wichtige Projektmeilensteine erreicht werden, solltest du dies mit dem Team feiern oder ihnen kleine Belohnungen geben. Füge "Belohnungszeit"-Workflowblöcke in die Tabelle ein, damit dein Team etwas hat, auf das es sich freuen kann. Wenn Anstrengungen anerkannt werden, fühlen sich die Leute besser und können sich besser konzentrieren.
15. Stell dir die Ergebnisse vor, die du erreichen willst.
Stell dir vor, dass du gut arbeitest. Wenn du dir deine Fortschritte ansiehst, bleibst du motiviert. Behalte bei jedem Schritt das Endziel vor Augen. Wenn du ein Projekt besprichst, verwende neben dem Diagramm auch visuelle Darstellungen, um das Ziel zu verdeutlichen. Wenn Teams erkennen, wie ihre aktuellen Anstrengungen ihnen helfen, zukünftige Erfolge zu erzielen, werden sie stärker.
16. Achte auf deine Gesundheit und dein Energieniveau.
Tracy ist der Meinung, dass eine gute Gesundheit den Menschen hilft, sich zu konzentrieren und mehr zu leisten. Achte darauf, dass du Energiepausen in den Gantt-Plan einbaust, z. B. Dehnungsübungen, Wasser trinken oder spazieren gehen. Erledige wichtige Aufgaben, wenn du die meiste Energie hast. Plane deine wichtigsten Aufgaben nicht direkt nach Meetings oder wenn du müde bist.
Fazit
Erledige deine größte Aufgabe zuerst. Brian Tracy gibt goldene Tipps, um endlich die Prokrastination zu besiegen und produktiv zu sein. Wenn du die Strategien einer effektiven Methodik in Projekten zusammen mit Gantt-Diagrammen anwendest, können Menschen und Teams bessere, schnellere und leichter verständliche Arbeit abliefern.
Indem du deine Arbeit in Aufgaben mit unterschiedlicher Wichtigkeit einteilst, Zeit für konzentrierte Arbeit aufsparst und Erfolge lobst, kannst du die ungeordnete Arbeit in einen geordneten Zeitplan verwandeln. Wenn du dich in deinem Projekt verzettelt fühlst, erinnere dich daran: Was ist der Frosch von heute, und schau nach, ob er in deiner Übersichtstabelle mit allen Aufgaben steht. Es hilft sehr, wenn du früh mit deinem Projekt beginnst.
