Nimm dir Zeit: Wie du dich jeden Tag auf das Wesentliche konzentrieren kannst

In Make Time erklären die Autoren Jake Knapp und John Zeratsky, wie man sich jeden Tag besser konzentrieren kann. Sie gehen weg von der Messung der Produktivität und zeigen, wie wichtig gezielte Aktionen sind. Jeden Tag ein "Highlight" zu setzen, ermutigt die Menschen, sich auf das Wichtigste zu konzentrieren.

Obwohl sie persönlich sind, funktionieren sie im Rahmen von Projekten sehr gut. Wenn Gantt-Diagramme verwendet werden, haben Teams ein besseres Verständnis und organisieren ihre Arbeit nach dem Managementplan.

Die Zusammenfassung konzentriert sich auf die vierteilige Methode "Highlight, Laser, Energize, Reflect" und beschreibt, wie sie zusammen mit Projektmanagement und Gantt-Diagrammen eingesetzt werden kann, um die Konzentration zu steigern, die Verantwortlichkeit zu erhalten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

1. Highlight: Deinen täglichen Schlüsselstein festlegen

Jeden Tag sollte das "Highlight" deine Hauptpriorität sein, denn das ist die Aufgabe, auf die du dich konzentrieren musst. Das kann ein Kundentermin sein, das Kombinieren von Computercode oder das Ausprobieren einer Website mit Nutzern. Das erste, was du morgens tun solltest, ist, dein Ziel zu wählen.

Die Bedeutung davon.

Wenn du kein Highlight hast, ist dein Tag nicht geplant. Es finden so viele Besprechungen statt, dass wichtige strategische Aktivitäten nicht abgeschlossen werden können. Das Wichtigste im Projektmanagement ist das Highlight, denn es hat den größten Einfluss.

Gantt-Diagramme in Betrieb nehmen

Die Highlight-Blöcke sollten jeden Tag in deinem Gantt-Diagramm enthalten sein. Schenke ihnen besondere Aufmerksamkeit, da sie vorrangige Aufgaben sind. Blöcke sind nützlich als Grenzen, wenn sie eingeplant sind. Sie sagen: Es gibt nichts, was mich heute von dieser Aufgabe ablenken könnte.

Einsatz für Teams am Arbeitsplatz

Sorge dafür, dass jedes Standup mit einem Highlight von jeder Person beginnt. Das fördert das Verständnis zwischen allen. Der richtige Einsatz von Gantt-Diagrammen und ähnlichen Tools wird ermöglicht.

2. Laser: Dich wieder auf Kurs bringen

Völlig ununterbrochen an einem Thema zu arbeiten, wird als "Laser" bezeichnet. Knapp und Zeratsky empfehlen, die Benachrichtigungen auf dem Handy auszuschalten, damit man nicht abgelenkt wird.

Aufbau einer starken Konzentration

Wähle Zeiträume von 60-90 Minuten, um ohne Ablenkung zu arbeiten. Schließe nicht benötigte Websites und schalte die Internetverbindungen deiner Geräte aus.

Swiss Cheese Wie du auf Unterbrechungen reagierst

Wenn es nicht möglich ist, lange Blöcke zu blockieren, erledige deine Arbeit in kurzen Zeitabschnitten, wenn sie anfallen.

Die Verwendung von Gantt-Diagrammen einbeziehen

Setze einen Balken für jeden Laserblock auf deine Gantt-Zeitleiste. Gib dem Tier einen einzigartigen Marker oder versuche es mit einer leuchtenden Farbe. So weiß das Team, dass es dich nicht unterbrechen soll. Es stellt sicher, dass bei der Planung eines Projekts auch tiefgründige Arbeit berücksichtigt wird.

Team-Grenzen

Fördern Sie Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu verschiedenen Zeiten. Versuche, gemeinsame Online-Tools oder Kommentare zu nutzen. Das hilft, die Zeit effizient zu nutzen und die Emissionen des Gantt-Diagramms zu organisieren.

3. Energize: Wohlbefinden als Priorität

Deinen Körper und deinen Geist mit Energie zu versorgen, darauf bezieht sich "Energize". Sie erwähnen, dass Ruhepausen, Wasser trinken, sich bewegen und Pausen einlegen die wichtigsten Mittel sind, um langfristig Energie zu erhalten.

Wie man konzentriert bleibt

Projektarbeit erfordert oft einen ständigen Einsatz deiner geistigen Kräfte. Mach von Zeit zu Zeit kleine Pausen, um dich zu erholen.

Nimm dir Zeit für gesunde Ernährung und tägliche Bewegung.

Mache Pausen, um spazieren zu gehen, Wasser zu trinken oder deinen Körper zu dehnen. Füge jedes Mal eine Notiz ein, wenn du nützliche Informationen in einem großen, hervorgehobenen Abschnitt siehst.

Strukturierter Rest

Business Events in Form von Energize können in dein Gantt-Diagramm integriert werden. Sie sind wichtige Aufgaben, die geplant sind und nicht zufällig erledigt werden. Auf diese Weise bleiben der Fokus und die Kreativität während des gesamten Projekts erhalten.

4. Reflektieren: Messen, Lernen, Verbessern

Wenn wir am Ende des Tages darüber nachdenken, was passiert ist, verstehen wir es besser. Sie schlagen vor, das Team zu fragen: Was hat zu guten Ergebnissen geführt? Was nicht? Welche Aspekte des Falles muss ich ändern?

Die Kraft der Reflexion

Wenn du über deine Erfahrungen nachdenkst, kannst du dein Projektmanagement verbessern. Durch Selbstevaluierung können Teams Ereignisse erkennen, die sie ausbremsen, und Informationen, die sie übersehen.

Hinzufügen von Informationen zu Gantt-Diagrammen

Behandle die wöchentlichen Reflexionstreffen als wichtige und regelmäßige Ereignisse. Wenn der Sprint oder der monatliche Fortschritt abgeschlossen ist, nimm dir Zeit, um deinen Plan zu überprüfen und gegebenenfalls Änderungen an der Gantt-Zeitleiste vorzunehmen.

Die Nachfrage befriedigen

Nimm die Informationen, die du aus den Daten entnommen hast, und füge sie dem Diagramm hinzu. Passe die Zeitrahmen an, unterstreiche die Beziehungen zwischen bestimmten Aufgaben und gib den Rang jeder Aufgabe an. Auf diese Weise wird dein Gantt-Diagramm flexibel, anstatt starr zu bleiben.

5. Methoden der Teamarbeit für Unternehmen

Die Autoren geben Beispiele für Taktiken, die mit dem MT-Ansatz einhergehen. Sie helfen dabei, sich besser zu konzentrieren, wenn die Dinge schwierig sind.

Zero-Based Scheduling

Plane deine Zeit jede Woche und verlasse dich nicht nur auf Gewohnheiten. Wenn du an einem Projekt arbeitest, erstelle für jede Phase ein neues Gantt-Diagramm von Anfang an.

Mach deinen Tag besonders

Gib jedem Tag ein Thema, dem du folgen kannst, z.B. Besprechungsmontag und Datendienstag. Gruppiere die Aufgaben in deinem Gantt-Diagramm nach ihren Themen, damit du den Plan besser sehen kannst.

Die Ablenkungsliste

Anstatt jedem Drang zu folgen, führe eine Liste mit Ideen, die nicht dringend sind. Erledige dein Lernen während der regelmäßigen Reflexion. So wird sichergestellt, dass die Laser Time frei von Schmutz und Unordnung bleibt.

Stapelverarbeitung

Organisiere die Aufgaben für die Überprüfung von Rückmeldungen, die Berichterstattung und die Dokumentation zusammen in einem Teil deines Tages. Richte die verschiedenen Stapel im Gantt-Diagramm ein, um den Wechsel zwischen den Aufgaben zu minimieren.

6. Sorge dafür, dass für das Projektmanagement ausreichend Zeit eingeplant wird.

Make Time kann dir und deinem Team helfen, konzentrierter und verantwortungsbewusster zu sein und alles zu erledigen, was zu tun ist.

Schritt 1: Zuordnung von Highlights zu Meilensteinen

Konzentriere dich auf die Höhepunkte jeder Woche, während du vorankommst. Jeder trägt zu sinnvollen Verbesserungen im Projekt bei, indem er einen Erfolg beim Kunden markiert, ein Review-Meeting abhält oder die Software demonstriert.

Schritt 2: Laser Slots im Gantt schützen

Achte darauf, tiefe Arbeitszeiten in den Teamkalendern aufzuführen und sie im Gantt-Diagramm hervorzuheben. 

Schritt 3: Routinemäßige Aktivitäten zur Energiegewinnung hinzufügen

Nimm dir Zeit, um dich zu strecken, eine Pause zu machen und nach dem Wohlbefinden deiner Kollegen zu schauen. Das fördert die Nachhaltigkeit und die Effizienz bei der Bearbeitung anspruchsvoller Projekte.

Schritt 4: Reflektieren und Überarbeiten

Nimm dir bei jeder Überprüfung Zeit, um zu überlegen, was gut gelaufen ist und wo Fortschritte blockiert wurden. Gestalte den Zeitplan für den nächsten Zeitraum detaillierter, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was als Nächstes ansteht. Wenn sich die Mitarbeiter/innen verbessern und lernen, können die Gantt-Diagramme entsprechend aktualisiert werden.

7. Make Time und Gantt wurden in diesem Fall verwendet, um eine neue Funktion einzuführen.

Stell dir vor, eine Gruppe führt in vier Wochen ein neues App-Update ein.

• Woche 1: Bereite die Feature Spec vor. Blockiere deinen Vormittag für das Schreiben der Spezifikationen und vergiss nicht, dich in der Pause zu stärken.
• Woche 2. Implementiere die Kerntechnik und die Einheitstests. Verteidige deine Laser-Slots, überprüfe die Muster der Energie und passe an, wenn deine Abhängigkeiten gemacht werden.
• Woche 3: Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Testen und Reparieren von Fehlern. Bringe deine Laserblöcke und Energiepausen mit den Prioritäten im Gantt-Diagramm in Einklang.
• Woche 4: Fertigstellung der Dokumentation und Durchführung einer Demo für wichtige Interessengruppen. Die Reflexion am Wochenende hilft dabei, die Strategie für die kommende Veröffentlichung zu entwickeln.

Der Zeitplan schützt dich vor Burnout, macht dich produktiver und sorgt dafür, dass das Arbeitspensum den menschlichen Grenzen entspricht.

8. Verbesserungen durch die Kombination von Make Time und Project Tools

Es gibt zahlreiche Vorteile für verschiedene Arten von Nutzern, darunter:

• Für Einzelpersonen: Bessere Konzentration, weniger Ablenkungen und eine bessere Nutzung deiner Energie.
• Für Teams: Ruhigere Gespräche, weniger gegenseitiges Übersprechen und klarere Regeln, die befolgt werden müssen.
• Für Projekte: Bessere Zeitpläne, bessere Ergebnisse und rechtzeitige Verbesserungen.

9. Herausforderungen und Wege, sie zu überwinden

Im Folgenden findest du eine Liste mit einigen Herausforderungen, die im Buch erklärt werden, und wie du sie überwinden kannst:

Herausforderung: Unterbrechungen

Du kannst Laser-Blöcke verwenden und den Job-Status außerhalb des Bandes aktualisieren; schränke deine Nachrichten ein, wenn von dir erwartet wird, dass du an Aufgaben arbeitest.

Herausforderung: Team-Widerstand

Teamwiderstand ist eine der größten Herausforderungen. Hilf den Beteiligten, die Techniken von Make Time kennenzulernen. Wähle ein Pilotteam aus und lass die Leute wissen, wie sie erfolgreich waren.

Herausforderung: Nicht abgestimmte Zeitpläne

Planen Sie gemeinsame Lasersitzungen ein; reservieren Sie die Zusammenarbeit nur für Zeiten, in denen jede Person intensiv arbeitet.

10. Langfristige Unterstützung des Mindsets

Es ist sehr wichtig, konsequent zu sein. Übernimm diese Gewohnheiten auch weiterhin in die Art und Weise, wie dein Team Projekte verwaltet. Wenn du ein Gantt-Diagramm hast, kannst du es auch zur Organisation deiner täglichen Aufgaben nutzen. Wenn es Probleme gibt, kannst du auf den MT-Rahmen zurückgreifen.

Fazit

Make Time vermittelt ein angenehmes Gefühl der Einfachheit. Es ermöglicht uns, unsere Tage mit Absicht und Energie zu gestalten. Wenn du Gantt-Diagramme und Projektmanagement-Richtlinien verwendest, hilft dieses System Menschen und Gruppen, mehr zu erreichen, sich gut zu fühlen und sich über kontinuierliche Fortschritte zu freuen.

Verwende die Vier-Schritte-Strategie. Diagramme wie das Gantt-Diagramm machen es einfach, deine Pläne vom Anfang bis zum Ende eines jeden Tages zu überprüfen. Handeln heißt arbeiten, um ein Ziel zu erreichen. Du wirst feststellen, dass deine Projekte schneller abgewickelt werden, einen klaren Zweck haben und sinnvollere Ergebnisse liefern.