Beschäftigt zu sein wird heute oft mit produktiv sein verwechselt. Gary Keller & Jay Papasan schlagen in ihrem Bestseller The ONE Thing vor, dass, wenn wir uns diese Frage stellen, alles andere entweder einfacher oder unnötig wird. In dem Buch geht es darum, wie du deine ganze Kraft auf ein zentrales Ziel konzentrieren kannst, um hervorragende Ergebnisse zu erzielen.
Diese Art der Planung hilft nicht nur Menschen, erfolgreich zu sein, sondern spielt auch im Management eine große Rolle, insbesondere bei Gantt-Diagrammen und Gruppenprojekten. Wir besprechen die wichtigsten Ideen von The ONE Thing und wie sie deine Planung, dein Management und die Durchführung von Projekten beeinflussen können.
Die Fokussierungsfrage: Finde die EINE Sache deines Projekts
Keller widmete das Buch The ONE Thing der Beantwortung der zentralen Frage. Welche eine Handlung kann ich vornehmen, die alles andere einfacher oder unnötig macht, wenn ich sie tue? Sie hilft dir, dich auf das zu konzentrieren, was für dein Ziel wichtig ist. Bei Managementprojekten geht es darum, in jeder Phase zu erkennen, welche Aufgabe oder Leistung am wichtigsten ist.
Wenn du zum Beispiel ein Gantt-Diagramm erstellst, denke daran:
Was ist die Abhängigkeit, die alles andere unterstützt und antreibt?
Welche Aufgabe würde, wenn sie verschoben würde, den Fortschritt des gesamten Zeitplans blockieren?
Wenn du dir diese Frage regelmäßig stellst, können Projektmanager/innen ihre Ressourcen optimal einsetzen. Sie hilft dabei, den vollen Arbeitsplan zu überblicken und das Team auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
Tägliche Handlungen auf das Ziel ausrichten: Zielsetzung und die Erfolgsgewohnheit
Wenn du Kellers Idee anwendest, kannst du deine langfristigen Ziele in Projekte umwandeln, an denen du heute arbeiten kannst. Das beginnt damit, dass du genau weißt, was dein "Irgendwann"-Ziel ist, und dann deine Ziele für dieses Jahr, diesen Monat, diese Woche und heute betrachtest. Dieser Ansatz macht die strategische Planung besser, wenn er in Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagrammen umgesetzt wird.
Projektmanager können das Endziel festlegen, es in wichtige Abschnitte unterteilen, jeden Abschnitt als Meilenstein verwenden und dann Aufgaben erstellen, um jeden Meilenstein zu erreichen. Alle Aufgaben werden Teil des Hauptziels, sodass nichts hinzugefügt wird, was nicht nützlich ist.
Multitasking sollte das Projektmanagement nicht beherrschen
The ONE Thing widerspricht der Vorstellung, dass die Aufteilung unserer Aufmerksamkeit unsere Produktivität steigern kann. Keller glaubt, dass der Versuch, verschiedene Dinge gleichzeitig zu tun, zu weniger konzentriertem Arbeiten führt. Die Wahrheit ist, dass das Springen zwischen verschiedenen Arbeitsaufgaben eine Erholungsphase mit sich bringt, Fehler verursacht und die für ein Projekt benötigte Zeit verlängert.
Er rät davon ab, Teams mehrere Projekte gleichzeitig zu übertragen. Da die Arbeitnehmer/innen ein Gantt-Diagramm für ihre Aufgaben verwenden, sollte jeder Schritt ihnen die Möglichkeit geben, ihre Hauptaufgabe zu erledigen.
Die Anwendung dieses Prinzips hilft bei der Lösung der folgenden Probleme:
Burnout reduzieren.
Anhebung der Standards für das, was geliefert wird.
Wichtige Aufgaben werden schneller erledigt.
Oft kommt es zu Multitasking, weil die Planung nicht gut gemacht wurde. Verlass dich stattdessen auf dein Gantt-Diagramm, um die Aufgaben zu verteilen und allen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen.
Wie du deine Projektarbeit in einem Kalender organisierst
Zeitblockierung ist eine wirkungsvolle Methode, die in The ONE Thing erklärt wird. Keller rät, eine Zeit zu reservieren, in der du nicht unterbrochen wirst, um an dem zu arbeiten, was dir am wichtigsten ist. Du kannst diese Schritte direkt in das Gantt-Diagramm für dein Projekt einzeichnen.
Gib deinen Projektmanagern genug Zeit, um sich auf die strategische Planung zu konzentrieren.
Gib den Entwicklern feste Zeiten, in denen sie an wichtigen Funktionen arbeiten können.
Schaffe ununterbrochene Testfenster für QA-Teams.
Durch das Blockieren von Zeiten kannst du dich besser konzentrieren und deinen Projektplan übersichtlicher gestalten. Die Stakeholder werden verstehen, dass die blockierte Zeit im Gantt-Diagramm bedeutet, dass sie dich nicht unterbrechen sollen.
Kleine Gründe, warum Menschen erfolgreich sind
Der Dominoeffekt ist eine der wichtigen Metaphern, die Keller verwendet. Die Konzentration auf nur eine entscheidende Sache setzt einen Prozess in Gang, der in vielen Fällen die folgenden Aufgaben überflüssig macht. Beim Management kann die Art und Weise, wie der Domino-Effekt funktioniert, die Erstellung von Gantt-Diagrammen beeinflussen.
Bestimme die wichtigste Aufgabe in jeder wichtigen Phase des Projekts.
Behalte sie bei allem, was du tust, im Hinterkopf.
Gehe erst dann zu den sekundären Aufgaben über, wenn der erste Dominostein umgestoßen wurde.
Dank dieses Prinzips wird die Arbeit so aufeinander abgestimmt, dass sie effizient abläuft. Anstatt mit der Vermarktung zu beginnen, bevor du jedes Detail des Produkts kennst, solltest du das Produkt zum Hauptbestandteil der Strategie machen. Jede Aufgabe ist einfacher, wenn die vorherige abgeschlossen ist.
Warum es hilft, Willenskraft einzusetzen und nach einem Zeitplan zu planen
Laut Keller geht deine Willenskraft langsam zur Neige, je mehr du sie einsetzt. Deshalb solltest du Aufgaben mit hoher Konzentration in der Zeit angehen, in der deine geistigen Fähigkeiten am stärksten sind. Im Projektmanagement könnte das zum Beispiel so aussehen:
Lege eine Zeit am Morgen fest, um Brainstorming oder strategische Sitzungen abzuhalten.
Diese Art von Treffen findet später am Tag statt.
Plane deine tiefgreifenden Arbeitsaufgaben in den frühen Stunden deines Gantt-Diagramms.
Wenn du mehr tust, wenn du Energie hast, und weniger, wenn du müde bist, bist du sowohl produktiver als auch glücklicher bei der Arbeit. Heute achten Teams mehr darauf, wie sie ihre Zeit einteilen, und Projektmanager/innen können erkennen, welche Aufgaben nicht nur pünktlich erledigt werden müssen, sondern auch Energie spenden.
Die Verwendung von Gantt-Diagrammen und der ONE Thing-Methode kann deine Projektform noch einfacher machen
Mit Hilfe von Gantt-Diagrammen lassen sich sowohl Zeitpläne darstellen als auch der Mission mehr Gewicht verleihen. Basierend auf The ONE Thing zeigt ein nützliches Gantt-Diagramm den Schwerpunkt jeder Phase eines Projekts. In diesem Stil solltest du den wichtigsten Arbeiten Priorität einräumen, unwichtige Aktivitäten reduzieren und Zeit für konzentrierte Aufgaben reservieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, dies zu tun: Erstens, indem du wichtige Aufgaben farblich hervorhebst; zweitens, indem du alle unwichtigen Aufgaben zusammenhängend anordnest; und drittens, indem du wichtige Verbindungen zwischen den Aufgaben deutlich machst, indem du sie im Diagramm markierst. Wenn du diese Methode befolgst, verwandelt sich ein Gantt-Diagramm von einem einfachen Zeitplanungsinstrument in ein hilfreiches Instrument zur Ausrichtung.
Die Erfolgsgewohnheit besteht darin, jeden Tag nur EINE Sache zu tun.
Neben der Planungsmethode schlägt Keller die Erfolgsgewohnheit vor, die besagt, dass wir jeden Tag die EINE Aufgabe erledigen müssen, die wichtig ist. Er glaubt, dass Konsequenz dir hilft, deine Ziele zu erreichen.
Für Projektteams könnte das bedeuten, dass sie sich täglich auf dieselbe Priorität konzentrieren, wöchentlich die Liste überprüfen und anpassen und sich immer wieder fragen: Was ist unsere EINE Sache zu diesem Zeitpunkt? Wenn Führungskräfte diese Gewohnheit in ihre täglichen Aktivitäten und ihr Gruppenverhalten einbauen, ist es wahrscheinlicher, dass sich die Teams nicht beschäftigt fühlen und stattdessen an der Erreichung der gesetzten Ziele arbeiten.
Indem bei jedem Schritt die Ziele und Maßnahmen aufeinander abgestimmt werden, entwickelt das Projekt einen disziplinierten Ansatz, um Ergebnisse zu erzielen. Als Ergebnis dieses kulturellen Wandels ändert sich der Fokus des Teams von der Erledigung vieler Dinge hin zum Erzielen echter Fortschritte.
Wenn Projektmanager/innen die Arbeitsgewohnheiten des Teams auf langfristige Ziele ausrichten, hat jeder im Team das Gefühl, auf ein Ziel hinzuarbeiten, das mit dem Gesamtergebnis übereinstimmt.
Die Anwendung von The ONE Thing auf agile und hybride Projekte
Dieser Ansatz gilt genauso für Agile und gemischte Projektumgebungen. Obwohl The ONE Thing mit der linearen Planung kompatibel ist, passt die Hauptprämisse, eine Sache zu priorisieren, perfekt zu der Art und Weise, wie Agile mit der Zeit arbeitet.
Jeder Sprint kann nur ein Hauptziel haben und Gantt-Diagramme mit zusätzlichen Ebenen verfolgen alle Abhängigkeiten zwischen den Sprints. Bei der Sprintplanung und den Retrospektiven ist es wichtig, sich genau zu fokussieren, damit alle auf demselben Weg sind. In Mischformen, bei denen Agile und Wasserfall zum Einsatz kommen, garantiert die Zuweisung des EINEN Ziels an jeden Teil sowohl Klarheit als auch Konsistenz, egal welcher Ansatz gewählt wird.
Ablenkung überwinden: Der EINEN Sache treu bleiben
Wenn du dich auf eine ununterbrochene Projektumgebung konzentrierst, solltest du dich mit Ablenkungen auseinandersetzen, wenn sie auftreten. Die Werkzeuge von The ONE Thing sind nützlich: Schreibe deine Nicht-zu-Tun-Punkte auf, verwende Karten oder Haftnotizen, um auf deine Ziele hinzuweisen, und lege fest, welche Anfragen nicht in deine Zuständigkeit fallen.
Ablenkungen führen in der Regel zu einer Ausweitung des Projektumfangs und einer Verschiebung der Prioritäten; wenn jedes Team das Hauptziel seiner Bemühungen klar vor Augen hat, kann es eine Verwässerung vermeiden. Außerdem können Gantt-Diagramme für die Planung verwendet werden, um alles auf Kurs zu halten.
Fazit
In ONE Thing entdecken wir, dass es nicht darum geht, mehr zu tun, sondern darum, das zu tun, was zählt. Auf diese Weise können Teams ihre Ziele mit geringerer Fehlerwahrscheinlichkeit erreichen. Wenn sie mit dieser Absicht eingesetzt werden, helfen Gantt-Diagramme, den Fortschritt zu sichern, anstatt nur Aufgaben zu verwalten.
Wenn du dich immer auf deine EINE Sache konzentrierst, alle Arbeiten mit deinem Hauptziel in Verbindung bringst und die Tiefenarbeit bewältigst, bleibst du produktiv und machst große Fortschritte. Jetzt, wo Multitasking zur Norm geworden ist, hilft uns The ONE Thing dabei zu erkennen, dass Konzentration der wahre Schlüssel ist, um Dinge zu erledigen. Der Prozess des Projektmanagements beginnt, wenn du dich fragst: Was ist die EINE Sache?
