Saca tiempo: Cómo centrarte en lo que importa cada día

En Haz tiempo, los autores Jake Knapp y John Zeratsky explican cómo concentrarse mejor cada día. Se alejan de la medición de la productividad y empiezan a mostrar la importancia de las acciones específicas. Hacer un "Destacado" cada día anima a la gente a concentrarse en lo que es más importante.

A pesar de ser personales, funcionan muy bien en el contexto de los proyectos. Si se utilizan diagramas de Gantt, los equipos se entienden mejor y organizan su trabajo según el plan de gestión.

El resumen se centra en el método de cuatro partes, Resaltar, Láser, Energizar, Reflexionar, y describe cómo puede utilizarse junto con la gestión de proyectos y los diagramas de Gantt para aumentar la concentración, mantener la responsabilidad y lograr mejores resultados.

1. Destacar: Definir tu clave diaria

Cada día, el "Momento destacado" debe ser tu principal prioridad, ya que es la tarea en la que debes centrarte. Estas ocasiones pueden ser una reunión con un cliente, combinar código informático o probar un sitio web con los usuarios. Lo primero que debes hacer por la mañana es elegir tu objetivo.

Su significado.

Si no tienes un Destacado, tu día no está planificado. Se celebran tantas reuniones que las actividades estratégicas importantes pueden no completarse. Lo principal en la gestión de proyectos es el Punto Destacado, porque tendrá el mayor impacto.

Poner en funcionamiento los diagramas de Gantt

Los bloques Destacados deben incluirse cada día en tu diagrama de Gantt. Dales especial atención por ser tareas prioritarias. Los bloques son útiles como límites cuando están programados. Dicen: hoy no hay nada que me quite la concentración en esta tarea.

Utilización para equipos en el lugar de trabajo

Asegúrate de que cada levantamiento comienza con un Destacado de cada persona. Fomenta el entendimiento entre todos. Utiliza diagramas de Gantt y herramientas similares de la forma adecuada.

2. Láser: Volver a ponerte en marcha

Trabajar en un tema de forma totalmente ininterrumpida se denomina "láser". Knapp y Zeratsky sugieren a la gente que impida que sus teléfonos envíen notificaciones, para no distraerse con ellas.

Establecer una fuerte concentración

Elige periodos de 60-90 minutos para trabajar sin distracciones. Cierra los sitios web innecesarios y apaga las conexiones a Internet de tus dispositivos.

Queso suizo Cómo respondes a las interrupciones

Si no es posible bloquear bloques largos, haz tu trabajo en pequeños lapsos de tiempo a medida que vayan surgiendo.

Incorporar el uso de diagramas de Gantt

Coloca una barra para cada bloque Láser en tu línea de tiempo Gantt. Dale un rotulador único o prueba a utilizar una pintura brillante. Permite que el equipo sepa que no debe interrumpirte. Garantiza que se incluya el trabajo en profundidad en la planificación de cualquier proyecto.

Límites del equipo

Promueve formas de colaborar en distintos momentos. Intenta utilizar herramientas o comentarios compartidos en línea. Ayuda a utilizar el tiempo de forma eficiente y a mantener organizadas las emisiones del diagrama de Gantt.

3. Energízate: Priorizar el bienestar

Energizar tu cuerpo y tu mente es a lo que se refiere "Energizar". Mencionan que tener periodos de descanso, beber agua, moverse y hacer pausas son las principales formas de mantener la energía a largo plazo.

Cómo mantener la concentración

El trabajo por proyectos a menudo requiere que utilices tu fuerza mental de forma constante. Haz pequeños descansos de vez en cuando para recuperarte.

Dedica tiempo a incluir una alimentación sana y ejercicios diarios.

Haz pausas para caminar, beber agua o estirar el cuerpo. Inserta una nota cada vez que veas información útil en una sección grande y resaltada.

Descanso estructurado

Los Eventos Empresariales en forma de Energizar pueden incorporarse a tu diagrama de Gantt. Son tareas importantes planificadas, en lugar de hacerse accidentalmente. De este modo, el enfoque y la creatividad se mantienen vivos durante todo el proyecto.

4. Reflexiona: Medir, Aprender, Iterar

Al final del día, reflexionar sobre lo ocurrido mejora nuestra comprensión. Sugieren preguntar al equipo ¿Qué produjo buenos resultados? ¿Qué no lo hizo? ¿Qué aspectos del caso debo modificar?

El poder de la reflexión

Reflexionar sobre tu experiencia te ayuda a mejorar tu forma de gestionar los proyectos. Mediante la autoevaluación, los equipos pueden detectar sucesos que les frenan y retazos de información que se les escapan.

Añadir información a los diagramas de Gantt

Trata las reuniones semanales de reflexión como eventos importantes y regulares. Cuando acabe el sprint o el avance mensual, tómate tiempo para revisar tu plan y hacer los cambios necesarios en la línea temporal de Gantt.

Satisfacer la demanda

Toma la información que aprendas de los datos y añádela al gráfico. Ajusta los plazos, subraya las relaciones entre determinadas tareas y detalla el rango de cada trabajo. Al hacerlo, tu diagrama de Gantt es flexible en lugar de permanecer fijo.

5. Métodos de trabajo en equipo para empresas

Los autores dan ejemplos de tácticas que acompañan al enfoque MT. Ayudan a concentrarse mejor cuando las cosas son difíciles.

Programación de base cero

Asegúrate de planificar tu tiempo cada semana y no dependas sólo de los hábitos. Mientras trabajas en un proyecto, haz un nuevo diagrama de Gantt desde el principio para cada fase.

Haz que tu día sea especial

Asigna a cada día un tema a seguir, por ejemplo, Lunes de reuniones y Martes de datos. Agrupa las tareas en tu diagrama de Gantt por sus temas para ayudarte a ver el plan.

La lista de distracciones

En lugar de seguir cada impulso, mantén una lista de ideas que no sean urgentes. Maneja tu aprendizaje durante la reflexión regular. Esto garantiza que el Tiempo Láser se mantenga libre de suciedad y desorden.

Procesamiento por lotes

Organiza las tareas de revisión de opiniones, elaboración de informes y documentación juntas en la misma parte de tu día. Configura los distintos lotes en el diagrama de Gantt para minimizar el cambio entre tareas.

6. Asegúrate de que se dedica el tiempo adecuado a la gestión del proyecto.

Make Time puede ayudarte a ti y a tu equipo a estar más centrados, a responder mejor y a terminar todo lo que hay que hacer.

Paso 1: Asigna los puntos destacados a los hitos

Céntrate en los aspectos destacados de cada semana a medida que avanzas. Todo el mundo contribuye a mejoras significativas en el proyecto, marcando un logro del cliente, celebrando una reunión de revisión o haciendo una demostración del software.

Paso 2: Proteger las ranuras láser en Gantt

Asegúrate de anotar el tiempo de trabajo en profundidad en los calendarios del equipo y de destacarlo en el diagrama de Gantt. 

Paso 3: Añade actividades energizantes rutinarias

Dedica tiempo a que la gente se estire, se tome un descanso y compruebe el bienestar de los compañeros. Fomenta la sostenibilidad y la eficacia en la gestión de proyectos desafiantes.

Paso 4: Reflexionar e Iterar

En cada revisión, tómate tiempo para considerar qué ha ido bien y dónde se han bloqueado los avances. Haz que el calendario del siguiente periodo sea más detallado para favorecer la concentración en lo que sigue. A medida que las personas mejoran y aprenden, los diagramas de Gantt pueden actualizarse en consecuencia.

7. En este caso se utilizaron Make Time y Gantt para lanzar una nueva función.

Imagina que un grupo presenta una nueva actualización de la aplicación en cuatro semanas.

• Semana 1: Prepara las especificaciones de las características. Bloquea tu tiempo matutino para escribir especificaciones, y no olvides energizarte durante el descanso.
• Semana 2. Implementar la ingeniería básica y las pruebas unitarias. Defiende tus ranuras láser, comprueba los patrones de la energía y ajusta cuando se realicen tus dependencias.
• Semana 3: Se presta atención a las pruebas y a la reparación de errores. Haz coincidir tus Bloques Láser y Pausas Energéticas con las prioridades del diagrama de Gantt.
• Semana 4: Finalización de la documentación y realización de una demostración para las partes interesadas importantes. La reflexión del fin de semana ayuda a formar la estrategia para el próximo lanzamiento.

El horario te protege del agotamiento, te hace más productivo y garantiza que la carga de trabajo se ajuste a las limitaciones humanas.

8. Mejoras obtenidas al combinar las herramientas Hacer Tiempo y Proyecto

Hay múltiples ventajas para distintos tipos de usuarios, entre ellas:

• Para las personas: Mayor concentración, menos cosas que te distraigan y mejor aprovechamiento de tu energía.
• Para los equipos: Más conversaciones tranquilas, menos hablar por encima de los demás y reglas más claras a seguir.
• Para los proyectos: Mejores calendarios, mejores resultados y mejoras más puntuales.

9. Tener retos y formas de superarlos

A continuación encontrarás una lista de algunos retos explicados en el libro y cómo superarlos:

Reto: Interrupciones

Puedes utilizar bloques Láser y actualizar estados de trabajo fuera de la banda; limita tus mensajes cuando se espera que estés trabajando en tareas.

Reto: Resistencia en equipo

La resistencia del equipo es uno de los principales retos. Ayuda a los implicados a conocer las técnicas de Hacer Tiempo. Elige un equipo piloto y explica a la gente cómo han logrado el éxito.

Desafío: Horarios desajustados

Programa sesiones de Láser juntos; reserva las colaboraciones sólo para los periodos en los que cada persona esté trabajando en profundidad.

10. Apoyar la mentalidad a largo plazo

Ser coherente es muy importante. Sigue incluyendo estos hábitos en la forma en que tu equipo gestiona los proyectos. Tener un diagrama de Gantt significa que también puedes utilizarlo para organizar tus tareas diarias. Si hay problemas, vuelve al esquema MT.

Conclusión

Haz Tiempo proporciona una agradable sensación de simplicidad. Nos permite organizar nuestros días con intención y energía. Si utilizas diagramas de Gantt y directrices de gestión de proyectos, este sistema ayuda a las personas y a los grupos a conseguir más, a sentirse bien y a disfrutar de un progreso continuo.

Utiliza la estrategia de los cuatro pasos. Los diagramas como el de Gantt facilitan la revisión de tus planes desde el principio hasta el final de cada día. El comercio está ocupado por tener un propósito. Verás que tus proyectos avanzan antes, tienen un propósito claro y proporcionan resultados más significativos.