Cuando te sientas y le dices a tu equipo que tienes que realizar una determinada tarea o parte de un proyecto en un breve espacio de tiempo y todo el mundo empuja, eso es un sprint, y es una parte importante del proceso para tu empresa.
¿Qué es un Sprint?
Cuando realizas un sprint, intentas terminar una tarea o parte de un proyecto y quieres hacerlo rápidamente. Pero también quieres asegurarte de que lo haces bien. Puedes dedicar muy poco tiempo a un sprint si se basa en una tarea corta, como unas pocas horas. O puedes dedicar varios días o incluso una semana a un sprint más largo. Todo depende de lo que intentes conseguir y de la envergadura de la tarea.
La clave es que el sprint tiene prioridad sobre todo lo demás. No trabajas en otros proyectos ni en otras tareas dentro del proyecto cuando estás trabajando en el sprint. Sólo trabajas en esa única tarea o serie. Esto te ayuda a centrar toda tu atención y fuerza de voluntad y a todos los miembros de tu equipo en esa única cosa, que es como se hace mucho más rápido y también te asegura que haya menos errores porque hay más ojos en esa tarea o proyecto en particular.
Una vez que hayas establecido un sprint, es importante que todos sepan quién participa en él, qué se hace, qué se ignora y de cuánto tiempo disponen para realizar la tarea. Una vez que todo el mundo tiene claro cada uno de estos aspectos, resulta mucho más fácil ocuparse de las cosas y asegurarse de que el sprint se lleva a cabo correctamente. Al fin y al cabo, de eso se trata, y todos los miembros de tu equipo deben asegurarse de que así sea. Pero no siempre salen tan bien como esperabas.
¿Qué es una Retrospectiva Sprint?
En lo que respecta a tu sprint, habrá momentos en los que vaya genial y otros en los que no. No importa si sale bien o mal, necesitas hacer una retrospectiva del s print para sentarte con tu equipo y averiguar más sobre el proceso y cómo ha ido. Tienes que desmenuzar las cosas, discutirlas o como quieras llamarlo, para entender lo que deberías hacer igual o diferente la próxima vez. Si no tienes una retrospectiva, no vas a saber realmente qué ha pasado con el sprint.
Tu retrospectiva significa que todas las personas que participaron en el sprint se reunirán y celebrarán una reunión. Esto puede parecer un poco abrumador, sobre todo si trabajas con un equipo que ya tiene muchas reuniones, pero ésta es extremadamente importante. Va a ser fundamental para el éxito de tu proceso y de tu empresa en su conjunto, así que asegúrate de programar al menos una breve reunión retrospectiva después de cada uno de tus sprints. Te sorprenderá lo bien que ayudan.
Querrás hacer un inventario de cómo ha ido el sprint. ¿Ha funcionado realmente? ¿Conseguiste hacer las tareas que necesitabas en el tiempo que habías asignado al sprint? ¿Conseguiste hacer la mayoría de las tareas en el tiempo asignado? ¿Tuviste problemas para hacer algo en el tiempo asignado? Una vez que sepas esto, podrás analizar qué fue bien y qué fue mal en el sprint concreto en el que estabas trabajando, y eso es importante.
Lo que salió bien. En primer lugar, busca todo lo que salió bien en tu sprint. Aunque pienses que el sprint fracasó por completo, tiene que haber al menos algo que salió bien. Así que tómate unos minutos y descúbrelo. Háblalo con todos los miembros del equipo y averigua qué creen que salió bien. Podría ser algo tan sencillo como que todos trabajasteis en el proyecto o que todos estuvisteis en comunicación entre vosotros todo el tiempo. O tal vez pienses que el sprint ha ido increíblemente bien y tu lista de "cosas que han ido bien" va a ser excesivamente larga. Eso también es estupendo. Escríbelo todo y discútelo con el equipo.
Qué salió mal. Esto puede resultarte más fácil de hacer si sientes que todo el sprint no ha ido como querías o si crees que has tenido un fracaso total. Escribe todas las cosas que salieron mal en tu sprint. Si crees que tu sprint fue un éxito abrumador puede que te resulte difícil esta sección, pero siempre hay cosas que no salen bien. Incluso si sólo fue algo que no salió a la perfección o de la forma ideal que querías, puedes contarlo como algo que salió mal.
¿Qué harías de forma diferente? Lo siguiente que tienes que analizar es cómo harías las cosas de forma diferente la próxima vez. Fíjate en todas las cosas que crees que salieron mal e intenta averiguar cómo podrías darles la vuelta y mejorarlas. ¿Qué podrías hacer para mejorar la situación y asegurarte de no tener esos mismos fallos o problemas la próxima vez? ¿Qué mitigaría o incluso eliminaría esas cosas? Podría ser más comunicación, mejor gestión del tiempo, más miembros del equipo o cualquier cosa, pero proponed algunas ideas en equipo.
¿Qué mejorarías? También deberías fijarte en las cosas que han ido bien y buscar formas de mejorarlas. No se trata sólo de arreglar las cosas que fueron mal. También debes asegurarte de que mejoras las cosas que han ido bien. Busca siempre formas de hacer las cosas mejor, más eficaces, más rápidas o cualquier otra cosa que ayude a mejorar tu equipo y la forma en que trabajáis juntos. Puede que este paso no parezca tan importante, pero sin duda lo es.
Haz un plan. Una vez que hayas averiguado lo que hiciste bien y lo que no, es hora de hacer un plan para la próxima vez. Vas a volver a trabajar en sprints, así que asegúrate de que haces las cosas bien y de que tienes en cuenta todo lo que aprendiste en tu último sprint. Puedes elaborar un plan sobre lo que quieres hacer la próxima vez para asegurarte de que va a funcionar aún mejor. Al fin y al cabo, el objetivo de los sprints es hacer muchas cosas y hacerlas bien.
Repítelo cada vez. Después de cada sprint tienes que asegurarte de hacer una de estas retrospectivas. Puede que pienses que después de las primeras lo tienes todo resuelto y que ya no necesitas hacerlas. Pero definitivamente no es así. Deberías repetir absolutamente la retrospectiva del sprint cada vez que tengas un sprint. Y tanto si se trata de una reunión corta como de una larga, descubrirás que marca una gran diferencia en la forma en que actúas la próxima vez, y eso es lo que intentas conseguir.
Cómo celebrar una reunión
Asegúrate de que todas las personas que forman parte del Scrum están allí, en la reunión. Esto incluye al Scrum master y al propietario del producto. Así te asegurarás de que todos los que hayan participado tengan la oportunidad de decir algo, y todas esas personas deben ser invitadas a hablar. De hecho, querrás asegurarte de que cada persona que formó parte del proceso pueda hablar sobre lo que considera que fue bueno o no tan bueno y qué sugerencias tiene para la próxima vez que realices un sprint.
En la reunión deben tratarse todos los aspectos de los que hemos hablado antes, y debes asegurarte de que sigues las normas que ya has establecido para otras reuniones. Deberían ser cosas como que todo el mundo tenga un turno para hablar y que no se interrumpa a los demás. También tienes que considerar y evaluar cada idea o pensamiento que se presente al grupo, ya que todos ellos van a ser extremadamente importantes para conseguir que tu equipo consiga aún más y lo haga aún mejor la próxima vez.
En primer lugar, prepara el escenario de lo que quieres hablar y cómo vas a hacerlo. Ofrece a todos los miembros de tu equipo un espacio abierto en el que puedan sentirse cómodos compartiendo e interviniendo siempre que lo necesiten. Asegúrate de que todos sepan cómo va a transcurrir la reunión y se sientan cómodos siguiendo esas pautas. También querrás asegurarte de que obtienes toda la información de esos miembros del equipo para saber cuáles son los datos importantes.
Tendrás que pasar por el proceso de averiguar lo que ha ido bien y lo que no, trabajando con cada uno de los miembros de tu equipo para repasar las distintas tareas. Querrás averiguar qué funcionó y por qué, y qué no funcionó y por qué no funcionó. A continuación, asegúrate de repasar qué hacer a continuación y crear el tipo adecuado de puntos de acción que puedas utilizar a medida que avanzas y trabajas en tu sistema de tareas y proyectos. Quieres crear tareas y actividades procesables y pequeñas que ayuden a tu equipo a realizar las tareas que necesitas.
Por último, tienes que concluir la reunión repasando todas las cosas que habéis hablado. Haz un plan de todo lo que hay que hacer y asegúrate de que estás preparado para el siguiente sprint que vayas a hacer. Querrás resumir lo que habéis tratado en la reunión y asegurarte de que hablas con tu equipo sobre lo bien que ha ido la reunión en sí. Esto también es una parte importante del proceso y te ayudará a organizar reuniones más eficaces y eficientes en el futuro.
Lo que más necesitas
Cuando se trata de cuidar de tu equipo y asegurarte de que estás trabajando en tus proyectos de la forma correcta, es importante saber lo que estás haciendo. Con este proceso de retrospectivas de sprints vas a descubrir que tus sprints son aún más eficaces, y más que eso, vas a descubrir que también te ocupas mucho mejor del resto de tus proyectos. Y todo tu equipo lo agradecerá.
Tómate un tiempo para aprender a realizar sprints correctamente y luego asegúrate de que llevas a cabo tus retrospectivas siempre. Estarás más que contento con el resultado final, y también lo estarán tu equipo y tus clientes. Al fin y al cabo, van a cosechar todos los beneficios asociados a tu proceso mejorado. Y eso significa que tu negocio va a mejorar en general. Sólo hace falta un poco de tiempo y concentración para conseguirlo.
