ब्रायन ट्रेसी द्वारा लिखित "ईट दैट फ्रॉग!" का सारांश

ब्रायन ट्रेसी की किताब "ईट दैट फ्रॉग!" बताती है कि आपको अपने दिन की शुरुआत अपने सबसे ज़रूरी और मुश्किल काम से करनी चाहिए। ट्रेसी 21 उपयोगी रणनीतियों के साथ बताते हैं कि कैसे टालमटोल को मात दी जाए और ज़्यादा कुशल बनें।

यह तरीका उन परियोजनाओं में सबसे ज़्यादा उपयोगी है जहाँ गैंट चार्ट कार्यों को व्यवस्थित करने, उनके संबंधों को दर्शाने और टीमों को एक साथ लाने में मदद करते हैं। अपनी रणनीतियों को नियोजित परियोजना चरणों में शामिल करने से टीमों को अधिक ध्यान देने, लक्ष्यों की कल्पना करने और परिणामों में सुधार देखने में मदद मिल सकती है।

1. सुनिश्चित करें कि आपके लक्ष्य और उद्देश्य स्पष्ट हों

ट्रेसी बताते हैं कि शुरुआत करने से पहले आपको अपने लक्ष्यों के बारे में बिल्कुल स्पष्ट होना चाहिए। उनकी सलाह है कि लक्ष्यों को इस तरह लिखा जाना चाहिए कि उन्हें मापा जा सके।

गैंट चार्ट और परियोजना प्रबंधन कैसे संबंधित हैं।

परियोजना का लक्ष्य अब उसका मुख्य डिलीवरेबल है। गैंट चार्ट में, इस लक्ष्य को उन कार्यों और मील के पत्थरों में विभाजित करें जिन्हें पूरा किया जा सकता है। एक स्पष्ट डिलीवरेबल प्रत्येक कार्य को एक विशिष्ट लक्ष्य पर केंद्रित करने में मदद करता है। यदि टीमें प्रत्येक मील के पत्थर को देख सकती हैं, तो वे अपनी प्रगति पर नज़र रख सकती हैं और अनावश्यक काम से बच सकती हैं।

2. अपने दिन की योजना पहले से बना लें

अच्छी योजना बनाने से अस्पष्ट लक्ष्य भी व्यवस्थित कार्यक्रम में बदल जाते हैं। ट्रेसी सुझाव देती हैं कि अपने दिन की शुरुआत अपने सबसे ज़रूरी कामों को तय करके करें।

गैंट चार्ट को व्यवहार में लाना

दैनिक योजना गैंट टाइमलाइन पर आधारित होनी चाहिए। एक त्वरित सुबह की बैठक टीमों को यह देखने का अवसर देती है कि दिन के लिए क्या योजना बनाई गई है। मेंढकों को एक विशेष टैग से चिह्नित किया जा सकता है जिससे टीम के सदस्यों को यह समझने में मदद मिलती है कि कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं। इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि दैनिक कार्य परियोजना के मुख्य लक्ष्यों के अनुरूप हों।

3. परियोजनाओं पर काम करते समय 80/20 नियम का उपयोग करें।

पेरेटो सिद्धांत के अनुसार, आप जो भी करते हैं उसका 20% आपके 80% परिणामों की ओर ले जाएगा। ट्रेसी का सुझाव है कि हमें यह पता लगाना चाहिए कि कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं।

अपने गैंट चार्ट में क्या दिखाया गया है, इसका आकलन करें और उन क्षणों को नोट करें जब आपकी टीम सबसे तेज़ी से आगे बढ़ती है, उदाहरण के लिए, डिज़ाइन विनिर्देश बनाना, अनुबंधों को औपचारिक रूप देना, और सिस्टम के प्रमुख भागों को शामिल करना। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को चिह्नित करने के लिए अलग-अलग लेबल या रंगों का उपयोग करें। जब आप इन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आपकी परियोजना सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में आगे बढ़ती है।

4. संभावित परिणामों के बारे में सोचें।

ट्रेसी बताती हैं कि अगर आप ज़रूरी कामों को टालते रहेंगे, तो नतीजे और भी बुरे होंगे। अगर आप इस बात को समझ लें, तो आप टालमटोल की आदत पर काबू पा सकते हैं।

गैंट चार्ट का उपयोग परियोजनाओं के प्रबंधन का एक उपयोगी तरीका है। महत्वपूर्ण मील के पत्थरों की योजना बनाते समय जोखिम के संकेत और संवेदनशीलता संकेतक शामिल करें। समझाएँ कि देरी से उत्पादों में देरी, अधिक खर्च या संसाधनों की समस्या जैसी समस्याएँ कैसे पैदा होंगी। जब परियोजना आसानी से दिखाई देती है, तो टीम को सबसे कठिन कार्यों को पहले निपटाने और पूरी परियोजना के दौरान जवाबदेह बने रहने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

5. रचनात्मक विलंबन का प्रयोग करने का प्रयास करें।

ट्रेसी सलाह देती हैं कि आपको जानबूझकर उन कामों को नज़रअंदाज़ कर देना चाहिए जिनका कोई खास असर नहीं पड़ता। अपना ध्यान उन कामों पर केंद्रित करें जो ज़रूरी हैं।

गैंट चार्ट नामक उपकरण का उपयोग:

अपनी परियोजना की समय-सीमा पर गौर करें और उन उप-कार्यों की पहचान करें जिन्हें रखना ज़रूरी नहीं है या जिन्हें किसी और को दिया जा सकता है। हो सके तो कम प्राथमिकता वाले कार्यों को ऐसे समय में करें जब आपके पास करने के लिए कम काम हों। इससे टीम को उन गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है जो परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं।

6. परियोजना कार्यों पर काम करते समय ABCDE विधि लागू करें।

ट्रेसी ने ABCDE लेबलिंग का सुझाव दिया:

• महत्वपूर्ण कार्यों के लिए खड़ा है
• B का अर्थ है महत्वपूर्ण कार्य
• C का अर्थ है ऐसे कार्य जिन्हें पूरा करना अच्छा हो
• D को प्रत्यायोजित किया जा सकता है
• ई वे कार्य हैं जिन्हें समाप्त किया जा सकता है।

जिन कार्यों को आप ज़्यादा महत्व दिखाने के लिए लाल रंग का टैग लगाते हैं, उन्हें अलग रखें। हितधारक तुरंत पहचान सकते हैं कि किन कार्यों को तुरंत निपटाना है। डी-चिह्नित कार्य सही टीम सदस्यों को दिए जाने चाहिए ताकि महत्वपूर्ण गतिविधियाँ अवरुद्ध न हों।

7. सबसे महत्वपूर्ण कार्यों (मेंढकों) पर ध्यान दें।

सुबह उठते ही सबसे पहले अपने सबसे ज़रूरी काम को निपटाना ज़रूरी है। ध्यान भटकाने वाली चीज़ों से बचें। अपने सबसे ज़रूरी कामों के लिए सुबह के शुरुआती घंटे ज़रूर तय करें। इन समयों को मीटिंग्स या दूसरी ध्यान भटकाने वाली चीज़ों से बचाएँ। गैंट चार्ट उन समयों को दर्शाता है जब आप अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। रोज़ाना स्टैंड-अप के बाद, अपने सबसे ज़रूरी कामों पर 60-90 मिनट बिताने की कोशिश करें।

8. शुरू करने से पहले सुनिश्चित करें कि आप तैयार हैं

ट्रेसी बताती हैं: आप अपने व्यवसाय को जिस तरह से व्यवस्थित करते हैं, वह बहुत मायने रखता है। अगर आपका डेस्क अव्यवस्थित है, तो शायद आपका दिमाग भी अव्यवस्थित होगा। किसी भी काम पर काम शुरू करने से पहले, ज़रूरतों, डिज़ाइन के विनिर्देशों और टीम की जानकारी इकट्ठा करें। किसी भी बड़ी गतिविधि से पहले, अपने गैंट चार्ट में "तैयारी" उप-कार्य जोड़ें।

शुरुआत में, सुनिश्चित करें कि कोडिंग शुरू करने से पहले आपके पास अपनी आर्किटेक्चर की समीक्षा करने और अपने कोडिंग वातावरण को व्यवस्थित करने का समय हो। इससे अतिरिक्त काम से बचने में मदद मिलती है और प्रक्रिया सुचारू रूप से चलती रहती है। 

9. एक समय में केवल एक मिनट के लिए अपने लक्ष्यों पर काम करें

बड़े कामों को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटें जिन्हें संभालना आसान हो। सिर्फ़ 5 मिनट में आगे बढ़ने के छोटे-छोटे कदम भी ज़रूरी हैं। बड़े कामों को छोटे-छोटे हिस्सों में बाँटें जो आपके गैंट चार्ट में एक के बाद एक आते रहें। छोटे-छोटे कामों पर काम करने से आपको लोगों की नज़र में आने में मदद मिलती है, मुश्किलें कम होती हैं और आप लगातार प्रगति कर पाते हैं।

यदि आपका कार्य बहुत बड़ा लगता है, तो उसे आगे बढ़ाने के लिए छोटे-छोटे चरणों में बांट लें और उसे टालने से बचें।

10. लिखते समय पाँच का नियम लागू करें।

पाँच महत्वपूर्ण कार्य चुनें जिन पर आपको हर दिन ध्यान केंद्रित करना चाहिए। साप्ताहिक दृश्य में पाँच महत्वपूर्ण कार्यों को चिह्नित करें। इन्हें अपने साप्ताहिक कार्यों के रूप में देखें जिन्हें पूरा करना आवश्यक है। पहला कार्य पूरा करने के बाद, दूसरे पर काम शुरू करें। गैंट चार्ट पर प्रगति देखने से टीम को प्रोत्साहन मिलता है और उन्हें पूरे प्रोजेक्ट में साथ मिलकर काम करने में मदद मिलती है।

11. अपने मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए लंबी अवधि निर्धारित करें (रॉक ब्रेकथ्रू)

ट्रेसी का मानना है कि बिना किसी रुकावट के लंबे समय तक काम करना ज़रूरी है। कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन करने, कोड रिव्यू करने या डेटा विश्लेषण जैसे मुश्किल काम करते समय कम से कम 90 मिनट का बिना किसी रुकावट का समय निकालें।

आपके गैंट चार्ट में "रॉक ब्रेकथ्रू" स्लॉट स्पष्ट रूप से चिह्नित होने चाहिए और उन्हें उस समय के लिए निर्धारित किया जाना चाहिए जब आपकी ऊर्जा सबसे अधिक हो। यह सुनिश्चित करता है कि संगठन सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर काम कर रहा है।

12. अपने सबसे महत्वपूर्ण कौशल में सुधार करें

हर समय सुधार करते रहना ज़रूरी है। ट्रेसी का सुझाव है कि सीखने से आपको तेज़ी से आगे बढ़ने में मदद मिल सकती है।

प्रक्रिया में कौशल विकास को जोड़ना

गैंट चार्ट में प्रशिक्षण या प्रमाणन गतिविधियाँ शामिल करें। उदाहरण के लिए, अपनी टीम के सदस्यों को अपने उपकरणों या तकनीकों को बेहतर बनाने के लिए समय दें। इससे कार्य तेज़ी से और बेहतर ढंग से पूरे होंगे।

13. अपने काम को व्यवस्थित रखने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करें।

तकनीक को अपने मुख्य कार्यों में मदद करने दें, लेकिन इसे अपना ध्यान भटकाने न दें। ऐसे गैंट प्लेटफ़ॉर्म चुनें जो टीमवर्क की सुविधा देते हों, आपको कार्यों की याद दिलाते हों और संचार ऐप्स से कनेक्ट करते हों। नियमित रूप से किए जाने वाले कार्यों के लिए ऑटोमेशन का उपयोग करें, ताकि आप मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। गैंट सूचनाओं का उपयोग केवल महत्वपूर्ण घटनाओं के लिए ही करें।

14. अपने प्रयासों के लिए खुद को पुरस्कार दें

ट्रेसी बताती हैं कि काम पूरा करने पर इनाम देना बहुत फायदेमंद हो सकता है। जब भी प्रोजेक्ट के महत्वपूर्ण पड़ाव पूरे हों, तो टीम के साथ जश्न मनाएँ या उन्हें छोटे-छोटे इनाम दें। चार्ट में "इनाम समय" वर्कफ़्लो ब्लॉक जोड़ें ताकि आपकी टीम के पास आगे देखने के लिए कुछ हो। जब प्रयासों को मान्यता मिलती है, तो इससे लोगों को अच्छा महसूस होता है और उन्हें ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है।

15. उन परिणामों की कल्पना करें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।

खुद को अच्छा करते हुए कल्पना कीजिए। अपनी प्रगति को देखने से आपको प्रेरित रहने में मदद मिलती है। हर कदम पर अंतिम लक्ष्य को ध्यान में रखें। किसी प्रोजेक्ट की समीक्षा करते समय, उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए चार्ट के साथ दृश्यों का उपयोग करें। जब टीमों को यह एहसास होता है कि उनके वर्तमान प्रयास उन्हें भविष्य में सफलता प्राप्त करने में कैसे मदद करते हैं, तो वे और मज़बूत हो जाते हैं।

16. अपने स्वास्थ्य और ऊर्जा के स्तर पर ध्यान अवश्य रखें।

ट्रेसी का मानना है कि अच्छा स्वास्थ्य लोगों को ध्यान केंद्रित करने और ज़्यादा काम करने में मदद करता है। गैंट शेड्यूल में एनर्जी ब्रेक ज़रूर शामिल करें, जैसे स्ट्रेचिंग, पानी पीना या टहलना। ज़रूरी काम तब करें जब आपके पास सबसे ज़्यादा ऊर्जा हो। मीटिंग के तुरंत बाद या जब आप थके हुए हों, तब अपने सबसे ज़रूरी कामों की योजना न बनाएँ।

समाप्ति

अपना सबसे बड़ा काम पहले करें। ब्रायन ट्रेसी टालमटोल से बचने और उत्पादक बनने के लिए कुछ बेहतरीन सुझाव देते हैं। गैंट चार्ट के साथ-साथ परियोजनाओं में प्रभावी कार्यप्रणाली की रणनीतियों को लागू करने से लोग और टीमें बेहतर, तेज़ और समझने में आसान काम कर पाती हैं।

काम को अलग-अलग महत्व वाले कार्यों के रूप में व्यवस्थित करना, ध्यान केंद्रित करने वाले काम के लिए समय बचाना और उपलब्धियों की प्रशंसा करना अव्यवस्थित काम को एक व्यवस्थित कार्यक्रम में बदलने में मदद करता है। जब आप अपने प्रोजेक्ट से बोझिल महसूस करें, तो खुद को याद दिलाएँ: आज का मेंढक क्या है, और देखें कि क्या यह आपके सभी कार्यों के साथ आपके अवलोकन चार्ट पर है। अगर आप अपने प्रोजेक्ट पर जल्दी काम शुरू कर दें, तो इससे बहुत मदद मिलती है।

‍