समय निकालें: हर दिन महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान कैसे केंद्रित करें

मेक टाइम में लेखक जेक नैप और जॉन ज़ेरात्स्की बताते हैं कि हर दिन बेहतर तरीके से ध्यान कैसे केंद्रित किया जाए। यह उत्पादकता को मापने से हटकर लक्षित कार्यों के महत्व को दिखाना शुरू करता है। हर दिन एक “हाइलाइट” बनाने से लोगों को सबसे महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

व्यक्तिगत होने के बावजूद, वे परियोजनाओं के संदर्भ में बहुत अच्छी तरह से काम करते हैं। यदि गैंट चार्ट का उपयोग किया जाता है, तो टीमों को बेहतर समझ होती है और वे प्रबंधन योजना के अनुसार अपने काम को व्यवस्थित कर पाते हैं।

सारांश चार-भाग विधि, हाइलाइट, लेजर, एनर्जाइज़, रिफ्लेक्ट पर केंद्रित है, और बताता है कि एकाग्रता बढ़ाने, जवाबदेही बनाए रखने और बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए इसे परियोजना प्रबंधन और गैंट चार्ट के साथ कैसे उपयोग किया जा सकता है।

1. मुख्य बिंदु: अपने दैनिक मुख्य बिंदु को परिभाषित करना

प्रत्येक दिन, “हाइलाइट” आपकी मुख्य प्राथमिकता होनी चाहिए, क्योंकि यह वह कार्य है, जिस पर आपको ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। ऐसे अवसर क्लाइंट मीटिंग, कंप्यूटर कोड का संयोजन, या उपयोगकर्ताओं के साथ वेबसाइट आज़माना हो सकते हैं। सुबह सबसे पहले आपको अपना लक्ष्य चुनना चाहिए।

इसका महत्व.

यदि आपके पास हाइलाइट नहीं है, तो आपका दिन योजनाबद्ध नहीं है। इतनी सारी मीटिंग होती हैं कि महत्वपूर्ण रणनीतिक गतिविधियाँ पूरी नहीं हो पाती हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में ध्यान देने वाली मुख्य बात हाइलाइट है क्योंकि इसका सबसे बड़ा प्रभाव होगा।

गैंट चार्ट को परिचालन में लाना

हाइलाइट ब्लॉक को आपके गैंट चार्ट पर हर दिन शामिल किया जाना चाहिए। प्राथमिकता वाले कार्यों के रूप में उन पर विशेष ध्यान दें। जब उन्हें शेड्यूल किया जाता है तो ब्लॉक सीमाओं के रूप में उपयोगी होते हैं। वे कहते हैं: ऐसा कुछ भी नहीं है जो आज इस कार्य पर मेरा ध्यान हटा सके।

कार्यस्थल पर टीमों के लिए उपयोग करना

सुनिश्चित करें कि हर स्टैंडअप प्रत्येक व्यक्ति के हाइलाइट से शुरू हो। यह सभी के बीच समझ को बढ़ावा देता है। गैंट चार्ट और इसी तरह के उपकरणों का सही तरीके से उपयोग करना संभव है।

2. लेजर: आपको वापस पटरी पर लाना

किसी विषय पर पूरी तरह से निर्बाध तरीके से काम करने को "लेजर" कहा जाता है। नैप और ज़ेरात्स्की ने लोगों को सुझाव दिया कि वे अपने फोन को नोटिफिकेशन भेजने से रोकें, ताकि वे उनसे विचलित न हों।

मजबूत एकाग्रता स्थापित करना

बिना किसी व्यवधान के काम करने के लिए 60-90 मिनट का समय चुनें। अनावश्यक वेबसाइट बंद करें और अपने डिवाइस से इंटरनेट कनेक्शन बंद कर दें।

स्विस चीज़ आप रुकावटों पर कैसे प्रतिक्रिया देते हैं

यदि लंबे समय तक रुकावटों को रोकना संभव न हो तो जैसे-जैसे रुकावटें आएं, उन्हें छोटे-छोटे अंतरालों में पूरा करें।

गैंट चार्ट का उपयोग शामिल करना

अपने गैंट टाइमलाइन पर प्रत्येक लेजर ब्लॉक के लिए एक बार रखें। जानवर को एक अनोखा मार्कर दें या चमकीले रंग का उपयोग करने का प्रयास करें। यह टीम को बताता है कि उन्हें आपको बाधित नहीं करना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि किसी भी परियोजना की योजना बनाने में गहन कार्य शामिल है।

टीम की सीमाएं

अलग-अलग समय पर सहयोग करने के तरीकों को बढ़ावा दें। साझा ऑनलाइन टूल या टिप्पणियों का उपयोग करने का प्रयास करें। यह समय का कुशलतापूर्वक उपयोग करने और गैंट चार्ट उत्सर्जन को व्यवस्थित रखने में मदद करता है।

3. ऊर्जा प्राप्त करें: खुशहाली को प्राथमिकता दें

अपने शरीर और मन को ऊर्जा से भरना ही "एनर्जाइज़" का मतलब है। वे बताते हैं कि आराम करना, पानी पीना, घूमना-फिरना और ब्रेक लेना, लंबे समय तक ऊर्जा बनाए रखने के मुख्य तरीके हैं।

ध्यान केंद्रित कैसे रखें?

प्रोजेक्ट कार्य के लिए अक्सर आपको अपनी मानसिक शक्ति का लगातार उपयोग करने की आवश्यकता होती है। समय-समय पर थोड़ा ब्रेक लें ताकि आप ठीक हो सकें।

स्वस्थ भोजन और दैनिक व्यायाम को शामिल करने के लिए समय निकालें।

टहलने, पानी पीने या अपने शरीर को स्ट्रेच करने के लिए ब्रेक लें। जब भी आपको बड़े, हाइलाइट किए गए सेक्शन में उपयोगी जानकारी दिखे, तो उसमें एक नोट डालें।

संरचित विश्राम

एनर्जाइज़ के रूप में व्यावसायिक घटनाओं को आपके गैंट चार्ट में शामिल किया जा सकता है। वे आकस्मिक रूप से किए जाने के बजाय योजनाबद्ध महत्वपूर्ण कार्य हैं। इस तरह, पूरे प्रोजेक्ट के दौरान फोकस और रचनात्मकता जीवित रहती है।

4. चिंतन करें: मापें, सीखें, दोहराएं

दिन के अंत तक, जो कुछ हुआ उसके बारे में सोचने से हमारी समझ बेहतर होती है। वे टीम से यह पूछने का सुझाव देते हैं: किससे अच्छे नतीजे निकले? किससे नहीं निकले? केस के किन पहलुओं में मुझे बदलाव करने की ज़रूरत है?

प्रतिबिंब की शक्ति

अपने अनुभव पर विचार करने से आपको परियोजनाओं के प्रबंधन के तरीके को बेहतर बनाने में मदद मिलती है। आत्म-मूल्यांकन के माध्यम से, टीमें उन घटनाओं को पहचान सकती हैं जो उन्हें धीमा कर देती हैं और जानकारी के कुछ अंश छूट जाते हैं।

गैंट चार्ट में जानकारी जोड़ना

साप्ताहिक चिंतन बैठकों को महत्वपूर्ण और नियमित घटनाओं के रूप में लें। जब स्प्रिंट या मासिक प्रगति पूरी हो जाए, तो अपनी योजना को देखने के लिए समय निकालें और गैंट टाइमलाइन में कोई भी आवश्यक बदलाव करें।

मांग को पूरा करना

डेटा से जो जानकारी आप सीखते हैं उसे चार्ट में जोड़ें। समय सीमा को समायोजित करें, कुछ कर्तव्यों के बीच संबंधों को रेखांकित करें, और प्रत्येक कार्य की रैंक का विवरण दें। ऐसा करने से, आपका गैंट चार्ट स्थिर रहने के बजाय लचीला हो जाता है।

5. व्यवसाय के लिए टीमवर्क के तरीके

लेखक एमटी दृष्टिकोण के साथ चलने वाली रणनीतियों के उदाहरण देते हैं। जब चीजें चुनौतीपूर्ण होती हैं तो वे बेहतर ध्यान केंद्रित करने में सहायता करते हैं।

शून्य-आधारित शेड्यूलिंग

हर हफ़्ते अपने समय की योजना बनाना सुनिश्चित करें और सिर्फ़ आदतों पर निर्भर न रहें। किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय, हर चरण के लिए शुरू से ही एक नया गैंट चार्ट बनाएँ।

अपना दिन विशेष बनाएं

प्रत्येक दिन को एक थीम दें, उदाहरण के लिए, मीटिंग सोमवार और डेटा मंगलवार। योजना को समझने में आपकी मदद करने के लिए अपने गैंट चार्ट में कार्यों को उनकी थीम के अनुसार समूहित करें।

विकर्षण सूची

हर इच्छा का पालन करने के बजाय, उन विचारों की सूची बनाएं जो ज़रूरी नहीं हैं। नियमित चिंतन के दौरान अपनी सीख को संभालें। यह सुनिश्चित करता है कि लेजर टाइम गंदगी और गंदगी से मुक्त रहे।

प्रचय संसाधन

फीडबैक समीक्षा, रिपोर्टिंग और दस्तावेज़ीकरण कार्यों को अपने दिन के एक ही हिस्से में एक साथ व्यवस्थित करें। कार्यों के बीच स्विचिंग को कम करने के लिए गैंट चार्ट में अलग-अलग बैच सेट करें।

6. सुनिश्चित करें कि परियोजना प्रबंधन में पर्याप्त समय निर्धारित किया गया है।

मेक टाइम आपको और आपकी टीम को अधिक केंद्रित और उत्तरदायी बने रहने में मदद कर सकता है, तथा वह सब कुछ पूरा कर सकता है जो करने की आवश्यकता है।

चरण 1: मुख्य बिंदुओं को मील के पत्थरों पर मैप करें

आगे बढ़ते हुए हर हफ़्ते की मुख्य बातों पर ध्यान दें। हर कोई प्रोजेक्ट में सार्थक सुधार करने, क्लाइंट की उपलब्धि को चिह्नित करने, समीक्षा बैठक आयोजित करने या सॉफ़्टवेयर का प्रदर्शन करने में योगदान देता है।

चरण 2: गैंट में लेजर स्लॉट की सुरक्षा करें

टीम कैलेंडर पर गहन कार्य समय को सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें और इसे गैंट चार्ट में हाइलाइट करें। 

चरण 3: नियमित ऊर्जावर्धक गतिविधियाँ जोड़ें

लोगों को स्ट्रेच करने, आराम करने और सहकर्मियों की सेहत का ख्याल रखने के लिए समय दें। यह स्थिरता और चुनौतीपूर्ण परियोजनाओं को संभालने की दक्षता को बढ़ावा देता है।

चरण 4: चिंतन करें और पुनरावृति करें

हर समीक्षा में, इस बात पर विचार करने के लिए समय निकालें कि क्या अच्छा हुआ और कहाँ प्रगति अवरुद्ध हुई। अगली अवधि के लिए समयरेखा को और अधिक विस्तृत बनाएं ताकि आगे क्या करना है, इस पर ध्यान केंद्रित किया जा सके। जैसे-जैसे लोग बेहतर होते हैं और सीखते हैं, गैंट चार्ट को तदनुसार अपडेट किया जा सकता है।

7. इस मामले में एक नई सुविधा शुरू करने के लिए मेक टाइम और गैंट का उपयोग किया गया।

कल्पना कीजिए कि एक समूह चार सप्ताह में एक नया ऐप अपडेट पेश करता है।

• सप्ताह 1: फीचर स्पेक सेट करें। स्पेक्स लिखने के लिए अपना सुबह का समय निर्धारित करें, और ब्रेक के दौरान ऊर्जा प्राप्त करना न भूलें।
• सप्ताह 2. कोर इंजीनियरिंग और यूनिट टेस्ट को लागू करना। अपने लेजर स्लॉट की रक्षा करें, ऊर्जा के पैटर्न की जांच करें, और जब आपकी निर्भरताएं बनाई जाती हैं तो उन्हें समायोजित करें।
• सप्ताह 3: बग्स की जांच और मरम्मत पर ध्यान दिया जाता है। अपने लेजर ब्लॉक और एनर्जी ब्रेक को गैंट चार्ट में प्राथमिकताओं के साथ मिलाएं।
• सप्ताह 4: दस्तावेज़ों को अंतिम रूप देना और महत्वपूर्ण हितधारकों के लिए डेमो करना। सप्ताहांत में चिंतन से आगामी रिलीज़ के लिए रणनीति बनाने में मदद मिलती है।

यह कार्यक्रम आपको थकान से बचाता है, आपको अधिक उत्पादक बनाता है, तथा यह सुनिश्चित करता है कि कार्यभार मानवीय सीमाओं के अनुरूप हो।

8. मेक टाइम और प्रोजेक्ट टूल्स के संयोजन से प्राप्त सुधार

विभिन्न प्रकार के उपयोगकर्ताओं के लिए इसके अनेक लाभ हैं, जिनमें शामिल हैं:

• व्यक्तियों के लिए: बेहतर ध्यान, आपको विचलित करने वाली कम चीजें, तथा आपकी ऊर्जा का बेहतर उपयोग।
• टीमों के लिए: अधिक शांत बातचीत, एक-दूसरे पर कम बोलना, तथा पालन करने के लिए स्पष्ट नियम।
• परियोजनाओं के लिए: बेहतर कार्यक्रम, उन्नत परिणाम और अधिक समयबद्ध सुधार।

9. चुनौतियाँ और उनसे निपटने के तरीके

नीचे पुस्तक में बताई गई कुछ चुनौतियों की सूची दी गई है तथा बताया गया है कि उनसे कैसे निपटा जाए:

चुनौती: रुकावटें

आप लेजर ब्लॉक का उपयोग कर सकते हैं और बैंड के बाहर कार्य की स्थिति को अपडेट कर सकते हैं; जब आपसे किसी कार्य पर काम करने की अपेक्षा की जाती है तो अपने संदेशों को सीमित कर सकते हैं।

चुनौती: टीम प्रतिरोध

टीम प्रतिरोध मुख्य चुनौतियों में से एक है। इसमें शामिल लोगों को मेक टाइम तकनीक के बारे में सीखने में मदद करें। एक पायलट टीम चुनें और लोगों को बताएं कि उन्होंने सफलता कैसे हासिल की।

चुनौती: गलत शेड्यूल

लेजर सत्र को एक साथ निर्धारित करें; सहयोग केवल उस समय के लिए आरक्षित रखें जब प्रत्येक व्यक्ति गहन रूप से काम कर रहा हो।

10. दीर्घकालिक रूप से मानसिकता का समर्थन करना

लगातार बने रहना बहुत ज़रूरी है। अपनी टीम द्वारा प्रोजेक्ट्स को मैनेज करने के तरीके में इन आदतों को शामिल करना जारी रखें। गैंट चार्ट होने का मतलब है कि आप इसका इस्तेमाल अपने रोज़ाना के कामों को व्यवस्थित करने के लिए भी कर सकते हैं। अगर कोई समस्या है, तो MT फ्रेमवर्क पर वापस जाएँ।

समाप्ति

मेक टाइम सरलता का सुखद एहसास प्रदान करता है। यह हमें अपने दिन को इरादे और ऊर्जा दोनों के साथ व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यदि आप गैंट चार्ट और प्रोजेक्ट प्रबंधन दिशा-निर्देशों का उपयोग करते हैं, तो यह प्रणाली लोगों और समूहों को अधिक हासिल करने, अच्छा महसूस करने और निरंतर प्रगति का आनंद लेने में मदद करती है।

चार-चरणीय रणनीति का उपयोग करें। गैंट जैसे चार्ट प्रत्येक दिन की शुरुआत से लेकर अंत तक आपकी योजनाओं की समीक्षा करना आसान बनाते हैं। व्यापार एक उद्देश्य के लिए व्यस्त है। आप पाएंगे कि आपकी परियोजनाएँ जल्दी से आगे बढ़ जाती हैं, एक स्पष्ट उद्देश्य दिया जाता है, और अधिक सार्थक परिणाम प्रदान करते हैं।