कानबन बोर्ड क्या है? परिभाषा और इतिहास

कानबन क्या है?

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आइए कानबन को अपने आप देखने के लिए थोड़ा सा बैक अप लें। यह वास्तव में वर्कफ़्लो प्रबंधन का एक प्रकार है जहाँ आप किसी परियोजना, व्यवसाय, टीम, या किसी अन्य चीज़ के भीतर होने वाली हर चीज़ पर नज़र रख सकते हैं। इसका उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि आप अधिक कुशल हैं और आप उस कार्य को देख पा रहे हैं जिसे करने की आवश्यकता है। पारंपरिक टू-डू सूची के बजाय, इस प्रकार की वर्कफ़्लो प्रणाली विनिर्माण से आई है और अपने आप को और अपनी टीम के बाकी हिस्सों को कार्य पर रखने के लिए संगठन और ट्रैकिंग की एक अधिक उन्नत पद्धति में विकसित होना शुरू हो गई है।

अपने लिए कानबन का उपयोग करना

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अब, यदि आप कानबन का उपयोग करने जा रहे हैं तो आपको उन सभी परियोजनाओं को ट्रैक करने और उन्हें देखने का एक तरीका चाहिए। यहीं पर कानबन बोर्ड आता है। इस प्रकार का बोर्ड आपको उन विभिन्न कार्यों में से प्रत्येक को तैयार करने की अनुमति देता है जिन्हें आपको पूरा करने की आवश्यकता है या प्रत्येक विभिन्न परियोजनाएं जिन पर आप काम कर रहे हैं। लेकिन निश्चित रूप से, आपको यह जानना होगा कि कानबन प्रणाली, या विशेष रूप से एक कानबन बोर्ड कैसे बनाया जाए जो आपको ठीक ऐसा करने में मदद करेगा। अपने बोर्ड को ठीक से डिज़ाइन करने से आपकी सफलता की संभावना में सुधार होगा, तो आइए करीब से देखें।

कानबन बोर्ड क्या है?

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एक कानबन बोर्ड बिल्कुल वैसा ही है जैसा यह लगता है। यह एक बोर्ड या एकल स्थान है जहां आप अपने सभी अलग-अलग कार्यों या वह सब कुछ लिख सकते हैं जिस पर आप नज़र रखना चाहते हैं और इसे अपनी इच्छानुसार व्यवस्थित कर सकते हैं। सबसे सरल शब्दों में, यह एक ऐसी जगह है जहां आप अपने विचारों को अपनी दीवार पर पोस्ट-इट नोट्स चिपकाने जैसे स्टोर कर सकते हैं। लेकिन यह सब आपके कंप्यूटर पर किया जा रहा है, बजाय इसके कि आपको सब कुछ लिखना पड़े।

कानबन का इतिहास

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तो, कानबन वास्तव में कहाँ से आया था? मूल रूप से विचार Toyota के साथ शुरू हुआ। जी हां, कार कंपनी। उन्होंने इसे विनिर्माण दुनिया में उत्पादन के लिए अपनी 'बस समय में' रणनीति के हिस्से के रूप में बनाया। यह 1940 के दशक के अंत में था और उन्होंने इसे एक पुल सिस्टम के रूप में इस्तेमाल किया जहां उत्पादन केवल तभी पूरा होता है जब ग्राहक की मांग इसके लिए कहती है। वास्तव में, वे वाहनों का निर्माण तभी करेंगे जब उनके लिए मांग होगी, बजाय इसके कि उनमें से बहुत सारे उपलब्ध हों और बाजार की अधिक आपूर्ति हो। इसने एक प्रकार की दुबली निर्माण प्रक्रिया बनाई और कचरे को कम करने और उत्पादकता को अधिकतम करने में मदद की।

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जैसे-जैसे समय बीतता गया, अन्य बाजारों के लोगों ने अपनी वितरण प्रक्रियाओं को बेहतर बनाने के बेहतर तरीकों की तलाश शुरू कर दी। उन्होंने अपने दक्षता मॉडल को बेहतर बनाने के तरीकों की तलाश शुरू कर दी और उन्होंने अपने लिए कानबन को देखना शुरू कर दिया। इसे आईटी, सॉफ्टवेयर डेवलपमेंट, आर एंड डी और वाणिज्यिक दुनिया के अन्य क्षेत्रों में लागू किया जाने लगा। यह एक सफलता थी और यह पिछले 80 वर्षों में विकसित और विकसित होती रही और प्रणाली और बोर्ड प्रक्रिया का प्रकार बन गई जिसका हम आज तक अक्सर उपयोग करते हैं। लेकिन यह उससे कहीं अधिक बुनियादी शुरू हुआ।
वास्तव में, जब इसे पहली बार शुरू किया गया था तो बोर्डों के लिए वास्तव में केवल तीन कॉलम थे। ये 'अनुरोध,' 'प्रगति में,' और 'किए गए' थे। हालांकि इन स्तंभों को विस्तारित किया जा सकता है और जिस तरह से कानबन बोर्ड अब डिज़ाइन किए गए हैं, वे पूरी तरह से उत्पादकता में सुधार कर सकते हैं और किसी भी उद्योग के लिए एक विशिष्ट सरल प्रणाली बना सकते हैं, यह दिखाते हुए कि समस्याएं कहां होती हैं और इसमें शामिल सभी लोगों के लिए वास्तविक समय के अपडेट प्रदान करते हैं। यह 2007 में डेविड जे एंडरसन थे, जिन्होंने इसे उस प्रकार की प्रणाली में बदल दिया, जिसे आपने संभवतः उपयोग करने पर विचार किया है और उन सिद्धांतों को लागू करना शुरू कर दिया है जो इसे काम करते हैं और वे अभ्यास जो इसकी सफलता के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं।

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उन सिद्धांतों में शामिल हैं:

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- अब आप जो करते हैं उससे शुरू करें
- वृद्धिशील, विकासवादी परिवर्तन को आगे बढ़ाने के लिए सहमत हों
- वर्तमान प्रक्रिया, भूमिकाओं और जिम्मेदारियों का सम्मान करें
- सभी स्तरों पर नेतृत्व के कृत्यों को प्रोत्साहित करें

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प्रथाओं में शामिल हैं:

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- वर्कफ़्लो की कल्पना करें
- कार्य को प्रगति पर सीमित करें
- प्रवाह प्रबंधित करें
- प्रक्रिया नीतियों को स्पष्ट करें
- फीडबैक लूप
- सहयोगात्मक रूप से सुधार करें

कानबन बोर्ड बनाना

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जब वास्तव में कानबन बोर्ड बनाने की बात आती है तो कुल चार महत्वपूर्ण घटक होते हैं। इनमें कार्ड, कॉलम, कार्य-प्रगति सीमाएं और स्विमलेन शामिल हैं। इन चार घटकों में से प्रत्येक के साथ काम करके आप कानबन बोर्ड का अधिकतम लाभ उठा सकते हैं।
पत्ते - यह वह जगह है जहाँ आप अपने प्रत्येक कार्य को लिखने जा रहे हैं। प्रत्येक कार्य को अपना कार्ड मिलता है ताकि आप इसे आसानी से इधर-उधर कर सकें और आसानी से प्रबंधित कर सकें कि क्या करने की आवश्यकता है। आप अपनी इच्छानुसार कुछ भी कार्ड पर रख सकते हैं और आप उन्हें जितना चाहें उतना सरल या जटिल बना सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप अपने प्रत्येक कार्ड पर केवल एक ही कार्य डालते हैं।
कॉलम - परंपरागत रूप से ये 'अनुरोध, प्रगति में और किए गए' होंगे, लेकिन वे वास्तव में कुछ भी हो सकते हैं जो आप चाहते हैं। आप अतिरिक्त कॉलम भी बना सकते हैं या कम कॉलम रख सकते हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि प्रत्येक कॉलम आम तौर पर एक चरण का प्रतिनिधित्व करेगा जिसे आपके कार्य को पूरा होने तक जाना है। आपको वर्कफ़्लो के चरणों को तय करना है।
कार्य-प्रगति सीमाएं - यह उन कार्यों की अधिकतम संख्या है जो किसी भी समय किसी एक श्रेणी में मौजूद हो सकते हैं। आप किसी भी समय केवल 'अनुरोधित' कार्यों की एक निर्धारित संख्या चाहते हैं। फिर आप कार्य-प्रगति सीमा निर्धारित करेंगे और उस कॉलम में कार्यों की संख्या को प्रतिबंधित करेंगे। यदि अतिरिक्त कार्य हैं जिन्हें जोड़ने की आवश्यकता है, तो कुछ को दूसरे चरण में ले जाने की आवश्यकता होगी।
स्विमलेन - ये क्षैतिज रेखाएं हैं जो आपके चार्ट से गुजरती हैं। आप अपने प्रत्येक कॉलम में उन कार्यों के लिए अतिरिक्त श्रेणियां डाल सकते हैं जिन्हें अधिक तेज़ी से करने की आवश्यकता है या जिन्हें धीमा किया जा सकता है। आपको अलग-अलग 'लेन' चुनने को मिलते हैं और फिर आप अपने कार्ड को उस कॉलम के भीतर एक लेन में डाल देते हैं जिससे वे संबंधित हैं।

कानबन बोर्ड आपकी कैसे मदद कर सकते हैं

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ऐसे कई अलग-अलग तरीके हैं जिनसे इस प्रकार के बोर्ड आपके व्यवसाय के कार्यों और आपकी टीम के एक साथ काम करने के तरीके को बेहतर बना सकते हैं। यही कारण है कि आप उन्हें अपने लिए जांचना चाहते हैं, है ना? तो, आपको इन बोर्डों का उपयोग क्यों करना चाहिए? बस वे वास्तव में आपके लिए क्या करने जा रहे हैं? और क्या वे उस प्रयास के लायक होंगे जो आप वास्तव में उन्हें एक साथ रखने जा रहे हैं? ठीक है, आइए एक नज़र डालते हैं कि आप इन्हें सही तरीके से लागू करके क्या हासिल करने जा रहे हैं।

1. कार्य की कल्पना करें

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कानबन बोर्ड के साथ, आपके पास उन सभी विभिन्न कार्यों की कल्पना करने में बहुत आसान समय होगा जिन्हें करने की आवश्यकता है। आप उनमें से प्रत्येक को अलग-अलग कार्ड के रूप में देख सकते हैं, जिसका अर्थ है कि आप कार्यों की संख्या जानने जा रहे हैं। आप यह भी जानने जा रहे हैं कि उनमें से प्रत्येक कार्य किस श्रेणी में उन स्तंभों पर आधारित है, जिनमें वे व्यवस्थित हैं। यह सब आपके लिए यह समझना आसान बनाने वाला है कि आपकी टीम किस पर काम कर रही है।

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2. अपनी प्रक्रिया में कमजोरियों को पहचानें

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कुछ समय के लिए कानबन बोर्ड का उपयोग करके आपको इस बात की बेहतर समझ होगी कि आपकी प्रक्रिया वर्तमान में कैसे काम करती है और आप कहां पीछे पड़ सकते हैं। आप वर्तमान प्रक्रिया के प्रत्येक चरण पर करीब से नज़र डालने में सक्षम होंगे और यदि आप आमतौर पर एक ही समस्या देखते हैं तो आप तुरंत कार्रवाई कर सकते हैं। यह आपकी आंखों को उन चीजों के लिए खोल सकता है जिन्हें आप पहले नहीं देख पाए थे या पहले समस्याओं के रूप में नहीं पहचान पाए थे।

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3. कार्य-प्रगति को सीमित करें और फ़ोकस बढ़ाएँ

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अपने कार्य-प्रगति पर एक सीमा लगाने से आपके लिए ट्रैक रखना आसान हो जाता है। भले ही आप सोच सकते हैं कि अब आपके पास एक सीमा है, अपने कानबन बोर्ड पर एक सीमा स्थापित करने का मतलब है कि यह उस कार्य सीमा से अधिक कुछ भी अस्वीकार कर देगा। यह आपकी टीम को उन कार्यों पर अधिक स्पष्ट रूप से ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है जो उनके पास अतिरिक्त कार्यों से तौले बिना या बहुत सी चीजों के साथ अतिभारित होने के बिना होते हैं।

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4. बैठकों की आवश्यकता कम करें

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केवल उन चीजों के बारे में बात करने के लिए बैठकें करना जिन्हें करने की आवश्यकता है या उन कार्यों पर पकड़े जाने की आवश्यकता नहीं है जिन पर हर कोई काम कर रहा है। यदि सभी के पास कानबन बोर्ड तक पहुंच है, तो वे आसानी से देख सकते हैं कि किन कार्यों को करने की आवश्यकता है, उन पर कौन काम कर रहा है, और बहुत कुछ। वे यह भी देख सकते हैं कि उनके कार्य क्या हैं और उन्हें किसी भी समय क्या करना चाहिए। इसका मतलब है कि आप कम बैठकें कर सकते हैं जिसका अर्थ है कि आप अपने समय का अधिक कुशल उपयोग करने जा रहे हैं। आप बैठकों के बजाय काम पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम होंगे।

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5. अपनी प्रगति पर ब्लॉक पहचानें

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जब कुछ आपके किसी कार्य को पूरा करने में सक्षम होने के रास्ते में आता है, तो आप वास्तव में इसे अपनी प्रक्रिया को बंद करने के बजाय उस पर एक ब्लॉक डाल सकते हैं। इसलिए, यदि आप किसी प्रोजेक्ट के एक टुकड़े को मंजूरी देने के लिए क्लाइंट की प्रतीक्षा कर रहे हैं और यह आपके कार्य-प्रगति में बैठा है, तो आप उस कार्य पर एक ब्लॉक लगा सकते हैं ताकि यह कार्य-प्रगति के लिए आपके उपलब्ध स्लॉट में से एक न ले। आप एक और कार्य जोड़ने में सक्षम होंगे और पूरी परियोजना (या यहां तक कि आपके बोर्ड पर ट्रैक की जाने वाली अन्य परियोजनाओं) के लिए आवश्यक हर चीज के माध्यम से अपना काम करना जारी रखेंगे।

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6. सुधार जारी रखने के लिए मीट्रिक और रिपोर्ट का मूल्यांकन करें

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अंत में, एक कानबन बोर्ड आपको विभिन्न कार्यों पर अपने मैट्रिक्स और रिपोर्ट का मूल्यांकन और ट्रैक करने की अनुमति देगा। आप यह देख पाएंगे कि आपकी टीम विभिन्न कार्यों में कितना अच्छा प्रदर्शन करती है और आप यह भी सुनिश्चित कर पाएंगे कि आपकी प्रत्येक परियोजना समय पर पूरी हो रही है। आप ट्रैक करने के लिए कई अलग-अलग मीट्रिक सेट अप कर सकते हैं और आप यह देखने के लिए अपनी सभी रिपोर्ट पर नज़र रख सकते हैं कि आपको अभी भी कहां काम की ज़रूरत है या किन चीज़ों को अलग तरीके से किया जा सकता है.

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क्या आपको कानबन बोर्ड की आवश्यकता है?

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यदि आप किसी भी प्रकार के व्यवसाय में काम कर रहे हैं तो आप कानबन बोर्ड के साथ बहुत सारे अच्छे काम कर सकते हैं। चाहे आप पहले से कितना भी अच्छा काम कर रहे हों या आपको लगता हो कि आप पहले से ही कितना अच्छा कर रहे हैं, अगर आप हर चीज़ को अधिक सटीक तरीके से ट्रैक करने में सक्षम हैं तो बदलाव और सुधार करना जारी रखने के तरीके हैं। कानबन बोर्ड के साथ, आप अपने प्रत्येक कार्य को एक व्यवस्थित तरीके से लेआउट कर सकते हैं और आपको हमेशा पता रहेगा कि आपके प्रत्येक कार्य और प्रोजेक्ट अपने पूरा होने के रास्ते में समग्र रूप से कहाँ खड़े हैं।
आपका लक्ष्य अपने व्यवसाय में यथासंभव सफल और कुशल होना है। कानबन बोर्ड के साथ, आप निश्चित रूप से ऐसा कर सकते हैं। और जैसे-जैसे वे विकसित होते रहेंगे, आपको उनके उपयोग के और भी तरीके मिलेंगे। इतना ही नहीं, आप उन्हें अपने हिसाब से कस्टमाइज़ करना जारी रख सकते हैं। गैंट चार्ट , आपके व्यवसाय और टीम के साथ, आप ट्रैकिंग कार्यों का एक सही संश्लेषण बना सकते हैं जो सुनिश्चित करेगा कि आप एक बेहतर व्यवसाय की ओर बढ़ रहे हैं, भले ही आप पहले से ही उच्च स्तर पर प्रदर्शन कर रहे हों। चीजों को समझने के लिए बस थोड़ा अभ्यास करना पड़ता है।