एक मील का पत्थर क्या है?
मील का पत्थर आपकी परियोजना प्रबंधन योजना में एक विशिष्ट अवधि है जहाँ आप बैठकर यह देखते हैं कि आप कहाँ हैं और आपने क्या हासिल किया है। यह आपको यह देखने की अनुमति देता है कि आप कितनी दूर आ गए हैं और आपको अपने प्रोजेक्ट के अंतिम लक्ष्य को पूरा करने के लिए अभी भी कितनी दूर जाना है। इसलिए आपके लिए इन मील के पत्थरों को स्थापित करना और उनकी सावधानीपूर्वक निगरानी करना बहुत महत्वपूर्ण है। वास्तव में, आपके पास अपनी परियोजना में बिखरे हुए कई मील के पत्थर होने चाहिए ताकि आप यह बता सकें कि क्या आप अपने क्लाइंट द्वारा निर्धारित समय सीमा को पूरा करने के लिए ट्रैक पर हैं।
आम तौर पर, आप उन परियोजनाओं के लिए अधिक मील के पत्थर चाहते हैं जो बड़ी हैं। यदि आपके पास एक छोटा प्रोजेक्ट है जिसे पूरा करने में आपको एक सप्ताह या उससे कम समय लगेगा तो आपके पास एक या शायद दो मील के पत्थर हो सकते हैं। या हो सकता है कि आपके पास कोई भी न हो। लेकिन अगर आपके पास एक ऐसा प्रोजेक्ट है जिसे पूरा करने में आपको कई महीने लगेंगे तो आपको निश्चित रूप से मील के पत्थर रखने होंगे। आपको यह सुनिश्चित करने का एक तरीका होना चाहिए कि आप समय सीमा पर पहुँचने जा रहे हैं। और यह पता लगाना कि आप ट्रैक से दूर हैं, यह सुनिश्चित करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक होगा कि आप उस जगह पर पहुँच सकें जहाँ आपको होना चाहिए।
आपको मील के पत्थर की आवश्यकता क्यों है
सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके क्लाइंट आपसे यह उम्मीद करते हैं कि आप अपनी डेडलाइन पर काम पूरा करेंगे। उन्हें उम्मीद है कि आप काम को उस समय सीमा के भीतर पूरा करेंगे जो आपने कहा था। माइलस्टोन यह सुनिश्चित करते हैं कि आप ठीक वैसा ही करने के लिए सही रास्ते पर हैं। माइलस्टोन होने से आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपको पता है कि आपने प्रोजेक्ट का एक चौथाई समय पूरा होने तक एक चौथाई काम पूरा कर लिया है या नहीं। आप यह जान सकते हैं कि आपने प्रोजेक्ट का आधा समय पूरा होने तक आधा काम पूरा कर लिया है या नहीं। और इसी तरह।
आप यह जानने के लिए कि आप क्या कर रहे हैं और यह जानने के लिए कि यह सही है या नहीं, आप एक विशिष्ट मीट्रिक को देखने में सक्षम होना चाहते हैं। यदि आप किसी मील के पत्थर की समय सीमा तक पहुँच जाते हैं और महसूस करते हैं कि आपने वह सब कुछ हासिल नहीं किया है जो आपको करना चाहिए था, तो आपको पता है कि अगले मील के पत्थर तक पहुँचने के लिए आपको थोड़ा कदम बढ़ाने की आवश्यकता है। फिर, जब अगला मील का पत्थर आता है तो आप वही काम कर सकते हैं। आप देख सकते हैं कि आप ट्रैक पर हैं, शेड्यूल से पीछे हैं या शेड्यूल से आगे हैं। इस तरह, आपको पता चल जाता है कि आपको अगले मील के पत्थर तक पहुँचने तक और अपनी अंतिम समय सीमा तक पहुँचने तक क्या हासिल करना है।
यदि आपके पास मील के पत्थर नहीं होते तो आपके पास केवल एक आरंभ तिथि और एक समय सीमा होती। और इसका मतलब है कि जब आप अपने प्रोजेक्ट पर काम कर रहे होते तो आपको पता नहीं होता कि आप समय पर काम पूरा कर पाएंगे या नहीं। कम से कम, आपको तब तक पता नहीं होता कि आप कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं जब तक कि समय सीमा बिल्कुल नजदीक न आ जाए और आपको अचानक एहसास हो कि आपके पास करने के लिए ढेर सारा अतिरिक्त काम है। उस स्थिति में, आप खुद को समय सीमा तक काम पूरा करने की कोशिश करते हुए पाएंगे और हो सकता है कि आप इसे पूरा न कर पाएं या आप उस गुणवत्ता का काम न कर पाएं जो आप जानते हैं कि आप कर सकते थे।
मील के पत्थर के साथ, आपको अंत में इतना अभिभूत महसूस नहीं करना पड़ता है। आप मील के पत्थर तक पहुँच सकते हैं और एक त्वरित और विस्तृत सूची बना सकते हैं कि आप कहाँ हैं और आपको कहाँ होना चाहिए। फिर, आप आगे क्या करने जा रहे हैं, इसके लिए एक योजना बना सकते हैं। यदि आप पहले से ही ट्रैक पर हैं या शेड्यूल से आगे हैं तो आप जो कर रहे हैं उसे जारी रख सकते हैं। हालाँकि, यदि आप पीछे रह जाते हैं, तो आपको पता होगा कि आपको गति बढ़ाने की आवश्यकता है और आप उन कार्यों को बाकी समय में फैला सकते हैं जिनकी आपको आवश्यकता है।
जब आप मील के पत्थर भी तय कर लेते हैं तो आपकी पूरी टीम को पता चल जाता है कि प्रोजेक्ट कैसा चल रहा है। कितनी बार ऐसा होता है कि टीम का कोई सदस्य आपके पास आकर पूछता है कि क्या सब कुछ तय समय पर हो रहा है? या फिर पूछता है कि क्या उन्हें कुछ और करने की ज़रूरत है? आपकी टीम यह जानना चाहती है कि वे सब कुछ सही कर रहे हैं और उनका काम (कम से कम) समय पर पूरा होने वाला है। मील के पत्थरों से आप इसे आसान बना सकते हैं।
मील के पत्थर परियोजना तक पहुँच रखने वाले सभी लोगों को यह बताएँगे कि आप उस सूची को कहाँ ले जाएँगे। वे यह भी बता सकते हैं कि उस बिंदु तक क्या किया जाना चाहिए। इस तरह, उस बिंदु तक परियोजना पर काम करने वाले सभी लोगों को उन विशिष्ट कार्यों के लिए उनकी समयसीमा पता होगी। इतना ही नहीं, बल्कि उन्हें यह भी पता होगा कि कार्य मिलने से लेकर मील के पत्थर की समयसीमा आने तक उन्हें किस तरह से काम करना है। इससे उन्हें काम ज़्यादा तेज़ी से और ज़्यादा कुशलता से करने में मदद मिलेगी।
कार्य बनाम मील के पत्थर
सामान्य तौर पर, एक मील का पत्थर उन कार्यों से बना होता है जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता होती है। इसलिए, यदि आपने पहले ही अपना प्रोजेक्ट बना लिया है और आपने अपने सभी कार्यों को पहले ही निर्धारित कर लिया है, तो यह तय करने के लिए करीब से देखने का समय है कि आप मील के पत्थर कहां जोड़ सकते हैं। एक मील का पत्थर कुछ ऐसा नहीं है जो आपको करना है। यह 'रिपोर्ट लिखने' या 'कागजी कार्रवाई करने' जैसा नहीं है। इसके बजाय, आपका मील का पत्थर आपको बताएगा कि आपने पहले ही उन निर्धारित कार्यों को हासिल कर लिया है और आप उस समय सीमा के भीतर पूरी परियोजना को पूरा करने जा रहे हैं जिस पर आप और ग्राहक सहमत हुए हैं। लेकिन वे वास्तव में पूरी तरह से आप पर निर्भर हैं।
एक कार्य एक विशिष्ट चीज है जिसे परियोजना के भीतर करने की आवश्यकता होती है लेकिन वे आम तौर पर छोटे आइटम होते हैं। ये रास्ते में अलग-अलग कदम हैं। लेकिन मील का पत्थर वह लैंडिंग है जो आप प्रत्येक मंजिल के बाद पहुंचते हैं। यही वह जगह है जहां आप पीछे मुड़कर देखते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि आपने उन सभी चरणों को कवर किया है। आप सुनिश्चित करेंगे कि आपने कोई भी नहीं छोड़ा है और आप सुनिश्चित करेंगे कि आप अगली मंजिल पर जाने के लिए तैयार हैं। मील के पत्थर के बिना, आपको पता नहीं चलेगा कि क्या आप जितनी दूर हैं, लेकिन मील का पत्थर वास्तव में इसका मतलब यह नहीं है कि आप एक कदम करीब हैं। मील का पत्थर बस एक बिंदु है जहां आप उस नोटिस को लेते हैं।
अब, मील के पत्थर के साथ इसका एक अपवाद है। कुछ उदाहरणों में, आपका ग्राहक मील के पत्थर स्थापित करेगा। वे आपको कुछ कार्यों को पूरा करने और उन्हें एक रिपोर्ट देने के लिए एक निर्धारित समय सीमा दे सकते हैं। वे समय-समय पर अपडेट मांग सकते हैं या आपसे अलग-अलग समय पर प्रोजेक्ट के अलग-अलग हिस्से सबमिट करने के लिए कह सकते हैं। इन उदाहरणों में, एक मील का पत्थर एक कार्य के रूप में दोगुना हो जाएगा। आपको क्लाइंट के लिए सभी जानकारी एक साथ प्राप्त करने की आवश्यकता होगी और सुनिश्चित करें कि यह नियत समय पर उन्हें सौंप दिया गया है।
यदि आपको आगे बढ़ने से पहले किसी विशिष्ट कार्य के लिए अनुमोदन प्राप्त करने की आवश्यकता है, तो यह भी एक मील का पत्थर होने का एक अच्छा समय है। चूंकि आपको आगे बढ़ने के लिए पहले से ही अनुमोदन प्राप्त करने की आवश्यकता है, इसलिए आपको अनुमोदन प्राप्त करने के लिए उस प्रमुख कार्य (या कार्यों की श्रृंखला) को पूरा करने की आवश्यकता होगी। यह एक प्राकृतिक मील का पत्थर है जो तब हो सकता है जब आप किसी बड़ी परियोजना के बारे में बात कर रहे हों। आपके पास क्लाइंट के साथ या बॉस के साथ या शेयरधारकों के साथ भी इस प्रकार का मील का पत्थर हो सकता है। आपको किसकी रिपोर्ट करनी है या किससे अनुमोदन प्राप्त करना है, यह परियोजना के आधार पर अलग-अलग होगा, लेकिन यदि आपको प्राधिकरण देने के लिए किसी की आवश्यकता है तो आपको एक मील का पत्थर मिल गया है।
एक एकजुट योजना बनाएं
आपको एक सुसंगत रणनीति और समग्र रूप से अपनी परियोजना के लिए एक योजना बनाने की आवश्यकता होगी। यही एकमात्र तरीका है जिससे आप उन मील के पत्थर बनाने में सक्षम होंगे जिनकी आपकी परियोजना को वास्तव में आवश्यकता है। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप परियोजना की मूल बातें जानते हैं। किसी प्रोजेक्ट को स्वीकार करने से पहले, आपको पहले से ही प्रारंभ तिथि और समय सीमा पता होनी चाहिए। आपको परियोजना के अपेक्षित परिणाम और किस प्रकार के कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है, यह भी पता होना चाहिए।
यदि आपको किसी परियोजना के लिए बोली लगानी पड़ी है, तो आपके पास और भी अधिक जानकारी होगी क्योंकि सभी कार्यों और यहां तक कि उन कार्यों के लिए जिम्मेदार लोगों को भी समझौते या अनुबंध में आपके लिए रखा जाना चाहिए। यदि वे नहीं हैं, तो यह वह समय है जब आपको अंत में सुपुर्दगी को देखने और प्रत्येक कार्य की एक विस्तृत रूपरेखा तैयार करने की आवश्यकता होती है जिसे पूरा करने की आवश्यकता होती है और इसके लिए कौन जिम्मेदार होगा। आप यह सुनिश्चित करने के लिए उन टीम के सदस्यों में से प्रत्येक के साथ काम करना चाहेंगे कि वे उन कार्यों की जिम्मेदारी ले सकें और परियोजना के लिए खुद को समर्पित कर सकें।
आप पूरे प्रोजेक्ट में किसी भी महत्वपूर्ण दिनांक और समय का पता लगाना चाहेंगे। क्या आपके पास परियोजना के बीच में एक शेयरधारक बैठक है? क्या उन्हें अपडेट करने की आवश्यकता होगी? क्या ग्राहक चीजों पर चर्चा करने के लिए निर्धारित अंतराल पर मिलना चाहता है? इन समय और तिथियों को आपकी प्रोजेक्ट टाइमलाइन में जोड़ना होगा। ये आपके मील के पत्थर हैं। और यदि आप उन्हें तुरंत जोड़ते हैं, तो आप अपनी परियोजना के बारे में बाकी सब कुछ पहले से ही रेखांकित करने और अपनी अन्य समय सीमा के साथ आने की कोशिश करने के बाद उन्हें जोड़ने की कोशिश कर रहे हैं, तो आप बहुत बेहतर होने जा रहे हैं।
उस समय ग्राहक/बॉस/शेयरधारकों को क्या चाहिए? उन्हें क्या जानकारी जानने की आवश्यकता होगी? किन कार्यों को पूरा करने की आवश्यकता है? यह आपको परियोजना के भीतर किए जाने वाले सभी कार्यों को शेड्यूल करने में मदद करेगा ताकि आपकी पूरी टीम सही रास्ते पर हो। समय की ये अवधि जहां आपके पास मील के पत्थर हैं, स्वाभाविक रूप से उस काम को तोड़ देंगे जिसे उन अवधियों में से प्रत्येक के पहले, दौरान और बाद में पूरा करने की आवश्यकता है। यह आपको तैयार होने और हर चीज में शीर्ष पर बने रहने में मदद करता है।
क्या आपके पास बहुत अधिक या बहुत कम मील के पत्थर हैं?
बहुत कम मील के पत्थर होने से एक समस्या हो सकती है क्योंकि यदि आप समय-समय पर जांच नहीं करते हैं तो आप अपने शेड्यूल से बहुत पीछे रह सकते हैं। यदि ऐसा होता है तो आप खुद को वापस पकड़ने के लिए संघर्ष करते हुए पाएंगे। और जितनी देर आप अपने ऑफ शेड्यूल को महसूस किए बिना जाते हैं, आपके लिए समय पर पकड़ना उतना ही कठिन होता है। आप अपने आप को समय सीमा याद कर सकते हैं या विस्तार के लिए पूछने के लिए अपने ग्राहक को कॉल कर सकते हैं। और यह आपकी कंपनी के लिए अच्छा नहीं लगेगा।
दूसरी ओर, बहुत अधिक मील के पत्थर होना भारी पड़ सकता है। यदि आप अपने मील के पत्थर को प्राप्त करने पर बहुत अधिक ध्यान केंद्रित कर रहे हैं और वास्तव में उन कार्यों को पूरा करने पर इतना ध्यान केंद्रित नहीं कर रहे हैं जो आप विचलित होने जा रहे हैं। प्रक्रिया के महत्वपूर्ण चरणों में आपको कुछ मील के पत्थर चाहिए। वे आपको वह हासिल करने में मदद कर रहे हैं जिसकी आपको आवश्यकता है। बहुत सारे मील के पत्थर सब कुछ पतला कर देते हैं और आपकी टीम के लिए उस तरह से काम पर बने रहना कठिन बना देते हैं जिस तरह से उन्हें करना चाहिए।
अंत में
कुल मिलाकर, ऐसे कई तरीके हैं जिनसे मील के पत्थर आपकी परियोजना के लिए बहुत बड़ा बदलाव लाने वाले हैं। यदि आपने उन्हें पहले से सेट नहीं किया है, तो वे कुछ ऐसे हैं जिनके बारे में आपको सोचना शुरू करना होगा। यदि आपने उन्हें पहले ही यह सुनिश्चित करने के लिए सेट कर लिया है कि आप उनकी समीक्षा करने के लिए बहुत समय में शेड्यूल कर रहे हैं। क्या आपके मील के पत्थर हैं जहां उन्हें परियोजना प्रक्रिया में होना चाहिए? क्या आपके पास परियोजना के भीतर अधिक या कम मील के पत्थर होने चाहिए? क्या आप उस मील के पत्थर को हिट करने के लिए ट्रैक पर हैं जो आपने निर्धारित किया है? ये सभी चीजें महत्वपूर्ण हैं और वे आपको यह पता लगाने में मदद करने जा रहे हैं कि क्या आपके ग्राहक परिणाम से खुश होंगे ... या नहीं।
