एक्शन आइटम क्या है? वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए

किसी भी संगठन या कंपनी के लिए, चीजों से प्रभावी ढंग से निपटना बहुत महत्वपूर्ण है। दक्षता प्राप्त करने का एक तरीका सभी कार्यों को पूरा करना है लेकिन इन कार्यों को करना ऊपरी स्तर के कर्मचारियों के लिए बहुत आसान नहीं है। यही कारण है कि वे बड़े कार्यों को छोटे कार्यों में विभाजित करते हैं और उन्हें विभागों और कर्मचारियों में वितरित करते हैं।

जैसा कि इन कार्यों को विभाजित किया जा रहा है, उन्हें एक उचित विवरण की आवश्यकता है जो व्यक्ति को कार्य की आवश्यकताओं को समझने में मदद करेगा। कार्य के लिए वह वर्णन कार्य के क्रिया आइटम के रूप में जाना जाता है.

एक एक्शन आइटम एक साधारण शब्द नहीं है क्योंकि इसमें कार्य के बारे में बहुत सारी जानकारी हो सकती है और यहां, हम चर्चा करेंगे कि एक्शन आइटम क्या है और इसके बारे में सब कुछ।

एक्शन आइटम के 3 मुख्य W:

जब भी हम एक्शन आइटम के बारे में बात करते हैं, तो इसमें तीन डब्ल्यू माने जाते हैं। ये कौन, क्या और कब हैं। उन सभी 3 पर नीचे विस्तार से चर्चा की गई है।

कौन?

जैसा कि शब्द संदर्भित करता है, यह वह व्यक्ति है जो कार्य से निपटेगा। इस कार्य के लिए क्रिया आइटम स्पष्ट करेगा कि विशिष्ट कार्य उस विशिष्ट व्यक्ति को सौंपा गया है।

क्या?

यह एक्शन आइटम का एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा है। ऐसा इसलिए है क्योंकि यह वह विवरण है जो व्यक्ति को बताएगा कि कार्य के लिए उसे क्या करने की आवश्यकता है। यह न केवल स्पष्ट होने की आवश्यकता है, बल्कि इसे छोटा और बिंदु तक भी होना चाहिए ताकि कोई अस्पष्टता न रह जाए।

कब?

यह वह समय है जिसे कार्य पूरा करने की अनुमति है। कभी-कभी इसे परियोजना के लिए समय सीमा कहा जाता है। यह पसंद किया जाता है कि इस शब्द का उल्लेख केवल आकस्मिक प्रारूपों के बजाय अपूर्ण समय और दिनांक प्रारूप में किया गया है।

अपने पेशेवर जीवन में इन डब्ल्यू ऑफ एक्शन आइटम को लागू करने के लिए टिप्स:

हालांकि एक एक्शन आइटम बनाने के लिए एक बहुत ही सरल बात लगती है, यह इतना आसान नहीं है। ऐसा इसलिए है क्योंकि अनिश्चित जानकारी की किसी भी उपस्थिति का मतलब होगा कि जिस व्यक्ति को कार्य से निपटना है, उसे बहुत कठिनाइयों का सामना करना पड़ेगा।

इसलिए, यहां हमारे पास किसी भी कार्य के लिए एक्शन आइटम को बेहतर बनाने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं। यह न केवल उच्च अधिकारियों के लिए सहायक होगा, बल्कि यह उन कर्मचारियों के लिए भी बहुत मददगार होगा जिन्हें कार्यों को सौंपा जाएगा।

एक संक्षिप्त लेकिन स्पष्ट विवरण प्रदान करके चीजों को स्पष्ट करें:

जब आप कोई एक्शन आइटम बना रहे हों, तो आपको चीजों को स्पष्ट और छोटा रखना चाहिए। लेकिन एक्शन आइटम को एक ही समय में छोटा और अस्पष्ट बनाना बहुत अच्छा अभ्यास नहीं है। यह क्रिया आइटम को समझने के लिए समस्याएं पैदा करेगा। उदाहरण के लिए, यदि हम किसी कार्यालय के लिए बिक्री रजिस्टर का उदाहरण लेते हैं और कार्य वर्तमान सप्ताह के लिए बिक्री की रिपोर्ट बनाना है।

यदि आप अपना एक्शन आइटम "सेल्स रजिस्टर" की तरह बनाते हैं और इसे किसी कर्मचारी को असाइन करते हैं, तो वह इस बात से अनजान होगा कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है। चीजों को स्पष्ट करने के लिए आप इसे बिक्री रजिस्टर की समीक्षा करने या बिक्री रजिस्टर की रिपोर्ट बनाने जैसा बना सकते हैं। यह उस कार्य के बारे में बहुत स्पष्ट कर देगा जिसे करने की आवश्यकता है।

हमेशा एक क्रिया के साथ अपना एक्शन आइटम शुरू करने से बहुत मदद मिलेगी:

ज्यादातर समय लोगों के मन में यह सवाल होता है कि एक्शन आइटम क्या है और इसे कुशल कैसे बनाया जाए। यहां बताया गया है कि आप अपने एक्शन आइटम को कुशल कैसे बना सकते हैं। चूंकि एक एक्शन आइटम एक या दो शब्द नहीं हो सकता क्योंकि ऐसा करने से कई अस्पष्टताएं पैदा होंगी, इसलिए अपने एक्शन आइटम को वाक्य के रूप में बनाना एक अच्छा अभ्यास है।

सबसे अच्छा अभ्यास एक क्रिया के साथ नाम शुरू करना है क्योंकि इसके कई फायदे होंगे। कुछ लाभ नीचे सूचीबद्ध हैं।

• यह एक्शन आइटम को बिंदु पर रखने में मदद करेगा।
• यह बेहतर समझ में मदद करेगा।
• यह निर्देशों को शुरू से ही स्पष्ट कर देगा।

यदि हम पिछले मामले से एक ही उदाहरण लेते हैं, तो हम देख सकते हैं कि "बिक्री रिपोर्ट बनाएं" जैसी कार्रवाई आइटम बनाने से व्यक्ति को पता चल जाएगा कि उसे इस कार्य से निपटने की क्या आवश्यकता है।

अपने एक्शन आइटम को निर्देशों जैसा बनाएं:

अपने एक्शन आइटम को प्रभावी बनाने का एक शानदार तरीका यह है कि आप अपने एक्शन आइटम को निर्देशों की तरह बनाते हैं। इससे यह बहुत स्पष्ट हो जाएगा कि क्या आवश्यक है और कभी-कभी विवरण भी बेहतर समझ में मदद करेंगे।

जब आप अपने एक्शन आइटम को निर्देशों की तरह बनाते हैं, तो बड़े कार्यों को न केवल विभाजित करना आसान हो जाएगा, बल्कि कर्मचारियों को पूरी परियोजना के दायरे को समझना भी बहुत आसान होगा क्योंकि उन्हें पता चल जाएगा कि वे कौन से हिस्से हैं जो परियोजनाओं में सहसंबंधित हैं और वे अपने कार्य की दक्षता कैसे बढ़ा सकते हैं।

शीर्षक के अलावा, विवरण निर्देशों के एक सेट के रूप में भी बनाया जा सकता है। कर्मचारियों के लिए यह समझना बेहद मददगार होगा कि उन्हें किन चीजों से निपटने की आवश्यकता है क्योंकि विवरण पहले से ही बहुत मददगार होगा।

इस सहायक विवरण को निर्देशों के एक सेट में बदलने से आपको उस समस्या को समझने में आसानी होगी जिससे आपको निपटना है।

सभी एक्शन आइटम के लिए नियत दिनांक जोड़ना कभी न भूलें:

अन्य सभी बलों के अलावा जो किसी व्यक्ति को कार्यों को पूरा करने की दिशा में प्रेरित करते हैं, नियत तिथियां और समय सीमा सबसे प्रभावी होती हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक समय सीमा परियोजनाओं और कार्यों के लिए एक समय सीमा प्रदान करती है। जब भी आप कोई एक्शन आइटम बना रहे हों और उसे किसी कर्मचारी या किसी विशिष्ट कार्य को सौंप रहे हों, तो एक बात पर विचार करना चाहिए वह है समय सीमा।

यह समय सीमा न केवल कर्मचारी को बेहतर समय प्रबंधन में मदद करेगी, बल्कि यह नियोक्ताओं को पूरी परियोजना की अंतिम समय सीमा से निपटने में भी मदद करेगी।

एक्शन आइटम बनाने के इस हिस्से में एक बड़ी गलती यह है कि लोग आमतौर पर "5 दिन या 2 सप्ताह" जैसे दिनों के रूप में समय सीमा बनाते हैं। इसमें कई समस्याएं हैं। उनमें से कुछ नीचे सूचीबद्ध हैं।

• यह एक समय सीमा निर्दिष्ट करने का एक बहुत ही औपचारिक तरीका नहीं है, इसलिए इसका उस व्यक्ति पर बहुत अच्छा प्रभाव नहीं पड़ेगा जिसे कार्य सौंपा गया है।
• आपके पास समय से संबंधित मुद्दे होंगे क्योंकि कोई उचित समय सीमा समय का उल्लेख नहीं किया गया है।
• अलग-अलग टाइम जोन वाले लोगों को कई समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है।

इन सभी समस्याओं का सबसे अच्छा समाधान एक उचित समय सीमा बनाना है जिसमें जानकारी के ये सभी भाग हों।

• AM और PM के साथ समय।
• समय का स्थान क्षेत्र.
• दिन, तारीख, महीना और साल.
  

इन सभी को समय सीमा में जोड़े जाने के साथ, समय सीमा पूरी हो जाएगी और समय सीमा के बारे में कोई अस्पष्टता नहीं बचेगी।

लोगों को उनके कार्यों को समझदारी से सौंपें:

एक्शन आइटम क्या है और किसी विशिष्ट कार्य के लिए एक्शन आइटम बनाते समय एक बात यह जानना है कि इस कार्य के लिए कौन सा कर्मचारी सबसे अच्छा होगा। किसी अन्य विभाग के व्यक्ति को खातों से संबंधित कार्य सौंपना बहुत अच्छा अभ्यास नहीं है। 

इसका कारण यह है कि जानकारी और कौशल की कमी के कारण प्रदर्शन और उत्पादकता में कमी आएगी। यही कारण है कि आपको केवल एक विशिष्ट विभाग से संबंधित कर्मचारियों को कार्य सौंपना चाहिए।

चरणों के रूप में कार्रवाई आइटम बेहद मददगार होंगे:

यदि एक से अधिक कार्य हैं, तो एक से अधिक क्रिया आइटम होने चाहिए और इस स्थिति से निपटने का सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप चरण दर चरण जानकारी प्रदान करें। यह बहुत मददगार होगा, और यह क्रिया आइटम सबसे जटिल कार्यों को हल करने के लिए एक गाइड के रूप में कार्य करेगा।

प्रत्येक क्रिया आइटम के बारे में संक्षिप्त लेकिन वर्णनात्मक विवरण प्रदान करें:

ऐसे समय होते हैं जब आप किसी कर्मचारी को केवल एक कार्य के साथ असाइन नहीं कर रहे होते हैं, इस मामले में, एक कर्मचारी को बहुत सारे कार्यों से निपटना पड़ता है और प्रत्येक कार्य के लिए, एक एक्शन आइटम बनाना पड़ता है। यदि आप देख रहे हैं कि एक्शन आइटम क्या है और आप इसे कर्मचारियों और नियोक्ताओं के लिए भी कैसे उपयोगी बना सकते हैं, तो यह आपके लिए सबसे अच्छा समाधान होगा।

जैसा कि एक्शन आइटम का उपयोग कर्मचारियों को यह बताने के लिए किया जाता है कि उन्हें क्या करने की आवश्यकता है, इसे बहुत स्पष्ट किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, क्रिया आइटम में प्रत्येक कार्य के लिए उचित वर्णन होना चाहिए. विवरण के कुछ गुण नीचे दिए गए हैं।

• यह छोटा और बिंदु तक होना चाहिए।
• कार्य का विवरण समझने में आसान होना चाहिए।
• कोई भी महत्वपूर्ण जानकारी छूटनी नहीं चाहिए।

जब आप एक्शन आइटम के लिए विवरण बनाते हैं, तो कर्मचारी के लिए कार्य आवश्यकताओं को समझना बहुत आसान हो जाएगा और इस तरह, एक्शन आइटम कर्मचारी के लिए बहुत मददगार होगा।

समाप्ति:

कभी-कभी जटिल और कठिन कार्यों को छोटे टुकड़ों में विभाजित करने की आवश्यकता होती है। यदि आप किसी एक्शन आइटम के उत्तर की तलाश कर रहे हैं, तो इसका उत्तर यह है कि यह निर्देशों का एक सेट है जो विभिन्न कर्मचारियों को उस जटिल कार्य के इन छोटे हिस्सों को असाइन करने में मदद करता है। यह प्रत्येक कर्मचारी के लिए उनके सौंपे गए कार्य और उसकी आवश्यकताओं को समझना बहुत आसान बनाता है।

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