Eat That Frog! Resumo de Brian Tracy
Domine a arte da priorização e da produtividade, pois os métodos de Brian Tracy ajudam você a enfrentar suas maiores tarefas primeiro e a otimizar sua gestão de projetos com gráficos de Gantt.
O livro de Brian Tracy, Eat That Frog!, explica que deve começar o seu dia tratando da sua tarefa mais importante e difícil. Com 21 estratégias úteis, Tracy explica como vencer a procrastinação e tornar-se mais eficiente.
Esta abordagem é mais útil em projetos onde os gráficos de Gantt ajudam a organizar tarefas, mostrar as suas relações e unir as equipas. Trazer estas estratégias para etapas de projeto planeadas pode ajudar as equipas a prestar mais atenção, visualizar objetivos e ver melhorias nos resultados.
1. Certifique-se de que Tem Metas e Objetivos Claros
Tracy salienta que deve ser muito claro sobre os seus objetivos antes de começar. Ele aconselha que os objetivos devem ser anotados de uma forma que possa ser medida.
Como os Gráficos de Gantt e a Gestão de Projetos estão relacionados.
O objetivo do projeto é agora a sua principal entrega. No gráfico de Gantt, divida este objetivo em tarefas e marcos que possam ser realizados. Uma entrega clara ajuda a que cada tarefa seja focada num objetivo específico. Se as equipas conseguirem ver cada marco, podem acompanhar o seu progresso e evitar trabalho desnecessário.
2. Planeie o seu Dia Antecipadamente
Planear bem transforma objetivos pouco claros em cronogramas organizados. Tracy sugere começar o dia decidindo as suas tarefas mais importantes.
Colocando os Gráficos de Gantt em Prática
O plano diário deve basear-se na linha do tempo de Gantt. Uma reunião matinal rápida permite que as equipas vejam o que está planeado para o dia. Os "sapos" podem ser marcados com uma etiqueta especial para ajudar os membros da equipa a compreender quais as tarefas mais importantes. Ajuda a garantir que as tarefas diárias estão alinhadas com os principais objetivos do projeto.
3. Utilize a Regra 80/20 ao trabalhar em projetos.
Pelo Princípio de Pareto, acredita-se que 20% do que faz levará a 80% dos seus resultados. Tracy sugere que devemos descobrir quais as tarefas mais importantes.
Avalie o que o seu gráfico de Gantt mostra e observe os momentos em que a sua equipa avança mais rapidamente, por exemplo, criando as especificações de design, formalizando os contratos e incluindo partes importantes do sistema. Utilize etiquetas ou cores diferentes para marcar as tarefas mais importantes. Quando se concentra nestas tarefas, o seu projeto avança nas áreas mais importantes.
4. Pense nos resultados possíveis.
Tracy explica que, se continuar a adiar tarefas importantes, os resultados serão piores. Se compreender isto, poderá superar a procrastinação.
Utilizar Gráficos de Gantt é uma forma útil de gerir projetos. Inclua sinalizadores de risco e indicadores de sensibilidade no planeamento de marcos importantes. Explique como os atrasos resultarão em coisas como produtos tardios, mais despesas ou problemas com recursos. Quando o projeto é fácil de visualizar, a equipa é encorajada a lidar primeiro com as tarefas mais difíceis e a manter-se responsável ao longo do projeto.
5. Tente utilizar a procrastinação criativa.
Tracy aconselha que deve ignorar deliberadamente as tarefas que têm pouco impacto. Foque os seus esforços no que é importante.
Utilizando a ferramenta conhecida como Gráfico de Gantt:
Reveja a linha do tempo do seu projeto e identifique subtarefas que não são necessárias manter ou que podem ser entregues a outra pessoa. Se possível, realize tarefas de baixa prioridade durante os períodos em que tem menos coisas para fazer. Isso ajuda a equipa a concentrar-se em atividades que são importantes para o sucesso do projeto.
6. Aplique o Método ABCDE ao trabalhar nas tarefas do projeto.
Tracy apresenta a rotulagem ABCDE:
- Significa tarefas críticas
- B significa tarefas importantes
- C significa tarefas que seriam apenas bom realizar
- D pode ser delegado
- E são tarefas que podem ser eliminadas.
Reserve trabalho ao qual adiciona uma etiqueta vermelha para mostrar alta importância. As partes interessadas podem identificar rapidamente o que precisa de ser resolvido de imediato. As tarefas marcadas com D devem ser atribuídas aos membros certos da equipa para que as atividades importantes não fiquem bloqueadas.
7. Preste atenção às tarefas mais importantes (os sapos).
É importante enfrentar a sua tarefa mais importante logo pela manhã. Evite distrações. Certifique-se de reservar as primeiras horas da manhã para as suas tarefas mais importantes. Defenda estes períodos de serem ocupados por reuniões ou outras distrações. O gráfico de Gantt destaca períodos em que se pode concentrar no seu trabalho. Após as reuniões diárias, tente dedicar 60–90 minutos às suas tarefas mais importantes.
8. Certifique-se de que Está Pronto Antes de Começar
Tracy salienta: A forma como organiza o seu negócio importa muito. Se a sua secretária está desarrumada, a sua mente provavelmente também está. Reúna os requisitos, especificações de design e as opiniões da equipa antes de começar a trabalhar numa tarefa. Antes de quaisquer atividades principais, adicione subtarefas de “preparação” ao seu gráfico de Gantt.
Como início, certifique-se de que há tempo antes da codificação para rever a sua arquitetura e organizar o seu ambiente de programação. Isto ajuda a evitar trabalho extra e mantém o processo a decorrer suavemente.
9. Trabalhe nos seus Objetivos Apenas um Minuto de Cada Vez
Divida tarefas grandes em partes menores que sejam mais fáceis de gerir. Pequenos passos em frente em apenas 5 minutos continuam a ser importantes. Divida grandes pacotes de trabalho em tarefas menores que se sucedem no seu gráfico de Gantt. Trabalhar em tarefas menores ajuda-o a ser visto, reduz dificuldades e permite-lhe fazer progressos constantes.
Se a sua tarefa parecer demasiado grande, divida-a no próximo pequeno passo para continuar e evitar adiá-la.
10. Aplique a Regra de Cinco ao escrever.
Escolha cinco tarefas importantes nas quais se deve focar cada dia. Marque cinco tarefas importantes na visualização semanal. Trate estas como as suas tarefas semanais que precisam de ser concluídas. Assim que terminar a primeira, comece a segunda. Ver o progresso nos gráficos de Gantt encoraja a equipa e ajuda-a a trabalhar em conjunto ao longo do projeto.
11. Reserve longos períodos para se concentrar nas suas tarefas principais (Rock Breakthrough)
Tracy acredita que trabalhar por longos períodos sem interrupções é importante. Reserve pelo menos 90 minutos de tempo ininterrupto ao trabalhar em tarefas difíceis, como projetar sistemas de computador, revisar códigos ou realizar análise de dados.
Os intervalos de “Rock Breakthrough” devem ser marcados claramente em seu gráfico de Gantt e agendados para quando você tiver mais energia. Isso garante que a organização esteja trabalhando nas tarefas mais importantes.
12. Melhore Suas Habilidades Mais Importantes
É importante continuar melhorando o tempo todo. Tracy sugere que o aprendizado pode ajudá-lo a avançar mais rápido.
Adicionando o Desenvolvimento de Habilidades ao Processo
Inclua atividades de treinamento ou certificação no gráfico de Gantt. Por exemplo, dê aos membros da sua equipe tempo para trabalhar na melhoria de suas ferramentas ou técnicas. Isso leva a uma conclusão de tarefas mais rápida e melhor.
13. Use a tecnologia para manter seu trabalho organizado.
Deixe a tecnologia ajudá-lo com suas tarefas principais, mas não deixe que ela desvie sua atenção. Escolha plataformas de Gantt que permitam o trabalho em equipe, lembrem você das tarefas e se conectem com aplicativos de comunicação. Use a automação para tarefas que precisam ser feitas regularmente, para que você possa se concentrar nas tarefas principais. Use as notificações de Gantt apenas para eventos importantes.
14. Dê Recompensas a Si Mesmo Pelos Seus Esforços
Tracy ressalta que dar recompensas por terminar tarefas pode ser muito valioso. Sempre que marcos importantes do projeto forem alcançados, certifique-se de celebrá-los com a equipe ou dar-lhes pequenas recompensas. Adicione blocos de fluxo de trabalho de “Tempo de Recompensa” ao gráfico para que sua equipe tenha algo pelo que esperar. Quando o esforço é reconhecido, faz com que as pessoas se sintam melhor e as ajuda a manter o foco.
15. Imagine os resultados que você deseja alcançar.
Imagine-se indo bem. Olhar para o seu progresso ajuda você a se manter motivado. Tenha o objetivo final em mente em cada etapa. Ao revisar um projeto, use recursos visuais junto com o gráfico para tornar o propósito mais claro. Quando as equipes percebem como seus esforços atuais as ajudam a alcançar o sucesso futuro, elas se tornam mais fortes.
16. Certifique-se de focar em sua saúde e níveis de energia.
Tracy acredita que uma boa saúde ajuda as pessoas a se concentrarem e produzirem mais. Certifique-se de adicionar pausas para Energizar à programação de Gantt, como alongar-se, beber água ou caminhar. Faça tarefas importantes quando tiver mais energia. Não planeje suas tarefas mais importantes para logo após reuniões ou quando estiver cansado.
Conclusão
Faça sua maior tarefa primeiro. Brian Tracy fornece dicas de ouro para, eventualmente, vencer a procrastinação e ser produtivo. A aplicação das estratégias de uma metodologia eficaz em projetos, juntamente com os gráficos de Gantt, permite que pessoas e equipes entreguem trabalhos melhores, mais rápidos e fáceis de entender.
Organizar o trabalho como tarefas com diferentes importâncias, economizar tempo para o trabalho de foco e elogiar as conquistas ajuda a transformar o trabalho desordenado em um cronograma ordenado. Quando você estiver se sentindo atolado por seu projeto, lembre-se: qual é o sapo de hoje, e veja se ele está em seu gráfico de visão geral com todas as tarefas. Ajuda muito se você começar cedo seu projeto.