Make Time: Como Focar no que Importa Todos os Dias

No livro Make Time, os autores Jake Knapp e John Zeratsky explicam como focar melhor a cada dia. Ele se afasta da medição da produtividade e começa a mostrar a importância de ações direcionadas. Criar um “Highlight” todos os dias incentiva as pessoas a se concentrarem no que é mais importante.

Apesar de serem pessoais, eles funcionam muito bem no contexto de projetos. Se gráficos de Gantt forem utilizados, as equipes têm uma melhor compreensão e organizam seu trabalho de acordo com o plano de gestão.

O resumo foca no método de quatro partes, Highlight, Laser, Energize, Reflect, e descreve como ele pode ser usado em conjunto com a gestão de projetos e gráficos de Gantt para aumentar a concentração, manter a responsabilidade e alcançar melhores resultados.

1. Highlight: Definindo sua Pedra Angular Diária

A cada dia, o “Highlight” deve ser sua prioridade principal, já que é a tarefa na qual você precisa focar. Tais ocasiões podem ser uma reunião com um cliente, combinar código de computador ou testar um site com usuários. A primeira coisa que você deve fazer pela manhã é escolher seu objetivo.

A importância disso.

Se você não tem um Highlight, seu dia não está planejado. Tantas reuniões acontecem que atividades estratégicas importantes podem não ser concluídas. O ponto principal para focar na gestão de projetos é o Highlight, pois ele terá o maior impacto.

Colocando os Gráficos de Gantt em operação

Os blocos de Highlight devem ser incluídos todos os dias no seu gráfico de Gantt. Dê a eles atenção especial como tarefas prioritárias. Blocos são úteis como limites quando estão agendados. Eles dizem: nada vai tirar meu foco desta tarefa hoje.

Uso para Equipes no Ambiente de Trabalho

Certifique-se de que cada standup comece com um Highlight de cada pessoa. Isso promove a compreensão entre todos. Torna possível o uso de gráficos de Gantt e ferramentas semelhantes da maneira correta.

2. Laser: Colocando Você de Volta nos Trilhos

Trabalhar em um tópico de forma completamente ininterrupta é referido como "laser”. Knapp e Zeratsky sugerem que as pessoas impeçam seus telefones de enviar notificações, para que não se distraiam com elas.

Estabelecendo uma concentração forte

Escolha períodos de 60–90 minutos para trabalhar sem distrações. Feche sites desnecessários e desligue as conexões de internet dos seus dispositivos.

Técnica "Queijo Suíço": Como Responder a Interrupções

Se não for possível reservar longos blocos, faça seu trabalho em curtos períodos de tempo conforme eles surgirem.

Incorporando o uso de Gráficos de Gantt

Coloque uma barra para cada bloco de Laser na sua linha do tempo de Gantt. Dê ao animal um marcador exclusivo ou tente usar uma cor vibrante. Isso permite que a equipe saiba que não deve interromper você. Garante que o trabalho profundo seja incluído no planejamento de qualquer projeto.

Limites da Equipe

Promova formas de colaborar em tempos diferentes. Tente utilizar ferramentas online compartilhadas ou comentários. Isso ajuda a usar o tempo de forma eficiente e a manter as emissões do gráfico de Gantt organizadas.

3. Energize: Priorizando o Bem-Estar

Energizar seu corpo e sua mente é ao que se refere o “Energize”. Eles mencionam que ter períodos de descanso, beber água, movimentar-se e fazer pausas são as principais formas de sustentar a energia a longo prazo.

Como manter o foco

O trabalho em projetos frequentemente exige que você use sua força mental de forma constante. Faça pequenas pausas de tempos em tempos para se recuperar.

Reserve tempo para incluir alimentação saudável e exercícios diários.

Faça pausas para caminhar, beber água ou alongar o corpo. Insira uma nota cada vez que vir informações úteis em uma seção grande e destacada.

Descanso Estruturado

Eventos de negócios na forma de Energize podem ser incorporados ao seu gráfico de Gantt. Eles são tarefas importantes planejadas, em vez de serem feitas por acaso. Dessa forma, o foco e a criatividade permanecem vivos durante todo o projeto.

4. Reflect: Medir, Aprender, Iterar

Ao final do dia, refletir sobre o que aconteceu melhora nossa compreensão. Eles sugerem perguntar à equipe: O que produziu bons resultados? O que não produziu? Quais aspectos do caso eu preciso modificar?

O Poder da Reflexão

Refletir sobre sua experiência ajuda você a melhorar como gerencia projetos. Através da autoavaliação, as equipes podem identificar eventos que as atrasam e fragmentos de informação que estão sendo perdidos.

Adicionando informações aos Gráficos de Gantt

Trate as reuniões semanais de reflexão como eventos importantes e regulares. Quando o sprint ou o progresso mensal estiver concluído, reserve um tempo para revisar seu plano e fazer as alterações necessárias na linha do tempo de Gantt.

Atendendo à Demanda

Pegue as informações que você aprendeu com os dados e adicione-as ao gráfico. Ajuste os prazos, sublinhe as relações entre certas tarefas e detalhe a classificação de cada trabalho. Ao fazer isso, seu gráfico de Gantt torna-se flexível em vez de permanecer fixo.

5. Métodos de Trabalho em Equipe para Negócios

Os autores dão exemplos de táticas que acompanham a abordagem MT. Elas auxiliam na concentração quando as coisas são desafiadoras.

Agendamento de Base Zero

Certifique-se de planejar seu tempo a cada semana e não dependa apenas de hábitos. Ao trabalhar em um projeto, crie um novo gráfico de Gantt do zero para cada fase.

Torne seu Dia Especial

Dê a cada dia um tema a seguir, por exemplo, Segunda-feira de Reunião e Terça-feira de Dados. Agrupe as tarefas no seu gráfico de Gantt por seus temas para ajudar você a visualizar o plano.

A Lista de Distrações

Em vez de seguir cada impulso, mantenha uma lista de ideias que não são urgentes. Lide com seu aprendizado durante a reflexão regular. Isso garante que o Laser Time permaneça livre de distrações e desordem.

Processamento em Lote

Organize tarefas de revisão de feedback, relatórios e documentação juntas na mesma parte do seu dia. Configure os diferentes lotes no gráfico de Gantt para minimizar a alternância entre tarefas.

6. Garanta que tempo adequado seja reservado na gestão de projetos.

O Make Time pode ajudar você e sua equipe a manterem-se mais focados, responsáveis e a concluir tudo o que precisa ser feito.

Etapa 1: Mapear os Destaques para os Marcos

Concentre-se nos destaques de cada semana à medida que avança. Todos contribuem para melhorias significativas no projeto, marcando uma conquista de um cliente, realizando uma reunião de revisão ou demonstrando o software.

Etapa 2: Proteger os Espaços de Laser no Gantt

Certifique-se de listar o tempo de trabalho focado nos calendários da equipe e destaque-o no gráfico de Gantt. 

Etapa 3: Adicionar Atividades de Rotina para Energizar

Reserve tempo para as pessoas se alongarem, fazerem uma pausa e verificarem o bem-estar dos colegas. Isso promove a sustentabilidade e a eficiência ao lidar com projetos desafiadores.

Etapa 4: Refletir e Iterar

Em cada revisão, reserve um tempo para considerar o que correu bem e onde o progresso foi bloqueado. Torne o cronograma para o próximo período mais detalhado para apoiar a concentração no que vem a seguir. À medida que as pessoas melhoram e aprendem, os gráficos de Gantt podem ser atualizados de acordo.

7. O Make Time e o Gantt foram usados neste caso para lançar um novo recurso.

Imagine um grupo introduzindo uma nova atualização de aplicativo em quatro semanas.

• Semana 1: Definir a especificação do recurso. Bloqueie o seu tempo matinal para escrever as especificações e não se esqueça de energizar durante o intervalo.
• Semana 2. Implementação da engenharia principal e testes unitários. Defenda seus espaços de laser, verifique os padrões de energia e ajuste quando suas dependências forem concluídas.
• Semana 3: A atenção é voltada para testes e correção de erros. Combine seus blocos de Laser e pausas de Energia com as prioridades no gráfico de Gantt.
• Semana 4: Finalização da documentação e realização de uma demonstração para as partes interessadas importantes. A reflexão do fim de semana ajuda a formar a estratégia para o próximo lançamento.

O cronograma protege você do esgotamento, torna você mais produtivo e garante que a carga de trabalho corresponda às limitações humanas.

8. Melhorias obtidas ao combinar o Make Time e ferramentas de projeto

Existem vários benefícios para diferentes tipos de usuários, incluindo:

• Para Indivíduos: Foco aprimorado, menos distrações e melhor uso da sua energia.
• Para Equipes: Conversas mais calmas, menos interrupções e regras mais claras a seguir.
• Para Projetos: Melhores cronogramas, resultados aprimorados e melhorias mais oportunas.

9. Desafios e Formas de Superá-los

Abaixo está uma lista de alguns desafios explicados no livro e como superá-los:

Desafio: Interrupções

Você pode usar blocos de Laser e atualizar os status das tarefas de forma assíncrona; limite suas mensagens quando se espera que você esteja trabalhando em tarefas.

Desafio: Resistência da Equipe

A resistência da equipe é um dos principais desafios. Ajude os envolvidos a aprender sobre as técnicas do Make Time. Escolha uma equipe piloto e deixe que as pessoas saibam como elas alcançaram o sucesso.

Desafio: Cronogramas Desalinhados

Agende sessões de Laser em conjunto; reserve colaborações apenas para períodos em que cada pessoa esteja trabalhando profundamente.

10. Mantendo a mentalidade a longo prazo

Ser consistente é muito importante. Continue a incluir esses hábitos na maneira como sua equipe gerencia projetos. Ter um gráfico de Gantt significa que você pode usá-lo para organizar suas tarefas diárias também. Se houver problemas, volte para a metodologia MT.

Conclusão

O Make Time proporciona uma agradável sensação de simplicidade. Ele nos permite organizar nossos dias com intenção e energia. Se você usa gráficos de Gantt e diretrizes de gerenciamento de projetos, este sistema ajuda pessoas e grupos a realizar mais, sentir-se bem e desfrutar de um progresso contínuo.

Use a estratégia de quatro etapas. Gráficos como o Gantt facilitam a revisão de seus planos do início ao fim de cada dia. Troque o estar ocupado por ter um propósito. Você descobrirá que seus projetos avançam mais rápido, ganham um propósito claro e entregam resultados mais significativos.