5 fases de gerenciamento de projetos que você deve conhecer para acompanhar seus projetos.

Não é uma tarefa fácil; um gerente de projeto precisa considerar diferentes aspectos ao mesmo tempo, como o orçamento, o resultado, o feedback dos clientes e muitas outras coisas. O gerenciamento de projetos é uma habilidade que mantém o controle de um projeto, dividindo-o em diferentes etapas para atender às demandas dos clientes e é o principal motivo para uma empresa obter sustentabilidade no mercado.

5 gerenciamento de projetos fases que você deve conhecer:

Abaixo estão algumas das 5 fases do gerenciamento de projetos que você deve conhecer.

1. Início do projeto

Antes de finalizar o plano do projeto, você deve abordar algumas questões iniciais necessárias. A equipe de gerenciamento, o proprietário e as partes interessadas se reúnem para compartilhar suas ideias e finalizar a meta, o nome e o propósito do projeto.

Os contratos escritos são assinados como um acordo entre uma empresa e uma parte interessada que garante o acordo de um projeto. São feitos os estudos necessários para atingir a meta definida e decidir as estratégias corretas para atender às demandas das partes interessadas.

Alguns testes são feitos para comprovar se o projeto a ser iniciado é viável ou não, se dará lucro e se causará boa reputação junto ao público. Uma equipe forte e capacitada é contratada para a conclusão de um projeto dentro do prazo e da demanda. Essa primeira e muito importante fase do gerenciamento de projetos lida com diferentes chaves para que seu projeto seja bem-sucedido.

Define o motivo pelo qual esse projeto é importante

A fase inicial de um projeto explica os motivos para iniciar esse projeto e sua importância para a equipe. Documentos importantes e obrigatórios são desenvolvidos para definir o alinhamento das etapas. Os aspectos comerciais são discutidos em detalhes com a equipe de gerenciamento e as partes interessadas, bem como o risco financeiro.

Uma estimativa da adequação de um projeto

Depois disso, também é feita uma estimativa da adequação do projeto em relação à legislação do país e às chances de lucro. Isso ajuda a estimar se esse projeto será frutífero ou não, comparando-o com as demandas comerciais modernas do mercado.

Desenvolvimento de uma carta de projeto

Após essa estimativa, é elaborado um projeto que é um tipo de documentação que define as metas de um projeto com muita clareza, é desenvolvida uma lista de tarefas formais e também é programado o tempo de trabalho no projeto para todos os membros da equipe.

Seleção da equipe

A próxima etapa é a seleção dos membros da equipe. As pessoas qualificadas e experientes são selecionadas para a execução correta do projeto.

Atribuição de funções

Após a seleção de uma equipe qualificada, o gerente de projeto compartilha um cronograma e especifica suas tarefas individualmente, atribuindo deveres específicos a cada membro.

É uma fase muito importante e básica quando se trata das 5 fases do gerenciamento de projetos.

2. intenção de fazer um plano sólido

Depois de ter uma discussão calorosa no nível da diretoria e da aprovação do projeto, vem a próxima e crucial fase do gerenciamento de projetos, que é desenvolver um plano sólido para que seu projeto seja bem-sucedido de qualquer maneira.

Antes de tornar um projeto funcional, é necessário fazer um plano para atingir as metas de um projeto. Para isso, são seguidas várias etapas, como

Desenvolvimento de uma lista de tarefas

Quando você começa a trabalhar em um projeto, deve ter bem claras as tarefas diárias que realizará regularmente. Os estudiosos de negócios afirmam que um plano por escrito é obrigatório e fundamental para o sucesso, pois faz com que você se lembre de suas tarefas.

Portanto, antes de mais nada, faça uma lista de tarefas por escrito e em formato eletrônico. Seja determinado em seu trabalho e conduza os membros de sua equipe na direção certa, mantendo uma boa comunicação com eles.

Elaboração de gráficos de Gantt pessoais e de equipe

Há uma grande necessidade de prestar contas a si mesmo para que você possa analisar se atingiu suas metas semanais ou mensais. Para ter uma análise clara do seu trabalho, faça um gráfico de Gantt antes de começar a trabalhar e programe as tarefas que você executará diariamente ou uma vez por semana.

O gerente de projeto deve desenvolver gráficos de Gantt para toda a equipe e individualmente e verificá-los semanal ou mensalmente para ter uma análise clara da conclusão da tarefa e fazer o que for necessário se alguma tarefa estiver faltando.

Encontrando as pedras grandes

Quando você tiver desenvolvido uma lista de tarefas e um gráfico de Gantt, será muito fácil categorizar seu trabalho. Encontre as tarefas mais importantes e urgentes e concentre-se nelas. As pedras grandes representam as tarefas que não são permanentes, mas que são importantes para você realizar antes de cumprir um prazo.

As grandes rochas podem ser alteradas após a conclusão de cada uma delas e você precisa mudar seus paradigmas para lidar com as diferentes grandes rochas do seu projeto.

Planeje um orçamento

O gerenciamento de projetos é bem-sucedido quando seu plano para atender às despesas é sólido. O gerente financeiro e sua equipe apresentam um orçamento de custo estimado que deve ser investido no projeto em andamento. Esse custo definido para um projeto faz com que sua equipe esteja determinada a cumprir o orçamento ao usar os recursos limitados.

Avaliação de riscos

É importante que você tenha um controle e um equilíbrio sobre os riscos que podem surgir durante o processamento do seu projeto. Você deve ter um plano para avaliar os riscos, que podem ser previsíveis ou não, e encontrar soluções imediatas para evitar danos enormes.

3. implementação do plano

Depois de fazer planos e preencher uma grande quantidade de documentos, você chega à fase de trabalho. Os planos que foram desenvolvidos no nível da diretoria serão colocados em prática. Essa é uma fase de trabalho real e efetiva, com um longo período de tempo em comparação com todas as outras fases.

Durante essa fase, o gerente de projeto precisa ser mais cuidadoso e se preocupar com o projeto, pois ele será avaliado após a execução.

Essa fase inclui as responsabilidades de um gerente de projeto, como

Manter o controle dos membros da equipe

Agora, a responsabilidade do gerente de projeto aumenta e exige ações eficazes para acompanhar o desempenho dos membros da equipe, certificando-se de que cada membro da equipe esteja cumprindo seus deveres e executando a tarefa da mesma forma que foi instruído.

Avaliação de riscos e gerenciamento, bem como

Agora, o trabalho real pode enfrentar vários riscos relacionados ao orçamento, à qualidade ou a qualquer outro aspecto. O gerente de projeto é responsável por avaliar o risco e corrigi-lo a tempo.

Sustentabilidade de estar em um orçamento

O gerente de projeto se certifica de que os membros da equipe estão seguindo o orçamento em vez de exceder o relaxamento. E se houver necessidade de fazer alterações no orçamento, isso deve ser discutido antes da implementação.

Manter a qualidade do produto

A qualidade dos produtos de uma empresa determina sua posição no mercado e a torna respeitável entre o público. Portanto, é obrigatório que você esteja atualizado sobre a qualidade dos produtos que fornece.

Ter boa comunicação com a equipe

Uma boa comunicação é necessária para o sucesso de um projeto, pois proporciona confiança e um ambiente positivo que aumenta a eficiência dos funcionários.

Essa é outra fase importante das cinco principais fases do gerenciamento de projetos.

4. Investigar e avaliar os processos

Após a execução de um plano, a entrega dos produtos da empresa e a presença em público, é hora de investigar os resultados. Você pode fazer isso

Verificar o status da realização das metas

Nessa fase, a equipe de gerenciamento de projetos continua verificando se o caminho que estão seguindo está levando-os ao objetivo real definido na fase inicial ou não. Caso contrário, o gerente de projeto é responsável por controlá-lo e colocá-lo no caminho certo.

Comparação do plano orçamentário com as despesas reais

O gerente de projeto compara o custo planejado do projeto com as despesas que a equipe fez e analisa se está indo bem ou não. Se a resposta for negativa, essa é uma situação alarmante e pode causar problemas para um gerente de projeto, mas pode ser resolvida com uma boa comunicação com os investidores e as partes interessadas.

Avaliar o desempenho e manter um controle e equilíbrio do orçamento e de outros aspectos mensuráveis é vantajoso para um gerente de projeto gerenciar o projeto de forma fácil e eficaz.

5. Intimar os resultados

A fase final de um projeto, que tem a mesma importância que as outras fases, é a intimação dos resultados de um projeto. É uma fase de acompanhamento do gerenciamento de projetos. Nessa fase, os resultados são medidos e comparados com o plano.

É responsabilidade do gerente de projeto examinar o resultado e verificar a entrega no prazo ao cliente, encontrar ambiguidades e sugerir maneiras de corrigir os pontos fracos, se houver algum. É a fase de encerramento; os contratos são concluídos e são feitas comemorações pela conclusão bem-sucedida do projeto. São feitas as formalidades finais dos documentos e os contratos são rescindidos após a conclusão.

Uma revisão final é apresentada pelo gerente de projeto por meio da organização de uma reunião ou de uma festa de comemoração, e os pontos-chave importantes são explicados, mostrando que eles estavam dentro do orçamento, seguiram o cronograma e atingiram o objetivo definido durante a primeira fase antes de implementar o gerenciamento de projetos.

Considerações finais:

Portanto, essas foram as cinco fases do gerenciamento de projetos. Se quiser que o projeto seja bem-sucedido, você começará em uma empresa como gerente de projeto e deverá desenvolver habilidades de gerenciamento de projetos e seguir as cinco fases do gerenciamento de projetos para alcançar os resultados desejados.

Desenvolva um gráfico de Gantt para que você e sua equipe estejam no caminho certo e dentro do prazo com resultados de alta qualidade.