As 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Gerenciar um projeto não é fácil, não importa se é trabalho em equipe ou desempenho individual. É muito difícil manter o controle do projeto. Às vezes, o monitoramento do projeto se torna muito agitado. Para evitar todos os inconvenientes que podem ser enfrentados no gerenciamento de projetos, as 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos desempenham um papel importante para que você possa acompanhar tudo. Com isso, você não só pode nomear o trabalho dos gerentes de projeto como também melhorar o desempenho da organização.

Quais são as 4 fases do gerenciamento de projetos de gerenciamento de projetos?

As 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos É uma abordagem passo a passo para gerenciar os projetos com facilidade. Discutiremos as quatro fases do gerenciamento de projetos, passo a passo, na seção a seguir.
‍

1. O estágio de iniciação:

O primeiro estágio das 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é chamado de estágio de iniciação. Ela deve ser planejada com muito cuidado, pois tudo que começa bem termina bem. Todo o projeto depende de como o estágio de iniciação foi realizado pelos gerentes de projeto. 

No estágio de iniciação, os gerentes de projeto precisam entender quatro coisas básicas antes de iniciar o projeto. Se você estiver trabalhando em equipe, esses quatro pontos da fase de iniciação também devem ser explicados a todos os membros da equipe. Antes de você ser esclarecido sobre os quatro pontos do estágio de iniciação, o processo não pode prosseguir. Os principais aspectos do estágio de iniciação são

Metas: É muito importante que você entenda os objetivos do projeto. Os gerentes de projeto devem ser claros quanto aos objetivos que pretendem alcançar após a conclusão do projeto. Eles também devem motivar os membros da equipe quanto às metas.

Essa é uma maneira eficaz de trabalhar adequadamente dentro de uma direção. Ter uma meta clara sobre o projeto também ajuda a concluir a tarefa com eficácia e dentro do prazo. Isso mantém os funcionários motivados com relação aos resultados do projeto porque eles já sabem o que estão buscando com o projeto. 

Prioridades: A segunda coisa que o estágio de iniciação delineia são as prioridades que devem ser mantidas em mente durante o trabalho no projeto. Ter as prioridades em mente pode ajudar todos os funcionários a gerenciar o projeto com facilidade. Eles terão uma ideia das coisas que precisam ser feitas antes, com base na prioridade. Isso pode acelerar o processo de conclusão do projeto antes mesmo do prazo final.

Prazos: Para cada projeto, há um prazo no qual o projeto deve ser entregue ao responsável. Se o projeto atrasar em relação ao prazo determinado, a empresa poderá sofrer consequências que recairão sobre o gerente de projeto. Essa é a principal etapa do estágio de iniciação porque o prazo do projeto deve ser considerado. Isso pode permitir que os gerentes de projeto planejem o processo de trabalho do projeto de forma conveniente. Isso também orientará toda a equipe sobre o trabalho que deve ser feito diariamente dentro de horas limitadas. A divisão do trabalho é muito importante para que você cumpra o prazo do projeto.

Riscos do projeto: Ter um contratempo sem estar preparado para ele pode ter resultados cruciais. É importante que você tenha em mente todos os riscos do projeto e também forneça uma solução para eles. No momento de qualquer problema enfrentado pela equipe ou por um indivíduo relacionado ao projeto, essa solução já estará pronta.

Isso pode poupar o gerente de projeto de muitos inconvenientes. É melhor que você esteja ciente dos benefícios e riscos do projeto antes de iniciá-lo. Isso dá uma vantagem ao gerente de projeto, fazendo com que ele se destaque em seu campo. 

Esses são os quatro componentes que devem ser abordados no estágio de iniciação do projeto. Esse é o início do projeto e é por isso que o gerente de projeto deve ter clareza sobre esses pontos.

2. O estágio de planejamento:

Após o estágio de iniciação, a próxima etapa importante nas 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é o estágio de planejamento. Ela também é muito importante porque o gerente de projeto precisa planejar todo o projeto de maneira eficaz. Se você tiver um plano perfeito para executar uma tarefa, só então será possível se destacar nela. Dois aspectos importantes devem ser considerados no estágio de planejamento.

Tarefas: o gerente de projeto deve delinear todas as tarefas que executará no projeto. Isso lhe dará uma ideia do que ele precisa fazer ao lidar com o projeto. Se o gerente de projeto estiver trabalhando com uma equipe, ele poderá dividir as tarefas igualmente entre os membros da equipe para prosseguir com o trabalho mais rapidamente. Conhecer a tarefa que deve ser executada pode acelerar o processo de trabalho no projeto de forma muito conveniente.

Cronograma: Conhecer as tarefas não é suficiente, o gerente de projeto precisa planejar um cronograma. Ele fornece conhecimento sobre quando uma tarefa deve ser executada. É importante realizar todas as atividades no momento certo para levar o projeto na direção certa. O cronograma para a execução da tarefa é importante para manter o controle das atividades que foram realizadas. Também é conveniente monitorar o processo de trabalho do projeto. 

3. O estágio de execução:

O estágio de execução também pode ser chamado de estágio de ação. Esse é o momento em que o plano deve ser convertido em ação. O gerente de projeto deve estar de acordo com o plano que elaborou para o projeto. Trabalhar com um plano é muito mais fácil do que trabalhar desorientado. 

O projeto pode ser um grande sucesso se o gerente de projeto seguir o plano que fez para o gerenciamento do projeto. O estado de execução é importante porque é o processo de trabalho do projeto. No estágio de execução, todos os membros que trabalham sob o comando do gerente de projeto precisam trabalhar mais rapidamente no plano para torná-lo um sucesso na forma de um projeto concluído.
‍

4. O estágio de fechamento:

A última etapa das 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos é a etapa de encerramento, que tem uma importância própria. É também a etapa de análise do projeto, na qual todas as etapas realizadas são analisadas por toda a equipe para verificar o desempenho do projeto. 

O gerente de produtos também faz uma análise crítica de todo o projeto para resolver quaisquer problemas relacionados ao projeto. A maioria dos erros é corrigida nesse estágio antes de você apresentar o projeto final ao chefe. Três aspectos devem ser verificados no estágio de encerramento.

Analisar seus resultados: A conclusão do projeto traz resultados que foram definidos como metas no estágio inicial. O gerente de projeto deve manter um controle dos resultados que ele estava buscando com o projeto. Ele precisa analisar os resultados do projeto e fazer alterações em caso de erros.

Resumir os principais aprendizados: Ao apresentar o projeto ao diretor, é importante que você tenha um resumo do projeto. Não há tempo suficiente para explicar todo o projeto ao diretor, pois ele tem muitas outras coisas com que lidar. O gerente de projeto precisa resumir todas as principais aprendizagens do projeto para que ele possa ser explicado convenientemente em menos tempo.

Deve haver uma lista separada de pontos-chave do projeto que deve ser apresentada como um resumo na frente de qualquer conselho organizacional. Isso dará ao ouvinte uma ideia sobre o projeto. Uma coisa que um gerente de projeto deve ter em mente é que todo o projeto deve ser resumido nos pontos-chave. Você não deve perder nenhum ponto, pois isso pode fornecer menos informações sobre o projeto para o ouvinte ou espectador. 

Planejamento das próximas etapas: O gerente de projeto deve planejar as próximas etapas. Ele tem de apresentar o projeto para toda a equipe e, por isso, deve estar preparado para as perguntas que lhe forem feitas. O planejamento da sessão de apresentação é importante e é feito no estágio de encerramento das 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

Considerações finais:

As 4 fases do ciclo de vida do gerenciamento de projetos são muito importantes para manter o controle dos projetos dentro das organizações. Todas as quatro etapas que precisam ser abordadas pelo gerente de projetos são discutidas em detalhes no texto mencionado acima. Ele ajudará você a ter uma ideia de como os projetos são gerenciados pelos gerentes de projeto. Ele também fornece informações sobre todos os aspectos que você deve ter em mente antes de se inscrever em um projeto.