Tudo o que você precisa saber sobre a Matriz de Gerenciamento de Tempo (Atualizado em junho de 2024)

Quando discutimos os projetos, seguimos uma linha do tempo durante a qual temos de concluir determinada tarefa ou trabalho. O gerente de projeto deve conhecer a matriz de gerenciamento de tempo. Ao adotar uma matriz de gerenciamento de tempo, ele pode não apenas fazer seu trabalho no prazo, mas também adotar o hábito de ser organizado.

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Todos nós realizamos algumas tarefas em nossa vida profissional e pessoal. Em nossa vida pessoal, não temos de prestar contas a ninguém, mas na vida profissional, temos de prestar contas à nossa organização ou ao nosso chefe. Precisamos pensar de forma prática e nos manter organizados para cumprir nossas tarefas.

Quando discutimos os projetos, seguimos uma linha do tempo durante a qual temos de concluir determinada tarefa ou trabalho. O gerente de projeto deve conhecer a matriz de gerenciamento de tempo. Ao adotar uma matriz de gerenciamento de tempo, ele pode não apenas fazer seu trabalho no prazo, mas também adotar o hábito de ser organizado.

Matriz de gerenciamento de tempo: Uma maneira de gerenciar tarefas sem problemas

Muitas empresas de sucesso estão seguindo os sete hábitos de Stephen Covey e adotando a matriz de gerenciamento de tempo para obter uma fórmula de sucesso. O gerenciamento do tempo não se trata apenas de anotar a hora de início e de término. Trata-se de decidir o tempo e usá-lo de forma produtiva para concluir as tarefas em seu tempo.

 A matriz de gerenciamento de tempo ajuda você a organizar as tarefas, categorizá-las e executá-las de acordo com sua importância e urgência. Se você iniciar um projeto, não o divida em pequenos pedaços e comece a trabalhar com a matéria-prima. Você não conseguirá concluí-lo da maneira correta.

Observamos a natureza, que mostra que tudo é organizado e programado, e nada sai do caminho. Você não acha que também precisamos de alguns truques para nos organizarmos e lidarmos proativamente com qualquer situação se tivermos trabalho urgente?

Precisamos categorizar as coisas e continuar trabalhando nelas que exigem sua atenção continuamente e fazer as coisas urgentes na hora certa. Os quatro quadrantes a seguir ajudarão você a organizar as tarefas, especialmente na vida profissional, e deixarão claro que você deve escolher a tarefa certa primeiro.

Quadrante 1: Colocar em primeiro lugar

O primeiro quadrante trata de tarefas urgentes e importantes. Temos diferentes categorias de tarefas que precisamos realizar a tempo e que também são importantes. Essas tarefas precisam de nossa rápida atenção. Caso contrário, você poderá sofrer grandes perdas.

Por exemplo, se você estivesse conduzindo calmamente uma reunião importante em seu escritório e de repente ouvisse um som alarmante de fogo. O que você preferiria fazer? Você continuará a reunião ou pedirá para procurar os extintores para controlar o fogo? É hora de você decidir o que é importante e urgente.

Essa emergência requer mais atenção, e você precisa trabalhar nela em comparação com a reunião. Você pode adiar sua reunião para outra, mas não pode deixar que o fogo chegue até você antes de se espalhar.

Quadrante 2: Agendamento de grandes pedras

No segundo quadrante, você colocará as tarefas e atividades importantes que geralmente fazem parte das metas de longo prazo. Essas tarefas precisam do seu planejamento de longo prazo para que você possa atingir sua meta ao final de um determinado período.

Por exemplo, se você estiver trabalhando em um projeto e um projeto longo geralmente não tiver uma data e um dia definidos, você pode decidir um prazo como um ano ou seis meses. Você planejará esse projeto adequadamente usando gráficos de Gantt mensais e outra lista de tarefas diárias. Você não precisa seguir um prazo exato, mas algum tempo fixo. Você pode incluir a manutenção da sua saúde, caminhadas, exercícios físicos, manutenção de relacionamentos, etc.

Quadrante 3: Distrações que buscam atenção

No terceiro quadrante, coloque as tarefas que são urgentes, mas não importantes. Precisamos fazer coisas que não são importantes, mas urgentes, então as colocamos no quadrante 3. Por exemplo, pagar contas de serviços públicos, precisamos arranjar tempo para atender a uma ligação do escritório quando estamos com a família depois do expediente. Você precisa definir suas tarefas urgentes, mas não importantes.

Quadrante 4: Eliminar o desperdício

Se falarmos do quadrante 4, ele se refere a coisas que normalmente são uma perda de tempo, mas que ainda assim fazemos. Essas coisas fazem parte de nossa vida, como usar a mídia social no telefone, assistir à TV ou jogar. Não podemos subtraí-las totalmente, mas colocá-las no quadrante 4 e tentar passar o menor tempo possível nesse quadrante. Portanto, você pode chamar esse quadrante de lixeira de suas tarefas.

Maneiras de gerenciar a matriz de gerenciamento de tempo

Quando você conhece uma matriz de gerenciamento de tempo, deve saber como usá-la de forma eficaz. Portanto, a seguir, você encontrará algumas dicas para usar ou gerenciar a matriz de gerenciamento de tempo.

- Inclua as tarefas com prazos

Antes de usar a matriz de gerenciamento de tempo, você deve ter muito claro o prazo para as tarefas atribuídas. Primeiro, você deve elaborar uma lista de tarefas que realizará ao longo do mês, todos os dias ou após uma pausa. Não se esqueça de escrever o prazo na frente de cada tarefa. Isso permite que você saiba qual tarefa tem um prazo próximo e também é importante. Isso também aprimorará sua habilidade de planejamento.

- Identifique suas grandes pedras.

A próxima etapa do uso da matriz de gerenciamento de tempo é organizar as coisas para que você possa extrair coisas ou tarefas importantes. Suponhamos que você coloque aleatoriamente pedras de todos os tamanhos na jarra. Você pode deixar o máximo de espaço para elas?

Nunca, o lugar seria baixo para elas. Se você separar as pedras em pedras grandes e pequenas, coloque-as no pote, começando pelas pedras grandes. Você verá mais espaço no pote, e todas as pedras serão organizadas adequadamente sem nenhum problema. Da mesma forma, se colocarmos nossas tarefas na categoria certa, classificando-as como pedras grandes e pequenas, poderemos realizá-las facilmente.

- Fique atento

Ao trabalhar em um projeto, você deve estar atento e ser responsável. Se você observar as coisas profundamente e classificá-las com sabedoria, conseguirá realizá-las em perfeita ordem, sem falhas.

- Aprenda a dizer não para as coisas menos importantes

Temos muitas coisas para fazer ao nosso redor, que podem ser profissionais, pessoais ou relacionadas a relacionamentos. Às vezes, estamos cheios de rotinas agitadas e ainda desperdiçamos nossa energia em coisas menos importantes ou que não fazem parte de nosso trabalho. Sim, é bom fazer um favor aos outros, mas quando você não estiver disponível, deve dizer não em vez de trabalhar em coisas que não pode fazer ou que não estão sob seu controle. Não seria nada demais dizer não a coisas menos importantes. Você economizará energia e tempo.

- Continue verificando sua pontuação toda semana.

Definimos nossas metas com alguns prazos. Você acha que conseguirá atingi-las se não as acompanhar? Não, isso não é possível, pois você não sabe se está seguindo a direção certa ou não. Você precisa manter um controle e equilibrar a pontuação que definiu para uma semana ou um mês.

Suponha que você queira perder peso de cerca de 5 kg em dois meses. Você desenvolverá um plano de ação sobre quantos copos de água beberá diariamente, quanto tempo passará caminhando e evitará comer junk food.

Todos os dias, você precisa acompanhar seu desempenho analisando seu plano de ação, quer você o tenha seguido hoje ou não.

- Identifique as áreas que estão faltando.

Agora, procure a próxima etapa produtiva: identificar o que falta por trás de sua meta. Você pode identificá-las observando o placar de sua meta e sendo firme. Isso mostrará a frequência com que você evitou seu plano e o quanto precisa de mais concentração.

Quais são as vantagens de usar uma matriz de gerenciamento de tempo?

A matriz de gerenciamento de tempo é como uma varinha mágica, pois pode transformar seus dias e seu desempenho se você permanecer firme. Você deve aprender e se concentrar na matriz de gerenciamento de tempo de acordo com suas tarefas e encontrar as melhores soluções. A seguir, você encontrará algumas vantagens da matriz de gerenciamento de tempo.

- Ajuda você a ser organizado

Quando você segue essa bela ferramenta, você se torna organizado. Você analisa profundamente as coisas que precisa fazer e tem a mente para classificá-las de acordo. Assim, você não se confundirá com o lugar certo das coisas.

- Deixe você saber o que é mais importante.

Quando aprendemos sobre os quatro quadrantes para a categorização das tarefas, podemos organizá-las melhor no quadrante relevante, conhecendo sua importância e urgência.

- Desenvolver habilidades de planejamento

Agora, você sabe quais são seus deveres e responsabilidades e como irá cumpri-los. Você planejará suas semanas para o trabalho no escritório, para a família e os amigos e para si mesmo. Você desenvolverá habilidades de planejamento em breve e isso aumentará as chances de sua produtividade.

Observações finais:

Uma matriz de gerenciamento de tempo é uma metodologia de planejamento de suas tarefas de acordo com a importância e o prazo, para que você possa realizá-las no momento certo. Quatro quadrantes ajudarão você a categorizar as tarefas e a desenvolver habilidades de planejamento para ter uma vida profissional e pessoal feliz e satisfatória.

Você está pronto para simplificar o gerenciamento de projetos?

Comece a gerenciar seus projetos com eficiência e nunca mais tenha dificuldades com ferramentas complexas.