Para começar, todo o processo em um projeto termina em resultados que são chamados de entregáveis. Eles podem ser exatamente semelhantes aos objetivos de todo o projeto. Também pode ser um relatório que geralmente faz parte de projetos maiores.
Uma outra maneira de explicar isso é que cada tipo diferente de projeto tem algum tipo de entrada ou saída. Isso depende do que você está usando no projeto, como dados, recursos ou outras coisas do gênero. Como resultado de todas essas coisas, o que sai do projeto são os entregáveis do projeto.
Podemos dizer que as entregas de um projeto são produtos ou serviços. Também pode ser um documento simples, mas essa é a compilação do encerramento do projeto. Isso mostra que tudo no processo foi assinado e que o projeto está concluído em todos os aspectos.
Nossos entregáveis de projeto e de produto são os mesmos?
Bem, há uma distinção clara entre esses dois termos. Se falarmos sobre os entregáveis do projeto, eles são os resultados originais resultantes do planejamento e dos relatórios do projeto, incluindo as atas das reuniões. No entanto, quando explicamos os entregáveis do produto, eles podem ser apenas os produtos como hardware, software, contratos, aplicativos e resultados de testes.
Todas as partes interessadas e os clientes do projeto esperam receber os resultados na forma de um produto ou serviço. No entanto, há muitas outras coisas que você deve incluir, como a documentação, etc. Documentos como esses são a fonte para que os clientes se certifiquem de que o projeto está progredindo e será concluído no tempo determinado.
Esses documentos incluem o seguinte:
Contratos com assinaturas.
Relatórios sobre as despesas.
Estimativas do plano do projeto.
Relatório de progresso do projeto.
De acordo com as especificações do projeto e as necessidades especiais das partes interessadas, os entregáveis do projeto são diferentes. Na maioria dos casos, os clientes e as partes interessadas do projeto solicitam os entregáveis que incluem o encerramento do projeto e o relatório de desempenho esperado durante o processo do projeto.
Como explicar os resultados do projeto para os clientes e as partes interessadas?
Os relatórios feitos pelos gerentes de projeto são as fontes usadas como entregáveis e, em seguida, apresentadas às partes interessadas e aos clientes. Diferentes partes interessadas exigem coisas diferentes, pedem flexibilidade e precisam de personalização. Tudo isso resulta em relatórios eficazes, que são o núcleo dos entregáveis. Portanto, se você souber o que é uma entrega de projeto, esse processo se tornará bastante simples de seguir.
Existem muitas ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudar os clientes. Com apenas um clique, essas ferramentas coletam os dados do projeto, classificam as variações, o tempo, o custo e outros aspectos também são levados em conta. Os gerentes gostam de usar o formato PDF desses documentos e compartilhá-los com as partes interessadas. A parte interessada também pode fornecer outras especificações e preferências que você pode considerar ao fazer isso.
Além disso, é melhor que o relatório possa ser filtrado e mostre somente os dados que os clientes desejam ver no relatório, etc. Além disso, não se esqueça de que também há software baseado em nuvem que fornece documentação que representa dados em tempo real.
Para os clientes que quiserem ver a versão ao vivo, você pode compartilhar o painel ao vivo com eles para que possam obter as informações que desejarem. Você pode definir as ferramentas de acordo com seu cliente e mantê-las em segredo dos concorrentes. É possível usar vários tipos de ferramentas de trilha livre que podem ajudar você a praticar muito.
Como criar bons entregáveis de projeto?
Até agora, aprendemos o que é um entregável de projeto. Agora, aprenderemos como, usando algum tipo de relatório, você pode criar as entregas do projeto para seu cliente ou parte interessada. Em alguns casos, você pode criar um relatório de desempenho, um relatório de status e um relatório de quadro de horários.
Ao usar os relatórios de status do projeto, você pode compilar de forma excelente o seguinte:
1. Explica às partes interessadas como o trabalho está sendo realizado
2. Ilustra quais membros do projeto estão assumindo a maior carga do projeto e como os ajustes podem ser feitos para corrigi-los.
3. Descreva tudo o que pode ser melhorado e seja capaz de removê-lo à medida que o projeto avança ou se aproxima do encerramento.
Relatório de status
Os relatórios de status geralmente podem ser personalizados, ou seja, podem ser feitos de acordo com as necessidades do cliente. Você pode escolher todos os tipos de conjuntos de dados e diferentes tipos de colunas. Eles serão usados para obter as informações que os clientes estão procurando no projeto em um determinado momento.
Você também pode pegar o exemplo do status do projeto que é feito usando as variáveis, como o detalhamento do trabalho. Nela, você tem o início planejado e também o término fixo. Além disso, há horas planejadas, uma porcentagem de conclusão do projeto também é fornecida, as atribuições de tarefas de todos os membros também são mencionadas, as datas de início e as horas reais também fazem parte dela.
Relatório de variação
O relatório de variação também é bom o suficiente se você quiser usá-lo. Você também pode personalizá-lo adicionando algum tipo de resumo de tarefas, a porcentagem de conclusão da projeção e pode haver uma explicação do progresso real do projeto. Isso também pode ser comparado com o progresso previsto.
Como resultado desse relatório, você pode mostrar ao seu cliente quais foram as datas de início previstas e quais são as datas de término. Além disso, você também menciona as horas previstas e as horas reais gastas no projeto. A diferença ficará bem clara para o cliente. Além disso, a duração prevista dos projetos em comparação com o tempo que levou para ser concluído faz parte do relatório de resultados.
Relatório de planilha de horas
A planilha de horas é feita para explicar quantas horas foram gastas pelos membros para concluir o projeto e como foi durante todo o processo. Além disso, ela também inclui informações sobre:
A importância das atribuições de tarefas e da equipe que as executava.
As taxas de cada indivíduo por hora.
Os recursos incluem o tempo e o custo do projeto.
O relatório de planilha de horas também pode mencionar a pessoa que está enviando o trabalho, em que hora, quanto tempo foi dedicado e quanto tempo foi consumido por ela, a data exata do envio e o número de horas restantes para o trabalho.
Há também a possibilidade de gerenciar o trabalho em que uma pessoa deve estar trabalhando. Mesmo aqueles que gerenciam vários projetos também podem ser levados em conta com esse relatório de planilha de cronograma. Com o uso de todas as planilhas apresentadas nas seções acima, é bem possível gerenciar o projeto da melhor maneira possível. A equipe cumprirá o prazo, o projeto ficará abaixo do orçamento e também estará dentro do escopo do que você gostaria ou do que o cliente deseja para o projeto.
Entregáveis do projeto a serem enviados antes do encerramento do projeto
Muitas pessoas pensam que as entregas do projeto podem ser feitas apenas no momento do encerramento do projeto. No entanto, aqueles que estão patrocinando o projeto podem precisar dos entregáveis também no início do projeto. Além disso, muitos querem que eles sejam feitos durante o tempo de execução e de progresso. Portanto, essas são as informações que a empresa deve manter desde o início.
Ao analisarmos detalhadamente o que é um entregável de projeto, vamos também analisar os entregáveis finais e os entregáveis da fase inicial para que aqueles que não os conhecem possam entender o conceito.
Entregas finais
O escopo completo do trabalho em um projeto é fornecido nos entregáveis finais. No entanto, eles são feitos com base no trabalho inicial do projeto, em quem ele foi estruturado, no trabalho inicial feito pela equipe, bem como nos instantâneos da atividade do projeto dentro desse período.
Entregáveis da fase de iniciação
O termo de abertura do projeto e o business case fazem parte dos entregáveis da fase de iniciação. Isso ajudará você a conhecer o resultado do projeto.
Conclusão
Com base na discussão acima, sabemos que uma entrega de projeto é uma forma de documento de gerenciamento de um projeto. A empresa o mantém para acompanhar o progresso do trabalho do projeto e o cliente ou a parte interessada também o exige para uma finalidade semelhante. Ele explica tudo sobre as entradas e saídas durante o projeto em um determinado momento. Temos certeza de que as informações acima são de grande ajuda para você entender o que é um entregável de projeto. Agora você poderá se concentrar em aprender a criar um adequado para seus projetos no futuro.
