Tudo o que você precisa saber sobre a reunião inicial

Portanto, aqui você precisa iniciar a comunicação com o cliente primeiro e depois com os membros da sua equipe e com a equipe do cliente. Para isso, você precisa marcar a primeira reunião com as pessoas envolvidas no projeto, que será chamada de reunião inicial do seu projeto.

A reunião inicial é realizada antes da execução oficial do projeto. Nessa reunião, os membros da equipe definem a declaração de missão do projeto, devem suas funções e programam suas semanas para compartilhar o progresso com você. 

Reunião inicial com o cliente e sua equipe

É importante fazer uma reunião inicial com os membros da sua equipe sobre o projeto, mas, primeiro, reúna-se com o cliente e confirme o que ele realmente quer e espera desse projeto, além de corrigir o plano estratégico que você planejou anteriormente. Portanto, você precisa conhecer o cliente primeiro e depois os colegas de equipe.

Reunião somente com o cliente.

Em primeiro lugar, agende uma reunião de pré-trabalho com seu cliente para saber quais são as expectativas dele em relação ao projeto e como ele deseja alinhar esse projeto. Isso ajudará você a manter o equilíbrio e as boas relações comerciais durante o período de trabalho do projeto. Mas lembre-se de que a primeira reunião deve incluir apenas você e seu cliente para manter as coisas claras e mais simples de declarar como decisão final.

Reunião com o cliente e sua equipe.

Depois disso, você deve agendar uma segunda reunião com seu cliente e o colega de equipe dele para compartilhar detalhes brutos apenas para informá-los. Faça isso depois de finalizar o plano do projeto com seu cliente para evitar rejeições, sugestões e exigências de seguir as instruções dos membros da equipe do cliente. 

Como você organizará a reunião inicial?

Então, o mais importante é pensar na questão que está na mente de todos: como marcar uma reunião inicial com o cliente e os membros da equipe. Aqui, você precisa se concentrar profundamente para traçar o caminho certo para o destino do seu projeto e torná-lo bem-sucedido. Portanto, você deve seguir algumas etapas para organizar uma reunião inicial. 

Convidar os membros da sua equipe para a reunião inicial 

Para organizar uma reunião inicial com os membros da sua equipe de projeto, você deve convidá-los adequadamente por meio de telefonemas, e-mails oficiais ou mensagens de texto. Depende de você o modo de comunicação para o qual deseja convidar sua equipe. Acrescente algumas frases atraentes para aumentar a energia dos membros da sua equipe e fazê-los esperar ansiosamente pela reunião inicial e comunicar as melhores ideias para compartilhar com você no desenvolvimento de um plano de projeto.

Depois de realizar uma reunião inicial com sua equipe, você pode compartilhar o plano com a equipe do cliente para que eles tomem conhecimento dele.

Definir a pauta da reunião

A pauta da reunião deve ser muito clara, como se estivesse escrita em um papel, passo a passo, para evitar o desperdício de tempo e de recursos. Se você tiver uma pauta pré-definida, terá mais tempo para discutir o assunto do que se não tiver definido a pauta e conduzido uma reunião inicial. Você deve ter total controle sobre a pauta da reunião que vai compartilhar com o cliente ou a equipe. 

Para tornar a pauta da reunião clara e menos demorada, você pode criar documentos do Word ou recursos visuais para esclarecer os pontos que deseja compartilhar e discutir. 

Definir a declaração de missão ou a visão do projeto

Você pode atingir suas metas sem planejá-las, ter coragem e manter-se motivado o tempo todo, sem distrações? Não, não é possível, querida. 

Todos precisam de um motivo claro para trabalhar e precisam definir uma declaração de missão que seja simples, curta e inspiradora, que você possa ler várias vezes ao dia e que o ajude a se lembrar de suas metas para o projeto. Deve haver uma declaração de missão do projeto para toda a equipe que trabalha no projeto e para as partes interessadas também. Você também pode pedir ao Stakeholder a declaração de missão do projeto dele, se ele a tiver. 

Elimine toda a confusão dos membros da sua equipe

Uma reunião inicial também deve incluir uma discussão aberta com a equipe ou com a parte interessada para evitar qualquer mal-entendido no futuro e para desfrutar de um relacionamento comercial de longo prazo. Nela, você precisa promover a valorização das sugestões dos outros para desenvolver um vínculo forte e o melhor plano para o projeto.

Faça um plano detalhado com os membros da sua equipe. 

Uma reunião inicial também deve incluir o desenvolvimento do plano que desempenhará um papel vital na conclusão do projeto, pois ele pode fornecer a você e à sua equipe um roteiro que os levará ao destino do projeto. É impossível atingir as metas sem organização e planejamento. Portanto, faça um plano das etapas que você e seu colega de equipe executarão durante o andamento do projeto. 

Deve haver uma lista geral de tarefas de todos os membros da equipe, e uma lista individual também será um ponto positivo. Você pode pedir ajuda aos seus colegas de equipe para desenvolver gráficos de Gantt, tanto para a equipe quanto para o indivíduo, a fim de garantir a conclusão das respectivas tarefas no prazo e acompanhar as falhas e lacunas que você e sua equipe estão enfrentando. 

Atribua as funções a todos os membros da equipe

Você tem diferentes membros da equipe com diferentes habilidades e conhecimentos, portanto, aloque o trabalho de cada membro de acordo com seu conjunto de habilidades, especificando os detalhes individualmente. 

Você pode formar grupos de funcionários e chamá-los em diferentes horários para discutir a função deles na conclusão do projeto. Para trabalhar com total colaboração, você deve estabelecer um plano de funções eficaz entre os membros da sua equipe para ter uma boa colaboração e consistência na conclusão de cada tarefa. 

Estabeleça um sistema para acompanhar o progresso

Você planejou, orientou sua equipe e buscou os resultados desejados, mas parece difícil obter cem por cento dos resultados desejados. Podem surgir problemas durante o tempo de andamento do projeto que não podem ser negligenciados.

 Você deve desenvolver um sistema de acompanhamento do progresso do projeto. O gráfico de Gantt não só ajudará você a concluir as tarefas, mas também indicará a frequência da conclusão de uma tarefa específica por semana. Decida a frequência de cada tarefa por semana e mantenha um acompanhamento para identificar as falhas ou os problemas no projeto. 

Desenvolver um plano para o gerenciamento de riscos 

Não se esqueça de avaliar os riscos do projeto e desenvolver planos para lidar com os desastres antes do tempo. Se estiver trabalhando em um projeto industrial, você deve manter essa etapa na prioridade da sua lista de reuniões iniciais. Forme uma equipe de gerenciamento de riscos experiente e qualificada para trabalhar na avaliação e no gerenciamento de riscos antes de enfrentar grandes problemas.

Mantenha o registro da reunião de lançamento em documentos físicos e eletrônicos 

Quando você estiver organizando uma reunião de lançamento de um projeto e seguir uma série de etapas para torná-lo bem-sucedido, mantenha o registro de cada etapa realizada durante a reunião de lançamento para ter uma visão retrospectiva quando necessário. 

Importância da reunião inicial de um projeto

A reunião inicial não é apenas uma formalidade, mas um sistema personalizado que consiste em muitas etapas de pré-trabalho para esclarecer suas dúvidas sobre suas tarefas e muitas outras coisas, como 

• Apresenta os colegas de equipe uns aos outros

Um gerente de projeto ou uma empresa contrata funcionários equipados com diferentes conjuntos de habilidades especializadas para a tarefa especificada. Os membros da equipe não se conhecem antes da reunião inicial. Portanto, você pode dizer que ela apresenta os colegas de equipe uns aos outros.

• Cria colaboração 

Quando os colegas de equipe se conhecem, juntamente com as especialidades do conjunto de habilidades e da formação profissional, eles sabem melhor com quem trabalharão de perto e precisam se coordenar mais para criar colaboração e perfeição em suas tarefas, o que leva a grandes conquistas no projeto.  

• Uma melhor compreensão da visão da empresa ou do projeto

Durante a reunião inicial, o gerente de projeto compartilha com sua equipe a visão da empresa ou do projeto após a confirmação do Stakeholder e informa como trabalhar de forma gradual e consistente para atingir essa visão. 

• Desenvolve a habilidade de liderança de um gerente de projeto 

Ao organizar uma reunião inicial, o gerente de projeto está trabalhando com várias pessoas, sinergizando-as, valorizando o trabalho e a identidade delas e conduzindo-as ao roteiro certo para o sucesso do projeto. Ele está desenvolvendo suas habilidades de liderança ao considerar todos respeitáveis e habilidosos. Sua equipe adorará segui-lo para trabalhar com tranquilidade e honestidade. 

Conclusão

A reunião inicial desempenha várias funções importantes na conclusão bem-sucedida de projetos, desenvolvendo um vínculo forte, um melhor entendimento, reunindo todos os esforços em um só lugar e desenvolvendo estratégias que garantam o sucesso do projeto.