Crie tempo: como se concentrar no que é importante todos os dias

Em Make Time, os autores Jake Knapp e John Zeratsky explicam como se concentrar melhor a cada dia. O livro deixa de medir a produtividade e passa a mostrar a importância de ações específicas. Fazer um "Destaque" todos os dias incentiva as pessoas a se concentrarem no que é mais importante.

Apesar de serem pessoais, eles funcionam muito bem no contexto de projetos. Se os gráficos de Gantt forem usados, as equipes terão um melhor entendimento e organizarão seu trabalho de acordo com o plano de gerenciamento.

O resumo se concentra no método de quatro partes, Highlight, Laser, Energize, Reflect, e descreve como ele pode ser usado em conjunto com o gerenciamento de projetos e os gráficos de Gantt para aumentar a concentração, manter a responsabilidade e obter melhores resultados.

1. Destaque: Definição de sua pedra-chave diária

A cada dia, o "Destaque" deve ser sua principal prioridade, pois é a tarefa na qual você precisa se concentrar. Essas ocasiões podem ser uma reunião com um cliente, combinar códigos de computador ou testar um site com os usuários. A primeira coisa que você deve fazer pela manhã é escolher sua meta.

O significado disso.

Se você não tem um Highlight, seu dia não está planejado. Acontecem tantas reuniões que atividades estratégicas importantes podem não ser concluídas. O foco principal do gerenciamento de projetos é o Destaque, pois ele terá o maior impacto.

Colocando os gráficos de Gantt em operação

Os blocos de destaque devem ser incluídos todos os dias em seu gráfico de Gantt. Dê a eles atenção especial por serem tarefas prioritárias. Os blocos são úteis como limites quando são programados. Eles dizem: não há nada que possa tirar meu foco dessa tarefa hoje.

Uso para equipes no local de trabalho

Certifique-se de que toda apresentação comece com um destaque de cada pessoa. Isso promove o entendimento entre todos. É possível usar gráficos de Gantt e ferramentas semelhantes da maneira correta.

2. Laser: Colocando você de volta nos trilhos

Trabalhar em um tópico de forma totalmente ininterrupta é chamado de "laser". Knapp e Zeratsky sugerem que as pessoas impeçam que seus telefones enviem notificações, para que não se distraiam com elas.

Estabelecimento de uma forte concentração

Escolha períodos de 60 a 90 minutos para trabalhar sem nenhuma distração. Feche sites desnecessários e desligue as conexões de Internet de seus dispositivos.

Swiss Cheese: como você reage às interrupções

Se não for possível bloquear blocos longos, faça seu trabalho em pequenos intervalos de tempo à medida que eles surgirem.

Incorporação do uso de gráficos de Gantt

Coloque uma barra para cada bloco de laser em seu cronograma de Gantt. Dê ao animal um marcador exclusivo ou tente usar uma tinta brilhante. Isso faz com que a equipe saiba que não deve interrompê-lo. Isso garante que o trabalho profundo seja incluído no planejamento de qualquer projeto.

Limites da equipe

Promova maneiras de colaborar em momentos diferentes. Tente usar ferramentas ou comentários on-line compartilhados. Isso ajuda a usar o tempo de forma eficiente e a manter as emissões do gráfico de Gantt organizadas.

3. Energize: priorizando o bem-estar

Energizar seu corpo e sua mente é a que se refere o termo "Energize". Eles mencionam que ter períodos de descanso, beber água, movimentar-se e fazer intervalos são as principais maneiras de manter a energia a longo prazo.

Como manter o foco

O trabalho em projetos geralmente exige que você use sua força mental de forma constante. Faça pequenas pausas de tempos em tempos para se recuperar.

Reserve tempo para incluir alimentos saudáveis e exercícios diários.

Faça pausas para caminhar, beber água ou alongar o corpo. Insira uma nota sempre que vir informações úteis em uma seção grande e destacada.

Resto estruturado

Os eventos de negócios na forma de Energize podem ser incorporados ao seu gráfico de Gantt. São tarefas importantes planejadas, em vez de serem feitas acidentalmente. Dessa forma, o foco e a criatividade permanecem vivos durante todo o projeto.

4. Refletir: Medir, Aprender, Iterar

No final do dia, refletir sobre o que aconteceu melhora nossa compreensão. Eles sugerem perguntar à equipe: O que produziu bons resultados? O que não deu certo? Quais aspectos do caso eu preciso modificar?

O poder da reflexão

Refletir sobre sua experiência ajuda a melhorar a forma como você gerencia os projetos. Por meio da autoavaliação, as equipes podem identificar acontecimentos que as atrasam e fragmentos de informações que estão sendo perdidos.

Adição de informações aos gráficos de Gantt

Trate as reuniões semanais de reflexão como eventos importantes e regulares. Quando o sprint ou o progresso mensal estiver concluído, reserve um tempo para analisar seu plano e fazer as alterações necessárias no cronograma de Gantt.

Atendendo à demanda

Pegue as informações que você aprendeu com os dados e adicione-as ao gráfico. Ajuste os períodos de tempo, sublinhe as relações entre determinadas tarefas e detalhe a classificação de cada trabalho. Ao fazer isso, seu gráfico de Gantt se torna flexível em vez de permanecer fixo.

5. Métodos de trabalho em equipe para empresas

Os autores dão exemplos de táticas que acompanham a abordagem de MT. Elas ajudam a concentrar-se melhor quando as coisas são desafiadoras.

Programação baseada em zero

Certifique-se de planejar seu tempo a cada semana e não dependa apenas de hábitos. Ao trabalhar em um projeto, faça um novo gráfico de Gantt desde o início para cada fase.

Torne seu dia especial

Dê a cada dia um tema a ser seguido, por exemplo, Reunião na segunda-feira e Dados na terça-feira. Agrupe as tarefas em seu gráfico de Gantt por seus temas para ajudá-lo a visualizar o plano.

A lista de distrações

Em vez de seguir todos os impulsos, mantenha uma lista de ideias que não sejam urgentes. Cuide de seu aprendizado durante a reflexão regular. Isso garante que o Laser Time permaneça livre de sujeira e bagunça.

Processamento em lote

Organize as tarefas de revisão de feedback, geração de relatórios e documentação juntas na mesma parte do seu dia. Configure os diferentes lotes no gráfico de Gantt para minimizar a alternância entre as tarefas.

6. Garantir que seja reservado um tempo adequado para o gerenciamento de projetos.

O Make Time pode ajudar você e sua equipe a se manterem mais concentrados e responsáveis e a concluírem tudo o que precisa ser feito.

Etapa 1: Mapeie os destaques para os marcos

Concentre-se nos destaques de cada semana à medida que avança. Todos contribuem para melhorias significativas no projeto, marcando uma conquista do cliente, realizando uma reunião de revisão ou demonstrando o software.

Etapa 2: Proteger os slots de laser no Gantt

Não se esqueça de listar o tempo de trabalho profundo nos calendários da equipe e destacá-lo no gráfico de Gantt. 

Etapa 3: Adicionar atividades de rotina para energizar

Reserve tempo para as pessoas se alongarem, fazerem uma pausa e verificarem o bem-estar dos colegas. Isso promove a sustentabilidade e a eficiência de lidar com projetos desafiadores.

Etapa 4: Refletir e iterar

Em cada revisão, reserve um tempo para considerar o que deu certo e onde o progresso foi bloqueado. Torne a linha do tempo para o próximo período mais detalhada para apoiar a concentração no que está por vir. À medida que as pessoas melhoram e aprendem, os gráficos de Gantt podem ser atualizados de acordo.

7. O Make Time e o Gantt foram usados nesse caso para lançar um novo recurso.

Imagine um grupo apresentando uma nova atualização de aplicativo em quatro semanas.

• Semana 1: Configure as especificações de recursos. Reserve o período da manhã para escrever as especificações e não se esqueça de se energizar durante o intervalo.
• Semana 2. Implementação de engenharia de núcleo e testes de unidade. Defenda seus slots de laser, verifique os padrões de energia e ajuste quando suas dependências forem criadas.
• Semana 3: É dada atenção ao teste e ao reparo de bugs. Combine seus blocos de laser e quebras de energia com as prioridades no gráfico de Gantt.
• Semana 4: Finalização da documentação e realização de uma demonstração para partes interessadas importantes. A reflexão no fim de semana ajuda a formar a estratégia para a próxima versão.

O cronograma protege você do esgotamento, torna-o mais produtivo e garante que a carga de trabalho corresponda às limitações humanas.

8. Melhorias obtidas com a combinação das ferramentas de tempo de produção e de projeto

Há vários benefícios para diferentes tipos de usuários, incluindo:

• Para pessoas físicas: Maior concentração, menos coisas para distraí-lo e melhor uso de sua energia.
• Para as equipes: Conversas mais calmas, menos conversas entre si e regras mais claras a serem seguidas.
• Para projetos: Melhores cronogramas, resultados aprimorados e melhorias mais oportunas.

9. Desafios e maneiras de superá-los

Abaixo está uma lista de alguns desafios explicados no livro e como superá-los:

Desafio: interrupções

Você pode usar blocos de laser e atualizar status de trabalho fora da banda; limite suas mensagens quando for esperado que você esteja trabalhando em tarefas.

Desafio: Resistência da equipe

A resistência da equipe é um dos principais desafios. Ajude os envolvidos a aprender sobre as técnicas do Make Time. Escolha uma equipe piloto e informe às pessoas como elas obtiveram sucesso.

Desafio: Agendas desalinhadas

Agende sessões de laser em conjunto; reserve as colaborações apenas para os períodos em que cada pessoa estiver trabalhando profundamente.

10. Apoio à mentalidade a longo prazo

Ser consistente é muito importante. Continue a incluir esses hábitos na maneira como sua equipe gerencia os projetos. Ter um gráfico de Gantt significa que você também pode usá-lo para organizar suas tarefas diárias. Se houver problemas, volte à estrutura do MT.

Conclusão

O Make Time proporciona uma agradável sensação de simplicidade. Ele nos permite organizar nossos dias com intenção e energia. Se você usar gráficos de Gantt e diretrizes de gerenciamento de projetos, esse sistema ajudará as pessoas e os grupos a alcançar mais resultados, a se sentirem bem e a desfrutarem do progresso contínuo.

Use a estratégia de quatro etapas. Gráficos como o de Gantt facilitam a revisão de seus planos do início ao fim de cada dia. O comércio está ocupado por ter um objetivo. Você descobrirá que seus projetos são realizados mais rapidamente, têm um objetivo claro e proporcionam resultados mais significativos.