O que é uma Declaração de Trabalho?
A Declaração de Trabalho é um documento único que o ajuda a definir absolutamente tudo em que está trabalhando. Em vez de ter de passar por uma dúzia de formulários e papéis diferentes para encontrar informações como suas tarefas, seu cronograma e suas entregas, esse é um documento único que coloca tudo em um só lugar. Isso torna muito mais fácil para você e toda a sua equipe voltar e ver o que está acontecendo quando necessário, ou verificar as coisas se achar que está um pouco perdido.
Na verdade, essa é a primeira coisa que você precisa fazer, em vez de criar qualquer outra planilha ou sistema de acompanhamento. Você precisa de uma Declaração de Trabalho para entender o que está concordando em fornecer ao seu cliente e o que ele está concordando em relação aos prazos e ao trabalho que espera. Quando todos tiverem uma ideia do que deve ser feito, as coisas ficarão muito mais fáceis para todos os envolvidos, pois sempre haverá algo que poderá ser consultado se necessário.
O que há em sua declaração de trabalho?
Introdução :
É aquique você fará exatamente isso, apresentará o projeto e as pessoas que trabalharão nele para que você sempre tenha uma visão geral de tudo com apenas uma olhada na sua papelada.
Propósito
Porque você está criando este projeto? Você precisa saber qual é o objetivo geral do projeto para saber o que vai fazer para chegar lá. Sem um objetivo, é difícil saber quais serão os próximos passos ou como a sua equipe poderá trabalhar nele.
Escopo
Quaissão as tarefas que precisam ser concluídas no projeto? Não é aqui que você vai apresentá-las individualmente, mas você vai querer saber o quão expansivo (ou não) o projeto deve ser. Você não quer ir além do que é realmente necessário. Você não quer ir além do que é realmente necessário.
Onde
Ondeo projeto será realizado? Você vai realizá-lo no local com o cliente? Você trabalhará remotamente? Esse projeto é feito em suas instalações e depois entregue ao cliente? Explique onde o trabalho será realizado.
Tarefas
Aquié onde você dividirá cada uma das diferentes tarefas em que trabalhará para o cliente. Talvez seja necessário dividir em várias tarefas ou em apenas algumas. Talvez você precise de subtarefas ou até mesmo de subtarefas. Tudo isso é bom.
Milestones
Quaissão os marcos que você precisa atingir para ter certeza de que está no caminho certo com o projeto? Onde você gostaria de atingir algumas das tarefas maiores ou os pontos mais importantes do projeto e marcá-los em um calendário?
Entregáveis
Oque você precisa fornecer ao cliente durante o curso do projeto ou mesmo quando tudo estiver concluído? Esses são os entregáveis e você precisa saber o que espera fornecer, bem como o que o cliente espera que você forneça em todos os momentos.
Programação
Faça um cronograma de eventos e de todas as coisas que você precisa fazer para ter certeza de que está no caminho certo. Quando você realizará as diferentes tarefas, quando os produtos deverão ser entregues, quando os marcos deverão ser cumpridos? Tudo isso deve ser registrado por escrito.
Padrões
Quais são os padrões exigidos para que o projeto seja considerado concluído ou para que produtos específicos sejam considerados concluídos? Que testes precisam ser feitos para garantir que tudo esteja de acordo com esses padrões ou com um requisito de código?
Sucesso
O que constituirá o sucesso? O que teria de ser feito para que toda a equipe e o cliente sintam que esse projeto foi bem-sucedido e que vocês podem continuar com outro projeto ou considerar o projeto completo como um todo?
Requisitos
Quais são as necessidades de equipamentos ou outras necessidades que acompanham a criação desse projeto? Do que você precisaria para garantir que tudo seja feito corretamente e para garantir que tudo seja concluído de acordo com as especificações? Você precisa ter certeza de que possui todos esses equipamentos.
Pagamentos
Quanto você será pago pelo projeto? Quando você será pago? Se os pagamentos forem feitos em marcos, quando eles serão enviados? Como os pagamentos serão feitos? O que precisa ser feito para que o pagamento seja efetuado?
Outros
É aqui que você adicionará qualquer informação adicional que precise acompanhar sobre o projeto e que talvez não se encaixe nas outras categorias já mencionadas. Adicione qualquer outra coisa que você ou o cliente precisem saber nesta seção.
Fechamento
É aqui que você encerrará o projeto. Assim como em uma redação, você deve fazer um breve resumo do que foi discutido, como entregará as informações ou os resultados ao cliente e quando o projeto será concluído. Isso facilita para que todos fiquem a par de tudo.
Por que você precisa dele?
Há várias razões pelas quais esse tipo de informação é importante e o fato de tê-la em um único lugar é ainda mais importante. Com uma Declaração de Trabalho, você terá tudo o que precisa reunido em um só lugar. É provável que você ainda precise acompanhar algumas (se não todas) dessas informações em outros lugares, mas você saberá em que lugar sempre poderá procurar para ter certeza de que as coisas estão acontecendo como deveriam.
Sua Declaração de Trabalho deve ser discutida e acordada por todos os envolvidos no projeto nos níveis mais altos. Isso significa que o gerente de projeto, o cliente e até mesmo seus supervisores ou chefes devem estar envolvidos nessa declaração. Todos vocês devem analisá-la juntos para garantir que seja uma representação precisa do que precisa ser feito e como precisa ser feito. Se for, então está tudo certo e você não terá problemas para prosseguir com o restante do seu trabalho. Se não for, você saberá que é hora de voltar à prancheta de desenho para obter o que precisa.
Depois que todos concordarem com o documento e todas as informações estiverem nele dispostas, você terá algo que poderá consultar a qualquer momento. Se o cliente quiser questionar algo ou se a sua equipe não tiver certeza do que precisa fazer, você sempre poderá consultar a Declaração de Trabalho. Você poderá apontar cada uma das seções e todas as informações que foram colocadas nesse documento e ver onde estão as respostas e o que realmente deve ser feito.
Se você for o gerente de projeto, também terá muito mais facilidade para definir todos os detalhes e informações de que precisa para o projeto se tiver uma Declaração de Trabalho para começar. Isso o ajudará a detalhar todas as diferentes tarefas e subtarefas que precisam ser concluídas no projeto para que você possa colocá-las em um formato que seja um pouco mais fácil para todos acompanharem. Afinal de contas, a Declaração de Trabalho será excelente para registrar os aspectos básicos, mas você precisa de uma forma que possa ser gerenciada mais facilmente do que um único documento.
Como redigir sua declaração de trabalho
Escrever esse documento não precisa ser difícil, mas pode consumir muito tempo. Afinal, você vai redigir um único documento que contém todas as informações sobre o seu projeto. Ele será longo, detalhado e bastante extenso. Sem mencionar que você precisará fazer muitas pesquisas e trabalhar com várias pessoas diferentes para que tudo dê certo. E, com sorte, você poderá fazer tudo certo na primeira vez para acelerar o processo.
Certifique-se de que, ao começar a escrever, você seja o mais específico possível. Você deve apresentar todas as informações que possui (e obter respostas para as informações que não possui) imediatamente. Isso tornará sua documentação muito mais completa e eficiente para todos os envolvidos. Sem mencionar que isso garantirá que ninguém fique confuso no futuro e que ninguém possa voltar e dizer que algo estava (ou não estava) no briefing do projeto. Tudo estará bem ali.
No entanto, não é necessário redigir esse documento em uma série de ensaios ou parágrafos. Na verdade, você pode redigi-lo com muitas informações em tabelas, gráficos, quadros, imagens e muito mais. Na verdade, é uma boa ideia fazer isso porque essas informações serão divididas e facilitarão a leitura. Eles também facilitarão muito a consulta a algumas informações. Se você puder encontrar o gráfico de que precisa, será mais fácil ir direto ao que precisa ser feito.
Por fim, certifique-se de que sua Declaração de Trabalho seja sempre aprovada. Se você escrever tudo da maneira que acha que deve ser feito ou da maneira que acha que o cliente quer, mas nunca assinar, nunca saberá se está correto. Pelo menos, não até que você comece a entregar os produtos ou um projeto final e o cliente não fique satisfeito. Isso definitivamente não ajudará você ou seu cliente no longo prazo. Portanto, certifique-se de mostrar a ele sua Declaração de Trabalho quando estiver concluída e trabalhe em conjunto para garantir que seja exatamente o que ele esperava ou o que ele precisa.
Concluindo
Quando você está trabalhando em qualquer tipo de projeto para um cliente, quer ter certeza de que ele está sendo feito corretamente. Você quer ter certeza de que está no caminho certo, que está na mesma página e muito mais. Tudo isso pode ser feito com a elaboração de sua Declaração de Trabalho o mais cedo possível no processo. Em seguida, você pode pegar essa Declaração de Trabalho e usá-la para criar um sistema de acompanhamento das tarefas e do progresso com cada membro da equipe por meio de um gráfico de Gantt. Esse processo o ajudará a garantir que tudo esteja sendo feito conforme o combinado.
Quando estiver pronto para criar um gráfico de Gantt, não deixe de conferir o Instagantt para ajudá-lo no processo. O processo é simples e você poderá fazer um layout rápido e fácil de tudo o que precisa ser feito em pouco tempo.
