Como escrever um briefing de evento realmente eficaz
Ao planejar um evento, geralmente parece que há um milhão de coisas que podem dar errado a qualquer momento. Um modelo de briefing de evento é a resposta para os seus problemas, pois o ajudará a organizar e detalhar as informações críticas que você precisa manter por perto ao planejar um evento. Essencialmente, um briefing de evento servirá como um mapa para orientar você e sua equipe do ponto A ao ponto B.
Um briefing de evento é uma descrição detalhada de um evento que você está planejando realizar. Esse tipo de documento o ajudará a organizar e detalhar todas as informações importantes necessárias ao planejar um evento, desde a agenda do palestrante até a lista de convidados, as preferências de local e os requisitos de orçamento.
Os resumos de eventos são excelentes ferramentas de planejamento que servem como uma visão geral abrangente e centralizada do seu evento, detalhando os elementos críticos envolvidos, os status e os cronogramas, bem como todos os elementos internos e externos necessários para executar o evento com sucesso.
Por que escrever um briefing de evento?
Um resumo do evento ajuda a obter uma visão geral abrangente de todas as etapas críticas que precisam ser concluídas ao planejar um evento. Esse documento pode ajudá-lo a identificar o que precisa ser feito e quando precisa ser feito para garantir que seu plano seja executado sem problemas.
Independentemente do tipo de evento que estiver organizando, escrever um briefing do evento deve ser sempre a primeira coisa a ser feita, pois ele funciona como base e guia para o trabalho.
Por que um briefing de evento é importante?
Os resumos de eventos são importantes porque, ao planejar eventos, há muitas coisas envolvidas. Reservar um tempo para escrever um resumo do evento é vital para manter o controle, manter todos envolvidos no processo de planejamento e manter todos informados sobre o que precisa ser feito. Isso também ajuda a garantir que nada seja esquecido durante a fase de planejamento e execução.
Além disso, os eventos podem custar muito dinheiro e tempo para serem organizados, por isso é fundamental que os organizadores tenham acesso fácil a todas as informações de que precisam para garantir que tudo esteja nos trilhos, especialmente quando se trata de orçamento e recursos.
Quais são as etapas para criar um briefing de evento?
Agora que já abordamos a importância de escrever um briefing de evento antes da execução, vamos descobrir as etapas que você precisa ter em mente ao escrever um briefing para o seu próximo evento:
Descreva o evento
Para dar à sua equipe ou agência uma visão clara, é importante começar com uma descrição detalhada do evento. Qual é o objetivo geral do evento? Qual é o tema? Quem será o público-alvo? Quantas pessoas participarão? Qual é o tom do evento? Essas perguntas-chave ajudarão a sua equipe a ter uma ideia clara do que será o evento.
Visão geral
A breve visão geral é onde todas as suas informações são descritas. Ao detalhar todos os aspectos que o seu evento exigirá, você o tornará muito mais gerenciável para a sua equipe. Escreva as informações mais importantes sobre o evento e descreva os detalhes essenciais, como:
Título do evento
Data(s) e formato do evento
Tempo de execução do evento
Local do evento
Descrição do evento
Plataforma de gerenciamento de eventos
Site do evento/ link de registro
Delineie suas metas
Os eventos devem ter um propósito, mas também devem ter um impacto comercial mensurável. Nesta seção, você precisa identificar as metas alcançáveis do seu evento. E, de acordo com suas metas, sua equipe precisará tomar decisões sobre o tema, o formato, a aparência e outros elementos-chave.
Descreva o orçamento e crie um cronograma
Os elementos críticos que você definiu anteriormente durante a fase de visão geral ajudarão você e sua equipe a determinar o orçamento. Seja cuidadoso e específico, e sempre planeje seu orçamento com base na renda esperada do evento. Depois de ter uma ideia clara do seu orçamento, você pode começar a atribuir custos às suas tarefas. Isso o ajudará a manter sua equipe no caminho certo com despesas detalhadas.
Agora, você precisa criar uma linha do tempo e estabelecer seus marcos. Seja minucioso e não tenha medo de criar quantas subtarefas forem necessárias para garantir que todos os aspectos sejam cobertos.
Estabelecer funções e responsabilidades da equipe
Se quiser realizar um evento tranquilo, sua equipe precisa ter clareza sobre suas funções e responsabilidades. Ao escrever e delinear essa seção, certifique-se de estabelecer claramente a função de cada membro e as responsabilidades associadas ao seu evento. Dessa forma, todos podem estar totalmente a par do que precisa ser feito e, o mais importante, todos saberão quem é responsável pelo quê.
Planeje seu próximo evento com o Instagantt
Independentemente do tipo de evento que se pretende realizar, um briefing de evento simplifica o complexo processo de planejamento. Organizar suas ideias, criar uma estratégia, definir funções e delinear um orçamento para suas despesas pode realmente fazer a diferença no resultado do seu evento.
No entanto, não é segredo que planejar um evento é um desafio. Você precisará das ferramentas certas se quiser um processo de execução tranquilo. A boa notícia é que você pode planejar, organizar, escrever e gerenciar um briefing de evento com o Instaganttum software de gráfico de Gantt on-line para gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todo o mundo a planejar, coordenar, programar e executar seus projetos, do início ao fim. Você pode confiar no Instagantt para criar gráficos de Gantt com aparência profissional em minutos.
