Projektzeitpläne: Was du wissen musst, damit sie für dich funktionieren

Dafür brauchst du einen spezifischen Projektplan, den du immer wieder verwendest.
Das heißt, du brauchst einen Projektplan, der spezifisch, endgültig, kooperativ und organisiert ist. Du brauchst ihn, um mit jedem im Team zu kommunizieren und mit jedem, der für die Aufgaben verantwortlich ist, die er erledigen muss. Und du musst sicherstellen, dass alle die Ziele erreichen, die du dir gesetzt hast. Was musst du sonst noch über Projektpläne wissen und wie du sie verwendest? Was gibt es noch darüber zu wissen, woher sie kommen und wie sie funktionieren? Nun, es gibt eine ganze Menge, das du wissen solltest.
Wir werden uns die Projektpläne etwas genauer ansehen und herausfinden, was sie für dich bedeuten. Dein Unternehmen wird dadurch viel besser dastehen.

Woher die Projektpläne kommen

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Es ist ungewiss, woher die Projektpläne stammen, denn die Menschen führen schon lange Aufgabenlisten und schreiben in Kalender. Aber im kommerziellen Bereich haben sie definitiv an Bedeutung gewonnen. Jedes Unternehmen braucht irgendeine Form der Projektplanung, auch wenn du vielleicht eine andere Methode verwendest als andere Unternehmen oder sogar andere Unternehmen innerhalb desselben Unternehmens. Das Wichtigste ist, dass du einen Überblick darüber hast, was in deinem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt passiert. Und von dort aus hast du viele Möglichkeiten.

Arten von Projektplänen

Es gibt viele verschiedene Arten von Projektplänen, die du verwenden kannst, von Aufgabenlisten und Kalendern bis hin zu Gantt-Diagrammen und Kanban-Tafeln. Es liegt ganz bei dir, welche dieser Arten von Zeitplänen du verwenden möchtest, und es hängt von deinem Unternehmen ab, welche davon am besten funktionieren. Dein gesamtes Team ist besser dran, wenn du eine zusammenhängende Struktur hast und sicherstellen kannst, dass alle immer auf dem richtigen Weg sind.

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To-do-Listen: Diese können gut sein, wenn du gerade nicht viel zu tun hast. Eine To-Do-Liste ist eine einfache Möglichkeit, um alle Aufgaben, an denen du gerade arbeitest, aufzuschreiben und sicherzustellen, dass sie schnell erledigt werden. Wenn du viele Aufgaben hast oder wenn die Aufgaben in verschiedenen Stadien der Erledigung sind, kann es jedoch schwierig sein, diese Listen zu benutzen. Wenn du nicht diejenige bist, die für alle Aufgaben zuständig ist, kann es außerdem schwierig sein, eine Aufgabenliste für verschiedene Personen zu führen. Es kann auch schwierig sein, mit anderen zu kommunizieren.

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Kalender: Ein Kalender scheint in der Theorie eine tolle Idee zu sein, aber es kann etwas schwierig sein, den Überblick zu behalten. Wenn du einen Papierkalender hast, ist es schwierig, ihn für alle gleichzeitig zu sehen. Sie müssen immer wieder zum Kalender zurückgehen. Es ist auch schwierig, Dinge zu aktualisieren, mit allen zu kommunizieren und dein Kalender ist nur dann effektiv, wenn alle täglich hin und her gehen, um ihn zu sehen. Online-Kalender können viele dieser Probleme aus der Welt schaffen, aber es ist immer noch viel Arbeit, sie auf dem Laufenden zu halten.

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Gantt-Diagramme: Diese Diagramme sind eine gute Möglichkeit, den Überblick über alles zu behalten, was in deinem Projekt oder Team erledigt werden muss. Mit ihnen kannst du alle Informationen festhalten, die du brauchst, z. B. die Aufgabe, die erledigt werden muss, wann sie begonnen und beendet werden muss, wer verantwortlich ist und vieles mehr. Du kannst auch direkt in der Tabelle kommunizieren, was es einfacher macht, alle auf dem Laufenden zu halten. Darüber hinaus ist diese Art von Diagramm für alle leicht zu lesen und sorgt für Ordnung, sodass deine Projekte noch besser auf Kurs bleiben.

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Kanban-Tafeln: Diese Tafeln ähneln den Gantt-Diagrammen, da du mit ihnen die gleichen Informationen erfassen kannst. Du kannst deine Aufgaben ganz einfach auf den Karten anordnen und sie dann von einem Bereich in den nächsten verschieben, so dass sie von Aufgaben, die erledigt werden müssen, zu denen, die in Arbeit sind, und zu denen, die abgeschlossen sind, übergehen. Du kannst verschiedene Start- und Endtermine festlegen und auch die Kategorien so einrichten, wie du sie haben möchtest. Du kannst weiterhin mit allen Mitgliedern deines Teams kommunizieren und während des Projekts einfach Änderungen vornehmen.

Was sagt dir ein Projektzeitplan?

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Ein Projektplan sagt dir zunächst, was zu tun ist. Er listet die verschiedenen Aufgaben auf, die erledigt werden müssen, damit ein Projekt als abgeschlossen gilt, und er enthält detaillierte Informationen über die für das Projekt benötigten Ressourcen und den Zeitpunkt, zu dem es abgeschlossen sein muss. Der Zeitplan muss viele Informationen enthalten, damit er nützlich ist und alle am Projekt Beteiligten wissen, was sie zu tun haben. Je detaillierter dein Projektplan ist, desto effizienter und effektiver ist er.
Du solltest jede Aufgabe so aufführen, wie sie in deinem Projektplan steht. Neben jeder Aufgabe solltest du das Startdatum, das Enddatum, die Meilensteine, die Verantwortlichen für die Aufgabe oder die verschiedenen Komponenten der Aufgabe und alles andere, was du finden kannst, angeben. Kurz gesagt, du willst so viele Informationen wie möglich einfügen, damit jeder, der sich die Aufgabe und das Projekt als Ganzes ansieht, versteht, was passiert und was noch zu tun ist. So stellst du sicher, dass alles richtig gemacht wird.

Was zu beachten ist

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Wenn es um Projektpläne geht, solltest du daran denken, dass dein Team auf dieses Dokument schaut und es als Informationsquelle nutzt. Sie werden sich darauf verlassen, dass alles, was im Projektplan steht, nicht nur richtig, sondern auch aktuell und so neu wie möglich ist. Das bedeutet, dass du als Projektleiter/in sicherstellen musst, dass du den Zeitplan überprüfst, um zu gewährleisten, dass dies auch tatsächlich der Fall ist. Wenn du das nicht tust, könntest du feststellen, dass einige Mitglieder deines Teams an Dingen arbeiten, die nicht erledigt werden müssen, weil sie sie in einer alten Version des Zeitplans gesehen haben.
Du musst auch daran denken, wer Zugang zu deinem Projektplan hat. Wenn du Aufgaben für Personen in einer anderen Abteilung einrichtest, diese aber keinen Zugang haben oder nicht wissen, dass sie den Projektplan überprüfen sollen, könnte dein Projekt in Verzug geraten. Oder wenn ein Teammitglied nicht versteht, was der Zeitplan aussagt, wie man Aufgaben im Zeitplan markiert oder wie man ihn nutzt, könnte es das ganze Projekt aufhalten, weil es nicht weiß, was es tun soll.

Wie du deinen eigenen Projektzeitplan aufstellst

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Wenn es darum geht, deinen Projektplan zu erstellen, solltest du mit den Grundlagen beginnen. Das bedeutet, dass du dir drei wichtige Fragen stellen musst.
- Was muss getan werden?
- Wann muss es getan werden?
- Wer wird es tun?

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Sobald du diese drei Fragen beantwortet hast, kannst du mit der Erstellung deiner Aufgabenliste beginnen, mit der du den Zeitplan erstellen kannst, den du dir wünschst und den dein Team braucht, um erfolgreich zu sein.

Was muss getan werden?

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Bei der ersten Frage geht es darum, was getan werden muss. Hier stellst du das Projekt als Ganzes dar und erläuterst die einzelnen Aufgaben, die notwendig sind, um das Projekt von seinem jetzigen Stand zum Abschluss zu bringen. Scheue dich nicht, deine Aufgaben so einfach wie möglich zu gestalten und sie immer weiter aufzuschlüsseln, um zu den Aufgaben zu gelangen, die dein Team erledigen muss.
Du solltest auch darauf achten, welche Aufgaben von anderen Aufgaben abhängig sind. Zum Beispiel kann es sein, dass eine Aufgabe erst erledigt werden muss, bevor die nächste Aufgabe begonnen werden kann. Diese Abhängigkeiten solltest du dir notieren, denn sie spielen eine wichtige Rolle bei der Aufgabenzuweisung und den Fristen, die du für die einzelnen Aufgaben festlegst.

Wann muss es gemacht werden?

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Als Nächstes musst du herausfinden, wann alles erledigt werden muss. Einige deiner Aufgaben müssen sehr schnell erledigt werden und haben kurze Fristen. Dabei kann es sich um eilige Projekte und Aufgaben handeln oder um grundlegende Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit alles andere erledigt werden kann. Aber nicht alle deine Aufgaben werden in diese schnelle Kategorie fallen. Einige werden länger dauern.
Nachdem du nun eine Liste mit allen Aufgaben hast, die erledigt werden müssen, ist es an der Zeit, einen Blick darauf zu werfen, wann sie erledigt werden müssen. Scheue dich nicht, für jede dieser Aufgaben ein Fälligkeits- und ein Startdatum aufzuschreiben. Am besten arbeitest du mit den Personen und Teams zusammen, die für die Aufgaben verantwortlich sind, um sicherzustellen, dass die Schätzungen, die du hast (da sie in dieser Phase geschätzt werden müssen), genauer sind.

Wer wird es tun?

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Wir haben in der vorherigen Frage mit den Teams und Einzelpersonen begonnen, die für die Aufgaben verantwortlich sind, aber das verdient auch einen eigenen Bereich. Du musst sicherstellen, dass du weißt, wer für die verschiedenen Aufgaben, die du zugewiesen hast, verantwortlich ist. Und du musst sicherstellen, dass nicht eine Person oder ein Team für zu viel verantwortlich ist. Du musst die Aufgaben, an denen du arbeitest, delegieren, damit du die Dinge rechtzeitig erledigen kannst.

Das richtige System verwenden

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Wenn du bereit bist, mit der Erstellung deines Projektplans zu beginnen, ist es an der Zeit, die verschiedenen Optionen zu prüfen. Schau dir verschiedene Programme an, die dir helfen, deine Aufgaben richtig zu planen, und ziehe verschiedene Formate wie Gantt-Diagramme und Kanban-Tafeln in Betracht. Mit beiden hast du eine klare und übersichtliche Methode, um alle deine Projekte zu verfolgen und sicherzustellen, dass dein ganzes Team von Anfang bis Ende auf derselben Seite steht. Die richtige Projektplanung wird den Unterschied ausmachen.
MitInstagantt kannst du sicherstellen, dass du alles, was du brauchst, zum richtigen Zeitpunkt fertigstellst. Ganz gleich, ob du dich für Gantt-Diagramme oder Kanban-Tafeln entscheidest oder sogar zwischen beidem wechselst, mit Instagantt kannst du alles erreichen, was du brauchst. Und noch wichtiger ist, dass die Software einfach zu bedienen ist und die Zusammenarbeit erleichtert. Du kannst dein ganzes Team einfach und kostengünstig mit ins Boot holen, so dass es leicht ist, diesen Prozess in deinem Unternehmen einzuführen. Egal, wie viele Projekte du in einem Monat oder einem ganzen Jahr bearbeitest, mit Instagantt bleibst du auf Kurs.

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