Programación de proyectos: Lo que necesitas saber para que funcionen para ti

Para que eso ocurra, necesitas un calendario de proyecto específico que utilices todo el tiempo.
Eso significa que necesitas un calendario de proyecto que sea específico, definitivo, colaborativo y organizado. Lo necesitas para comunicar a todos los miembros del equipo y a todos los responsables las tareas que tienen que hacer. Y necesitas asegurarte de que todos alcanzan los objetivos que te has fijado. Entonces, ¿qué más necesitas saber sobre los calendarios de proyectos y cómo utilizarlos? ¿Qué más hay que saber sobre su origen y su funcionamiento? Bueno, hay bastantes cosas que deberías saber.
Vamos a echar un vistazo más de cerca a los calendarios de los proyectos y a lo que realmente implican y significan para ti. Tu empresa saldrá ganando.

De dónde vienen los calendarios de los proyectos

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No se sabe exactamente de dónde surgieron los calendarios de proyectos, porque la gente lleva mucho tiempo haciendo listas de tareas y escribiendo en calendarios. Pero definitivamente han empezado a cobrar importancia al pasar al sector comercial. Cualquier empresa necesita alguna forma de programación de proyectos, aunque puede que tú utilices un método distinto al de otras empresas o incluso al de otras dentro de tu misma empresa. La clave es disponer de algún método para hacer un seguimiento de lo que ocurre en tu empresa en un momento dado. Y a partir de ahí, tienes muchas opciones.

Tipos de calendarios de proyectos

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Hay muchos tipos diferentes de calendarios de proyectos que puedes utilizar, desde listas de tareas y calendarios hasta diagramas de Gantt y tableros Kanban. Va a depender totalmente de ti cuál de estos tipos de calendarios quieres mantener y va a depender de tu empresa cuáles funcionan mejor. Todo tu equipo estará mejor si tienes una estructura cohesionada y una forma de asegurarte de que todo el mundo va por el buen camino en todo momento.

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Listas de tareas: Pueden ser útiles si no tienes mucho que hacer en un momento dado. Una lista de tareas es una forma fácil de anotar cada una de las tareas en las que estás trabajando en ese momento y asegurarte de que cada una de ellas se hace rápidamente. Sin embargo, si tienes muchas tareas o si éstas se encuentran en diferentes fases de realización, puede resultar difícil utilizar estas listas. Además, si no eres el responsable de todas las tareas, puede resultar difícil tener una lista de tareas para distintas personas. También puede ser difícil comunicarse con los demás.

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Calendarios: Un calendario parece una gran idea en teoría, pero puede ser un poco difícil de seguir. Si tienes un calendario de papel es difícil que todos lo vean al mismo tiempo. Tienen que ir una y otra vez al calendario. También es difícil actualizar las cosas, es difícil comunicarse con todos y tu calendario sólo es eficaz si todos van y vienen a mirarlo a diario. Los calendarios online pueden solucionar muchos de estos problemas, pero siguen requiriendo mucho trabajo para mantenerlos actualizados en todo momento.

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Diagramas de Gantt: Estos diagramas son una forma estupenda de controlar todo lo que hay que hacer en tu proyecto o equipo. Te permiten hacer un seguimiento de toda la información que necesitas, como la tarea que hay que completar, cuándo hay que empezarla y terminarla, quién es el responsable y mucho más. También puedes comunicarte directamente en el gráfico, lo que facilita mantener a todo el mundo informado. No sólo eso, sino que este tipo de gráfico es fácil de leer para todo el mundo y mantiene las cosas organizadas para que tus proyectos puedan seguir su curso aún mejor.

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Tableros Kanban: Estos tableros son similares a los diagramas de Gantt en el sentido de que te van a permitir hacer un seguimiento de toda la misma información. Te va a resultar fácil colocar tus tareas en cada una de las tarjetas y luego podrás moverlas fácilmente de una zona a otra para que pasen de las tareas que hay que hacer a las que están en curso y luego a las que se han completado. Podrás asignar diferentes fechas de inicio y finalización y también configurar las categorías como quieras. Seguirás teniendo métodos de comunicación con todos los miembros de tu equipo, así como cambios fáciles a lo largo del proyecto.

¿Qué te dice el calendario de un proyecto?

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En primer lugar, un calendario de proyecto te dice lo que hay que hacer. Enumera cada una de las diferentes tareas que hay que realizar para que un proyecto se considere terminado y da información detallada sobre los recursos necesarios para ese proyecto y cuándo hay que terminarlo. El calendario debe proporcionar mucha información para que sea útil y para que todos los implicados en el proyecto sepan lo que deben hacer. Cuanto más detallado sea el calendario de tu proyecto, más eficiente y eficaz será.
Querrás incluir cada tarea como punto del calendario de tu proyecto. Junto a cada tarea, querrás incluir la fecha de inicio, la fecha de finalización, los hitos, quién es responsable de esa tarea o de los distintos componentes de la misma, y cualquier otra cosa que puedas. En resumen, quieres que se incluya toda la información posible para que cualquiera que observe esa tarea y ese proyecto en su conjunto comprenda lo que está ocurriendo y lo que aún debe ocurrir. Así te aseguras de que todo se está haciendo correctamente.

Lo que hay que tener en cuenta

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Cuando se trata de calendarios de proyectos, debes tener en cuenta que tu equipo va a consultar este documento y a utilizarlo como fuente de información. Van a confiar en que todo lo que figura en el calendario del proyecto no sólo es exacto, sino que está actualizado y es lo más reciente posible. Eso significa que tú, como director del proyecto, tienes que asegurarte de que controlas el calendario para comprobar que es cierto. Si no lo haces, podrías descubrir que algunos miembros de tu equipo están trabajando en cosas que no es necesario hacer porque lo vieron en una versión antigua del calendario.
También tienes que tener en cuenta quién tiene acceso al calendario de tu proyecto. Si estableces tareas para personas de otro departamento, pero éstas no tienen acceso o no saben que deben consultar el calendario del proyecto, éste podría retrasarse. O, si un miembro del equipo no entiende lo que dice el calendario o cómo marcar las tareas en el calendario o cómo utilizarlo, podría retrasar todo el proyecto simplemente porque no sabe qué hacer.

Cómo establecer tu propio calendario de proyectos

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Cuando se trata de establecer el calendario de tu proyecto, debes empezar por lo básico. Eso significa hacerte tres preguntas importantes
- ¿Qué hay que hacer?
- ¿Cuándo hay que hacerlo?
- ¿Quién va a hacerlo?

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Una vez que tengas estas tres preguntas puedes empezar a crear tu lista de tareas y esa lista de tareas te va a permitir crear el calendario que buscas y que tu equipo necesita para tener éxito.

¿Qué hay que hacer?

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La primera pregunta se refiere a lo que hay que hacer. Aquí es donde vas a exponer el proyecto en su conjunto y cada una de las tareas necesarias para llevarlo desde donde está ahora hasta su finalización. No temas organizar las tareas en pasos lo más sencillos posible y desglosarlas cada vez más para llegar a las tareas que tu equipo debe completar.
También querrás ver qué tareas dependen de otras tareas en este punto. Por ejemplo, puede que tengas una tarea que deba completarse antes de poder iniciar la siguiente. Todas estas dependencias deben anotarse porque desempeñarán un papel importante en cómo se asignan tus tareas y qué tipo de plazos vas a poner a cada una de esas tareas.

¿Cuándo hay que hacerlo?

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Tu siguiente cuestión es averiguar cuándo hay que hacerlo todo. Algunas de tus tareas tendrán que hacerse muy deprisa y tendrán plazos cortos. Puede que se trate de proyectos y tareas urgentes o de tareas básicas que hay que completar para poder hacer cualquier otra cosa. Pero no todas tus tareas van a encajar en esta categoría rápida. Algunas llevarán más tiempo.
Ahora que tienes una lista de todas las diferentes tareas que hay que completar, es hora de echar un vistazo a cuándo hay que completarlas. No tengas miedo de escribir las fechas de vencimiento y de inicio de cada una de esas tareas. Te irá mejor si trabajas con las personas y equipos responsables de la tarea para asegurarte de que las estimaciones que tienes (ya que en esta fase van a ser estimaciones) son más precisas.

¿Quién va a hacerlo?

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Empezamos con los equipos e individuos responsables de las tareas en la pregunta anterior, pero también merece su propia área. Tienes que asegurarte de que sabes quién va a ser responsable de cada una de las distintas tareas que has asignado. Y tienes que asegurarte de que ninguna persona o equipo sea responsable de demasiado. Tienes que delegar las tareas en las que se está trabajando para que puedas hacer las cosas a tiempo.

Utilizar el sistema adecuado

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Cuando estés listo para empezar a crear la programación de tu proyecto, es hora de que analices las distintas opciones. Echa un vistazo a los distintos programas que existen para ayudarte a programar tus tareas y considera distintos formatos, como los diagramas de Gantt y los tableros Kanban. Con cualquiera de ellos, dispondrás de un método claro y conciso para hacer el seguimiento de todos tus proyectos y asegurarte de que todo tu equipo está de acuerdo de principio a fin. Una correcta programación de los proyectos marcará la diferencia.
Instagantt es una forma estupenda de asegurarte de que estás completando todo lo que necesitas cuando lo necesitas. Tanto si decides utilizar diagramas de Gantt como tableros Kanban, o incluso alternar entre ambos, podrás conseguir todo lo que necesitas con Instagantt. Y lo que es más importante, el software es fácil de usar y de colaborar. Puedes incorporar a todo tu equipo de forma fácil y económica, lo que facilita la implantación de este proceso en tu empresa. No importa en cuántos proyectos trabajes en un mes o en todo un año, puedes utilizar Instagantt para mantenerte al día.

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