Para empezar, todo el proceso de un proyecto desemboca en unos resultados que se denominan entregables. Pueden ser exactamente iguales a los objetivos de todo el proyecto. También puede tratarse de informes, que suelen formar parte de proyectos de mayor envergadura.
Una forma más de explicarlo es que cada tipo diferente de proyecto tiene algún tipo de entrada o salida. Esto depende de lo que se utilice en el proyecto, como los datos, los recursos u otras cosas por el estilo. Como resultado de todas estas cosas, lo que sale del proyecto son los entregables del proyecto.
Podemos decir que los entregables de un proyecto son productos o servicios. También puede ser un simple documento, pero es la recopilación del cierre del proyecto. Esto demuestra que todo el proceso está cerrado y que el proyecto se ha completado en todos los aspectos.
¿Nuestros entregables de proyectos y productos son los mismos?
Existe una clara distinción entre estos dos términos. Si nos referimos a los entregables del proyecto, son los resultados originales de la planificación del proyecto y la elaboración de informes, incluidas las actas de las reuniones. Sin embargo, cuando hablamos de productos entregables, nos referimos únicamente a productos como hardware, software, contratos, aplicaciones y resultados de pruebas.
Todas las partes interesadas y los clientes del proyecto esperan recibir los resultados en forma de producto o servicio. Sin embargo, hay muchas otras cosas que se incluyen en él, como el papeleo, etc. Este tipo de documentos son la fuente para que los clientes se aseguren de que el proyecto avanza y se completará en el plazo previsto.
Entre estos documentos figuran los siguientes:
Contratos con firma.
Informes sobre los gastos.
Estimaciones del plan del proyecto.
Informe de situación del proyecto.
Según las especificaciones del proyecto y las necesidades especiales de las partes interesadas, los entregables del proyecto son diferentes. En la mayoría de los casos, los clientes y las partes interesadas del proyecto solicitan los entregables que incluyen el informe de cierre del proyecto y el informe de rendimiento que se espera durante el proceso del proyecto.
¿Cómo explicar los resultados de un proyecto a clientes y partes interesadas?
Los informes elaborados por los gestores de proyectos son las fuentes que se utilizan como entregables y luego se presentan ante las partes interesadas y los clientes. Las distintas partes interesadas exigen cosas diferentes, piden flexibilidad y necesitan personalización. Todo ello se traduce en informes eficaces, que son el núcleo de los entregables. Por tanto, si se sabe qué es un entregable de proyecto, este proceso resulta bastante sencillo de seguir.
Hay muchas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar a los clientes. Con un solo clic, estas herramientas recopilan los datos del proyecto, clasifican las variaciones del mismo, tienen en cuenta el tiempo, el coste y otros aspectos. A los gestores les gusta utilizar el formato PDF de estos documentos y compartirlos con las partes interesadas. Las partes interesadas también pueden dar otras especificaciones y preferencias que se pueden tener en cuenta al hacerlo.
Aparte de esto, es mejor que el informe se pueda filtrar, y mostrar sólo los datos que los clientes quieren ver en el informe, etc. Aso, no olvides que también hay software basado en la nube que proporciona documentación que representa datos en tiempo real.
Para aquellos clientes que quieran ver la versión en vivo, puede compartir el panel de control en vivo con ellos para que puedan obtener la información a su gusto. Puedes configurar las herramientas en función de tu cliente y mantenerlas en secreto frente a la competencia. Es posible utilizar varios tipos de herramientas de free-trail que pueden ayudarte a practicar mucho.
¿Cómo hacer buenos entregables de proyecto?
Hasta ahora, hemos aprendido qué es un entregable de proyecto. Ahora aprenderemos cómo, utilizando algún tipo de informe, podemos crear los entregables del proyecto para nuestro cliente o parte interesada. En algunos casos, se trata de informes de actividad, informes de estado e informes de control horario.
Gracias a los informes de situación del proyecto, se puede compilar magníficamente lo siguiente:
1. Explica a la parte interesada cómo se está desarrollando el trabajo
2. Ilustra qué miembros del proyecto están soportando la mayor carga del proyecto y cómo pueden hacerse los ajustes necesarios para corregirlo.
3. Esbozar todo lo que puede mejorarse y ser capaz de eliminarlo a medida que el proyecto avanza o se acerca al cierre.
Informe de situación
Los informes de situación suelen ser personalizables, es decir, se pueden confeccionar según las necesidades del cliente. Pueden elegir todo tipo de conjuntos de datos y diferentes tipos de columnas. Con ellos se obtendrá la información que los clientes buscan sobre el proyecto en un momento determinado.
También puede tomar el ejemplo del estado del proyecto que se realiza mediante el uso de las variables, como el desglose del trabajo. En ellos hay planificado el inicio y también la finalización fijada. Además, se incluyen las horas planificadas, un porcentaje de finalización del proyecto, las tareas asignadas a todos los miembros, las fechas de inicio y las horas reales.
Informe de desviación
El informe de desviaciones también es lo suficientemente bueno si desea utilizarlo. También puede personalizarlo añadiendo algún tipo de resumen de tareas, el porcentaje de finalización de la proyección, y podría haber una explicación del progreso real del proyecto. Esto también puede compararse con el progreso previsto.
Gracias a este informe, puede mostrar a su cliente cuáles eran las fechas de inicio previstas y cuáles las de finalización. Junto con esto, también se mencionan las horas previstas y las horas reales empleadas en el proyecto. La diferencia será muy clara para el cliente. Aparte de esto, la duración prevista de los proyectos frente al tiempo que se ha tardado en terminarlos forma parte del informe de resultados.
Informe de horas trabajadas
La hoja de horas se elabora para explicar cuántas horas emplearon los miembros en completar el proyecto y cómo fue durante todo el proceso. Además, también incluye información sobre:
La importancia de la asignación de tareas y del equipo que las realizaba.
Las tarifas de cada individuo por hora.
Los recursos incluyen el tiempo y el coste del proyecto.
El informe de hoja de horas también puede mencionar la persona que presenta el trabajo y en qué hora, cuánto tiempo le dedicó y cuánto tiempo le quitó, la fecha exacta de presentación y el número de horas que le quedan por trabajar.
También hay posibilidades de gestionar el trabajo en el que una persona debe estar trabajando. Incluso los que gestionan varios proyectos también podrían tenerse en cuenta con este informe de hoja de plazos. Utilizando todas las hojas dadas en las secciones anteriores, es muy posible que uno pueda gestionar el proyecto de la mejor manera posible. El equipo se mantendrá a tiempo, el proyecto estará por debajo del presupuesto, y también estará en el ámbito de lo que le gustaría o lo que el cliente quiere que forme el proyecto.
Entregables del proyecto que deben presentarse antes de su cierre
Mucha gente piensa que los entregables del proyecto pueden hacerse sólo en el momento del cierre del proyecto. Sin embargo, quienes patrocinan el proyecto también pueden necesitar los entregables al inicio del mismo. Además, muchos los quieren durante el tiempo de ejecución y progreso. Por tanto, es la información que la empresa debe mantener desde el principio.
Mientras analizamos en detalle qué es un entregable de proyecto, echemos también un vistazo a los entregables finales y a los entregables de la fase inicial para que quienes no los conozcan puedan entender el concepto.
Resultados finales
Todo el alcance del trabajo en un proyecto se da en los entregables finales. Sin embargo, estos se elaboran basándose en el trabajo inicial en el proyecto, en quién lo enmarcó, en el trabajo inicial realizado por el equipo, así como en las instantáneas de la actividad del proyecto dentro de ese marco temporal.
Resultados de la fase inicial
La carta del proyecto y el caso empresarial forman parte de los entregables de la fase de iniciación. Esto ayudará a conocer los resultados del proyecto.
Conclusión
De lo anterior se desprende que un entregable de proyecto es una forma de documento de gestión de un proyecto. La empresa lo guarda para hacer un seguimiento del progreso del proyecto, y el cliente o las partes interesadas también lo necesitan para un fin similar. En él se explican todas las entradas y salidas del proyecto en un momento dado. Estamos seguros de que la información anterior le será de gran ayuda para comprender qué es un entregable de proyecto. Ahora podrá centrarse en aprender a elaborar uno adecuado para sus proyectos en el futuro.
