Maîtrise l'art de la priorisation et de la productivité car les méthodes de Brian Tracy t'aident à t'attaquer d'abord à tes tâches les plus importantes et à rationaliser la gestion de tes projets grâce aux diagrammes de Gantt.
Le livre de Brian Tracy, Eat That Frog ! explique que tu devrais commencer ta journée en t'occupant de ta tâche la plus importante et la plus difficile. Grâce à 21 stratégies utiles, Tracy explique comment vaincre la procrastination et devenir plus efficace.
Cette approche est très utile dans les projets où les diagrammes de Gantt aident à organiser les tâches, à montrer leurs relations et à rassembler les équipes. Le fait d'intégrer leurs stratégies aux étapes planifiées du projet peut aider les équipes à être plus attentives, à visualiser les objectifs et à voir les résultats s'améliorer.
1. Assure-toi d'avoir des buts et des objectifs clairs
Tracy souligne que tu dois être très clair sur tes objectifs avant de commencer. Il conseille de les écrire de façon à pouvoir les mesurer.
Comment les diagrammes de Gantt et la gestion de projet sont liés.
L'objectif du projet est maintenant son principal produit livrable. Dans le diagramme de Gantt, divise cet objectif en tâches et en étapes qui peuvent être accomplies. Un produit livrable clair aide chaque tâche à se concentrer sur un objectif spécifique. Si les équipes peuvent voir chaque jalon, elles peuvent suivre leur progression et éviter le travail inutile.
2. Planifie ta journée à l'avance
Une bonne planification permet de transformer des objectifs flous en emplois du temps organisés. Tracy suggère de commencer ta journée en décidant de tes tâches les plus importantes.
Mettre en pratique les diagrammes de Gantt
Le plan quotidien doit être basé sur la chronologie de Gantt. Une rapide réunion matinale permet aux équipes de voir ce qui est prévu pour la journée. Les grenouilles peuvent être marquées d'une étiquette spéciale pour aider les membres de l'équipe à comprendre quelles sont les tâches les plus importantes. Cela permet de s'assurer que les tâches quotidiennes sont conformes aux principaux objectifs du projet.
3. Utilise la règle des 80/20 lorsque tu travailles sur des projets.
Le principe de Pareto veut que 20 % de ce que tu fais conduise à 80 % de tes résultats. Tracy suggère que nous devrions déterminer quelles sont les tâches les plus importantes.
Évalue ce que ton diagramme de Gantt montre et note les moments où ton équipe avance le plus vite, par exemple, la création des spécifications de conception, la formalisation des contrats et l'inclusion des principales parties du système. Utilise des étiquettes ou des couleurs différentes pour marquer les tâches les plus importantes. Lorsque tu te concentres sur ces tâches, ton projet avance dans les domaines les plus importants.
4. Réfléchis aux résultats possibles.
Tracy explique que si tu continues à retarder des tâches importantes, les résultats seront pires. Si tu comprends cela, tu pourras vaincre la procrastination.
L'utilisation des diagrammes de Gantt est une façon utile de gérer les projets. Inclure des indicateurs de risque et de sensibilité dans la planification des étapes importantes. Explique comment les retards se traduiront, par exemple, par des produits en retard, des dépenses supplémentaires ou des problèmes avec les ressources. Lorsque le projet est facile à voir, l'équipe est encouragée à s'occuper d'abord des tâches les plus difficiles et à rester responsable tout au long du projet.
5. Essaie d'utiliser la procrastination créative.
Tracy conseille d'ignorer délibérément les tâches qui ont peu d'impact. Concentre tes efforts sur ce qui est important.
En utilisant l'outil connu sous le nom de diagramme de Gantt :
Passe en revue le calendrier de ton projet et identifie les sous-tâches qu'il n'est pas nécessaire de conserver ou qui peuvent être confiées à quelqu'un d'autre. Si possible, effectue les tâches non prioritaires pendant les périodes où tu as moins de choses à faire. Cela aide l'équipe à se concentrer sur les activités qui sont importantes pour la réussite du projet.
6. Applique la méthode ABCDE lorsque tu travailles sur les tâches du projet.
Tracy propose un étiquetage ABCDE :
Défend les tâches essentielles
B signifie que les tâches sont importantes
C signifie des tâches qu'il est agréable d'accomplir
D peut être délégué
E sont des tâches qui peuvent être éliminées.
Mets de côté les travaux pour lesquels tu ajoutes une étiquette rouge afin de montrer leur grande importance. Les parties prenantes peuvent rapidement identifier ce qui doit être traité immédiatement. Les tâches marquées d'un D doivent être confiées aux bons membres de l'équipe afin que les activités importantes ne soient pas bloquées.
7. Fais attention aux tâches les plus importantes (les grenouilles).
Il est important de s'attaquer à ta tâche la plus importante dès le matin. Évite les distractions. Veille à réserver les heures du début de matinée à tes tâches les plus importantes. Défends ces créneaux pour qu'ils ne soient pas accaparés par des réunions ou d'autres distractions. Le diagramme de Gantt met en évidence les périodes où tu peux te concentrer sur ton travail. Après les réunions quotidiennes, essaie de consacrer 60 à 90 minutes à tes tâches les plus importantes.
8. Assure-toi d'être prêt avant de commencer
Tracy souligne : La façon dont tu organises ton entreprise a beaucoup d'importance. Si ton bureau est en désordre, ton esprit l'est probablement aussi. Rassemble les exigences, les spécifications de conception et les idées de l'équipe avant de commencer à travailler sur une tâche. Avant toute activité importante, ajoute des sous-tâches de " préparation " à ton diagramme de Gantt.
Pour commencer, assure-toi d'avoir du temps avant de coder pour revoir ton architecture et organiser ton environnement de codage. Cela permet d'éviter le travail supplémentaire et de faire en sorte que le processus se déroule sans heurts.
9. Travaille sur tes objectifs pendant une minute à la fois
Divise les grandes tâches en petites parties plus faciles à gérer. Les petits pas en avant en seulement 5 minutes sont toujours importants. Décompose les gros paquets de travail en petites tâches qui se succèdent dans ton diagramme de Gantt. Travailler sur des tâches plus petites t'aide à être vu, réduit les difficultés et te permet de progresser régulièrement.
Si ta tâche te semble trop grande, décompose-la en une prochaine petite étape pour continuer à avancer et éviter de la remettre à plus tard.
10. Applique la règle des cinq lorsque tu écris.
Choisis cinq tâches importantes sur lesquelles tu dois te concentrer chaque jour. Marque cinq tâches importantes dans la vue hebdomadaire. Tu les considères comme tes tâches hebdomadaires à accomplir. Une fois que tu as terminé la première, commence la deuxième. Le fait de voir les progrès sur les diagrammes de Gantt encourage l'équipe et l'aide à travailler ensemble tout au long du projet.
11. Réserve de longues périodes pour te concentrer sur tes tâches principales (Rock Breakthrough).
Tracy pense qu'il est important de travailler pendant de longues périodes sans interruption. Accorde-toi au moins 90 minutes de temps ininterrompu lorsque tu travailles sur des tâches difficiles telles que la conception de systèmes informatiques, la révision du code ou l'exécution d'analyses de données.
Les créneaux "Rock Breakthrough" doivent être clairement indiqués dans ton diagramme de Gantt et programmés au moment où tu as le plus d'énergie. Cela garantit que l'organisation travaille sur les tâches les plus importantes.
12. Améliore tes compétences les plus importantes
Il est important de s'améliorer en permanence. Tracy suggère que l'apprentissage peut t'aider à avancer plus rapidement.
Ajouter le développement des compétences au processus
Inclus les activités de formation ou de certification dans le diagramme de Gantt. Par exemple, donne aux membres de ton équipe du temps pour travailler à l'amélioration de leurs outils ou de leurs techniques. Cela permet de réaliser plus rapidement et mieux les tâches.
13. Utilise la technologie pour organiser ton travail.
Laisse la technologie t'aider dans tes tâches principales, mais ne la laisse pas détourner ton attention. Choisis des plateformes Gantt qui permettent le travail en équipe, te rappellent les tâches et se connectent aux applis de communication. Utilise l'automatisation pour les tâches qui doivent être effectuées régulièrement, afin que tu puisses te concentrer sur les tâches principales. N'utilise les notifications de Gantt que pour les événements importants.
14. Récompense tes efforts
Tracy souligne qu'il peut être très utile d'offrir des récompenses pour avoir terminé des tâches. Chaque fois que des étapes importantes du projet sont franchies, assure-toi de les célébrer avec l'équipe ou de leur donner de petites récompenses. Ajoute des blocs de travail "Temps de récompense" au tableau pour que ton équipe ait quelque chose à attendre avec impatience. Lorsque les efforts sont reconnus, les gens se sentent mieux et cela les aide à rester concentrés.
15. Imagine les résultats que tu veux obtenir.
Imagine-toi en train de bien faire. Regarder tes progrès t'aide à rester motivé. Garde l'objectif final à l'esprit à chaque étape. Lors de l'examen d'un projet, utilise des éléments visuels en même temps que le tableau pour rendre l'objectif plus clair. Lorsque les équipes réalisent comment leurs efforts actuels les aident à atteindre le succès futur, elles deviennent plus fortes.
16. Veille à te concentrer sur ta santé et ton niveau d'énergie.
Tracy croit qu'une bonne santé aide les gens à se concentrer et à faire plus de choses. Assure-toi d'ajouter des pauses énergisantes au calendrier de Gantt, par exemple en faisant des étirements, en buvant de l'eau ou en marchant. Effectue les tâches importantes lorsque tu as le plus d'énergie. Ne planifie pas tes tâches les plus importantes juste après les réunions ou lorsque tu es fatigué.
Conclusion
Fais d'abord ta plus grosse tâche. Brian Tracy donne des conseils en or pour finir par vaincre la procrastination et être productif. L'application des stratégies d'une méthodologie efficace dans les projets avec les diagrammes de Gantt permet aux personnes et aux équipes de fournir un travail de meilleure qualité, plus rapide et plus facile à comprendre.
Organiser le travail en tâches d'importance différente, garder du temps pour le travail de concentration et faire l'éloge des réussites permet de transformer un travail désordonné en un emploi du temps ordonné. Lorsque tu te sens dépassé par ton projet, rappelle-toi : quelle est la grenouille d'aujourd'hui, et regarde si elle se trouve sur ton tableau d'ensemble avec toutes les tâches. Il est très utile de commencer tôt à travailler sur ton projet.
