Prendre le temps : Comment se concentrer sur ce qui est important chaque jour

Dans Make Time, les auteurs Jake Knapp et John Zeratsky expliquent comment mieux se concentrer chaque jour. Ils s'éloignent de la mesure de la productivité et commencent à montrer l'importance des actions ciblées. Faire un "Temps fort" chaque jour encourage les gens à se concentrer sur ce qui est le plus important.

Bien qu'ils soient personnels, ils fonctionnent très bien dans le cadre de projets. Si l'on utilise des diagrammes de Gantt, les équipes ont une meilleure compréhension et organisent leur travail en fonction du plan de gestion.

Le résumé se concentre sur la méthode en quatre parties, Highlight, Laser, Energize, Reflect, et décrit comment elle peut être utilisée avec la gestion de projet et les diagrammes de Gantt pour stimuler la concentration, maintenir la responsabilité et obtenir de meilleurs résultats.

1. Mise en évidence : Définir ta clé de voûte quotidienne

Chaque jour, le "point fort" doit être ta priorité principale, car c'est la tâche sur laquelle tu dois te concentrer. Il peut s'agir d'une réunion avec un client, de la combinaison d'un code informatique ou de l'essai d'un site Web avec des utilisateurs. La première chose à faire le matin est de choisir ton objectif.

L'importance de la chose.

Si tu n'as pas de Point fort, ta journée n'est pas planifiée. Il y a tellement de réunions que d'importantes activités stratégiques risquent de ne pas être menées à bien. La principale chose sur laquelle il faut se concentrer dans la gestion de projet est le Highlight, car c'est lui qui aura le plus grand impact.

Faire fonctionner les diagrammes de Gantt

Les blocs Highlight doivent figurer chaque jour sur ton diagramme de Gantt. Accorde-leur une attention particulière car ce sont des tâches prioritaires. Les blocs sont utiles en tant que limites lorsqu'ils sont programmés. Ils disent : il n'y a rien qui puisse m'empêcher de me concentrer sur cette tâche aujourd'hui.

Utilisation pour les équipes sur le lieu de travail

Assure-toi que chaque standup commence par un Highlight de chaque personne. Cela favorise la compréhension entre tous. L'utilisation de diagrammes de Gantt et d'outils similaires de la bonne manière est rendue possible.

2. Le laser : Te remettre sur la bonne voie

Travailler sur un sujet de manière totalement ininterrompue est appelé "laser". Knapp et Zeratsky suggèrent aux gens d'empêcher leur téléphone d'envoyer des notifications, afin qu'ils ne soient pas distraits par celles-ci.

Établir une forte concentration

Choisis des périodes de 60 à 90 minutes pour travailler sans aucune distraction. Ferme les sites internet inutiles et éteins les connexions internet de tes appareils.

Le fromage suisse comment tu réagis aux interruptions

S'il n'est pas possible de bloquer de longs blocs, fais ton travail par petites tranches de temps au fur et à mesure qu'elles se présentent.

Incorporer l'utilisation des diagrammes de Gantt

Place une barre pour chaque bloc de laser sur ta ligne de temps de Gantt. Donne à l'animal un marqueur unique ou essaie d'utiliser une peinture vive. Cela permet à l'équipe de savoir qu'elle ne doit pas t'interrompre. Cela permet de s'assurer que le travail en profondeur est inclus dans la planification de tout projet.

Limites de l'équipe

Encourage les façons de collaborer à différents moments. Essaie d'utiliser des outils en ligne partagés ou des commentaires. Cela permet d'utiliser le temps efficacement et de garder les émissions du diagramme de Gantt organisées.

3. Energize : Priorité au bien-être

Énergiser ton corps et ton esprit, c'est ce à quoi se réfère "Energize". Ils mentionnent que le fait d'avoir des périodes de repos, de boire de l'eau, de bouger et de faire des pauses sont les principaux moyens de soutenir l'énergie à long terme.

Comment rester concentré

Le travail sur des projets exige souvent que tu utilises ta force mentale de façon constante. Prends de temps en temps de petites pauses pour récupérer.

Prends le temps d'inclure des aliments sains et des exercices quotidiens.

Fais des pauses pour marcher, boire de l'eau ou étirer ton corps. Insère une note chaque fois que tu vois des informations utiles dans une grande section surlignée.

Repos structuré

Les événements commerciaux sous forme d'Energize peuvent être incorporés dans ton diagramme de Gantt. Il s'agit de tâches importantes planifiées, plutôt que d'être effectuées accidentellement. De cette façon, la concentration et la créativité restent vivantes pendant toute la durée du projet.

4. Réfléchis : Mesurer, Apprendre, Répéter

À la fin de la journée, le fait de réfléchir à ce qui s'est passé améliore notre compréhension. Ils suggèrent de demander à l'équipe : Qu'est-ce qui a produit de bons résultats ? Qu'est-ce qui n'a pas marché ? Quels aspects de l'affaire dois-je modifier ?

Le pouvoir de la réflexion

Réfléchir à ton expérience t'aide à améliorer ta façon de gérer les projets. Grâce à l'auto-évaluation, les équipes peuvent repérer les événements qui les ralentissent et les bribes d'informations qui leur échappent.

Ajouter des informations aux diagrammes de Gantt

Considère les réunions de réflexion hebdomadaires comme des événements importants et réguliers. Lorsque le sprint ou l'avancement mensuel est terminé, prends le temps d'examiner ton plan et d'apporter les modifications nécessaires à la chronologie de Gantt.

Répondre à la demande

Prends les informations que tu as apprises à partir des données et ajoute-les au tableau. Ajuste les délais, souligne les relations entre certaines tâches et détaille le rang de chaque travail. Ce faisant, ton diagramme de Gantt est flexible au lieu de rester figé.

5. Méthodes de travail en équipe pour les entreprises

Les auteurs donnent des exemples de tactiques qui vont de pair avec l'approche MT. Elles permettent de mieux se concentrer lorsque les choses sont difficiles.

Ordonnancement à base zéro

Veille à planifier ton temps chaque semaine et à ne pas dépendre uniquement des habitudes. Lorsque tu travailles sur un projet, fais un nouveau diagramme de Gantt depuis le début pour chaque phase.

Fais de ta journée une journée spéciale

Donne à chaque jour un thème à suivre, par exemple, lundi de la réunion et mardi des données. Regroupe les tâches de ton diagramme de Gantt en fonction de leurs thèmes pour t'aider à voir le plan.

La liste des distractions

Au lieu de suivre toutes les envies, garde une liste d'idées qui ne sont pas urgentes. Manipule ton apprentissage au cours d'une réflexion régulière. Cela permet de s'assurer que le temps laser reste à l'abri de la saleté et du désordre.

Traitement par lots

Organise les tâches d'examen du feedback, de création de rapports et de documentation ensemble dans la même partie de ta journée. Configure les différents lots dans le diagramme de Gantt pour minimiser le passage d'une tâche à l'autre.

6. Veille à ce qu'un temps suffisant soit réservé à la gestion du projet.

Make Time peut t'aider, toi et ton équipe, à rester plus concentrés, à répondre de tes actes et à terminer tout ce qui doit être fait.

Étape 1 : Associer les points forts aux étapes importantes

Concentre-toi sur les points forts de chaque semaine au fur et à mesure que tu avances. Chacun contribue à des améliorations significatives du projet, en marquant une réalisation du client, en organisant une réunion d'évaluation ou en faisant une démonstration du logiciel.

Étape 2 : Protéger les créneaux laser dans le Gantt

Veille à inscrire le temps de travail en profondeur sur les calendriers de l'équipe et à le mettre en évidence dans le diagramme de Gantt. 

Étape 3 : Ajoute des activités énergisantes de routine

Prévois du temps pour que les gens puissent s'étirer, faire une pause et vérifier le bien-être de leurs collègues. Cela favorise la durabilité et l'efficacité de la gestion de projets difficiles.

Étape 4 : Réfléchir et réinterpréter

À chaque révision, prends le temps de considérer ce qui s'est bien passé et les endroits où les progrès ont été bloqués. Rends le calendrier de la prochaine période plus détaillé pour favoriser la concentration sur ce qui va suivre. Au fur et à mesure que les gens s'améliorent et apprennent, les diagrammes de Gantt peuvent être mis à jour en conséquence.

7. Make Time et Gantt ont été utilisés dans ce cas pour lancer une nouvelle fonctionnalité.

Imagine un groupe qui présente une nouvelle mise à jour de l'appli en quatre semaines.

• Semaine 1 : Prépare le cahier des charges. Bloque ton temps du matin pour la rédaction des spécifications, et n'oublie pas de faire le plein d'énergie pendant la pause.
• Semaine 2. Mise en œuvre de l'ingénierie de base et des tests unitaires. Défends tes emplacements de laser, vérifie les schémas de l'énergie, et ajuste-toi lorsque tes dépendances sont faites.
• Semaine 3 : L'attention est portée sur les tests et la réparation des bogues. Fais correspondre tes blocs laser et tes pauses énergétiques avec les priorités du diagramme de Gantt.
• Semaine 4 : Finalisation de la documentation et réalisation d'une démo pour les parties prenantes importantes. La réflexion du week-end permet de former la stratégie pour la prochaine version.

L'emploi du temps te protège de l'épuisement, te rend plus productif et garantit que la charge de travail correspond aux limites humaines.

8. Améliorations obtenues en combinant les outils Make Time et Project

Il y a de multiples avantages pour différents types d'utilisateurs, notamment :

• Pour les individus : Une meilleure concentration, moins de choses qui te distraient et une meilleure utilisation de ton énergie.
• Pour les équipes : Des discussions plus calmes, moins de bavardages, et des règles plus claires à suivre.
• Pour les projets : De meilleurs calendriers, des résultats améliorés et des améliorations plus opportunes.

9. Avoir des défis et des moyens de les surmonter

Tu trouveras ci-dessous une liste de quelques défis expliqués dans le livre et comment les surmonter :

Défi : Interruptions

Tu peux utiliser les blocs Laser et mettre à jour les statuts de travail en dehors du groupe ; limite tes messages lorsque tu es censé travailler sur des tâches.

Défi : Résistance de l'équipe

La résistance de l'équipe est l'un des principaux défis. Aide les personnes concernées à se familiariser avec les techniques de Make Time. Choisis une équipe pilote et fais savoir aux gens comment elle a réussi.

Défi : Horaires mal alignés

Programme les séances de laser ensemble ; réserve les collaborations uniquement aux périodes où chacun travaille en profondeur.

10. Soutenir l'état d'esprit à long terme

Il est très important d'être cohérent. Continue à inclure ces habitudes dans la façon dont ton équipe gère les projets. Avoir un diagramme de Gantt signifie que tu peux aussi l'utiliser pour organiser tes tâches quotidiennes. En cas de problème, reviens au cadre de MT.

Conclusion

Make Time offre une agréable sensation de simplicité. Il nous permet d'organiser nos journées avec intention et énergie. Si tu utilises des diagrammes de Gantt et des directives de gestion de projet, ce système aide les personnes et les groupes à réaliser plus de choses, à se sentir bien et à apprécier les progrès continus.

Utilise la stratégie des quatre étapes. Les graphiques tels que Gantt permettent de revoir facilement tes plans du début à la fin de chaque journée. Le commerce est occupé à avoir un but. Tu verras que tes projets avancent plus vite, qu'ils ont un but précis et qu'ils donnent des résultats plus significatifs.