Explore les expériences de productivité menées par Chris Bailey pendant un an et apprends à appliquer ses connaissances en utilisant les diagrammes de Gantt et la gestion de projet pour travailler plus intelligemment, et non plus difficilement.
Chris Bailey a pris un an pour tester des hacks de productivité personnelle, et il a fait des expériences sur les habitudes, l'attention et l'efficacité. Dans son livre, The Productivity Project, il donne des leçons concrètes sur la façon dont nous pouvons organiser au mieux notre façon de travailler.
Combinées aux diagrammes de Gantt et aux meilleures pratiques de gestion de projet, les informations fournies par Bailey peuvent être très utiles dans les environnements de projet où les calendriers, les dépendances et les collaborations sont importants. Ce schéma indique comment concevoir des processus de travail, optimiser l'énergie et obtenir des résultats durables en équipe.
L'importance de la productivité dans les projets
Chris Bailey a consacré un an de sa vie à l'étude de la productivité personnelle en termes d'amélioration des habitudes de déclin, de concentration et d'efficacité. The Productivity Project partage ses découvertes et offre des leçons utiles qui peuvent être appliquées dans les environnements de projet où les limites de temps, la collaboration et la coordination des efforts sont vitales.
Ses idées, combinées aux diagrammes de Gantt et à la gestion systématique des projets, peuvent aider les équipes à créer un flux de travail efficace, à maintenir l'énergie et à obtenir des résultats réguliers.
Comprendre l'attention et l'énergie
Bailey souligne que la productivité n'est pas une question de volonté ou de simple gestion du temps, mais d'attention et de gestion de l'énergie. Même les plans les plus solides d'un projet peuvent être ruinés par la fatigue mentale et les distractions. L'élaboration des tâches les plus importantes en accord avec les moments de grande énergie améliore la productivité.
En pratique, cela implique de programmer le travail lorsque tu es le plus alerte et de faire des pauses énergétiques de temps en temps. Les diagrammes de Gantt peuvent illustrer une telle stratégie en mettant en place des blocs de concentration et des périodes de recharge pour améliorer la qualité de la production et l'achèvement du projet dans les délais impartis.
Règle de 3 : Priorité quotidienne pour un impact maximal
Bailey dit qu'elle a développé la "règle des 3", selon laquelle chaque journée commence par la définition de trois actions importantes à effectuer, à savoir le matin, l'après-midi et le soir. Cela permet d'éviter les surcharges et de faire en sorte que la journée soit bien équilibrée et qu'elle ait un sens.
Ces tâches peuvent être décrites comme ayant la plus haute priorité dans un diagramme de Gantt dans le contexte du projet. En les programmant en fonction du chemin critique du projet et en protégeant ces tranches de temps contre les distractions, on peut s'attendre à travailler de manière plus concentrée et plus efficace.
Éviter les distractions et rester engagé
Être occupé ne signifie pas être productif. Bailey met en évidence deux pièges : l'infra-productivité (s'occuper de choses sans importance) et l'hyper-productivité (travailler sans se reposer). Pour les maîtriser, il faut organiser son temps de manière ciblée.
Pour illustrer cela, les chefs de projet peuvent attribuer des heures de réunion et d'envoi de courriels et en réserver d'autres comme heures de travail approfondi et ciblé. La distinction visuelle de ces zones dans les diagrammes de Gantt aide les membres de l'équipe à trouver un équilibre entre l'engagement et l'épuisement.
Concevoir le travail en fonction des cycles énergétiques
Nos niveaux d'énergie diminuent et augmentent automatiquement au cours de la journée. Bailey a essayé de jumeler des phases de haute énergie avec des activités de haute concentration et cela a grandement amélioré ses performances. Les équipes de projet ont tout intérêt à être conscientes des cycles d'énergie personnels et collectifs et à les contourner.
Il serait plus durable et plus stimulant pour l'humeur de confier les tâches difficiles au moment de la journée où le niveau d'énergie est élevé et les travaux moins critiques dans l'après-midi.
Le pouvoir de la monotâche
Les tâches multiples diminuent la concentration et l'excellence. Bailey a constaté que le fait de se concentrer sur une seule tâche pendant 60 à 90 minutes, puis de faire une pause, l'aidait à être plus performant. Cette méthode peut être imitée par les équipes qui construisent des sessions de travail intensives séparées par de brèves périodes de repos.
Le suivi des réalisations dans ces fenêtres peut permettre aux équipes d'optimiser les horaires et de prévenir l'épuisement.
Contrôler les interruptions externes
L'interruption par des distractions telles que les notifications et les courriels détruit la concentration. Bailey conseille de limiter l'exposition à ces éléments pendant les sessions de travail approfondi. Cela peut être facilité par le fait que les équipes désignent des zones de calme communes pendant les heures de concentration et l'indiquent bien sur les diagrammes de Gantt. En partageant les calendriers personnels, on peut remarquer que personne ne gaspillera le temps et l'attention d'un autre.
Les habitudes de base pour progresser
Bailey a découvert que les mini habitudes quotidiennes ont des résultats omniprésents. L'une d'entre elles est le suivi du temps qui lui a permis de mieux comprendre ses habitudes de travail et sa consommation d'énergie. Les équipes peuvent faire de même avant de lancer un grand projet. En mesurant l'énergie par rapport aux tâches, on peut optimiser le calendrier et devenir plus sage lors de la planification des projets.
Les outils du repos et du renouveau
Il n'est pas facultatif ; le repos est le carburant de la productivité. Bailey soutient que sans une période de récupération délibérée, les performances sont amoindries. Les pauses, les repas, les temps d'arrêt, etc. doivent être planifiés dans les projets comme dans tout autre travail. Leur inclusion dans les diagrammes de Gantt facilitera la résilience et diminuera les risques d'erreurs dues à la fatigue.
Établir des rituels de mise au point
Les mêmes rituels chaque jour indiquent au cerveau de passer en mode travail. Bailey s'est appuyé sur des signaux simples comme le nettoyage de son espace de travail et le réexamen de ses priorités. Les équipes de projet peuvent s'aider de tâches rituelles qui peuvent être programmées au début de chaque journée de travail pour assurer une transition formelle entre la planification et le travail réel. Ces habitudes rendent la productivité plus inconsciente et durable.
Apprendre par itération
La capacité à gérer le temps demande de l'entraînement. Bailey propose un cycle de planification, d'exécution, de réflexion et d'ajustement. Les plans de projet doivent intégrer des points de contrôle rétrospectifs construits par les équipes. Les leçons tirées après chaque étape peuvent être appliquées à la planification future.
Rendre les réunions efficaces
Les réunions peuvent faire perdre du temps. Bailey préfère les visites brèves et orientées vers un objectif. Les équipes de projet peuvent remplacer les longues réunions par de courts stand-ups et faire en sorte que chaque réunion soit ciblée avec un résultat clair. Cela permet de gagner du temps pour faire du vrai travail et de rendre la communication cohérente avec les objectifs du projet.
Suivre ce qui est vraiment important
Bailey ne s'est pas contenté de suivre le travail effectué en comptant les efforts, l'énergie et la satisfaction. Lorsque l'on procède de la même façon dans le cadre d'un projet, des schémas apparaissent et des changements peuvent être apportés afin d'améliorer les résultats à long terme. Les flux de travail de Gantt peuvent comporter des mesures telles que le niveau de concentration ou le score d'énergie, et le graphique peut devenir un outil d'auto-analyse et de développement.
Élimination du travail à faible valeur ajoutée
Le nombre de tâches accomplies ne détermine pas la valeur. Bailey a découvert que l'élimination des tâches non pertinentes lui permettait d'être plus efficace. Ce principe est avantageux pour les projets puisqu'il permet d'éliminer les tâches non pertinentes avant le processus de mise en œuvre. Les révisions hebdomadaires peuvent également être considérées comme des séances d'élagage permettant d'éliminer le désordre et de rester concentré sur ce qui compte.
Mesurer les résultats, pas les efforts
La productivité réelle n'est pas alimentée par le degré d'occupation, mais par les résultats. Bailey ne s'est pas concentré sur le nombre d'heures travaillées mais sur les résultats. Les projets doivent définir les résultats attendus et les tâches fondamentales en objectifs quantifiables. À titre d'exemple, le fait de compter la réalisation d'une fonction plutôt que les heures de codage permet à l'équipe de se concentrer sur les résultats.
La planification : Un investissement en temps
Les heures consacrées à la planification peuvent plus tard faire gagner des heures. Il s'est avéré que la préparation, la mise en place des outils et l'acquisition d'habitudes en valaient la peine à long terme, comme l'a démontré Bailey. Dans la gestion de projet, cela se traduit par le préchargement des définitions des tâches, des rôles et de la formation aux outils afin de rendre l'exécution aussi transparente que possible et d'éviter toute confusion.
Résister à l'envie de trop s'engager
L'épuisement professionnel est causé par le fait de dire oui à tout. Bailey suggère de le choisir et de le signifier. Cela peut également s'appliquer à la planification de projets - ni la surcharge des tâches, ni la règle des 3 utilisée quotidiennement ne peuvent surcharger les équipes et assurer leur progression constante.
Test et personnalisation
Chaque personne a sa propre façon de travailler. Bailey suggère de faire des essais pour voir ce qui devient optimal. Les équipes peuvent également surveiller les modèles de planification qui produisent les meilleurs résultats et utiliser ces informations pour adapter les plans de projet ultérieurs. La personnalisation du flux de travail en fonction des individus augmente le rendement global.
Les petits gains s'accumulent
Pour améliorer la productivité, il ne s'agit pas de faire d'énormes sauts, mais plutôt de faire de petits changements constants. Bailey a démontré que même les plus petits changements s'accumulent. Les équipes peuvent également mesurer et surveiller les gains hebdomadaires en termes de vitesse, de qualité ou de réduction des reprises et montrer cet avantage visuellement dans leurs outils de Gantt, ce qui permet de conserver la bonne dynamique.
Collaboration d'équipe améliorée en termes de productivité.
Les approches de Bailey sont modulables en fonction de l'équipe. La planification mutuelle des séances de travail coordonnées et des pauses en groupe facilitera l'unité et la productivité du groupe. L'organisation des principaux blocs de travail et l'introduction de points de réflexion dans les calendriers de Gantt permettent de maintenir toutes les personnes alignées et motivées.
Soutenir l'énergie à long terme
La productivité devrait être l'esclave de la vie et non son maître. Bailey encourage l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et le bien-être au lieu de travailler tout le temps. L'équipe peut mettre en place des contrôles trimestriels de bien-être et de résilience, et ajouter des pauses collectives au calendrier pour éviter l'épuisement et maintenir les performances.
Conclusion
The Productivity Project de Chris Bailey révèle qu'être productif n'est pas une question de chance mais une compétence à perfectionner. Ces principes, associés à l'utilisation de diagrammes de Gantt et à de bonnes pratiques de gestion de projet, permettent d'obtenir des conditions de travail concentrées, harmonisées et durables.
Lorsque nous contrôlons notre attention, préservons notre énergie et nous concentrons sur les résultats qui comptent, les équipes peuvent progresser dans la bonne direction, une action délibérée à la fois.
