Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ? Définition et historique

Qu'est-ce que Kanban ?

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Revenons un peu en arrière pour examiner Kanban en tant que tel. Il s'agit en fait d'un type de gestion du flux de travail qui te permet de suivre tout ce qui se passe au sein d'un projet, d'une entreprise, d'une équipe ou de tout ce que tu veux. Le but est de s'assurer que tu es plus efficace et que tu es capable de voir le travail qui doit être fait. Plutôt qu'une liste de tâches traditionnelle, ce type de système de flux de travail est issu de la fabrication et a commencé à se développer pour devenir une méthode plus avancée d'organisation et de suivi qui te permet, ainsi qu'au reste de ton équipe, de ne pas perdre de vue tes tâches.

Utilise Kanban pour toi-même

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Maintenant, si tu veux utiliser Kanban, il te faut un moyen de suivre tous ces projets et de les regarder. C'est là que le tableau kanban entre en jeu. Ce type de tableau te permet de dessiner chacune des différentes tâches que tu dois accomplir ou chacun des différents projets sur lesquels tu travailles. Mais bien sûr, tu dois savoir comment créer un système Kanban, ou plus précisément un tableau Kanban qui t'aidera à faire exactement cela. Le fait que ton tableau soit bien conçu va augmenter tes chances de réussite, alors regardons-le de plus près.

Qu'est-ce qu'un tableau Kanban ?

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Un tableau Kanban est exactement ce à quoi il ressemble. C'est un tableau ou un endroit unique où tu peux écrire tes différentes tâches ou tout ce dont tu veux garder trace et l'organiser comme tu le souhaites. En termes simples, c'est un endroit où tu peux stocker tes idées, comme si tu collais des Post-It sur ton mur. Mais tout se fera sur ton ordinateur plutôt que d'avoir à tout écrire.

L'histoire du Kanban

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Alors, d'où vient au juste le kanban ? À l'origine, l'idée est partie de Toyota. Oui, le constructeur automobile. Ils l'ont créé dans le cadre de leur stratégie "juste à temps" pour la production dans le monde manufacturier. C'était à la fin des années 1940 et ils l'ont utilisé comme un système à flux tiré où la production n'est achevée que lorsque la demande du client l'exige. En fait, ils ne construisaient les véhicules que lorsqu'il y avait une demande, plutôt que d'en avoir un grand nombre et de surapprovisionner le marché. Cela a créé une sorte de processus de fabrication allégé et a permis de minimiser le gaspillage et de maximiser la productivité.

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Au fil du temps, ceux qui se trouvaient sur d'autres marchés ont commencé à chercher de meilleurs moyens d'améliorer leurs processus de distribution. Ils ont commencé à chercher des moyens d'améliorer leurs modèles d'efficacité et à s'intéresser à Kanban pour eux-mêmes. On a commencé à l'appliquer à l'informatique, au développement de logiciels, à la recherche et au développement, et à d'autres domaines du monde commercial. Ce fut un succès et il a continué à évoluer et à se développer tout au long des 80 dernières années pour devenir le type de système et de processus de conseil que nous utilisons souvent à ce jour. Mais les débuts ont été bien plus simples que cela.
En fait, au début, il n'y avait que trois colonnes pour les conseils. Il s'agissait des colonnes "demandé", "en cours" et "terminé". Bien que ces colonnes puissent être élargies et modifiées grâce à la façon dont les tableaux Kanban sont conçus aujourd'hui, elles peuvent absolument améliorer la productivité et créer un système d'une simplicité unique pour à peu près n'importe quelle industrie, en montrant où les problèmes se produisent et en fournissant des mises à jour en temps réel à toutes les personnes impliquées. C'est David J. Anderson, en 2007, qui en a fait le type de système que tu as probablement envisagé d'utiliser et qui a commencé à mettre en œuvre les principes qui le font fonctionner et les pratiques qui sont les plus importantes pour son succès.

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Ces principes comprennent :

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- Commence par ce que tu fais maintenant
- Accepte de poursuivre un changement progressif et évolutif
- Respecte le processus, les rôles et les responsabilités actuels
- Encourage les actes de leadership à tous les niveaux.

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Les pratiques comprennent :

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- Visualiser le flux de travail
- Limiter le travail en cours
- Gérer le flux
- Rendre les politiques de processus explicites
- Boucles de rétroaction
- Améliorer en collaboration.

Créer un tableau Kanban

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Lorsqu'il s'agit de créer réellement un tableau Kanban, il y a au total quatre composants importants. Il s'agit des cartes, des colonnes, des limites de travail en cours et des plans de nage. En travaillant avec chacun de ces quatre éléments, tu pourras tirer le meilleur parti d'un tableau Kanban.
Cartes - C'est ici que tu vas écrire chacune de tes tâches. Chaque tâche reçoit sa propre carte afin que tu puisses facilement la déplacer et gérer ce qui doit être fait. Tu peux mettre tout ce que tu veux sur une carte et tu peux les rendre aussi simples ou aussi complexes que tu le souhaites. Le plus important est que tu ne mettes qu'une seule tâche sur chacune de tes cartes.
Colonnes - Traditionnellement, ces colonnes sont "demandées, en cours et terminées", mais elles peuvent en fait être tout ce que tu veux. Tu peux même créer des colonnes supplémentaires ou en avoir moins. Le plus important est que chaque colonne représente généralement une étape par laquelle ta tâche doit passer jusqu'à ce qu'elle soit terminée. C'est toi qui décides des étapes du flux de travail.
Limites de travail en cours - Il s'agit du nombre maximum de tâches qui peuvent être présentes dans une catégorie à un moment donné. Il se peut que tu ne veuilles qu'un nombre déterminé de tâches "demandées" à un moment donné. Tu peux alors définir une limite de travail en cours et restreindre le nombre de tâches dans cette colonne. Si des tâches supplémentaires doivent être ajoutées, il faudra les déplacer à une autre étape.
Plans de natation - Ce sont les lignes horizontales qui traversent ton tableau. Tu peux ajouter des catégories supplémentaires dans chacune de tes colonnes pour les tâches qui doivent être effectuées plus rapidement ou celles qui peuvent être ralenties. Tu choisis les différents "couloirs" et tu places ensuite tes cartes dans l'un des couloirs de la colonne à laquelle elles appartiennent.

Comment les tableaux Kanban peuvent-ils t'aider ?

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Ces types de tableaux peuvent améliorer de différentes manières le fonctionnement de ton entreprise et la façon dont ton équipe travaille ensemble. C'est la raison pour laquelle tu veux les vérifier par toi-même après tout, n'est-ce pas ? Alors, pourquoi devrais-tu utiliser ces tableaux ? Qu'est-ce qu'ils vont vraiment faire pour toi ? Et est-ce qu'ils valent la peine que tu fasses l'effort de les assembler ? Voyons maintenant ce que tu vas pouvoir accomplir en les mettant en place de la bonne façon.

1. Visualise le travail

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Avec un tableau Kanban, tu vas avoir beaucoup plus de facilité à visualiser toutes les différentes tâches qui doivent être effectuées. Tu peux voir chacune d'entre elles sous forme de cartes séparées, ce qui signifie que tu vas connaître le nombre de tâches. Tu sauras également à quelle catégorie appartient chacune de ces tâches en fonction des colonnes dans lesquelles elles sont organisées. Tout cela va te permettre de comprendre plus facilement sur quoi ton équipe travaille.

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2. Repère les faiblesses de ton processus

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En utilisant le tableau Kanban pendant un certain temps, tu vas mieux comprendre comment ton processus fonctionne actuellement et où tu pourrais prendre du retard. Tu pourras examiner de plus près chaque étape du processus actuel et si tu vois souvent le même problème, tu pourras immédiatement prendre des mesures. Cela pourrait t'ouvrir les yeux sur des choses que tu n'avais pas pu voir auparavant ou que tu n'avais pas reconnues comme des problèmes auparavant.

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3. Limite les travaux en cours et augmente la concentration

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En mettant une limite à ton travail en cours, il te sera plus facile d'en assurer le suivi. Même si tu penses avoir une limite maintenant, installer une limite sur ton tableau Kanban signifie qu'il rejettera tout ce qui dépasse cette limite de tâches. Cela permet à ton équipe de se concentrer plus clairement sur les tâches qu'elle a à accomplir sans être alourdie par des tâches supplémentaires ou être surchargée par trop de choses à faire.

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4. Réduire la nécessité des réunions

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Organiser des réunions juste pour parler des choses qui doivent être faites ou se mettre au courant des tâches sur lesquelles tout le monde travaille ne sera pas nécessaire. Si tout le monde a accès au tableau Kanban, ils peuvent facilement regarder quelles sont les tâches à faire, qui y travaille, et plus encore. Ils peuvent également vérifier quelles sont leurs tâches et ce qu'ils devraient faire à tout moment. Tout cela signifie que tu pourras avoir moins de réunions, ce qui te permettra d'utiliser ton temps de façon plus efficace. Tu pourras te concentrer sur le travail plutôt que sur les réunions.

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5. Reconnaître les obstacles à tes progrès

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Lorsque quelque chose t'empêche de terminer une tâche, tu peux en fait la bloquer au lieu de la laisser encombrer ton processus. Ainsi, si tu attends qu'un client approuve un élément d'un projet et qu'il se trouve dans ton travail en cours, tu peux bloquer cette tâche pour qu'elle ne prenne pas l'un de tes créneaux disponibles pour le travail en cours. Tu pourras ainsi ajouter une autre tâche et continuer à travailler sur tout ce dont tu as besoin pour le projet complet (ou même pour d'autres projets suivis sur ton tableau).

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6. Évaluer les mesures et les rapports pour continuer à s'améliorer.

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Enfin, un tableau Kanban te permettra d'évaluer et de suivre tes mesures et tes rapports sur les différentes tâches. Tu pourras voir si ton équipe est performante dans les différentes tâches et tu pourras également t'assurer que chacun de tes projets est réalisé dans les temps. Tu peux mettre en place plusieurs mesures différentes à suivre et tu peux garder un œil sur tous tes rapports pour voir où tu as encore besoin de travailler ou quelles choses pourraient être faites différemment.

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As-tu besoin d'un tableau Kanban ?

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Si tu travailles dans n'importe quel type d'entreprise, tu peux faire tout un tas de bonnes choses avec un tableau Kanban. Peu importe que tu fasses déjà bien ou que tu penses faire déjà bien, il y a des moyens de continuer à apporter des changements et des améliorations si tu es capable de tout suivre avec plus de précision. Avec un tableau Kanban, tu peux présenter chacune de tes tâches de façon organisée et tu sauras toujours où en est chacune de tes tâches et chacun de tes projets.
Ton objectif est de réussir et d'être aussi efficace que possible dans ton entreprise. Avec un tableau Kanban, c'est tout à fait possible. Et comme ils continuent d'évoluer, tu trouveras encore plus de façons de les utiliser. Non seulement cela, mais tu pourras continuer à les personnaliser au fur et à mesure. Avec les diagrammes de Gantt, ton entreprise et ton équipe, tu peux créer une synthèse parfaite du suivi des tâches qui te permettra de t'assurer que tu es sur la bonne voie pour améliorer ton entreprise, même si tu es déjà très performant. Il faut juste un peu de pratique pour prendre le coup de main.