Qu'est-ce qu'une étape importante ?
Un jalon est une période spécifique de ton plan de gestion de projet au cours de laquelle tu te poses et fais le point sur ta situation et sur ce que tu as accompli. Il te permet de voir le chemin parcouru et celui qu'il te reste à parcourir pour que tu puisses atteindre l'objectif ultime de ton projet. C'est pourquoi il est si important que tu mettes en place ces jalons et que tu les surveilles attentivement. En fait, tu devrais avoir plusieurs jalons répartis tout au long de ton projet afin de pouvoir savoir si tu es sur la bonne voie pour respecter la date limite fixée par ton client.
En général, tu auras besoin de plus de jalons pour les projets plus importants. Si tu as un petit projet qui te prendra une semaine ou moins, tu auras peut-être un ou deux jalons. Il se peut aussi que tu n'en aies aucun. Mais si tu as un projet qui te prendra plusieurs mois, tu dois absolument avoir des jalons. Tu dois avoir un moyen de t'assurer que tu vas respecter la date limite. Et s'apercevoir rapidement que tu n'es pas sur la bonne voie est l'un des meilleurs moyens de t'assurer que tu pourras reprendre le travail là où tu dois le faire.
Pourquoi tu as besoin de jalons
Le plus important, c'est que tes clients attendent de toi que tu respectes les délais. Ils s'attendent à ce que tu réalises le travail dans le délai que tu avais annoncé. Les jalons permettent de s'assurer que tu es sur la bonne voie pour faire exactement cela. En ayant des jalons, tu peux t'assurer de savoir si tu as terminé un quart du projet lorsqu'un quart de ton temps est écoulé. Tu peux savoir si tu as terminé la moitié du projet lorsque la moitié de ton temps est écoulé. Et ainsi de suite.
Tu veux pouvoir regarder une mesure spécifique pour savoir ce que tu fais et pour savoir que c'est bien. Si tu atteins la date limite d'une étape et que tu réalises que tu n'as pas réalisé tout ce que tu aurais dû faire, tu sais que tu dois faire un peu plus pour être sur la bonne voie pour l'étape suivante. Ensuite, lorsque l'étape suivante arrivera, tu pourras faire la même chose. Tu peux voir si tu es sur la bonne voie, en retard ou en avance. De cette façon, tu sais ce que tu dois accomplir d'ici le prochain jalon et le suivant jusqu'à ce que tu atteignes ta date limite ultime.
Si tu n'avais pas de jalons, tu n'aurais qu'une date de début et une date limite. Et cela signifie que tu ne saurais pas, au fur et à mesure que tu travaillerais sur ton projet, si tu vas finir à temps. Du moins, tu ne saurais pas comment tu t'en sors jusqu'à ce que la date limite approche et que tu réalises soudain qu'il te reste une tonne de travail supplémentaire à faire. Dans ce cas, tu te retrouverais à faire des pieds et des mains pour essayer de terminer le gantt avant la date limite et tu risquerais de ne pas y arriver ou de ne pas faire un travail de la qualité que tu sais que tu aurais pu faire.
Avec les étapes, tu n'as pas besoin de te sentir si accablé à la fin. Tu peux atteindre le jalon et faire un inventaire rapide et complet de ta situation et de tes besoins. Ensuite, tu peux établir un plan pour ce que tu vas faire pour aller de l'avant. Si tu es déjà sur la bonne voie ou en avance sur le calendrier, tu peux continuer à faire ce que tu fais. En revanche, si tu as pris du retard, tu sauras que tu dois accélérer le rythme et tu pourras répartir les tâches dont tu as besoin sur le reste du temps.
Toute ton équipe saura comment se déroule le projet lorsque tu auras fixé des étapes. Combien de fois un membre de l'équipe vient-il te voir pour te demander si les choses se déroulent comme prévu ? Ou demande s'il y a quelque chose d'autre qu'il doit faire ? Ton équipe veut savoir qu'elle fait tout correctement et que sa partie (au moins) sera terminée à temps. Grâce aux jalons, tu peux faciliter les choses.
Les jalons permettront à toutes les personnes ayant accès au projet de savoir où tu vas faire l'inventaire. Ils peuvent aussi indiquer exactement ce qui doit être fait à ce moment-là. Ainsi, toutes les personnes qui ont travaillé sur le projet jusqu'à ce moment-là connaissent leur date limite pour ces tâches spécifiques. De plus, ils sauront comment s'organiser entre le moment où ils reçoivent une tâche et l'approche de la date butoir. Cela devrait les aider à faire les choses plus rapidement et plus efficacement.
Tâches et jalons
En général, un jalon est constitué de tâches qui doivent être achevées. Donc, si tu as déjà créé ton projet et que tu as déjà posé toutes tes tâches, il est temps d'y regarder de plus près pour décider où tu peux ajouter des jalons. Un jalon n'est pas quelque chose que tu dois faire. Ce n'est pas comme " rédiger un rapport " ou " classer la paperasse ". Au lieu de cela, ton jalon te permet de savoir que tu as déjà accompli les tâches fixées et que tu vas terminer le projet dans les délais que toi et le client avez convenus. Mais en fait, ces tâches dépendent entièrement de toi.
Une tâche est une chose spécifique qui doit être faite dans le cadre du projet, mais il s'agit généralement de petits éléments. Il s'agit d'étapes individuelles sur le chemin. Mais le jalon est le palier que tu atteins après chaque étage. C'est là que tu jettes un coup d'œil en arrière et que tu t'assures que tu as franchi toutes ces étapes. Tu t'assureras que tu n'en as pas sauté et que tu es prêt à passer à l'étage suivant. Sans jalons, tu ne sauras pas si tu es allé aussi loin que tu le souhaites, mais le jalon ne signifie pas en fait que tu as fait un pas de plus. Le jalon est simplement un point où tu fais cette remarque.
Il y a toutefois une exception à cette règle. Dans certains cas, ton client fixe des étapes. Il peut te donner un délai fixe pour accomplir certaines tâches et lui remettre un rapport. Il peut demander des mises à jour périodiques ou te demander de soumettre différentes parties du projet à des moments différents. Dans ces cas-là, un jalon est aussi une tâche. Tu devras rassembler toutes les informations pour le client et t'assurer qu'elles lui sont remises à la date prévue.
Si tu dois obtenir l'approbation d'une tâche spécifique avant de pouvoir passer à autre chose, c'est aussi un bon moment pour établir un jalon. Puisque tu as déjà besoin d'obtenir l'approbation pour passer à autre chose, il va falloir que cette tâche majeure (ou cette série de tâches) soit achevée pour obtenir l'approbation. Il s'agit d'une étape naturelle qui peut se produire lorsque tu parles d'un projet important. Tu peux avoir ce type d'étape avec le client ou avec un patron ou même avec des actionnaires. La personne à qui tu dois rendre compte ou dont tu dois obtenir l'approbation varie en fonction du projet, mais si tu as besoin que quelqu'un donne son autorisation, tu as franchi une étape importante.
Créer un plan cohérent
Tu vas devoir créer une stratégie cohérente et un plan pour ton projet dans son ensemble. C'est la seule façon de pouvoir créer les jalons dont ton projet a réellement besoin. Assure-toi donc de connaître les bases du projet. Avant d'accepter un projet, tu dois déjà connaître la date de début et la date limite. Tu dois aussi connaître le résultat attendu du projet et le type de tâches qui doivent être accomplies.
Si tu as dû faire une offre pour un projet, tu auras encore plus d'informations parce que toutes les tâches et même les personnes responsables de ces tâches devraient être indiquées dans l'accord ou le contrat. Si ce n'est pas le cas, c'est le moment où tu dois examiner le produit final et créer un plan détaillé de chaque tâche à accomplir et de la personne qui en sera responsable. Tu devras travailler avec chacun des membres de l'équipe pour t'assurer qu'ils peuvent assumer la responsabilité de ces tâches et se consacrer au projet.
Tu devras également déterminer les dates et heures clés du projet. As-tu une réunion d'actionnaires au milieu du projet ? Devront-ils être mis au courant ? Le client veut-il se réunir à intervalles réguliers pour discuter de certaines choses ? Ces dates et heures doivent être ajoutées au calendrier de ton projet. Ce sont tes jalons. Et si tu les ajoutes immédiatement, tu seras bien mieux loti que si tu essaies de les ajouter après avoir déjà décrit tout le reste de ton projet et essayé de trouver tes autres échéances.
De quoi le client, le patron ou les actionnaires auront-ils besoin à ce moment-là ? Quelles informations auront-ils besoin de connaître ? Quelles tâches doivent être accomplies ? Cela t'aidera à planifier tout ce qui doit être fait dans le cadre du projet afin que toute ton équipe soit sur la bonne voie. Ces périodes de temps où tu as des jalons diviseront naturellement le travail qui doit être fait en ce qui concerne ce qui doit être accompli avant, pendant et après chacune de ces périodes. Cela t'aide à te préparer et à rester au courant de tout.
As-tu trop ou pas assez de jalons ?
Avoir trop peu de jalons pourrait être un problème car si tu ne vérifies pas périodiquement, tu pourrais te retrouver très en retard sur ton programme. Si cela se produit, tu vas te retrouver à lutter pour rattraper ton retard. Et plus tu resteras longtemps sans te rendre compte de ton retard, plus tu auras du mal à le rattraper à temps. Tu pourrais te retrouver à manquer des échéances ou à devoir appeler ton client pour lui demander un délai supplémentaire. Et ce n'est pas une bonne chose pour ton entreprise.
D'un autre côté, le fait d'avoir trop de jalons peut être accablant. Si tu te concentres trop sur la réalisation de tes jalons et pas assez sur l'accomplissement des tâches, tu seras distrait. Ce qu'il te faut, ce sont quelques jalons à des étapes importantes du processus. Ces jalons t'aideront à réaliser ce dont tu as besoin. Trop de jalons diluent tout et font qu'il est plus difficile pour ton équipe de rester concentrée sur ses tâches comme elle devrait l'être.
À la fin
Dans l'ensemble, les jalons vont faire une énorme différence pour ton projet, et ce, de plusieurs façons. Si tu ne les as pas encore fixés, il faut absolument que tu commences à y penser. Si tu les as déjà fixés, assure-toi de prévoir suffisamment de temps pour les passer en revue. Tes jalons sont-ils à leur place dans le processus du projet ? Devrais-tu avoir plus ou moins de jalons dans le projet ? Es-tu sur la bonne voie pour atteindre le jalon que tu as fixé ? Toutes ces questions sont importantes et t'aideront à déterminer si tes clients seront satisfaits du résultat... ou non.
