Eat That Frog! का सारांश - ब्रायन ट्रेसी द्वारा

ब्रायन ट्रेसी की किताब ईट दैट फ्रॉग! (Eat That Frog!) बताती है कि आपको अपने दिन की शुरुआत अपने सबसे महत्वपूर्ण और कठिन कार्य को निपटाने के साथ करनी चाहिए। 21 उपयोगी रणनीतियों के साथ, ट्रेसी बताते हैं कि टालमटोल को कैसे हराया जाए और अधिक कुशल कैसे बना जाए।

यह दृष्टिकोण उन परियोजनाओं में सबसे अधिक उपयोगी है जहाँ गैंट चार्ट कार्यों को व्यवस्थित करने, उनके संबंधों को दिखाने और टीमों को एक साथ लाने में मदद करते हैं। उनकी रणनीतियों को नियोजित परियोजना चरणों में शामिल करने से टीमों को अधिक ध्यान केंद्रित करने, लक्ष्यों की कल्पना करने और परिणामों में सुधार देखने में मदद मिल सकती है।

1. सुनिश्चित करें कि आपके पास स्पष्ट लक्ष्य और उद्देश्य हैं

ट्रेसी बताते हैं कि शुरू करने से पहले आपको अपने लक्ष्यों के बारे में बहुत स्पष्ट होना चाहिए। वे सलाह देते हैं कि लक्ष्यों को इस तरह से लिखा जाना चाहिए जिसे मापा जा सके।

गैंट चार्ट और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट कैसे संबंधित हैं।

परियोजना का लक्ष्य अब इसका मुख्य डिलिवरेबल है। गैंट चार्ट में, इस लक्ष्य को उन कार्यों और मील के पत्थरों में विभाजित करें जिन्हें पूरा किया जा सकता है। एक स्पष्ट डिलिवरेबल हर कार्य को एक विशिष्ट लक्ष्य पर केंद्रित करने में मदद करता है। यदि टीमें प्रत्येक मील के पत्थर को देख सकती हैं, तो वे अपनी प्रगति का अनुसरण कर सकती हैं और अनावश्यक काम को रोक सकती हैं।

2. अपने दिन की योजना पहले से बनाएं

अच्छी योजना अस्पष्ट लक्ष्यों को व्यवस्थित शेड्यूल में बदल देती है। ट्रेसी सुझाव देते हैं कि अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को तय करके अपने दिन की शुरुआत करें।

गैंट चार्ट को व्यवहार में लाना

दैनिक योजना गैंट टाइमलाइन पर आधारित होनी चाहिए। सुबह की एक त्वरित बैठक टीमों को यह देखने की अनुमति देती है कि दिन के लिए क्या योजना बनाई गई है। टीम के सदस्यों को यह समझने में मदद करने के लिए कि कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं, फ्रॉग्स को एक विशेष टैग के साथ चिह्नित किया जा सकता है। यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि दैनिक कार्य परियोजना के मुख्य लक्ष्यों के अनुरूप हैं।

3. प्रोजेक्ट पर काम करते समय 80/20 नियम का उपयोग करें।

पारेतो सिद्धांत (Pareto Principle) के अनुसार यह माना जाता है कि आप जो करते हैं उसका 20% आपके 80% परिणामों की ओर ले जाएगा। ट्रेसी सुझाव देते हैं कि हमें पता लगाना चाहिए कि कौन से कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं।

आकलन करें कि आपका गैंट चार्ट क्या दिखाता है और उन पलों को नोट करें जब आपकी टीम सबसे तेजी से आगे बढ़ती है, उदाहरण के लिए, डिज़ाइन विनिर्देश बनाना, अनुबंधों को औपचारिक रूप देना और सिस्टम के प्रमुख हिस्सों को शामिल करना। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को चिह्नित करने के लिए अलग-अलग लेबल या रंगों का उपयोग करें। जब आप इन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करते हैं, तो आपकी परियोजना सबसे महत्वपूर्ण क्षेत्रों में आगे बढ़ती है।

4. संभावित परिणामों के बारे में सोचें।

ट्रेसी बताते हैं कि यदि आप महत्वपूर्ण कार्यों में देरी करते रहते हैं, तो परिणाम बदतर होंगे। यदि आप इसे समझते हैं, तो आप टालमटोल पर काबू पा सकते हैं।

गैंट चार्ट का उपयोग करना परियोजनाओं को प्रबंधित करने का एक उपयोगी तरीका है। महत्वपूर्ण मील के पत्थरों की योजना में जोखिम फ्लैग और संवेदनशीलता संकेतक शामिल करें। समझाएं कि देरी के परिणामस्वरूप उत्पाद में देरी, अधिक खर्च, या संसाधनों के साथ परेशानी जैसी चीजें कैसे होंगी। जब परियोजना को देखना आसान होता है, तो टीम को सबसे कठिन कार्यों को पहले संभालने और पूरे प्रोजेक्ट के दौरान जवाबदेह रहने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।

5. रचनात्मक टालमटोल का उपयोग करने का प्रयास करें।

ट्रेसी सलाह देते हैं कि आपको जानबूझकर उन कार्यों की उपेक्षा करनी चाहिए जिनका प्रभाव कम होता है। अपने प्रयासों को उसी पर केंद्रित करें जो महत्वपूर्ण है।

गैंट चार्ट के रूप में जाने जाने वाले टूल का उपयोग करना:

अपनी प्रोजेक्ट टाइमलाइन पर जाएं और उन उपकार्यों की पहचान करें जिन्हें रखना आवश्यक नहीं है या जिन्हें किसी और को सौंपा जा सकता है। यदि संभव हो, तो कम प्राथमिकता वाले कार्यों को उस समय करें जब आपके पास कम काम हो। यह टीम को उन गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जो परियोजना की सफलता के लिए महत्वपूर्ण हैं।

6. प्रोजेक्ट कार्यों पर काम करते समय ABCDE विधि लागू करें।

ट्रेसी ABCDE लेबलिंग के साथ आते हैं:

• महत्वपूर्ण कार्यों के लिए है
• B का अर्थ है महत्वपूर्ण कार्य
• C का अर्थ है वे कार्य जिन्हें पूरा करना अच्छा है
• D को सौंपा जा सकता है
• E वे कार्य हैं जिन्हें हटाया जा सकता है।

उस काम को अलग रखें जिसके लिए आप उच्च महत्व दिखाने के लिए रेड टैग जोड़ते हैं। हितधारक जल्दी से पहचान सकते हैं कि किस चीज़ से तुरंत निपटने की आवश्यकता है। D-चिह्नित कार्य टीम के सही सदस्यों को दिए जाने चाहिए ताकि महत्वपूर्ण गतिविधियाँ बाधित न हों।

7. सबसे महत्वपूर्ण कार्यों (फ्रॉग्स) पर ध्यान दें।

सुबह सबसे पहले अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्य को निपटाना महत्वपूर्ण है। विकर्षणों से बचें। सुनिश्चित करें कि आप अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों के लिए सुबह के शुरुआती घंटे अलग रखें। इन स्लॉट्स को मीटिंग या अन्य विकर्षणों द्वारा कब्जा किए जाने से बचाएं। गैंट चार्ट उन अवधियों को उजागर करता है जब आप अपने काम पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। दैनिक स्टैंड-अप के बाद, अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर 60-90 मिनट बिताने का प्रयास करें।

8. शुरू करने से पहले सुनिश्चित करें कि आप तैयार हैं

ट्रेसी बताते हैं: जिस तरह से आप अपना सेटअप करते हैं वह बहुत मायने रखता है। यदि आपकी डेस्क अव्यवस्थित है, तो शायद आपका दिमाग भी वैसा ही है। किसी कार्य पर काम शुरू करने से पहले आवश्यकताओं, डिज़ाइन विनिर्देशों और टीम की अंतर्दृष्टि को इकट्ठा करें। किसी भी प्रमुख गतिविधि से पहले, अपने गैंट चार्ट में "तैयारी" उप-कार्य जोड़ें।

एक शुरुआत के रूप में, सुनिश्चित करें कि कोडिंग से पहले अपनी आर्किटेक्चर की समीक्षा करने और अपने कोडिंग वातावरण को व्यवस्थित करने के लिए समय है। यह अतिरिक्त काम से बचने में मदद करता है और प्रक्रिया को सुचारू रूप से जारी रखता है। 

9. अपने लक्ष्यों पर एक बार में केवल एक मिनट के लिए काम करें

बड़े कार्यों को छोटे हिस्सों में विभाजित करें जिन्हें संभालना आसान हो। केवल 5 मिनट में आगे बढ़ना भी महत्वपूर्ण है। बड़े कार्य पैकेजों को छोटे कार्यों में तोड़ें जो आपके गैंट चार्ट में एक के बाद एक आते हैं। छोटे कार्यों पर काम करने से आपको दृश्यता मिलती है, कठिनाइयां कम होती हैं, और आपको निरंतर प्रगति करने में मदद मिलती है।

यदि आपका कार्य बहुत बड़ा लगता है, तो इसे जारी रखने और टालमटोल से बचने के लिए इसे अगले छोटे कदम में तोड़ दें।

10. लिखते समय 'रूल ऑफ फाइव' लागू करें।

पाँच महत्वपूर्ण कार्यों को चुनें जिन पर आपको प्रत्येक दिन ध्यान केंद्रित करना चाहिए। साप्ताहिक व्यू में पाँच महत्वपूर्ण कार्यों को चिह्नित करें। आप इन्हें अपने साप्ताहिक कार्यों के रूप में मानते हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है। एक बार जब आप पहला काम पूरा कर लेते हैं, तो दूसरा शुरू करें। गैंट चार्ट पर प्रगति देखना टीम को प्रोत्साहित करता है और पूरी परियोजना के दौरान उन्हें एक साथ काम करने में मदद करता है।

11. अपने मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए लंबी अवधि निर्धारित करें (रॉक ब्रेकथ्रू)

ट्रेसी का मानना है कि बिना किसी रुकावट के लंबी अवधि तक काम करना महत्वपूर्ण है। कंप्यूटर सिस्टम डिज़ाइन करने, कोड की समीक्षा करने या डेटा विश्लेषण करने जैसे कठिन कार्यों पर काम करते समय कम से कम 90 मिनट का निर्बाध समय आवंटित करें।

“रॉक ब्रेकथ्रू” स्लॉट्स को आपके गैंट चार्ट में स्पष्ट रूप से चिह्नित किया जाना चाहिए और उन्हें उस समय के लिए निर्धारित किया जाना चाहिए जब आपके पास सबसे अधिक ऊर्जा हो। यह गारंटी देता है कि संगठन सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर काम कर रहा है।

12. अपने सबसे महत्वपूर्ण कौशल में सुधार करें

हर समय सुधार करते रहना महत्वपूर्ण है। ट्रेसी का सुझाव है कि सीखना आपको तेजी से आगे बढ़ने में मदद कर सकता है।

प्रक्रिया में कौशल विकास जोड़ना

गैंट चार्ट में प्रशिक्षण या प्रमाणन गतिविधियों को शामिल करें। उदाहरण के लिए, अपनी टीम के सदस्यों को उनके उपकरणों या तकनीकों में सुधार करने पर काम करने के लिए समय दें। इससे कार्यों को तेजी से और बेहतर तरीके से पूरा किया जा सकता है।

13. अपने काम को व्यवस्थित रखने के लिए तकनीक का उपयोग करें।

तकनीक को अपने मुख्य कार्यों में मदद करने दें, लेकिन इसे अपना ध्यान भटकने न दें। ऐसे गैंट प्लेटफॉर्म चुनें जो टीम वर्क की अनुमति देते हों, आपको कार्यों के बारे में याद दिलाते हों और संचार ऐप्स के साथ जुड़ते हों। नियमित रूप से किए जाने वाले कार्यों के लिए ऑटोमेशन का उपयोग करें, ताकि आप मुख्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकें। केवल महत्वपूर्ण घटनाओं के लिए गैंट नोटिफिकेशन का उपयोग करें।

14. अपने प्रयासों के लिए खुद को पुरस्कार दें

ट्रेसी बताते हैं कि कार्यों को पूरा करने के लिए पुरस्कार देना बहुत मूल्यवान हो सकता है। जब भी महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट मील के पत्थर (milestones) पूरे हों, तो टीम के साथ उनका जश्न मनाना या उन्हें छोटे पुरस्कार देना सुनिश्चित करें। चार्ट में “रिवॉर्ड टाइम” वर्कफ्लो ब्लॉक जोड़ें ताकि आपकी टीम के पास भविष्य में कुछ अच्छा होने की उम्मीद हो। जब प्रयास को मान्यता दी जाती है, तो यह लोगों को बेहतर महसूस कराता है और उन्हें केंद्रित रहने में मदद करता है।

15. उन परिणामों की कल्पना करें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।

खुद को अच्छा करते हुए देखें। अपनी प्रगति को देखने से आपको प्रेरित रहने में मदद मिलती है। हर कदम पर अंतिम लक्ष्य को ध्यान में रखें। किसी प्रोजेक्ट की समीक्षा करते समय, उद्देश्य को स्पष्ट करने के लिए चार्ट के साथ विजुअल्स का उपयोग करें। जब टीमों को पता चलता है कि उनके वर्तमान प्रयास उन्हें भविष्य की सफलता प्राप्त करने में कैसे मदद करते हैं, तो वे और मजबूत हो जाते हैं।

16. अपने स्वास्थ्य और ऊर्जा के स्तर पर ध्यान केंद्रित करना सुनिश्चित करें।

ट्रेसी का मानना है कि अच्छा स्वास्थ्य लोगों को ध्यान केंद्रित करने और अधिक काम करने में मदद करता है। गैंट शेड्यूल में एनर्जाइज ब्रेक जोड़ना सुनिश्चित करें, जैसे कि स्ट्रेचिंग, पानी पीना या टहलना। सबसे महत्वपूर्ण कार्य तब करें जब आपके पास सबसे अधिक ऊर्जा हो। अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों की योजना मीटिंग के ठीक बाद या जब आप थके हों, तब न बनाएं।

निष्कर्ष

अपना सबसे बड़ा काम पहले करें। ब्रायन ट्रेसी अंततः टालमटोल को हराने और उत्पादक बनने के लिए सुनहरे सुझाव देते हैं। गैंट चार्ट के साथ प्रोजेक्ट्स में एक प्रभावी कार्यप्रणाली की रणनीतियों को लागू करने से लोगों और टीमों को ऐसा काम देने की अनुमति मिलती है जो बेहतर, तेज़ और समझने में आसान हो।

विभिन्न महत्व वाले कार्यों के रूप में काम को व्यवस्थित करना, फोकस कार्य के लिए समय बचाना और उपलब्धियों की प्रशंसा करना अव्यवस्थित काम को एक व्यवस्थित कार्यक्रम में बदलने में मदद करता है। जब आप अपने प्रोजेक्ट के बोझ तले दबे हुए महसूस कर रहे हों, तो खुद को याद दिलाएं: आज का मेंढक (frog) क्या है, और देखें कि क्या यह सभी कार्यों के साथ आपके अवलोकन चार्ट पर है। यदि आप अपने प्रोजेक्ट की शुरुआत जल्दी करते हैं तो इससे बहुत मदद मिलती है।