मेक टाइम: हर दिन महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान कैसे केंद्रित करें

Make Time में, लेखक Jake Knapp और John Zeratsky बताते हैं कि हर दिन बेहतर तरीके से कैसे ध्यान केंद्रित किया जाए। यह उत्पादकता मापने से हटकर लक्षित कार्यों के महत्व को दिखाने की शुरुआत करता है। हर दिन एक “Highlight” बनाना लोगों को उस चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित करता है जो सबसे महत्वपूर्ण है।

व्यक्तिगत होने के बावजूद, वे परियोजनाओं के संदर्भ में बहुत अच्छी तरह से काम करते हैं। यदि गैंट चार्ट (Gantt charts) का उपयोग किया जाता है, तो टीमों को बेहतर समझ होती है और वे प्रबंधन योजना के अनुसार अपने काम को व्यवस्थित करते हैं।

सारांश चार-भाग वाली विधि, Highlight, Laser, Energize, Reflect पर केंद्रित है, और यह वर्णन करता है कि एकाग्रता बढ़ाने, जवाबदेही बनाए रखने और बेहतर परिणाम प्राप्त करने के लिए इसे परियोजना प्रबंधन और गैंट चार्ट के साथ कैसे उपयोग किया जा सकता है।

1. Highlight: अपनी दैनिक आधारशिला को परिभाषित करना

हर दिन, “Highlight” आपकी मुख्य प्राथमिकता होनी चाहिए, क्योंकि यह वह कार्य है जिस पर आपको ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है। ऐसे अवसर क्लाइंट मीटिंग, कंप्यूटर कोड को संयोजित करना, या उपयोगकर्ताओं के साथ वेबसाइट का परीक्षण करना हो सकते हैं। सुबह आपको सबसे पहले अपना लक्ष्य चुनना चाहिए।

इसका महत्व।

यदि आपके पास कोई Highlight नहीं है, तो आपका दिन नियोजित नहीं है। इतनी सारी बैठकें होती हैं कि महत्वपूर्ण रणनीतिक गतिविधियाँ पूरी नहीं हो पाती हैं। परियोजना प्रबंधन में ध्यान केंद्रित करने वाली मुख्य बात Highlight है क्योंकि इसका सबसे बड़ा प्रभाव होगा।

गैंट चार्ट को क्रियान्वित करना

Highlight ब्लॉक्स को हर दिन आपके गैंट चार्ट पर शामिल किया जाना चाहिए। उन्हें प्राथमिकता वाले कार्यों के रूप में विशेष ध्यान दें। निर्धारित किए जाने पर ब्लॉक्स सीमाओं के रूप में उपयोगी होते हैं। वे कहते हैं: ऐसी कोई चीज़ नहीं है जो आज इस कार्य से मेरा ध्यान भटका सके।

कार्यस्थल में टीमों के लिए उपयोग करना

सुनिश्चित करें कि प्रत्येक स्टैंडअप प्रत्येक व्यक्ति के Highlight के साथ शुरू हो। यह सभी के बीच समझ को बढ़ावा देता है। गैंट चार्ट और इसी तरह के उपकरणों का सही तरीके से उपयोग करना संभव हो जाता है।

2. Laser: आपको वापस ट्रैक पर लाना

किसी विषय पर पूरी तरह से निर्बाध तरीके से काम करने को "लेजर" (laser) कहा जाता है। Knapp और Zeratsky सुझाव देते हैं कि लोग अपने फोन से नोटिफिकेशन भेजना बंद कर दें, ताकि वे उनसे विचलित न हों।

मजबूत एकाग्रता स्थापित करना

बिना किसी विकर्षण के काम करने के लिए 60-90 मिनट की अवधि चुनें। अनावश्यक वेबसाइटों को बंद करें और अपने उपकरणों के इंटरनेट कनेक्शन बंद कर दें।

स्विस चीज़: आप रुकावटों पर कैसे प्रतिक्रिया देते हैं

यदि लंबे ब्लॉक को अलग करना संभव नहीं है, तो अपना काम कम समय के अंतराल में करें जैसे ही वे सामने आते हैं।

गैंट चार्ट के उपयोग को शामिल करना

अपनी गैंट समयरेखा पर प्रत्येक लेजर ब्लॉक के लिए एक बार (bar) लगाएं। उसे एक अनोखा मार्कर दें या चमकीले रंग का उपयोग करने का प्रयास करें। यह टीम को बताता है कि उन्हें आपको बीच में नहीं टोकना चाहिए। यह सुनिश्चित करता है कि किसी भी परियोजना की योजना बनाने में गहन कार्य शामिल है।

टीम की सीमाएँ

विभिन्न समय पर सहयोग करने के तरीकों को बढ़ावा दें। साझा ऑनलाइन टूल या कमेंट्स का उपयोग करने का प्रयास करें। यह समय का कुशलतापूर्वक उपयोग करने और गैंट चार्ट आउटपुट को व्यवस्थित रखने में मदद करता है।

3. Energize: कल्याण को प्राथमिकता देना

अपने शरीर और अपने मन को ऊर्जावान बनाना ही “Energize” का तात्पर्य है। वे उल्लेख करते हैं कि आराम की अवधि, पानी पीना, हिलना-डुलना और ब्रेक लेना दीर्घकालिक ऊर्जा का समर्थन करने के मुख्य तरीके हैं।

ध्यान केंद्रित कैसे रखें

परियोजना कार्य के लिए अक्सर आपको अपनी मानसिक शक्ति का लगातार उपयोग करने की आवश्यकता होती है। ठीक होने के लिए समय-समय पर छोटे ब्रेक लें।

स्वस्थ भोजन और दैनिक व्यायाम को शामिल करने के लिए समय निकालें।

टहलने, पानी पीने या अपने शरीर को स्ट्रेच करने के लिए ब्रेक लें। हर बार जब आप किसी बड़े, हाइलाइट किए गए अनुभाग में उपयोगी जानकारी देखें, तो एक नोट जोड़ें।

व्यवस्थित आराम

Energize के रूप में व्यावसायिक आयोजनों को आपके गैंट चार्ट में शामिल किया जा सकता है। वे महत्वपूर्ण नियोजित कार्य हैं, बजाय इसके कि उन्हें अनजाने में किया जाए। इस तरह, पूरी परियोजना के दौरान ध्यान और रचनात्मकता बनी रहती है।

4. Reflect: मापें, सीखें, दोहराएं

दिन के अंत तक, जो हुआ उस पर विचार करने से हमारी समझ में सुधार होता है। वे टीम से पूछने का सुझाव देते हैं: किन चीजों के अच्छे परिणाम निकले? क्या नहीं हुआ? मुझे मामले के किन पहलुओं को संशोधित करने की आवश्यकता है?

चिंतन की शक्ति

अपने अनुभव पर विचार करने से आपको अपनी परियोजनाओं को प्रबंधित करने के तरीके में सुधार करने में मदद मिलती है। आत्म-मूल्यांकन के माध्यम से, टीमें उन घटनाओं को पहचान सकती हैं जो उन्हें धीमा करती हैं और जानकारी के उन टुकड़ों को जो छूट रहे हैं।

गैंट चार्ट में जानकारी जोड़ना

साप्ताहिक चिंतन बैठकों को महत्वपूर्ण और नियमित आयोजनों के रूप में मानें। जब स्प्रिंट या मासिक प्रगति पूरी हो जाए, तो अपनी योजना पर विचार करने के लिए समय निकालें और गैंट समयरेखा में कोई भी आवश्यक बदलाव करें।

मांग को पूरा करना

डेटा से सीखी गई जानकारी लें और इसे चार्ट में जोड़ें। समय सीमा को समायोजित करें, कुछ कर्तव्यों के बीच संबंधों को रेखांकित करें, और प्रत्येक कार्य के रैंक का विवरण दें। ऐसा करने से, आपका गैंट चार्ट स्थिर रहने के बजाय लचीला हो जाता है।

5. टीमवर्क के तरीके

लेखक उन युक्तियों के उदाहरण देते हैं जो MT दृष्टिकोण के साथ चलती हैं। वे चीजों के चुनौतीपूर्ण होने पर बेहतर ध्यान केंद्रित करने में सहायता करते हैं।

शून्य-आधारित शेड्यूलिंग

प्रत्येक सप्ताह अपने समय की योजना बनाना सुनिश्चित करें और केवल आदतों पर निर्भर न रहें। किसी परियोजना पर काम करते समय, प्रत्येक चरण के लिए शुरुआत से एक नया गैंट चार्ट बनाएं।

अपने दिन को खास बनाएं

प्रत्येक दिन को पालन करने के लिए एक थीम दें, उदाहरण के लिए, मीटिंग सोमवार और डेटा मंगलवार। योजना को देखने में आपकी मदद करने के लिए अपने गैंट चार्ट के कार्यों को उनके विषयों के अनुसार समूहित करें।

विकर्षण सूची

हर इच्छा का पालन करने के बजाय, उन विचारों की सूची रखें जो तत्काल नहीं हैं। नियमित चिंतन के दौरान अपने सीखने को संभालें। यह सुनिश्चित करता है कि लेजर समय गंदगी और अव्यवस्था से मुक्त रहे।

बैच प्रोसेसिंग

अपने दिन के एक ही हिस्से में फीडबैक समीक्षा, रिपोर्टिंग और दस्तावेज़ीकरण कार्यों को एक साथ व्यवस्थित करें। कार्यों के बीच अदला-बदली को कम करने के लिए गैंट चार्ट में अलग-अलग बैच सेट करें।

6. सुनिश्चित करें कि परियोजना प्रबंधन में पर्याप्त समय अलग रखा गया है।

मेक टाइम (Make Time) आपको और आपकी टीम को अधिक केंद्रित और जवाबदेह बने रहने और वह सब कुछ पूरा करने में मदद कर सकता है जिसे करने की आवश्यकता है।

चरण 1: हाइलाइट्स को माइलस्टोन से जोड़ें

जैसे-जैसे आप आगे बढ़ते हैं, हर सप्ताह के हाइलाइट्स पर ध्यान केंद्रित करें। हर कोई प्रोजेक्ट में सार्थक सुधारों में योगदान देता है, चाहे वह ग्राहक की उपलब्धि को चिह्नित करना हो, समीक्षा बैठक आयोजित करना हो, या सॉफ़्टवेयर का प्रदर्शन करना हो।

चरण 2: गैंट में लेज़र स्लॉट्स को सुरक्षित रखें

टीम कैलेंडर पर डीप वर्क समय को सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें और इसे गैंट चार्ट के भीतर हाइलाइट करें। 

चरण 3: नियमित एनर्जाइज गतिविधियों को जोड़ें

लोगों के लिए स्ट्रेच करने, ब्रेक लेने और सहकर्मियों के हाल-चाल जानने के लिए समय निकालें। यह स्थिरता और चुनौतीपूर्ण प्रोजेक्ट्स को संभालने की दक्षता को बढ़ावा देता है।

चरण 4: विचार करें और दोहराएं

प्रत्येक समीक्षा में, इस पर विचार करने के लिए समय निकालें कि क्या अच्छा रहा और कहाँ प्रगति रुकी थी। अगले दौर की समयसीमा को और अधिक विस्तृत बनाएं ताकि आगे क्या करना है उस पर ध्यान केंद्रित करने में सहायता मिल सके। जैसे-जैसे लोग सुधार करते हैं और सीखते हैं, गैंट चार्ट को उसी के अनुसार अपडेट किया जा सकता है।

7. इस मामले में एक नया फीचर लॉन्च करने के लिए मेक टाइम और गैंट का उपयोग किया गया था।

कल्पना कीजिए कि एक समूह चार सप्ताह में एक नया ऐप अपडेट पेश कर रहा है।

• सप्ताह 1: फीचर स्पेक सेट अप करें। स्पेक्स लिखने के लिए अपना सुबह का समय ब्लॉक करें, और ब्रेक के दौरान एनर्जाइज करना न भूलें।
• सप्ताह 2. कोर इंजीनियरिंग और यूनिट टेस्ट को लागू करना। अपने लेज़र स्लॉट्स की रक्षा करें, ऊर्जा के पैटर्न की जाँच करें, और जब आपकी निर्भरताएं बन जाएं तो तालमेल बैठाएं।
• सप्ताह 3: टेस्टिंग और बग्स को ठीक करने पर ध्यान दिया जाता है। अपने लेज़र ब्लॉक्स और एनर्जी ब्रेक्स को गैंट चार्ट की प्राथमिकताओं के साथ मिलाएं।
• सप्ताह 4: दस्तावेज़ीकरण को अंतिम रूप देना और महत्वपूर्ण स्टेकहोल्डर्स के लिए डेमो करना। सप्ताहांत का चिंतन आगामी रिलीज़ के लिए रणनीति बनाने में मदद करता है।

शेड्यूल आपको बर्नआउट से बचाता है, आपको अधिक उत्पादक बनाता है, और यह सुनिश्चित करता है कि कार्यभार मानवीय सीमाओं के अनुरूप हो।

8. मेक टाइम और प्रोजेक्ट टूल्स को मिलाकर प्राप्त हुए सुधार

विभिन्न प्रकार के उपयोगकर्ताओं के लिए कई लाभ हैं जिनमें शामिल हैं:

• व्यक्तियों के लिए: बेहतर फोकस, ध्यान भटकाने वाली कम चीजें और आपकी ऊर्जा का बेहतर उपयोग।
• टीमों के लिए: अधिक शांत बातचीत, एक-दूसरे के ऊपर कम बोलना और पालन करने के लिए स्पष्ट नियम।
• प्रोजेक्ट्स के लिए: बेहतर शेड्यूल, बेहतर परिणाम और अधिक समय पर सुधार।

9. चुनौतियाँ और उन्हें दूर करने के तरीके

नीचे पुस्तक में बताई गई कुछ चुनौतियों और उन्हें दूर करने के तरीकों की सूची दी गई है:

चुनौती: बाधाएं

आप लेज़र ब्लॉक्स का उपयोग कर सकते हैं और आउट-ऑफ-बैंड जॉब स्टेटस अपडेट कर सकते हैं; जब आपसे कार्यों पर काम करने की अपेक्षा की जाती है तो अपने संदेशों को सीमित करें।

चुनौती: टीम का विरोध

टीम का विरोध मुख्य चुनौतियों में से एक है। इसमें शामिल लोगों को मेक टाइम तकनीकों के बारे में सीखने में मदद करें। एक पायलट टीम चुनें और लोगों को बताएं कि उन्होंने सफलता कैसे हासिल की।

चुनौती: गलत तरीके से संरेखित शेड्यूल

लेज़र सत्र एक साथ निर्धारित करें; सहयोग केवल उन्हीं अवधियों के लिए आरक्षित रखें जब प्रत्येक व्यक्ति गहराई से काम कर रहा हो।

10. लंबी अवधि में मानसिकता का समर्थन करना

संगत बने रहना बहुत महत्वपूर्ण है। अपनी टीम द्वारा प्रोजेक्ट्स को मैनेज करने के तरीके में इन आदतों को शामिल करना जारी रखें। गैंट चार्ट होने का मतलब है कि आप इसका उपयोग अपने दैनिक कार्यों को व्यवस्थित करने के लिए भी कर सकते हैं। यदि समस्याएं आती हैं, तो एमटी फ्रेमवर्क पर वापस जाएं।

निष्कर्ष

मेक टाइम सादगी का एक सुखद अहसास प्रदान करता है। यह हमें इरादे और ऊर्जा दोनों के साथ अपने दिनों को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यदि आप गैंट चार्ट और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट दिशानिर्देशों का उपयोग करते हैं, तो यह प्रणाली लोगों और समूहों को अधिक उपलब्धि हासिल करने, अच्छा महसूस करने और निरंतर प्रगति का आनंद लेने में मदद करती।

चार चरणों वाली रणनीति का उपयोग करें। गैंट जैसे चार्ट प्रत्येक दिन की शुरुआत से अंत तक आपकी योजनाओं की समीक्षा करना आसान बनाते हैं। व्यस्तता के बदले एक उद्देश्य रखें। आप पाएंगे कि आपके प्रोजेक्ट्स अधिक तेज़ी से आगे बढ़ते हैं, उन्हें एक स्पष्ट उद्देश्य मिलता है, और वे अधिक सार्थक परिणाम प्रदान करते हैं।